LA INFORMATICA Y LAS ORGANIZACIONES:
Hasta ahora solo hemos representado las características básicas de la computadora, por lo quecorresponde a la presente sección analizar el medio ambiente que facilita el éxito de cualquier aplicación de este genero: el Sistema de Información, permitirá las nociones básicas del enfoque sistemático de las empresas u organizaciones, así como las condiciones que se deben satisfacer de acuerdo con el uso de las computadoras.
En esta parte veremos las implicaciones estructurales de la informática en las organización: Por estructura entendemos lo que tradicionalmente se ha llamado, en administración, "organización". La estructuración de las 0rganizaciones consiste en el agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos y los planes, la asignación de esas actividades departamentos adecuados, y la provisión para delegar la autoridad y la coordinación. Esto se refiere a la llamada estructura formal, y trataremos principalmente la misma en nuestro estudio, dejando indicada aquí la gran importancia de la estructura informal, o sea aquella que se establece de una manera espontánea o casual y que no sigue ningún lineamiento definido previamente.
La estructura que se establece para una organización, depende del trabajo
que se pretenda
desarrollar y de los recursos, tanto físicos como materiales que se
impliquen. Como la
introducción de las computadoras, sin embargo, se realizan cambios en las
actividades conectadas
con el manejo de información: por tanto ,se producirán cambios en los
departamentos ligados con
estas actividades. Desde este ,ángulo, generalmente, es necesario introducir
cambios en la
estructura de toda la organización para adaptarla mejor a la nueva situación.
Generalmente al aumentar el grado de mecanización se integra en una mayor medida el sistema de información. Esto permite que se centralice la autoridad y el control dentro de la organizaciones; el problema reside entonces en definir cual es el grado adecuado de centralización.
INFORMACIÓN CORRECTA Y ATIEMPO.
Podemos considerar la información como el conocimiento derivado del análisis de los datos.
Es importante notar que la información obtenida de un proceso puede servir
como dato para otro
proceso. Por ejemplo, en un sistema de nóminas se tienen como datos las horas
trabajadas por
cada empleado y su sueldo por hora. la información obtenida por el sistema será:
los sueldos
semanales de cada empleado. Esta misma información podrá servir como dato de
otro sistema que
determine los costos semanales por departamento.
Veamos ahora qué es un proceso; la actividad o fenómeno que modifica un
para obtener un
producto diferente por medio de un procedimiento establecido, constituye un
proceso. Por
ejemplo, un empleado que lee el contenido de una factura y de acuerdo con este
hace un asiento
en la cuenta de deudores, está procesando información; con la computadora que
lee los datos del
tiempo trabajado por los empleados y que calcula los sueldos de estos, también
procesa
información.
Resumimos, diciendo que el proceso de datos consiste en la transformación de
insumos datos, los
cuales no son útiles por sí mismos, a través de un proceso, a fin de obtener
un producto
(información) que sí puede ser útil sin transformaciones ulteriores. Tal
proceso estará integrado a
un sistema diseñado para obtener información necesaria en la toma de
decisiones. Por otra parte,
se habrá establecido el sistema que permita captar los datos necesarios y la
forma como deberán
ser procesados para lograr la información que se requiere.