ERP y la parte -E- de la empresa
1. Introducción
Existen tres razones
fundamentales por las cuales una empresa se interesa en implantar una
solución ERP: aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e
integrar su información.
Competitividad
Las empresas para mantenerse requieren, por un lado, de continuas
optimizaciones de sus costos, ya se de producción, comercialización o
administración y, por otro lado, deben incrementar constantemente su
productividad.
Control
Varias empresas tienen un manejo aislado de la información generada en los
distintos departamentos y requieren de una solución global que integre y
organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones.
Integración
Es importante integrar la información en la áreas vitales de la empresa como
finanzas, distribución y manufactura.
La selección de un sistema ERP
es un proceso complejo, que se ve influido por la cultura informática que
tenga la organización y que pueda verse afectada por la resistencia al
cambio o a la idea errónea de que este tipo de proyectos consumen grandes
cantidades de dinero, tiempo y esfuerzo.
2. Desarrollo
Los sistemas ERP están
diseñados para incrementar la eficiencia en las operaciones de la compañía
que lo utilice, además tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades
particulares de cada negocio y se aproveche al máximo el trabajo de
consultoría durante la implantación para mejorar los procesos actuales de
trabajo. Si el cliente desea organizarse mejor estos sistemas son un aliado
excelente ya que le permite aumentar la productividad de la compañía en
forma considerable.
Un poco de historia
Si echamos un vistazo al pasado, encontraremos que realmente lo que hoy
conocemos como ERP se gestó durante la Segunda Guerra Mundial, lo que ha
sido un largo proceso de cambios y adaptaciones; así es, tal y como muchos
productos de computo que se comercializan actualmente en forma masiva, el
origen del ERP se encuentra en el área de la tecnología militar.
Durante la Segunda Guerra Mundial, el gobierno estadounidense utilizó
sistemas especializados para gestionar los recursos materiales que se
utilizaban en el frente de batalla, soluciones llamadas MRP Systems
(Material Requirements Planning Systems).
A principios de la década de los sesenta, estos sistemas incursionaron en el
sector productivo, principalmente en E.U. Durante los 60 y 70 tuvieron un
desarrollo importante ya que permitían reducir los inventarios al planear
sus insumos en base a la demanda real, “dice Andrés Piedragil”.
En los 80 evolucionaron completamente lo que dio lugar a los MPR II, aunque
el acrónimo cambio de manera radical a Manufacturing Resource Planning,
estos nuevos sistemas permitían cuidar factores relacionados con las
capacidades de manufactura.
En la década de los 90, se veía una panorama disperso: por un lado los
sistemas especializados en factores de requerimientos y en el otro extremo
los sistemas orientados hacia la planeación de procesos de manufactura.
Dado el contexto de negocios que se empezó a vivir, regido por un
marco de competencia global que exige mayores niveles de eficiencia y
productividad dentro de los procesos y operaciones de la empresa para poder
alcanzar los niveles óptimos de servicio; las empresas necesitaban
soluciones de tecnología integrales que les permitieran alcanzar estos
niveles.
Debido a los requerimientos, la industria del software desarrolló varias
aplicaciones con el fin de interconectar los sistemas MRP II con los
sistemas MRP existentes, a fin de integrar ese panorama disperso.
Poco después, la simple conexión (MRP / aplicaciones para corporativos) se
transformó en una sistema empresarial integrado: los ERP habían nacido.
3. ¿Qué es un ERP?
Un ERP, de sus siglas en
inglés Enterprise Resource Planning o Planeador de Recursos Empresariales ,
se refiere a un paquete informático que cubre de forma parcial o total las
áreas funcionales de la empresa. En entrevista con los principales oferentes
de soluciones ERP en México, dice Aldaco (2000), que todos acordaron en
definirlo como un sistema de gestión de información estructurado, diseñado
para satisfacer de soluciones de gestión empresarial. Se caracterizan
básicamente por su capacidad de modelar y automatizar la mayoría de los
procesos básicos de una organización, desde la orden de venta, hasta la
distribución del producto; la gama de funciones que cubren los ERP son:
contabilidad, finanzas, administración de ordenes de venta, logística,
producción y recursos humanos.
Debemos tener en cuenta que las soluciones ERP se han especializado por
segmentos de industria, lo que implica que la lógica para optimizar procesos
está basada en modelos de operación específicos.
¿Por qué utilizar un ERP?
Debido al proceso que se está viviendo de globalización, se está gestando un
cambio en la forma en que las empresas hacen sus negocios, además de exigir
mayores niveles de eficiencia en las operaciones y procesos causada por la
competencia.
En este sentido, las empresas que deseen sobrevivir requerirán de sistemas
de información empresarial que les permitan aumentar su competitividad.
De acuerdo con McDaniel (1998), en la actualidad es necesario establecer que
el manejo de la información para una organización es el líquido vital para
que ésta se mantenga en franca competencia. El sistema de información debe
ser flexible, interactivo, que permita a los gerentes y directivos obtener y
manipular información.
Debe considerarse que la decisión de incorporar un sistema de información
cambiará incluso la visión del negocio y el hacerlo de una forma correcta y
con clara visión del proceso, se ganará una ventaja competitiva muy
importante.
Existen tres razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en
implantar una solución ERP: aumentar su competitividad, controlar mejor sus
operaciones e integrar su información.
Competitividad
Las empresas requieren continuas optimizaciones de sus costos, ya se de
producción, comercialización o administración; por otro lado, deben
incrementar constantemente su productividad.
Control
Varias empresas tienen un manejo aislado de la información generada en los
distintos departamentos y requieren de una solución global que integre y
organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones.
Integración
Es importante integrar la información en la áreas vitales de la empresa como
finanzas, distribución y manufactura.
En este sentido una de las principales integraciones son entre el back-office
y el front-office, es decir, aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de
ventas, comercialización y servicio al cliente con las aplicaciones de
permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar y distribuir
productos .
El reducir la incertidumbre sobre la veracidad de la información, mejorar la
comunicación entre áreas, reducir la duplicidad de la información y
eficientar la integración de los procesos son otras de la razones para
llevar a cabo la implantación de un sistema ERP.
Es indispensable considerar lo
beneficios que traerá la implantación de un sistema ERP:
Integración de los procesos de información entre las diferentes áreas
Información disponible e inmediata para la toma de decisiones
Incremento en la productividad
Mejora en los tiempos de respuesta
Rápida adaptación a los cambios
Escalabilidad del sistema
Integridad de los datos
Seguridad definida por el usuario.
Reducción en los costos
Se debe poner especial énfasis
en el procesos de selección de las empresas capaces de proporcionar los
servicios de soluciones integradas.
Comenta Cerezo (2000) en relación al especial cuidado que se debe tener con
respecto a la selección de la soluciones:
Los directivos deben seleccionar soluciones que les permitan integrar las
aplicaciones tradicionales con otras aplicaciones claves para la empresa y
totalmente capaces de operar en un entorno de negocios electrónicos.
La selección de este tipo de soluciones debe tener en cuenta que la
tecnología esta cambiando
El procesos de implantación debe ser corto y no requerir gran inversión de
recursos.
Además de establecer lo que ella considera serían los pasos para que se haga
una correcta selección de una sistema de este tipo para la organización:
Tener muy claro qué es lo que se quiere hacer, el objetivo que se persigue.
Involucrar a todas la áreas de la empresa con el fin de establecer las
necesidades y requerimientos reales de los usuarios.
Detallar y catalogar las necesidades que se desean satisfacer, en un orden
de prioridades
Buscar a los proveedores y la mejor manera de buscarlos es indagando en el
mercado los productos y los distribuidores que pueden satisfacer las
necesidades.
Una vez realizada la selección, el mayor reto que enfrentan las empresas
para implantar sistemas de información empresariales modernos es poner en
funcionamiento éstos de forma exitosa, dentro del tiempo y del presupuesto,
dice “Steven E. Reyes”.
La implantación de un sistema de información no sólo es el hecho de instalar
el software y listo, como por arte de magia se tendrán resultados
instantáneos como una formula mágica que incrementará la eficiencia de la
empresa. Es de considerarse que el costo total de las soluciones ERP no solo
incluye el software, mantenimiento y soporte técnico, sino también el costo
de implantación
Claudia Cerezo en su articulo “Mas allá de los procesos internos de su
empresa: ERP’s en el Web” comenta sobre los diez factores para la exitosa
implantación de un ERP:
La visión de un proyecto de negocio
Es de vital de importancia que el proyecto ERP sea designado a un equipo
multidisciplinario para evitar la pérdida de visión del negocio.
Formación del un comité de
proyecto
Es necesario crear un comité que represente cada área de la compañía, debido
a que este tipo de tecnología tendrá repercusión en toda la organización. El
comité deberá reunirse con periodicidad para revisar progresos, definir
estrategias, asignar prioridades y resolver conflictos. El compromiso y
participación de la alta dirección son indispensables.
Designación de un líder de
proyecto
Este líder funcional debe conocer perfectamente la organización y al negocio
como tal, debe contar con la capacidad de tomar decisiones y resolver
conflictos, así mismo debe coordinar esfuerzos y tareas de diferentes áreas.
Involucrar a los usuarios
Existen empleados claves en el proceso de implantación, la capacitación de
estos es muy importante debido a que si participación en el nuevo sistema de
información será parte del día a día.
Capacitación que va mas allá
de los conceptos tecnológicos
Existen nuevos modelos que están revolucionando la forma de hacer negocios,
los cuales pueden ser aplicables para hacer de la tecnología un recurso más
rentable. Las nuevas herramientas como Internet, ocupan actualmente un papel
muy importante en el campo empresarial, por lo que es primordial que el
personal se mantenga capacitado, no sólo en el sistema ERP, sino en
conceptos de planeación, nueva terminología, procedimientos y técnicas
operativas, entre otros.
Adaptación a los programas
existentes
Cada empresa requiere satisfacer sus necesidades específicas; sin embargo,
los programas y paquetes existentes están construidos bajo estándares o
prácticas de calidad mundial. De esta forma se puede encontrar en el mercado
la herramienta ideal, dirigida para cada tipo de industria, a la cual se le
realizan unas pequeñas adaptaciones para que quede a la medida de cada
empresa. Es recomendable no crear programas o adaptaciones que vayan en
contra de la filosofía del paquete adquirido, debido a que puede ocasionar
un gran costo en el momento de migrar a futuras versiones.
Elaboración de un programa
detallado
Es recomendable elaborar un programa detallado con tiempos y responsables de
forma recurrente, con el fin de observar los avances del proyecto, verificar
las tareas efectuadas y las próximas a realizar, así como identificar
problemas potenciales. En la elaboración del programa de trabajo deben
participar los usuarios clave para precisar los tiempos que les llevará
ciertas actividades tales como: carga de datos, depuración de información,
tiempo disponible para capacitación, etcétera.
Recurrir a los expertos
El punto de vista de un externo es indispensable en este tipo de proyectos.
Actualmente existen diferentes alternativas de consultoría que proporcionan
la orientación necesaria para poner en marcha la solución. Es importante
verificar la experiencia de estas fuentes en cuentas de su mismo tamaño y
giro. Asimismo, es indispensable asegurarse de que tengan una cultura
cercana a su empresa y que cuenten con una metodología similar.
Una nueva visión
El éxito en la implantación de tecnología ERP es responsabilidad de toda la
empresa. Es indispensable fomentar el trabajo en equipo debido a que a
partir de la liberación del ERP, los datos ingresados por un usuario serán
utilizados por otro de un área completamente diferente. Lo importante es que
todas las áreas de la empresa alcancen el objetivo al mismo tiempo.
El seguimiento
Es necesario tomar conciencia de que la implementación de una sistema ERP es
un proceso de mejora continua. El proyecto requiere de mantenimiento ya que
constantemente surgen nuevas opciones que incrementan las posibilidades de
operación, como nuevas versiones, capacitaciones y revisiones periódicas con
su consultor para obtener el mayor provecho de la solución.
Desde hace unos 20 años se ha demostrado que la parte de comercio
electrónico entre empresas funciona adecuadamente. Sin embargo, con la
aparición de Internet se puede acceder a la totalidad de las empresas.
(Trincado 2000)
Actualmente hay muchas empresas que, gracias al uso de herramientas
tecnológicas con soporte en Internet, han obtenido ventajas sobre sus
competidores y colocado en la punta de la carrera empresarial.
Menciona Manuel Trincado (2000), entre las aplicaciones mas conocidas
destacan las soluciones CRM, las cuales permiten Administrar la relación
directa con el cliente, de forma tal que se puede dar una atención
personalizada, un servicio directo on line o a través de Call Centers, se
puede hacer un seguimiento de la situación de sus pedidos, construir una
comunidad de valor enfocada y personalizada.
También existen las soluciones SCM. En este caso es la parte que maneja el
back-office, con la cual podemos administrar toda la cadena de suministro,
incluso trabajar con los proveedores de los proveedores, manejar los
inventarios, security stock, conocer y pronosticar la demanda y la
variabilidad, así mismo como la distribución.
Pero lo que sí es verdad, es el hecho de que algunas empresas están
considerando el utilizar el Internet como un canal más de ventas; otras sin
embargo están considerando utilizar Internet simplemente como un apoyo para
su canal de ventas actual, mas sin embargo existe otras que consideran la
venta por Internet únicamente.
La transición de la empresa tradicional a un negocio electrónico o el
utilizar el Internet como apoyo para sus operaciones,
presenta ventajas que deben ser tomadas en cuenta por los altos directivos,
como una manera de poder sobresalir y desarrollar ventajas competitivas
sostenibles, (Rivera 2000) pero cabe mencionar que una solución efectiva es
aquella que le permita realizar transacciones con sus socios de negocios,
así como con sus clientes y mantener la relación con el mismo.
Para incursionar en el E-business o E-commerce, es necesario que las
empresas tengan en cuenta que esto es un cambio mas que tecnológico es
cultural, además de requerir cierta infraestructura.
Las opciones para completar la
parte -E- en la compañía son dos: los ISP y los ASP.
Para comenzar la aventura dentro de la jungla electrónica es necesario
establecer una estrategia de mercadotecnia, crear un catalogo de productos,
definición de costos y precios de venta, el mercado objetivo y los medios de
entrega.
Se puede comenzar por seleccionar a un proveedor de servicios de Internet,
además puede emplearse un desarrollo propio o una solución ya hecha, que
cuente básicamente con el catalogo de productos, carritos de compras, formas
de pagos con transacciones seguras, procesamiento de pedidos y análisis de
la información de los clientes. Es indispensable contar con dos elementos
básicos: un proveedor de hosting confiable y un sistema confiable de
distribución.
Posteriormente debemos enfocarnos en la ubicación de la tienda virtual, se
puede acudir a una oferta especifica para el hosting de tiendas virtuales.
Es indispensable considerar la parte de seguridad dentro de la tienda y en
las transacciones, existen dos estándares de seguridad diseñados para el
comercio electrónico: SSL (Secure Socket Layer) y SET (Secure Electronic
Trasaction). El primero de ellos se caracteriza por no permitir la
descodificación del documento por terceros, para lo cual hace uso de llaves
aleatorias, con un certificado y una firma digital, cuya función es asegurar
que sólo el usuario interesado podrá descifrar el mensaje. SET, por su
parte, constituye un estándar de pago seguro basado en técnicas de
encripción avanzada, cuya finalidad es elaborar transacciones en Internet.
Funciona con base en llaves públicas y privadas—las cuales, a su vez, están
protegidas por SSL--, que en conjunto encriptan las transacciones para
mantenerlas a salvo de miradas indiscretas.
En cuanto al equipo que se necesita para montar estas aplicaciones, en el
mercado existe un vasta oferta. Sin embargo, todo el equipo, como
servidores, ruteadores, switches, etcétera, se puede adquirir directamente
con los fabricantes, o bien, por medio de un ISP o ASP.
En el caso de los ASP, éstos han tomado el papel de integradores en todo lo
concerniente al comercio electrónico, ya que su propuesta abarca
lineamientos de software empresarial, venta y renta de equipo, enlaces
dedicados y hospedaje de sitios Web, entre otros.
De cualquier modo, sea grande o sea chico el proyecto de comercio
electrónico, siempre será necesario contar con la ayuda de los expertos y la
oferta en ese sentido en el país es amplia; sólo dependerá de cada uno
contratar los servicios adecuados.
Lo ejecutivos de las Tecnologías de la Información (TI) de la industria en
general, muchos de los cuales han tenido oportunidad de ver durante años la
implantación de un sistema ERP, están descubriendo las nuevas reglas del
negocio, las velocidades trepidantes y la creciente demanda de sus clientes
gracias a la nueva era de Internet.
Estos usuarios de ERP o sistemas de planeación han mejorado sus operaciones
a través de la integración de sus sistemas de producción y administración
con los de las demás tecnologías de la información y están extendiendo estas
herramientas hacia sus cadena de suministro o hacia sus clientes.
Los E-business o negocios electrónicos llegaron para darle celeridad y
eficiencia a los negocios. Los clientes están listos para recibir un
servicio bastante mejor que el que se ofrecía en el pasado.
Expertos en la materia aseguran que llevar a una empresa sea del giro que
sea, al siguiente nivel del ERP, es decir, al E-business, requiere mas que
implantación en los sistemas internos. Trabajar con socios en la cadena de
suministros que están lidiando con la adopción de procesos en la empresa y
que están fijando el flujo vía Internet, ahí es donde esta la clave del
proceso.
Una cadena de suministro integrada es prerrequisito para responder a la
demanda de productos hechos a la medida. De hecho esta medida se está
convirtiendo en una norma para los fabricantes.
El contemplar a las empresas dentro del comercio electrónico permitirá hacer
mas eficientes las operaciones de las mismas, y del mismo modo establecer
nuevas formas de cooperación. La optimización en la operaciones reducirá los
costos tanto de operación, administración y transporte. En este sentido, se
logrará alcanzar una ventaja competitiva sostenible.
Se tienen mejores canales de acceso a los mercados actuales, y los clientes
pueden acceder de manera simple y amigable a los productos y servicios de lo
oferentes.
Finalmente y repitiendo, la orientación de las implantaciones de estos
sistemas debe estar dirigida hacia la optimización de las operaciones de la
empresa, enfocándose en sobre todo en la satisfacción de los clientes.
