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Universidad de Yacambú Postgrados Virtuales SISTEMAS
DE
PLANIFICACIÓN
Y PRESUPUESTO
ACTIVIDAD No1
La
planificación, su naturaleza y objeto. Estudio de la evolución de la
planificación dentro del contexto histórico. Interrelaciones con las variables
económicas, sociales, políticas y administrativas. Introducción
Vivimos
en un mundo que está en constante cambios: tecnológicos (Internet,
innovaciones), políticos y gubernamentales (leyes, golpes de estado, guerras,
terrorismo), económicos (altas tasas de interés, devaluaciones), competencia
(globalización), socioculturales (mercado, nuevos paradigmas y actitudes), etc. Nadie
sabe lo que pasará mañana. Esto implica que se debe considerar el entorno
futuro en el cual deberán operar las empresas. Es
por esto que surge la necesidad de planificar, para prever y adaptarnos a los
continuos cambios y así lograr las metas trazadas. La planificación se puede
entender como un proceso de adaptación al cambio. La
interacción es la influencia recíproca entre dos o más factores, en este
trabajo se muestra la importancia que hay entre la planeación y todas las
consideraciones que se deben tomar en cuenta para poder desarrollar exitosamente
un plan de acción. Esperamos que está información sea de utilidad para el
estudio y puesta en practica de toda la información referente a la este tema. LA
PLANIFICACIÓN, SU NATURALEZA Y OBJETO
Por
Milagros Mejías Definición
de Planificación A
continuación se citan algunas definiciones: "Es
el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas"
(Stoner, 1996). "Es
el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización
hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f). "Es
el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros
probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un plan",
(Sisk, s/f). "La
planificación... se anticipa a la toma de decisiones . Es un proceso de
decidir... antes de que se requiera la acción" (Ackoff,1981). "Consiste
en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo
deberá hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en
que nos encontramos y aquel donde queremos ir. "Es
el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para
alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para
llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998). "Es
el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para
lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar
la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la
mejor. "La
planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro
deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y
externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982). "Es
el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro
para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos
organizacionales" (Terry,1987). En casi
todas estas definiciones podemos observar que es el proceso de tomar decisiones
anticipadamente, decidir el mejor camino a seguir para lograr los objetivos o
metas de la empresa. Una
planificación efectiva debe basarse en hechos y no en emociones o corazonadas.
Es una oportunidad para simular situaciones antes de comprometer y poner en
riesgo los recursos de la empresa. (Stewart) Se debe
contar con excelente información cuando planificamos, mientras más información
se posea más eficaces serán los planes que se realicen. Entre los aspectos que
debemos conocer se encuentran los siguientes: el macroentorno, el entorno
industrial, el entorno competitivo y no se debe olvidar el entorno interno de la
organización. Propósito
de la Planificación La
planificación persigue varios propósitos entre los cuales están:
Todo
esto para elevar el nivel de éxito organizacional. La
alta gerencia y la planificación Planificar
es un proceso intelectual, gerencial y corporativo. La
alta gerencia es la que debe decidir el futuro de la organización, esta tarea
no se puede ni se debe delegar. Esto implica definir la misión y los objetivos
de una empresa. Debe
existir un compromiso organizacional ante el proceso de planificación. La
planificación debe surgir desde la parte más alta del organigrama de la
empresa desde donde nace como planificación estratégica (largo plazo) e ir
bajando por el organigrama hasta convertirse en planificación operativa (corto
plazo). La
planificación estratégica define la naturaleza básica y la dirección de la
organización. Es el punto de partida del proceso de planificación. La
planificación operativa implementa el plan estratégico. Se enfoca en cómo la
organización llevará a cabo el plan estratégico. El plan operativo define cómo
se realizará el negocio en base a los planes de acción. Si
una organización no sabe a donde va, entonces cualquier rumbo que tome es
bueno. Los
planes: el producto de la planificación Cuando
se planifica se elaboran planes. Los planes son el curso que debe tomar la
organización conseguir los resultados. Según Feuchtersleben, "los planes
son los sueños de la gente razonable". Los
planes establecen los objetivos de la organización y definen los procedimientos
adecuados para alcanzarlos. Los
planes sirven a la organización de la siguiente forma:
ESTUDIO
DE LA PLANIFICACION DENTRO DEL CONTEXTO HISTORICO.
Por
Miguel Ching. La
planificación estratégica formal con sus características modernas fue
introducida por primera vez en algunas empresas comerciales a mediados de 1950
en Norte América, extendiéndose luego a Inglaterra, Francia y Alemania. Cuando
se inventó la planificación estratégica, era la habilidad de las empresas
para desplazarse hacia nuevas áreas de negocios la que dependía, de su
capacidad para funcionar con éxito en estas ; por consiguiente, un criterio
clave para la selección de la estrategia era que las nuevas estrategias
competitivas tanto en las áreas de negocios existentes como en las nuevas, debían
coincidir con las fortalezas del pasado de la empresa; así el análisis de las
fortalezas y debilidades de ésta, se convirtió en una etapa inicial de la
planificación estratégica. Sin
embargo, la experiencia empezó a mostrar la insistencia de utilizar las
fortalezas del pasado transformándose en una limitación para la acción estratégica
de la empresa, pues con frecuencia, ya que las empresas podrían o no encontrar
pocas áreas de negocios atractivas en las que aplicar sus puntos fuertes del
pasado. En
su introducción en los años 50, el ambiente parecía lo suficientemente
predecible como para restringir la planificación estratégica al plan con más
posibilidades. Al disminuir la capacidad de predicción, fue necesario elaborar
múltiples planes: el plan básico que prepara a la empresa para el futuro más
probable, además de planes de contingencia para sucesos menos probables en los
que el plan básico no sería útil. En
aquel tiempo, las empresas más importantes fueron principalmente las que
desarrollaron sistemas de planeación estratégica formal, denominándolos
sistemas de planeación a largo plazo. Desde entonces, la planeación estratégica
formal se ha ido perfeccionando al grado que en la actualidad todas las compañías
importantes del mundo cuentan con algún tipo de este sistema, y un número cada
vez mayor de empresas pequeñas está siguiendo este ejemplo. Como
resultado de esta experiencia se ha producido un gran conocimientos acerca de
este tema. La palabra estrategia tiene un origen militar y proviene del griego
"strategia" que significa "oficina del general". Ciencia
o arte del comando militar que se aplica a la planificación y conducción
global de operaciones de combate a gran escala o "maniobra militar diseñada
para engañar o sorprender al enemigo" "el arte o habilidad de usar
estratagemas en política, negocios, cortejos o situaciones similares. Los
administradores de éxito (eficientes y eficaces) siempre han urdido buenas
estrategias, pero no es sino hasta el año 1962 que los estudiosos de la
administración reconocieron a la estrategia como un factor clave en el éxito
organizacional. Esta tardanza de reconocimiento se debió principalmente a los
cambios del medio ambiente ocurridos desde los años 40 ( Segunda Guerra
Mundial). Cuando
un pequeño empresario ofrece una clase de bienes o servicios a un grupo
reducido de clientes, las áreas funcionales de la empresa pueden planearse,
organizarse y coordinarse de manera informal. Pero cuando el bien o servicio se
modifica o se sustituye, o bien cuando los territorios de venta se extienden,
las áreas funcionales aumentan. La actividad de integrar las funciones requiere
una estructura de procedimientos más formales para que la empresa pueda
coordinar las actividades tanto dentro como entre las áreas funcionales básicas. Así
surge el "Enfoque de la formulación de políticas", basado en el
concepto de implantación de las guías de orientación cotidianas que
establecen la delimitación en cuanto a lo que un área funcional puede o no
hacer. Chandler
(1962-1975) propuso que "estrategia" fuera definida como: "la
determinación de los objetivos y planes a largo plazo, las acciones a emprender
y la asignación de los recursos necesarios para lograr esto." El
enfoque de la estrategia inicial abarca cuatro ideas claves, que son: 1.
Las "acciones" a emprender para lograr los objetivos, como en
los objetivos, mismos.
3.
Interés en "cómo" se formula la estrategia, no únicamente en qué
resultara de
ella. 4.
Abandonar lo convencional de que la relación entre empresa y su entorno
era más o menos estable y previsible. Chandler A. desarrolló sus ideas
usando el método histórico, analizando el crecimiento y desarrollo de
la empresa. La
definición de "estrategia" de Chandler fue refinada por Andrews K., y
Ansoff I., y otros, quienes introdujeron la idea como un "proceso", en
lugar de indicaciones fijas (las políticas). Pronto
se hicieron evidentes dos factores:
1.
La "planeación estratégica" resultó apropiada en el mundo
organizacional.
2. El papel del administrador a la hora de implantar la planeación estratégica
no estaba muy claro. Hofer
Ch. y Schendel D., (1974-1990) sugirieron un nuevo enfoque: la
"administración estratégica", basada en el principio de que el diseño
general de una organización puede ser descrito únicamente si el logro de los
"objetivos" se agrega a las "políticas" y a la estrategia
como uno de los factores claves en el proceso de la administración estratégica. Hofer
y Schendel se centran en cuatro aspectos claves de la administración estratégica,
que son: 1.
El establecimiento de objetivos 2.
La actividad de la formulación de la estrategia 3.
La implantación de la estrategia 4.
Cambio en el análisis de la administración y la actividad de lograr los objetivos
predeterminados. Los
factores claves son los procesos "políticos" y las reacciones
individuales internas de la organización, que pueden forzar la revisión de la
estrategia. La actividad final, el control estratégico, proporciona a los
administradores una retroalimentación negativa que puede, por supuesto, afectar
un nuevo proceso de planeación estratégica. INTERACCIONES
ENTRE LA PLANEACIÓN Y LOS FACTORES ECONÓMICOS, POLÍTICOS, SOCIALES Y
ADMINISTRATIVOS.
Por
Rossana Medina Como
se ha establecido al principio de este tema la planeación es la actividad
administrativa mediante la cual proyectamos las operaciones futuras de la
empresa para determinar los mejores cursos de acción. La planeación debe
realizarse para los productos, mercados, instalaciones, recursos y capital
disponible o requerido para materializar los objetivos de la organización. Al
planear debe tomarse en cuenta la intervención de estos componentes así como
los integrantes del medio ambiente, es por ello que el proceso de identificar
los factores económicos, sociales, tecnológicos, políticos, geográficos y
administrativos que afectan una organización es una tarea ardua la cual debe
definirse cuidadosa y detalladamente pues solo depende de este análisis el patrón
de acción a seguir a la hora de diseñar los planes que afectarán a la
organización e! n un período de tiempo determinado. Es este análisis el que
brinda una visión general, de esto depende el margen de flexibilidad que
daremos a la planeación para mantener el control con la finalidad de alcanzar
lo que se propuso. La
interacción entre la planeación y los factores planteados es bien conocido
como diagnostico, y lo podemos clasificar en externo e interno. El
análisis externo contempla los factores que se detallan a continuación: 1.
Económicos:
Aquellos relacionados con la economía de un país. Indice de crecimiento, tasa
de inflación, devaluación de la moneda, ingreso per capita, ingreso per capita
disponible, producto interno bruto, comportamiento de la economía
internacional. Todos los nombrados como ejemplo además de afectar la economía,
definen el comportamiento del flujo de dinero, bienes y servicios.
El
estudio de las variables del entorno se dan por hechos fuera de control, es así
como solo depende de la organización haber desarrollado con bases firmes el
primer paso para diseñar la planeación a seguir, un solo estudio claro de
dichas variables asegurarán un mayor control sobre las amenazas del medio
ambiente externo y el despliegue de todas las acciones para aprovechar las
oportunidades de éxito que se presenten. Por
otro lado, contamos con el diagnostico interno, este engloba todos aquellos
factores que son inherentes a la organización y los clasificaremos como
variables administrativas, según se detalla: 1.
Gerencia:
Comprende los estudios de factibilidad, el establecimiento de políticas y
objetivos, fijación de presupuestos y decisiones programadas; la asignación de
estos elementos de acuerdo al personal y el control del proceso subsiguiente.
Todas
estas operaciones incluyen las transacciones financieras, administrativas, y
contables necesarias para producir el flujo de información gerencial
correspondiente. Además define las fortalezas y debilidades de la empresa en el
entorno dado. En
conclusión, podemos agregar que la influencia recíproca existente entre la
planeación y los factores componentes tanto del diagnostico interno como
externo facilita la gestión para alcanzar los objetivos. Conclusiones
La
planificación no es una garantía de éxito financiero, pero es una herramienta
que nos permite construir el futuro que deseamos y no adivinarlo. El
éxito de la planificación depende del compromiso de la alta gerencia con este
proceso y de la disposición que tenga de invertir tiempo, dinero y esfuerzo
para que se ejecute y lleve a cabo lo planeado. La
información que se posea en el momento de planificar es clave para la toma de
decisiones correcta. La
historia de la planificación puede verse reflejada en las diferentes épocas de
estos últimos 30 años, los cambios se han reflejado en función de la las dinámicas
del acontecer mundial, el primer enfoque lo pudimos observar, con la dos crisis
petroleras de los años 1970 y 1974, la finalización de la guerra de Vietnam.
El crack de la bolsa en los años 1987 que llevo a un gran numero de empresa al
desastre, la caída del mito de los Tigres del sudeste Asiático (1997). La
actual crisis generada por los ataques terroristas del 11 de Septiembre 2001 de
seguro llevara a replantear muchas actividades en el ámbito de la aviación
comercial, el turismo y muchas otras actividades en general. Cada época refleja
un enfoque diferente a fin de lograr los objetivos como empresa ,país o
individuo. Bibliografía
Textos: Castellano
Bohorquez, Hercilio "El oficio del Planificador", Vadell Hermanos
Editores Gómez
Ceja, Guillermo " Planeación y Organización de Empresas ", Editorial
Mc Graw-Hill Goodstein,
Leonard D. Nolan, Timothy M. Pfeiffer, J. William "Planificación Estratégica
Aplicada: Guía General", Editorial Mc Graw-Hill Martínez
Leal, Pastor " Administración Sistemática", Caracas 1974. Serna
Gómez, Humberto " Gerencia Estratégica - Planeación y Gestión ",
Global Ediciones S.A. Junio 2000. Bogotá, Colombia. Páginas
Web:
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