PROYECTO
DE AUTOMATIZACIÓN DE
LOS SERVICIOS
TÉCNICOS DE LA BIBLIOTECA
“MANUEL
ACUÑA”
UNIVERSIDAD
AUTÓNOMA DE HUMANIDADES
RESPONSABLE
DEL PROYECTO: SANDRA SOTELO LINARES
13 DE MAYO DE 2003
MÉXICO D.F.
PROYECTO
DE AUTOMATIZACIÓN DE
LOS SERVICIOS
TÉCNICOS DE LA BIBLIOTECA
“MANUEL
ACUÑA”
UNIVERSIDAD
AUTÓNOMA DE HUMANIDADES
RESPONSABLE
DEL PROYECTO: SANDRA SOTELO LINARES
13 DE MAYO DE 2003
MÉXICO D.F.
A continuación se presenta a
groso modo el proyecto de automatización de los servicios técnicos
de la Biblioteca Manuel Acuña, por medio de un cuadro sinóptico:
Con el presente proyecto se pretende
llevar a cabo la automatización de los servicios técnicos
de la biblioteca Manuel Acuña, perteneciente a la Universidad Autónoma
de Humanidades. Dentro de dicha universidad se imparten 12 licenciaturas
del área humanística, así como su similar en maestría
y doctorado; del mismo modo, se imparten cursos de actualización,
diplomados y conferencias. Su grupo de usuarios potenciales es de 15,000
personas, entre alumnos, profesores y personal administrativo. En cuanto
al acervo con que cuenta es de 12,000 monografías, 500 títulos
regulares de publicaciones periódicas, 500 tesis, 120 discos compactos
y 653 videocasetes.
Por la cantidad de usuarios que es necesario atender y la creciente producción de entidades bibliográficas, cada día resulta mayor el trabajo dentro de los procesos técnicos, al mismo tiempo que vuelve más complejo el mantener la biblioteca al día, en cuanto a la adquisición, procesamiento y difusión de dichas entidades bibliográficas.
Dado que la misión de cualquier biblioteca, y muy en particular de la biblioteca Manuel Acuña, es la de proporcionar los materiales necesarios para satisfacer las necesidades de información, recreación y ocio de la población a la que atiende, se considera prudente la automatización de los servicios técnicos de esta biblioteca, para satisfacer de la mejor manera y con los materiales más actualizados a nuestra población.
En las siguientes paginas se mostrarán
los objetivos de esta proyecto, los servicios dentro de la biblioteca que
serán sujetos de automatización, así como los recursos
materiales y humanos necesarios para la realización de dicho proyecto
y el cronograma del mismo. Por último se mostraran las conclusiones
y un breve resumen de lo que constituye este proyecto.
El principal objetivo de este proyecto
es automatizar el área de procesos técnicos de la biblioteca
Manuel Acuña, con miras a realizar una automatización total
de dicha biblioteca utilizando el Programa SIABUC, por considerarlo
el que mejor se adapta a las necesidades de esta institución; primeramente
hablaremos de qué son los servicios técnicos y cuáles
de ellos serán los que se sometan a dicha automatización;
así mismo mencionaremos el objetivo particular que se pretende lograr
con cada uno de ellos.
Los servicios técnicos abarcan diferentes aspectos dentro de las bibliotecas, ya que comprenden las operaciones y técnicas para la adquisición, registro y preservación de los materiales, comprendiendo actividades como la selección y adquisición del material, su procesamiento y colocación para ser utilizados por los usuarios (Gorman, 1990: 3-4).
¿Pero cuáles objetivos son
los que mueven a la Biblioteca Manuel Acuña para automatizarse?.
En primer lugar, como ya se indicó, es la necesidad de contar con
sistemas que hagan más ágil la labor del departamento de
servicios técnicos, pues con la creciente producción de información
y el aumento de la demanda por parte de los usuarios de la biblioteca,
que día a día necesitan estar mayor y mejor informados, es
preciso realizar la labor de obtención y difusión de la información.
No obstante, existen otros elementos intrínsecos que a continuación
se detallan:
Ahora hablaremos de los servicios que
estarán sujetos a la automatización, prioritariamente, pues
se pretende automatizar el total de servicios que brinda la biblioteca;
pero esto se pretende a largo plazo, pues primeramente se buscara una adaptación
del personal a las nuevas tecnologías, siendo prioridad que las
dominen para, posteriormente, brindar un servicio de calidad a los usuarios.
§ SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE DOCUMENTOS: La adquisición de los documentos o soportes de información es fundamental para el desarrollo de cualquier biblioteca, ya que no sólo es comprar documentos, sino seleccionarlos previamente, decidir si la información contenida es viable para el tipo de usuarios que posee la biblioteca y la cantidad de ejemplares que se adquirirán.
En este sentido, el bibliotecólogo que desempeñe esta tarea debe ser capaz de identificar qué tipo de población acude a la biblioteca, qué tipo de materiales se adquirirán y con qué presupuesto se cuenta para dicha tarea. Las principales actividades que el bibliotecólogo debe realizar es el análisis de la población, un estimado de los usuarios que acuden y los tipos de materiales que con más frecuencia consultan; así mismo debe ser capaz de tomar decisiones al momento de elegir el material, tomando tres aspectos fundamentales como lo son el costo del ejemplar, el contenido del mismo y la pertinencia para la biblioteca.
Tomando en cuenta las nuevas tecnologías que día a día se van generando, el bibliotecólogo tiene frente a sí múltiples posibilidades para enriquecer y/o facilitar su labor. Así, en este sentido puede tener acceso a los catálogos de las casas editoriales, intercambio con otras bibliotecas nacionales e internacionales, entre otras cosas.
Otro aspecto importante en cuanto a la adquisición, es la automatización de este proceso, ya que se pueden aprovechas las fichas de adquisición de documentos para desarrollar a la par los catálogos en línea (Potter, 1990: 158-160).
Lo antes mencionado resulta de suma importancia,
dado que esta labor cotidiana en las bibliotecas se puede ver favorecida
por la automatización, dado que a través de un sistema apropiado,
se pueden llevar a cabo desde el cálculo presupuestal y un seguimiento
del mismo, hasta un intercambio de información con otras, en cuanto
a las últimas adquisiciones y la frecuencia de su uso.
§ CLASIFICACIÓN Y CATALOGACIÓN: Tanto la catalogación como la clasificación son elementos prioritarios dentro de los servicios técnicos, ya que mediante estas dos actividades se puede llevar un control de los ejemplares que posee una biblioteca y donde, dentro de ésta, se encuentran ubicados.
Estas dos actividades se han visto trastocadas de una manera sorprendente debido a las múltiples transformaciones que se han dado en las bibliotecas; en primer lugar tenemos la multiplicación de los soportes de información. Ya no sólo son libros, hoy en día también se cuenta con microfilm, video grabaciones, C.D., audio casetes, mapas, revistas, softwer, etc. En segundo lugar, las herramientas para llevar a cabo estas dos tareas no han quedado al margen de las nuevas tecnologías, pues si bien aún se sigue catalogando y clasificando tradicionalmente con las reglas preestablecidas, ahora se pueden copiar catalogaciones y clasificaciones, utilizando trabajos bibliográficos en línea (Potter, 1990: 168)
De acuerdo con estas dos vertientes, resulta necesario evaluar el potencial y las limitaciones con que cuentan estos procesadores electrónicos y los sistemas tradicionales destinados al registro bibliográfico (Godden, 1991: 7).
Así, mediante un sistema automatizado,
es posible llevar a cabo esta actividad de manera más rápida,
pues es posible utilizar catalogaciones y clasificaciones de otras bibliotecas,
evitándose la duplicidad de esfuerzos y estableciéndose vínculos
de colaboración e intercambio de información entre bibliotecas.
§ PROCESOS MENORES: dentro de los procesos menores, se encuentra básicamente el marcaje del material para llevarlo a las estanterías y pueda ser utilizado por los usuarios.
Dentro de un sistema automatizado, es posible llevar a cabo algunas de las tareas que implica el proceso menor del libro, como imprimir las etiquetas del lomo y las papeletas de préstamo; así se ve facilitada la tarea y se tiene un margen de error mucho menor, al imprimir directamente de la maquina los datos referentes a la clasificación del ítem.
§ EVALUACIÓN Y REVISIÓN DE LA COLECCIÓN: estas actividades son de suma importancia dentro de una biblioteca, ya que por medio de ellas podemos tener un control y conocimiento del estado de la colección; mediante un sistema automatizado, se puede obtener información acerca de la demanda de algún material en específico, de cual material ha sido solicitado en préstamo más veces, del material extraviado y del material que no ha sido utilizado por los usuarios, entre otras cosas.
Para llevar acabo la automatización
de la biblioteca Manuel Acuña se utilizará el sistema SIABUC,
por considerarlo accesible, amigable y el más prudente para los
fines que persigue la institución. A continuación mencionaremos
las características del mismo y cómo actuará para
la mejora de las actividades relacionadas con los procesos técnicos.
Este sistema hace su aparición cuando la Universidad de Colima, en 1983, comenzó a trabajar en el desarrollo del paquete que recibiera el nombre de “Sistema Integral Automatizado de Bibliotecas de la Universidad de Colima” (SIABUC), con el fin de aplicar la tecnología computacional a las actividades bibliotecarias y para ser utilizado principalmente en el almacenamiento, búsqueda y recuperación de la información bibliográfica (López, 1997: 39).
Para trabajar se necesitaba de una microcomputadora con lenguaje en Cobol y se usaba sólo de manera interna para la reproducción de juegos de tarjetas catalográficas; posteriormente sufriría cambios y se diseñarían nuevas funciones y programas para uso en microcomputadoras PC compatibles con IBM y utilizando lenguaje dBase III.
Las funciones que pueden realizarse con
el programa son:
Los módulos que componen a este
sistema son los siguientes:
· Adquisiciones: en este módulo se puede automatizar el área de compra del material, dándonos la posibilidad de saber en cualquier momento la situación en la que se encuentra algún libro solicitado, además de manejar aspectos contables y un directorio de proveedores, editores y bibliotecas. Como productos de salida se obtienen listados, informes, reportes y avisos con relación a la adquisición.
· Análisis bibliográfico: la captura de información se hace dentro de este rubro, donde se cataloga en un segundo nivel de las RCA2 y se pueden hacer correcciones o eliminar registros. Otras funciones son la actualización y la reproducción de las fichas en forma impresa, así como exportar e importar información de otros sistemas.
· Consulta: esta parte repercute directamente con los usuarios. Aquí podrá recuperar la información de los catálogos por la forma tradicional de autor, título y tema o por cualquier palabra dentro de un registro haciendo truncaciones o buscando por campos específicos de las fichas.
· Préstamo: la sección de préstamo lleva consigo una serie de pasos para efectuarla, por lo que tener un control de ellos es útil tanto para los bibliotecarios como para los usuarios, SIABUC tiene éste módulo que se relaciona con todo el proceso de circulación del acervo de la biblioteca y puede brindar resultados impresos para un mejor beneficio.
· Estadísticas: el poder
contar con estadísticas al día de la situación que
impera en la biblioteca es una tarea de mucho tiempo y esfuerzo, por lo
que es muy difícil, de manera manual, realizarlas y
sobre todo tenerlas actualizadas. El sistema brinda en forma estadística
datos como:
· Publicaciones periódicas:
permite la captura, corrección y eliminación de fichas kárdex
con el fin de crear una base de datos con todos los registros con que se
cuenta.
· Procesos especiales y anuales del usuario: en el primero se organizan internamente las fichas capturadas para ser consultadas posteriormente. El segundo presenta una guía de instrucciones en línea para el manejo del programa.
· Conversiones: en este último módulo se transfiere la información de versiones anteriores para utilizarlas en una nueva.
SIABUC principalmente maneja material monográfico
pero se puede adaptar a cualquier tipo documental. Proporciona también
productos impresos necesarios en las actividades administrativas que se
desarrollan en la biblioteca (López, 1997, 25-26) tales como:
El tipo de equipo necesario para utilizar
este paquete es:
· computadora IBM PC o compatible
· sistema operativo Microsoft 3.3 o posterior
· archivo config.sys buffers=35, Files=35
· 1 MB de memoria con 550 KB libres de memoria convencional
· 1 mega libre en disco duro
· monitor VGA color
· equipo lector de CD-ROM para discos ópticos
Para suscribirse a este sistema es
necesario realizar un convenio con la Universidad de Colima por medio del
cual ésta última entrega en comodato el Programa SIABUC y
capacita al personal seleccionado por la institución cliente para
que al ser instalado en el lugar deseado se trabaje desde el primer momento.
(López, 1997: 33)
Teniendo en cuenta todos los atributos que presenta el sistema SIABUC se procederá a establecer el convenio con la Universidad de Colima; el cual consistirá en que la Universidad Autónoma de Humanidades se comprometa a beneficiar a estudiantes de dicho plantel con becas para estudiar maestrías, doctorados y cursos, así como asistencia a conferencias y eventos organizados dentro de esta institución; de igual modo se tendrán convenios de préstamo interbibliotecario y acceso a los catálogos de la Biblioteca Manuel Acuña.
Los primeros servicios que se verán
beneficiados con la automatización serán los de adquisición,
catalogación y clasificación de entidades bibliográficas;
así como el vaciado de las fichas catalográficas existentes
en la biblioteca, pues se pretende que sea homogéneo el procesamiento
y acceso a la información en la Biblioteca.
El personal a cargo de esta biblioteca
está dividido por servicios, a continuación se detalla el
servicio al que pertenecen, el numero de personal asignado a cada servicio,
las funciones que desempeña dentro del mismo y las funciones que
desempeñarán una vez que sea instalado el sistema automatizado:
Como se mencionó dentro de la descripción del sistema SIABUC, la universidad de Colima se encarga de capacitar al personal que tendrá la concesión de dicho sistema, por lo que se enviará al personal en tres bloques, de la siguiente manera:
Así mismo se realizará
la contratación de una persona experta en sistemas, el cual brindará
apoyo técnico a la Biblioteca en cualquier eventualidad con el programa.
El presupuesto calculado para el proceso
de automatización es de $323,735.00 y se distribuye de la siguiente
manera:
En total se deberá contar con
un presupuesto de $ 273,735.00 más un fondo para eventualidades
que se lleguen a presentar a lo largo del proceso de automatización,
el cual será de $50,000.00; por lo que el total de la inversión
será de $ 323,735.00
Con relación al tiempo previsto
para el inicio y puesta en marcha de la automatización se realizará
de la siguiente manera:
Como se puede ver, el proceso de automatizar
una biblioteca o parte de ella, no es tarea fácil, pues dentro de
este proceso intervienen múltiples factores, desde humanos, hasta
materiales; dentro de los recursos humanos que intervienen, cabe la pena
resaltar algunos aspectos, como lo es la capacitación del mismo,
el verificar si contamos con el personal necesario para esta labor y, aunque
poco tratado, la disponibilidad del mismo para el cambio, pues la
ideología del personal juega un papel primordial en la eficiente
realización de este proceso, pues muchas veces el personal se siente
relegado por las maquinas e incluso llegan a pensar que perderán
su trabajo, por lo que es necesario concientizar al personal sobre los
beneficios que conlleva una automatización para el desarrollo de
sus actividades.
Por otro lado, el aspecto material de una automatización resulta costoso y en ocasiones poco accesible para instituciones con bajos recursos, por lo que es necesario buscar fuentes por medio de patrocinios o sistemas que no resulten tan costosos para la institución; en ocasiones en necesario asesorarse con expertos en la materia para que el tránsito de una biblioteca tradicional a una automatizada sea lo más económica posible, pero el mismo tiempo eficiente para los propósitos que se pretenden lograr con la misma.
Por último es necesario tener en
cuenta, al iniciar el proceso de automatización, que es largo y
que muchas veces se cometerán tropiezos hasta poder encontrar el
estado ideal de biblioteca que queremos.
García Melero, Luis Ángel
y Ernesto García Camarero. Automatización de bibliotecas.
Madrid: Arco/ Libros. 1999.pp. 13-58, 91-109.
Godden, Irene P. “Introduction”.—p.1-9 –En: library technical services: operations and management/ de by Irene P. Goldden.—2nd ed. – San Diego: Academic Press, 1991.
Gorman, Michael. “Technical services today” p. 1-5 —En: Technical services today and tomorrow—Englewood, Col. Libraries Unlimited, 1990.
López Mondragón, Marta Trinidad. Informe de la organización y administración de la biblioteca del programa universitario de energía: propuesta para su automatización. Informe académico. Lic. Bibliotecología- FFYL. México: el autor. 1997. pp.22-92
Manning, Leslie A. “Technical Services Administration”. – p.11-43-- En: library technical services: operations and management/ de by Irene P. Goldden.—2nd ed. – San Diego: Academic Press, 1991.
Potter, William Gray “The evolving online
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today and tomorrow—Englewood, Col. Libraries Unlimited, 1990.