La teoría de la organización y la práctica
administrativa han experimentado cambios sustanciales en años recientes.
La información proporcionada por las ciencias de la administración y la
conducta ha enriquecido a la teoría tradicional. Estos esfuerzos de
investigación y de conceptualización a veces han llevado a
descubrimientos divergentes. Sin embargo, surgió un enfoque que puede
servir como base para lograrla convergencia, el enfoque de sistemas, que
facilita la unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque
ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como
marco de referencia para la integración de la teoría organizacional
moderna.
El primer expositor de la Teoría General de los
Sistemas fue Ludwing von Bertalanffy, en el intento de lograr una
metodología integradora para el tratamiento de problemas científicos.
La meta de la Teoría General de los Sistemas no es
buscar analogías entre las ciencias, sino tratar de evitar la
superficialidad científica que ha estancado a las ciencias. Para ello
emplea como instrumento, modelos utilizables y transferibles entre varios
continentes científicos, toda vez que dicha extrapolación sea posible e
integrable a las respectivas disciplinas.
La Teoría General de los Sistemas se basa en dos
pilares básicos: aportes semánticos y aportes metodológicos, a los
cuales me referiero en las próximas páginas.
APORTES SEMANTICOS
Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan
a la creación de nuevas palabras, estas se acumulan durante sucesivas
especializaciones, llegando a formar casi un verdadero lenguaje que sólo
es manejado por los especialistas.
De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos
interdisciplinarios, ya que los participantes del proyecto son
especialistas de diferentes ramas de la ciencia y cada uno de ellos maneja
una semántica diferente a los demás.
La Teoría de los Sistemas, para solucionar estos
inconvenientes, pretende introducir una semántica científica de
utilización universal.
Sistema:
Es un conjunto organizado de cosas o partes
interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo
unitario y complejo.
Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al
sistema, no se refieren al campo físico (objetos), sino mas bien al
funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones básicas
realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en: entradas, procesos y
salidas.
Entradas:
Las entradas son los ingresos del sistema que pueden
ser recursos materiales, recursos humanos o información.
Las entradas constituyen la fuerza de arranque que
suministra al sistema sus necesidades operativas.
Las entradas pueden ser:
- en serie: es el resultado o la salida de un sistema
anterior con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma
directa.
- aleatoria: es decir, al azar, donde el termino
"azar" se utiliza en el sentido estadístico. Las entradas
aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.
- retroacción: es la reintroducción de una parte de
las salidas del sistema en sí mismo.
Clasificación extraída de apunte de cátedra.
Proceso:
El proceso es lo que transforma una entrada en salida,
como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un
producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización,
etc.
En la transformación de entradas en salidas debemos
saber siempre como se efectúa esa transformación. Con frecuencia el
procesador puede ser diseñado por el administrador. En tal caso, este
proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor
parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante
el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta transformación
es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinación
en diferentes órdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones
de salida. En tal caso la función de proceso se denomina una "caja
negra".
Caja Negra:
La caja negra se utiliza para representar a los
sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componen al sistema o
proceso, pero sabemos que a determinadas corresponden determinadas salidas
y con ello poder inducir, presumiendo que a determinados estímulos, las
variables funcionaran en cierto sentido.
Salidas:
Las salidas de los sistemas son los resultados que se
obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden
adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el
resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito
para el cual existe el sistema.
Las salidas de un sistema se convierte en entrada de
otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose
este ciclo indefinidamente.
Relaciones:
Las relaciones son los enlaces que vinculan entre sí a
los objetos o subsistemas que componen a un sistema complejo.
Podemos clasificarlas en :
- Simbióticas: es aquella en que los sistemas
conectados no pueden seguir funcionando solos. A su vez puede subdividirse
en unipolar o parasitaria, que es cuando un sistema (parásito) no puede
vivir sin el otro sistema (planta); y bipolar o mutual, que es cuando
ambos sistemas dependen entre si.
- Sinérgica: es una relación que no es necesaria para
el funcionamiento pero que resulta útil, ya que su desempeño mejora
sustancialmente al desempeño del sistema. Sinergia significa "acción
combinada". Sin embargo, para la teoría de los sistemas el término
significa algo más que el esfuerzo cooperativo. En las relaciones sinérgicas
la acción cooperativa de subsistemas semi-independientes, tomados en
forma conjunta, origina un producto total mayor que la suma de sus
productos tomados de una manera independiente.
- Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La
razón de las relaciones superfluas es la confiabilidad. Las relaciones
superfluas aumentan la probabilidad de que un sistema funcione todo el
tiempo y no una parte del mismo. Estas relaciones tienen un problema que
es su costo, que se suma al costo del sistema que sin ellas puede
funcionar.
Clasificación obtenida de apunte de cátedra.
Atributos:
Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal
como lo conocemos u observamos. Los atributos pueden ser definidores o
concomitantes: los atributos definidores son aquellos sin los cuales una
entidad no sería designada o definida tal como se lo hace; los atributos
concomitantes en cambio son aquellos que cuya presencia o ausencia no
establece ninguna diferencia con respecto al uso del término que describe
la unidad.
Contexto:
Un sistema siempre estará relacionado con el contexto
que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos exteriores al sistema, pero
que influyen decididamente a éste, y a su vez el sistema influye, aunque
en una menor proporción, influye sobre el contexto; se trata de una
relación mutua de contexto-sistema.
Tanto en la Teoría de los Sistemas como en el método
científico, existe un concepto que es común a ambos: el foco de atención,
el elemento que se aísla para estudiar.
El contexto a analizar depende fundamentalmente del
foco de atención que se fije. Ese foco de atención, en términos de
sistemas, se llama límite de interés.
Para determinar este límite se considerarían dos
etapas por separado:
a) La determinación del contexto de interés.
b) La determinación del alcance del límite de interés
entre el contexto y el sistema.
a) Se suele representar como un círculo que encierra
al sistema, y que deja afuera del límite de interés a la parte del
contexto que no interesa al analista.
d) En lo que hace a las relaciones entre el contexto y
los sistemas y viceversa. Es posible que sólo interesen algunas de estas
relaciones, con lo que habrá un límite de interés relacional.
Determinar el límite de interés es fundamental para
marcar el foco de análisis, puesto que sólo será considerado lo que
quede dentro de ese límite.
Entre el sistema y el contexto, determinado con un límite
de interés, existen infinitas relaciones. Generalmente no se toman todas,
sino aquellas que interesan al análisis, o aquellas que probabilísticamente
presentan las mejores características de predicción científica.
Rango:
En el universo existen distintas estructuras de
sistemas y es factible ejercitar en ellas un proceso de definición de
rango relativo. Esto produciría una jerarquización de las distintas
estructuras en función de su grado de complejidad.
Cada rango o jerarquía marca con claridad una dimensión
que actúa como un indicador claro de las diferencias que existen entre
los subsistemas respectivos.
Esta concepción denota que un sistema de nivel 1 es
diferente de otro de nivel 8 y que, en consecuencia, no pueden aplicarse
los mismos modelos, ni métodos análogos a riesgo de cometer evidentes
falacias metodológicas y científicas.
Para aplicar el concepto de rango, el foco de atención
debe utilizarse en forma alternativa: se considera el contexto y a su
nivel de rango o se considera al sistema y su nivel de rango.
Refiriéndonos a los rangos hay que establecer los
distintos subsistemas. Cada sistema puede ser fraccionado en partes sobre
la base de un elemento común o en función de un método lógico de
detección.
El concepto de rango indica la jerarquía de los
respectivos subsistemas entre sí y su nivel de relación con el sistema
mayor.
Subsistemas:
En la misma definición de sistema, se hace referencia
a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo esta
formado por partes o cosas que forman el todo.
Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas
(en este caso serían subsistemas del sistema de definición), ya que
conforman un todo en sí mismos y estos serían de un rango inferior al
del sistema que componen.
Estos subsistemas forman o componen un sistema de un
rango mayor, el cual para los primeros se denomina macrosistema.
Variables:
Cada sistema y subsistema contiene un proceso interno
que se desarrolla sobre la base de la acción, interacción y reacción de
distintos elementos que deben necesariamente conocerse.
Dado que dicho proceso es dinámico, suele denominarse
como variable, a cada elemento que compone o existe dentro de los sistemas
y subsistemas.
Pero no todo es tan fácil como parece a simple vista
ya que no todas las variables tienen el mismo comportamiento sino que, por
lo contrario, según el proceso y las características del mismo, asumen
comportamientos diferentes dentro del mismo proceso de acuerdo al momento
y las circunstancias que las rodean.
Parámetro:
Uno de los comportamientos que puede tener una variable
es el de parámetro, que es cuando una variable no tiene cambios ante
alguna circunstancia específica, no quiere decir que la variable es estática
ni mucho menos, ya que sólo permanece inactiva o estática frente a una
situación determinada.
Operadores:
Otro comportamiento es el de operador, que son las
variables que activan a las demás y logran influir decisivamente en el
proceso para que este se ponga en marcha. Se puede decir que estas
variables actúan como líderes de las restantes y por consiguiente son
privilegiadas respecto a las demás variables. Cabe aquí una aclaración:
las restantes variables no solamente son influidas por los operadores,
sino que también son influenciadas por el resto de las variables y estas
tienen también influencia sobre los operadores.
Retroalimentación:
La retroalimentación se produce cuando las salidas del
sistema o la influencia de las salidas del sistemas en el contexto,
vuelven a ingresar al sistema como recursos o información.
La retroalimentación permite el control de un sistema
y que el mismo tome medidas de corrección en base a la información
retroalimentada.
Feed-forward o alimentación delantera:
Es una forma de control de los sistemas, donde dicho
control se realiza a la entrada del sistema, de tal manera que el mismo no
tenga entradas corruptas o malas, de esta forma al no haber entradas malas
en el sistema, las fallas no serán consecuencia de las entradas sino de
los proceso mismos que componen al sistema.
Homeostasis y entropía:
La homeostasis es la propiedad de un sistema que define
su nivel de respuesta y de adaptación al contexto.
Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su
tendencia a la supervivencia dinámica. Los sistemas altamente homeostáticos
sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto
sufre transformaciones, ambos actúan como condicionantes del nivel de
evolución.
La entropía de un sistema es el desgaste que el
sistema presenta por el transcurso del tiempo o por el funcionamiento del
mismo. Los sistemas altamente entrópicos tienden a desaparecer por el
desgaste generado por su proceso sistémico. Los mismos deben tener
rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisión, reelaboración y
cambio permanente, para evitar su desaparición a través del tiempo.
En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser
positiva. Sin embargo en los sistemas abiertos biológicos o sociales, la
entropía puede ser reducida o mejor aun transformarse en entropía
negativa, es decir, un proceso de organización más completo y de
capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque en los
sistemas abiertos los recursos utilizados para reducir el proceso de
entropía se toman del medio externo. Asimismo, los sistemas vivientes se
mantienen en un estado estable y pueden evitar el incremento de la entropía
y aun desarrollarse hacia estados de orden y de organización creciente.
Permeabilidad:
La permeabilidad de un sistema mide la interacción que
este recibe del medio, se dice que a mayor o menor permeabilidad del
sistema el mismo será mas o menos abierto.
Los sistemas que tienen mucha relación con el medio en
el cuál se desarrollan son sistemas altamente permeables, estos y los de
permeabilidad media son los llamados sistemas abiertos.
Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi
nula se denominan sistemas cerrados.
Integración e independencia:
Se denomina sistema integrado a aquel en el cual su
nivel de coherencia interna hace que un cambio producido en cualquiera de
sus subsistemas produzca cambios en los demás subsistemas y hasta en el
sistema mismo.
Un sistema es independiente cuando un cambio que se
produce en él, no afecta a otros sistemas.
Centralización y descentralización:
Un sistema se dice centralizado cuando tiene un núcleo
que comanda a todos los demás, y estos dependen para su activación del
primero, ya que por sí solos no son capaces de generar ningún proceso.
Por el contrario los sistemas descentralizados son
aquellos donde el núcleo de comando y decisión está formado por varios
subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que
puede llegar a contar con subsistemas que actúan de reserva y que sólo
se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que debería actuar en
dicho caso.
Los sistemas centralizados se controlan más fácilmente
que los descentralizados, son más sumisos, requieren menos recursos, pero
son más lentos en su adaptación al contexto. Por el contrario los
sistemas descentralizados tienen una mayor velocidad de respuesta al medio
ambiente pero requieren mayor cantidad de recursos y métodos de
coordinación y de control más elaborados y complejos.
Adaptabilidad:
Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y
modificar un proceso, un estado o una característica de acuerdo a las
modificaciones que sufre el contexto. Esto se logra a través de un
mecanismo de adaptación que permita responder a los cambios internos y
externos a través del tiempo.
Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un
fluido intercambio con el medio en el que se desarrolla.
Mantenibilidad:
Es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse
constantemente en funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de
mantenimiento que asegure que los distintos subsistemas están balanceados
y que el sistema total se mantiene en equilibrio con su medio.
Estabilidad:
Un sistema se dice estable cuando puede mantenerse en
equilibrio a través del flujo continuo de materiales, energía e
información.
La estabilidad de los sistemas ocurre mientras los
mismos pueden mantener su funcionamiento y trabajen de manera efectiva (mantenibilidad).
Armonía:
Es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de
compatibilidad con su medio o contexto.
Un sistema altamente armónico es aquel que sufre
modificaciones en su estructura, proceso o características en la medida
que el medio se lo exige y es estático cuando el medio también lo es.
Optimización y sub-optimización:
Optimización modificar el sistema para lograr el
alcance de los objetivos.
Suboptimización en cambio es el proceso inverso, se
presenta cuando un sistema no alcanza sus objetivos por las restricciones
del medio o porque el sistema tiene varios objetivos y los mismos son
excluyentes, en dicho caso se deben restringir los alcances de los
objetivos o eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con
otros más importantes.
Exito:
El éxito de los sistemas es la medida en que los
mismos alcanzan sus objetivos.
La falta de éxito exige una revisión del sistema ya
que no cumple con los objetivos propuestos para el mismo, de modo que se
modifique dicho sistema de forma tal que el mismo pueda alcanzar los
objetivos determinados.
APORTES METODOLOGICOS
Jerarquía de los sistemas
Al considerar los distintos tipos de sistemas del
universo Kennet Boulding proporciona una clasificación útil de los
sistemas donde establece los siguientes niveles jerárquicos:
1. Primer nivel, estructura estática. Se le puede
llamar nivel de los marcos de referencia.
2. Segundo nivel, sistema dinámico simple. Considera
movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de
trabajo.
3. Tercer nivel, mecanismo de control o sistema cibernético.
El sistema se autorregula para mantener su equilibrio.
4. Cuarto nivel, "sistema abierto" o
autoestructurado. En este nivel se comienza a diferenciar la vida. Puede
de considerarse nivel de célula.
5. Quinto nivel, genético-social. Está caracterizado
por las plantas.
6. Sexto nivel, sistema animal. Se caracteriza por su
creciente movilidad, comportamiento teleológico y su autoconciencia.
7. Séptimo nivel, sistema humano. Es el nivel del ser
individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidad para
utilizar el lenguaje y símbolos.
8. Octavo nivel, sistema social o sistema de
organizaciones humanas constituye el siguiente nivel, y considera el
contenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del
sistema de valores, la transcripción de imágenes en registros históricos,
sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía y la compleja gama
de emociones humanas.
9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. Completan
los niveles de clasificación: estos son los últimos y absolutos, los
ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan estructuras
sistemáticas e interrelaciones.
Teoría analógica o modelo de isomorfismo sistémico:
Este modelo busca integrar las relaciones entre fenómenos
de las distintas ciencias. La detección de estos fenómenos permite el
armado de modelos de aplicación para distintas áreas de las ciencias.
Esto, que se repite en forma permanente, exige un análisis
iterativo que responde a la idea de modularidad que la teoría de los
sistemas desarrolla en sus contenidos.
Se pretende por comparaciones sucesivas, una aproximación
metodológica, a la vez que facilitar la identificación de los elementos
equivalentes o comunes, y permitir una correspondencia biunívoca entre
las distintas ciencias.
Como evidencia de que existen propiedades generales
entre distintos sistemas, se identifican y extraen sus similitudes
estructurales.
Estos elementos son la esencia de la aplicación del
modelo de isomorfismo, es decir, la correspondencia entre principios que
rigen el comportamiento de objetos que, si bien intrínsecamente son
diferentes, en algunos aspectos registran efectos que pueden necesitar un
mismo procedimiento.
Modelo procesal o del sistema adaptativo complejo:
Este modelo implica por asociación la aplicación
previa del modelo del rango.
Dado que las organizaciones se encuentran dentro del
nivel 8, critica y logra la demolición de los modelos existentes tanto
dentro de la sociología como dentro de la administración.
Buckley, categoriza a los modelos existentes en dos
tipos:
a) aquellos de extracción y origen mecánico, a los
que denomina modelo de equilibrio;
b) aquellos de extracción y origen biológico, a los
que llama modelos organísmicos u homeostáticos.
Y dice:
"...el modelo de equilibrio es aplicable a tipos
de sistemas que se caracterizan por perder organización al desplazarse
hacia un punto de equilibrio y con posterioridad tienden a mantener ese
nivel mínimo dentro de perturbaciones relativamente estrechas. Los
modelos homeostáticos son aplicables a sistemas que tienden a mantener un
nivel de organización dado relativamente elevado a pesar de las
tendencias constantes a disminuirlo. El modelo procesal o de sistema
complejo adaptativo se aplica a los sistemas caracterizados por la
elaboración o la evolución de la organización; como veremos se
benefician con las perturbaciones y la variedad del medio y de hecho
dependen de estas".
Mientras que ciertos sistemas tienen una natural
tendencia al equilibrio, los sistemas del nivel 8 se caracterizan por sus
propiedades morfogénicas, es decir que en lugar de buscar un equilibrio
estable tienden a una permanente transformación estructural. Este proceso
de transformación estructural permanente, constituye el pre-requisito
para que los sistemas de nivel 8 se conserven en forma activa y eficiente,
en suma es su razón de supervivencia.
LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS
Una organización es un sistema socio-técnico incluido
en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose
mutuamente.
También puede ser definida como un sistema social,
integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una
determinada estructura y dentro de un contexto al que controla
parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos
valores comunes.
Subsistemas que forman la Empresa:
a) Subsistema psicosocial: está compuesto por
individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la
conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del
papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia.
b) Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos
necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas
para la transformación de insumos en productos.
c) Subsistema administrativo: relaciona a la organización
con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración,
estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el
establecimiento de los procesos de control.
METODOLOGIA DE APLICACION DE LA T.G.S., PARA EL ANALISIS Y DISEÑO DE
SISTEMAS
Desde el punto de vista de la administración está
compuesta de las siguientes etapas:
a) Análisis de situación: es la etapa en que el
analista toma conocimiento del sistema, se ubica en cuanto a su origen,
objetivo y trayectoria.
1. Definición de objetivo: el analista trata de
determinar para que ha sido requerido ya que en general se le plantean los
efectos pero no las causas.
2. Formulación del plan de trabajo: el analista fija
los límites de interés del estudio a realizar, la metodología a seguir,
los recursos materiales y humanos que necesitará, el tiempo que insumirá
el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se conoce como propuesta de
servicio y a partir de su aprobación se continúa con la metodología.
3. Relevamiento: el analista recopila toda la información
referida al sistema en estudio, como así también toda la información
que hace al límite de interés.
4. Diagnóstico: el analista mide la eficacia y la
eficiencia del sistema en estudio. Eficacia es cuando el sistema logra los
objetivos y eficiencia es cuando el sistema logra los objetivos con una
relación costo beneficio positiva. Si un sistema es eficaz pero no
eficiente el analista deberá cambiar los métodos del sistema, si un
sistema no es eficaz el analista deberá cambiar el sistema y si un
sistema es eficiente el analista sólo podrá optimizarlo.
5. Diseño: el analista diseña el nuevo sistema.
a) Diseño global: en el determina la salida, los
archivos, las entradas del sistema, hace un cálculo de costos y enumera
los procedimientos. El diseño global debe ser presentado para su aprobación,
aprobado el diseño global pasamos al siguiente paso.
b) Diseño detallado: el analista desarrolla en detalle
la totalidad de los procedimientos enumerados en el diseño global y
formula la estructura de organización la cual se aplicara sobre dichos
procedimientos.
6. Implementación: la implementación del sistema diseñado
significa llevar a la práctica al mismo, esta puesta en marcha puede
hacerse de tres formas.
a) Global.
b) En fases.
c) En paralelo.
7. Seguimiento y control: El analista debe verificar
los resultados del sistema implementado y aplicar las acciones correctivas
que considere necesarias para ajustar el problema.
EL SISTEMA DE CONTROL
Concepto:
Un sistema de control estudia la conducta del
sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su
supervivencia. Una de sus características es que sus elementos deben ser
lo suficientemente sensitivas y rápidas como para satisfacer los
requisitos para cada función del control.
Elementos básicos:
a) Una variable; que es el elemento que se desea
controlar.
b) Los mecanismos sensores que son sencillos para medir
las variaciones a los cambios de la variable.
c) Los medios motores a través de los cuales se pueden
desarrollar las acciones correctivas.
d) Fuente de energía, que entrega la energía
necesaria para cualquier tipo de actividad.
e) La retroalimentación que a través de la comunicación
del estado de la variable por los sensores, se logra llevar a cabo las
acciones correctivas.
Método de control:
Es una alternativa para reducir la cantidad de
información recibida por quienes toman decisiones, sin dejar de aumentar
su contenido informativo. Las tres formas básicas de implementar el método
de control son:
1.- Reporte de variación: esta forma de variación
requiere que los datos que representan los hechos reales sean comparados
con otros que representan los hechos planeados, con el fin de determinar
la diferencia. La variación se controla luego con el valor de control,
para determinar si el hecho se debe o no informar. El resultado del
procedimiento, es que únicamente se informa a quién toma las decisiones
acerca de los eventos o actividades que se apartan de modo significativo
que los planes, para que tomen las medidas necesarias.
2.- Decisiones Programadas: otra aplicación de sistema
de control implica el desarrollo y la implantación de decisiones
programadas. Una parte apreciable de las decisiones de carácter técnico
y una parte pequeña de las decisiones tácticas abarcan decisiones
repetitivas y rutinarias. Diseñando el sistema de información de manera
que ejecute esas decisiones de rutina, el analista proporciona a los
administradores más tiempo para dedicarse a otras decisiones menos
estructuradas.
Si se procura que el sistema vigile las órdenes
pendientes y se programa las decisiones de cuáles pedidos necesitan mayor
atención, se logrará un significativo ahorro de tiempo y esfuerzo.
3.- Notificación automática: en este caso, el sistema
como tal, no toma decisiones pero como vigila el flujo general de
información puede proporcionar datos, cuando sea preciso y en el momento
determinado.
Las notificaciones automáticas se hacen en algunos
criterios predeterminados, pero solo quienes toman las decisiones deben
decir si es necesario o no emprender alguna acción.
El Sistema de Control en las Organizaciones:
El control es uno de los cinco subsistemas corporativos
(organización, planificación, coordinación y dirección son los
restante) los cuales son muy difíciles de separar con respecto al de
control. De ello se desprende todo el proceso administrativo, debe
considerarse como un movimiento circular, en el cual todos los subsistemas
están ligados intrincadamente, la relación entre la planificación y el
control es muy estrecha ya que el directivo fija el objetivo y además
normas, ante las cuales se contrastan y evalúan acciones.
Es necesario ver al control para determinar si las
asignaciones y las relaciones en la organización están siendo
cumplimentadas tal como se las había previsto.
Gráfico del Sistema o Proceso de Control