Alcance del control

El control es ejecutado por todos aquellos que tienen facultad de mando como instrumento de guía y evaluación de las metas fijadas.

Control de las Compras.

El establecimiento de los medios de control en la actividad de compras obedece a la evaluación de cuáles son los medios que mejor operan en cada empresa o área en particular. El establecimiento de los controles de compras permite conocer de inmediato las características de los proveedores capacitados en el abastecimiento de los suministros, el ahorro de tiempo y el aseguramiento de la compra lógica. Todo esto, debido a que en los controles de compras quedan registradas las características de compras hechas anteriormente.

Principales controles que sirven como fuente de información:

Tarjeta de control de compras.

Es importante que se establezca una por cada mercancía, que esten concentradas por grupos de materiales y cada grupo ordenado en forma alfabética o numérica. Esta tarjeta es de vital importancia ya que muestra a los compradores los hechos relativos a cada pedido en lo que respecta a la elección de los proveedores, experiencia anterior sobre consumos, precios, etc.

La información básica que debe contener una tarjeta de control es:

1. Número de parte, código o alfabeto
2. Descripción de características y especificaciones del producto
3. Nombre de proveedores que han hehco y cotizado el producto
4. Volúmenes y precios de lo cotizado
5. Descuentos
6. Fechas
7. Número de requisición
8. Número de la orden de compra
9. Cantidad comprada
10. Observaciones.

Control de Especificaciones materiales.

Todas las especificaciones, características, etc. de los materiales comprados deben archivarse y clasificarse para poder disponer de ellas cuando sea necesario consultarlas. Es necesario que este control este debidamente actualizado en base a lo que necesite control de calidad, ingeniería de manufactura, etc. Para que corresponda a las necesidades actuales de la empresa.

Registro de Contratos

En todo momento se debe disponer de un registro de contratos en donde se muestre la mercancía, el proveedor, número de pedido, cantidad contratada, plazos límite, precio, unidad y demás condiciones establecidas en el contrato a fin de mantenerlas y vigilar su cumplimiento.

Control de requisiciones.

El fin de este control es mantener información constante acerca del flujo que va registrando la atención de los requerimientos, para poder evaluar el porcentaje de eficiencia del departamento de compras y visualizar los requerimientos que no han sido atendidos.

Control de órdenes de compra.

Permite conocer la situación real que guardan las órdenes de compra en cuanto a sus entregas y retrasos y evaluar el servicio de nuestros proveedores.

Las compras de material productivo implican el establecimiento y operación de ciertos registros simplificados que sirven como complemento al presupuesto y al programa de compras. Los principales son:

Carta de cotización
Resumen de cotización
Registro de la orden de compra y avisos de cambios de la orden de compra.

Estos registros consisten en llevar una historia pormenorizada de las compras asignadas y realizadas por cada comprador, incluyendo las razones y justificación de la decisión adopatada para cada una de ellas.

Reportes a la Gerencia

De los registros anteriores se derivan una serie de reporte o informes cuya periodicidad se establece en función de la información que se desee. Entre otros, los reportes son:

- De pedidos colocados
- Situación de las muestras iniciales - Descuentos por pronto pago
- Ahorros sobre costos
- Ventas de material inutilizable
- Resumen de actuación de proveedores

Estos reportes dan a conocer al gerente los resultados de las actividades sobre la marcha, lo cual le permite establecer comparaciones y evaluaciones con lo planeado y corrgir desviaciones.

Medición de los resultados alcanzados por el departamento de Compras.

Necesidad de la Evaluación.

La administración debe primero tener una concepción clara de la naturaleza de la función implicada, para poder fijar estándares correctos de la evaluación.

Variaciones en los niveles de compras

El método lógico de medición es alguna forma de evaluación técnica de trabajo, aplicable concretamente a la empresa, mejor que un análisis funcional de tipo general para una función que en sí no se halla debidamente clasificada por igual en todas las industrias.

Bases de evaluación.

Para poder ralizar esta evaluación debe contarse con cierta información, la cual debe incluir lo siguiente:

1. El trabajo o responsabilidad que se va a evaluar.
2. Objetivos espeíficos para un periodo dado.
3. Políticas y procedimientos debidamente escritos.

Método a utilizar en la evaluación

El método utilizado más a menudo se conoce como "Auditoría Interna Administrativa" y debe investigar los siguientes puntos:

1. El seguimiento que se da a las políticas y procedimientos detallados en el manual de compras.
2. La realción del departamento de compras con el resto.
3. La economicidad de los niveles de inventarios. Analizar si se ha interrumpido la producción por falta de inventario.
4. La facilidad para obtener cualquier tipo de información sobre las compras.
5. La opinión de los proveedores al respecto del departamento.
6. ¿Llena la estructura de la organización de compras las necesidades de la empresa?

Otro método consiste en el análisis de los ahorros obtenidos por el departamento de Compras. Un tercer método compara los precios actuales pagados con un costo estándar predeterminado, sea promedio o con el último precio pagado el año anterior. Otros métodos son los siquientes:

1. Relación del volumen de actividad y cargas de trabajo al personal.
2. Estudio individual del personal de compras.
3. Evaluación de la utilidad de los reportes producidos por compras.

�����
Regresar a Tareas