Administración del tiempo
La administración del tiempo
se debe conceptualizar como una manera de ser y una forma de vivir.
Hoy, se puede considerar al
tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los ejecutivos.
Algunas de las características del
tiempo son:
Es lo más valioso que
tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de
efectividad.
Puede ser un enemigo a
vencer o un aliado si logramos organizarnos.
Puede ser un recurso
escaso si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las
actividades diarias de los ejecutivos.
No se puede comprar.
No se puede atrapar,
detener o regresar.
Puede ser un amigo o un
enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
Se dice que nadie tiene
suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay.
Esta es la gran paradoja del tiempo.
Entre los problemas más comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para administrar el tiempo, están:
Los estimados del tiempo
que suponen van a necesitar para una actividad, ya sea para arreglarse,
transportarse, para resolver situaciones o para tomar decisiones, son
irreales; es común que se invierta y, en ocasiones, desperdicie demasiado
tiempo en dichas actividades.
La escasez del tiempo
generalmente resulta de una mala administración o de una carga de trabajo mal
planeada y/o mal distribuida.
Es frecuente que se trate
de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
Algunos ejecutivos no
saben decir “no” a las distracciones externas.
Se confunden prioridades,
trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para
después.
Se establecen metas
diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
Se dejan las anotaciones
del registro de cómo se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando
haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la
memoria puede fallar.
No se registran los
compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo.
Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas pueden
producir crisis innecesarias.
La falta de planeación del
tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de
soluciones factibles y de seleccionar la vía de acción más efectiva.
Algunos ejecutivos se
oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza
o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.
Características de los ejecutivos que administran eficientemente el tiempo:
El 80% de los asuntos que
llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tienen
ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo
consideran necesario.
Recopilan toda la
información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de
trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa.
Delegan con claridad y
precisión para asegurarse de que se ha comprendido lo asignado.
Establecen los objetivos
de las decisiones que se tomen.
Determinan los posibles
cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.
Definen alternativas de
acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
Analizan y eligen la que
parece la mejor opción en cada caso.
Llevan un control de lo
delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurarse que se están
logrando los resultados planeados.
Dan seguimiento diario a
la lista de pendientes importantes.
Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que
toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de
ejecución y produce mejores resultados.
20 Principios
básicos para administrar con eficiencia el tiempo.
Tener objetivos generales
y programas establecidos.
Definir el objetivo de
cada actividad.
Evitar perder de vista los
objetivos o los resultados esperados.
Concentrar los esfuerzos
en cada actividad.
Determinar el momento para
suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar.
Enumerar las metas diarias
o los trabajos más importantes a desempeñar.
Asignar el tiempo
disponible a tareas en orden de prioridad.
Registrar detalladamente
cómo se piensa utilizar el tiempo por día, por semana y por mes, con espacios
de 10 minutos entre cada una de las citas.
Utilizar los últimos 20
minutos de labores en planear el día siguiente.
Respetar las actividades y
compromisos establecidos.
Establecer fechas limites
para cumplir con los compromisos.
El tiempo utilizado en dar
respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las
necesidades de cada situación en particular.
Ignorar aquellos problemas
que tienden a resolverse por sí mismos.
No posponer o aplazar la
toma de decisiones.
No confundir movimientos
con realizaciones y acciones con resultados.
Agrupar las actividades
similares, para eliminar la petición de acciones.
Delegar las actividades de
rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales.
Eliminar las actividades
de bajo valor para el logro de los objetivos.
Reducir las interrupciones
a un mínimo.
Mantener a la vista la
agenda del día.
Es importante recordar que
la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere
la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros y la sincronización
conjunta de esfuerzos, para asegurar los resultados esperados.
Administrar el tiempo eficazmente, es un don, que puede desarrollarse por la
mayoría de las personas que se lo propongan.