Es el proceso de crear y mantener una ambiente agradale de trabajo, en donde individuos organizados en grupos alcancen de manera productiva los objetivos de la empresa preestablecidos.
Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas.
El proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Definimos la administración, como un proceso porque todos los administradores prescindiendo de sus habilidades y aptitudes, realizan ciertas actividades interrelacionadas con el fin de lograr las metas deseadas.
¿Qué hacen los administradores?Planeación
¿qué se va hacer?. Implica que los administradores proyectan de antemano sus metas y acciones, las cuales se basan en algún método, plan o lógica.Organización
¿cómo lo vamos hacer? Significa que los administradores coordinan los recursos materiales y humanos de la organización. La eficacia de una empresa depende de su capacidad de ordenar los recursos para lograr las metas. Cuanto mas integrado y coordinado esté el trabajo de una organización, más eficáz será.Dirección
Ver que se haga. Describe cómo los administradores dirigen e influencían a los subordinados haciendo que otros efectúen las tareas esenciales.Control
Ver cómo se está haciendo. El control significa que los administradores tratan de asegurarse de que la organización siga la dirección correcta en la obtención de metas. Si alguna parte de la organización se ha desviado, los administradores tratan de averiguar por qué y arreglas las cosas.
El gerente es aquél que es responsable por los subordinados y por otros recursos de la organización.
Los gerentes trabajan con y por medio de otras personas.
Los gerentes actúan como canales de comunicación en el interior de la organización.
Los gerentes son responsables y deben asumir la responsabilidad de los resultados
Los gerentes equilibran metas que rivalizan y establecen prioridades.
El gerente debe pensar en forma analítica y conceptual. Para ser analítico necesita saber dividir un problema en sus componentes, analizarlos y luego llegar a una solución factible; para ser conceptual debe ser capaz de ver la tarea entera y relacionarla con otras.
Los gerentes son mediadores
Los gerentes son políticos
Los gerentes son símbolos
Los gerentes toman decisiones difíciles
La eficacia con que una organización alcance sus objetivos y satisface las necesidades de la sociedad, depende de qué tan bien realicen su trabajo los gerentes.
Peter drucker ha señalado que el desempeño de un gerente puede medirse a partir de 2 conceptos: Eficiencia y Eficacia
Eficiencia: Significa hacer correctamente las cosas. La eficiencia es un concepto de entrada-salida, el gerente eficiente es aquél que logra sus salidas o resultados que corresponden a las entradas utilizadas. Los que logran minimizar el costo de los recursos con que obtienen sus metas.están obrando de manera eficiente.
Eficacia: Significa hacer las cosas correctas. Es la capacidad de escoger los objetivos apropiados. El gerente eficaz es el que selecciona las cosas correctas para realizarlas.
Las responsabilidades de un GERENTE REQUIEREN UN DESEMPEÑO QUE SEA EFICÁZ Y EFICIENTE A LA VEZ.
DRUCKER DICE: "es la eficacia y no la eficiencia, la que es indispensable a la empresa, la cuestión no es cómo hacer las cosas correctas, sino identificar las cosas correctas que deben hacerse y concentrar en ellas los recursos y esfuerzos".Atributos de compañías con una excelente administración
Una tendencia a la acción = preferencia por hacer algo, cualquier cosa, en vez de someter una cuestión a ciclos de análisis de informes de comités.
Permanecer en estrecho contacto con el cliente, conocer sus preferencias y ajustarse a ellas.
Autonomía y espíritu emprendedor. Dividir la empresa en pequeñas compañias para que piensen en forma eficiente y competitiva.
Productividad mediante las personas: crear en todos los empleados la consciencia de que sus mejores esfuerzos son indispensables y que participarán de todos los beneficios de la empresa.
Intervención constante, predominio de los valores: insistia en que los ejecutivos no pierdan de vista la actividad principal de la compañía.
No desligarse de las metas y actividades principales: cultivar el concepto de negocio que la compañía sabe mejor.
Forma y personal de staff sencillo: pocos estratos administrativos, pocas personas en los niveles superiores.
Propiedades simultáneas de rigor con descendencia: propiciar una atmósfera donde haya dedicación a los valores
Centrales de la compañía, combinando a ello con tolerancia para todos los empleados que acepten dichos valores.
De primera línea
De nivel medio
Dirigen las actividades de otros gerentes, y algunas veces también la de los empleados de
operación, sus responsabilidades es dirigir las actividades que cumplen con las
políticas de la organización y equilibrar las exigencias de sus superiores con las
capacidades de sus subordinados.
De alto nivel
Es la alta gerencia o dirección, se compone de un número reducido de ejecutivos.
Establece las políticas de operación y guía la interacción de su organización con su
ambiente.
Por sus actividades organizacionales
El gerente funcional
Será responsable de una actividad organizacional, como producción, mercadotécnia o finanzas. Las personas y actividades que prescinde se ocupan de un conjunto común de actividades.El gerente general
Supervisa una unidad compleja, por ejemplo, una compañía, una subsidiaria independiente. Es el responsable de todas las actividades de dicha unidad : su mercadotécnia, finanzas, producción, etc.
Destrezas gerenciales Robert l. Katz, distingue tres tipos de destrezas gerenciales:Planeación
Los planes dan a la organización sus objetivos y fijan el mejor procedimiento para obtenerlos.
Además permiten :
Que la organización consiga y dedique los recursos para alcanzar los objetivos.
Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y procedimientos escogidos.
Que el progreso en la obtención de los objetivos sea vigilado y medido.
Pasos de la planeación:
Selección de las metas de organización
Fijar los objetivos de las subunidades
Fijar los programas para alcanzar los objetivos en forma sistemática.
Organización
Una vez que los gerentes han establecido los objetivos y preparados los planes o programas, para lograrlos, deberán diseñar y desarrollar una organización que les ayude a cumplirlos exitosamente. Los gerentes deben tener la habilidad suficiente para determinar el tipo de organización que se necesita, y deben tener la capacidad de desarrollarla.Dirección
Una vez trazados los planes, decida la estructura , el reclutamiento y adiestramiento del personal, es el siguiente paso en el avance en la obtención de metas, a veces a esta función se le conoce como dirección, liderazgo, motivación. Consiste en hacer que los miembros de la organización actúen de modo que contribuyan al logro de los objetivos. La dirección requiere trabajar con la gente directamente.Control
El gerente debe cerciorarse de que las acciones de los miembros de la organización la lleven a la obtención de sus metas. Esta es la función de control y consta de tres elementos :
- Establecer las normas de desempeño.
- Medir el desempeño actual y compararlo con las normas establecidas.
- Tomar medidas para corregir el desempeño que no cumpla con estas normas.
Kantz dice que las tres destrezas son importantes, su importancia es relativa para cada gerente y depende de la posición que éste ocupe en la organización:Técnica: Es la capacidad de utilizar las herramientas, procedimientos y técnicas de una disciplina especializada.
Humana: Es la capacidad de trabajar con otras personas como individuos o grupos, y de entenderlas y motivarlas.
Conceptual: Es la capacidad mental de coordinar e integrar todos los intereses de la organización y sus actividades. Incluye la habilidad del gerente para verla como un todo y entender cómo sus partes se relacionan entre sí.
Gulick y Boettinger dicen que se pueden enseñar las destrezas.La destreza conceptual
Aumenta cuando subimos a la escala jerárquica. Entre más altose esté, hay decisiones más importantes para la alta gerencia, tal vez sea la más importante.La destreza humana
Siendo importante en todos los niveles, lo es más en los intereses por el mayor número de contacto administrador-subalterno.La destreza técnica
Es más importante en los niveles inferiores de la administración. Se hace menos importante a medida que subimos a la escala jerárquica.
Funciones o papeles gerenciales Autoridad formalLa técnica es la más fácil, por medio de capacitaciones.
La humana es la más difícil, se necesita carisma, involucra emociones.
La conceptual requiere habilidades desde pequeños, pero se pueden realizar capacitaciones.
Papeles interpersonales
Representante
Es el encargado de hacer los deberes ceremoniales, por ser cabeza de la unidad.Líder
Contrata, adiestra, motiva y alienta a los empleados.Enlace
Trata con personas distintas de los subalternos o superiores.Papeles informativos
El gerente necesita información a fin de tomar las decisiones correctas, y otros miembros de la unidad u organización necesitan la que reciben de él o que transmiten por medio de él.Monitor
Como monitor, el gerente constantemente busca información que le sea de utilidad, interroga a los subordinados y también recaba información no solicitada generalmente a través de su sistema de contactos personales.Diseminador
El gerente distribuye entre sus subalternos la información a la que sin él no tendrían acceso.Vocero
Transmite parte de la información reunida a individuos que están fuera de la unidad, incluso fuera de la organización.
Funciones decisionales del gerente:
Anteriormente, era un papel que consistía en distribuír a otras personas la información
que han tomado, pero esa información es importante en la toma de decisiones.
Emprendedor:
Cuando recibe una idea, decide llevarla a cabo por medio de un proyecto práctico. Su
intención es mejorar la unidad. Inicia el cambio voluntario.
Es el encargado de resolver problemas:
Busca la solución a problemas y si se puede, los anticipa. Generalmente a situaciones
fuera de su control (huelga)
Asignador de recursos:
Es el que decide quiénes, cómo y en qué forma se asignarán los recursos y el tiempo,
además, filtra las decisiones importantes tomadas por otros en la unidad, antes de
ponerlas en obra.
Negociador:
Se encarga de cerrar y firmar contratos, cerrar negocios porque ellos tienen la
responsabilidad, y toman decisiones difíciles.
Por una parte, la administración cumple con los requisitos de una disciplina por haber sido estudiada durante cierto tiempo y estar organizada en una serie de teorías.
Según luther Gullick, ésta disciplina llegaría a ser una verdadera ciencia cuando la teoría pudiera guiar a los gerentes indicándoles qué hacer en una situación particular y permitiéndoles predecir las consecuencias de sus acciones.
Boetinger sostiene que la administración es un arte, una manera de poner orden en el caos, y del mismo modo que el talento artístico puede cultivarse por medio de la educación.
Definiciones:
Disciplina: conjunto de leyes o reglamentos que a seguir rigen ciertos cuerpos.Necesidades de los gerentesCiencia: conocimiento exacto y razonado de ciertas cosas.
Arte: método, conjunto de reglas para hacer bien una cosa.
Técnica: conjunto de procedimientos de un arte o ciencia.
Lo que los gerentes deben aprender, es cómo descubrir problemas y oportunidades, pero el éxito de un gerente dependerá de su capacidad para preveer problemas antes de que sucedan.
Problema: dificultad para alcanzar los objetivos
Oportunidad: algo que nos brinda la oportunidad de rebasar los objetivos establecidos.
Los buenos gerentes deben de tener tres necesidades
Necesidad de dirigir
Necesidad de poder
Los buenos gerentes sienten la necesidad de influír en los demás, para hacerlos, no
recurre a la autoridad de su posición, sino a su conocimiento y habilidad.
Capacidad de sentir empatía
Un buen gerente necesita además, la capacidad de entender y afrontar las reacciones a
menudo no expresadas, de otros miembros de la organización a fin de obtener su
cooperación.