UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE MEXICO)
INFORMATICA I
JORGE VALDIVIA ROSAS
PR02A
23/MARZO/2004
1
Marco de referencia
1
Administración del equipo
autodirigido
1
Conclusiones:
1
Bibliografía
DISEÑO DE ADMINISTRACIÓN
En el presente trabajo se desarrollará
un equipo autodirigido para un laboratorio que se dedica a la prestación de
servicios profesionales en la elaboración de análisis químicos y
bacteriológicos, para el ramo de la industria alimenticia; cuya denominación es
“LABAQUIM, S.A. de C.V.”
Esta empresa se encarga de realizar
análisis químicos y bacteriológicos a diversas empresas, industrias o
restaurantes que requieren el servicio para establecer un parámetro fidedigno
de los productos que ofrecen a sus clientes, para acreditar las normas de
limpieza e higiene en la elaboración y distribución de los productos que ofrece
ante la secretaría de salubridad; el laboratorio brinda confiabilidad a sus
clientes y en su caso otorga las herramientas necesarias para corregir a tiempo
cualquier situación que se encuentre fuera de control o de norma, dando
oportunidad de que la empresa se vuelva más competitiva, eficaz y eficiente en
su ramo.
LABAQUIM, S.A de C.V. esta constituido
por profesionales de la industria alimenticia y química, entre ellos Ingenieros
en Alimentos, Químicos Biólogos Paracitólogos y Químicos Fármaco biólogos, que
se encargan de realizar estudios integrales mediante el proceso de análisis de
muestras para determinar si un producto se encuentra dentro de norma, si este
es de calidad y además identificar las causas de cualquier tipo de anomalía y
proponer soluciones que erradiquen el problema, de acuerdo con las necesidades
del cliente en particular.
De acuerdo con la naturaleza del
servicio que presta el laboratorio, trabaja por proyectos especiales con
clientes nuevos así como con clientes ya contactados.
En cuanto surge la contratación de un
servicio, la alta dirección junto con el cliente establecen las condiciones y
el tiempo que se requieren para llevar a cabo dicho proyecto, posteriormente se
realiza una junta en la que se selecciona del grupo de trabajo un equipo para
desarrollar el proyecto o servicio en cuestión.
Bajo este rubro se propondrá la
integración de un equipo autodirigido
para efectuar un proyecto, tomando en cuenta las características propias
de la empresa, del personal y de la tarea misma. Con la finalidad de que la
empresa aproveche al máximo los recursos
con los que cuenta, desarrolle el talento humano, mejore el ambiente de trabajo
y la sinergia del grupo, además de generar una mayor productividad y calidad de
vida, a su vez promueva un desarrollo integral empresarial y personal.
Marco de referencia
Un cliente que se dedica a la fabricación
de bebidas embotelladas y ha solicitado los servicios del laboratorio para
tener un mejor control de la calidad de los productos que fabrica y estar
preparado ante cualquier inspección de
La alta dirección ha elegido entre los
miembros del grupo a un equipo de 5 especialistas para llevar a cabo dicho
estudio, tomando como base las aptitudes, habilidades y empeño que han
demostrado tener hacia el trabajo, además de que se confía plenamente en la
capacidad de los integrantes elegidos.
Integración de un Equipo Autodirigido (E. A. D.)
La dirección está convencida de que
puede transformar sus unidades de trabajo en Equipos Autodirigidos, para lo
cual el equipo seleccionado será una prueba piloto de este proyecto de trabajo,
además atraerá beneficios a la empresa como el aprovechamiento máximo de los
recursos humanos, la corrección ágil de las discrepancias dentro del equipo
además de proveer a los empleados de un medio de autoexpresión.
La dirección ha convenido las
siguientes disposiciones para el desarrollo del E.A.D.
· El equipo será informado del proyecto que tiene el
laboratorio hacia ellos como E. A. D.
· Tendrán autonomía y autocontrol en sus responsabilidades,
incluyendo la planificación, organización, dirección y supervisión,
comprendiendo sus propios trabajos y las funciones administrativas que
requieran.
· Se les proporcionará la información necesaria y los
lineamientos (consideraciones y alcances) para que desarrollen su trabajo.
· Se les hará de conocimiento que deben trabajar en equipo y
solucionar los problemas que se presenten haciendo sugerencias y mediante un
consenso llegar a la solución de los mismos.
Resulta de vital importancia esclarecer
un seguimiento que sirva de apoyo a la transición del proceso de establecer un
E. A. D. y garantizar la efectividad y eficiencia del equipo mismo, por tanto
se tomarán en cuenta los siguientes puntos:
1.
Contratos: el
responsable directo elaborará un documento en el que se especifiquen las nuevas
reglas bajo las cuales se administrarán los miembros del propio equipo, esto
es; se especificarán los papeles y responsabilidades de cada integrante y las
reglas fundamentales bajo las que trabajará el equipo. El texto incluirá fechas
de las reuniones, objetivos a tratar, metas de cada periodo, revisión de logros
actuales, programación de objetivos, análisis y retroalimentación de iguales y
de clientes.
Otro aspecto
importante son las normas del grupo, que incluyen las reglas para resolver
problemas o como hacer el trabajo en forma responsable, dar oportunidades a
todos los integrantes para contribuir, separar problemas de personalidades,
etc.
2.
Punto de contacto: es
el miembro de la alta dirección con quién el equipo reportará sus avances, es
conveniente establecer un contrato que especifique los papeles de cada quién,
es importante resaltar que este rol puede actuar como supervisor o instructor
frecuente, pero no tiene autoridad gerencial.
3.
Tamaño: se debe
procurar mantener un tamaño que facilite la comunicación y el desarrollo de las
relaciones que se requieren, el tamaño varia entre 5 y 9 miembros
4.
Coordinación de equipo:
es importante establecer una programación y coordinación de los trabajos
individuales y los de equipo, por tanto se puede realizar un compendio de las
actividades o tareas que comprende el proyecto y fijar periodo y responsable de
cada una de ellas.
5.
Características de
los miembros: es necesario conjuntar personas que les agrade la idea de
trabajar en equipo, que compartan valores universales como la confianza, la
participación, la cooperación, la justicia, la franqueza y la honestidad,
además que posean habilidades para comunicarse, escuchar, que tengan
credibilidad, que expresen opiniones, que sean comprensivas y demuestren su
objetividad así como habilidad para solucionar problemas, obtener consensos,
autocorrección y dirigir procesos.
6.
Sesiones de
evaluación: el equipo deberá respetar los acuerdos de los lineamientos
establecidos en los contratos acordados, por tanto la agenda debe incluir
puntos como fechas de cumplimiento de objetivos, progresos de cada uno de los
miembros, hablar de sus retos y frustraciones, las tareas especiales,
organización de eventos o reconocimientos para aumentar la motivación.
Administración del equipo autodirigido
La organización y la
planificación de cualquier tipo de tarea resulta relevante para un equipo de
trabajo ya que de esta forma se puede garantizar el cumplimiento de la tarea y
de los objetivos en tiempo y forma. Será una responsabilidad más para el propio
equipo autodirigido, que tiene la posibilidad de optar por los medios que
considere más adecuados para el cumplimiento de la meta. No obstante se
propondrán las etapas del proceso administrativo para tener una idea clara de
la metodología que guiará al equipo hacia el logro de sus metas.
Definición de la tarea: consiste
básicamente en establecer de forma escrita los propósitos, responsabilidades y
necesidades del equipo, incluyendo el alcance, responsabilidades específicas,
intercambio de información, decisiones y uso de recursos, características de
los resultados esperados y fechas límite. Como pueden ser en nuestro caso:
La entrega de un informe
analítico del muestreo realizado al producto y la fecha límite para entregarlo.
El contrato acerca de los lineamientos del equipo autodirigido con sus
superiores. Un contrato interno del grupo en el que se especifiquen las
responsabilidades de cada integrante, las normas internas del grupo, las metas
y objetivos.
Planear: definidos los objetivos
se debe planear la realización del trabajo y la coordinación de esfuerzos. Para
ello se dividió la tarea en partes, estimando el tiempo y otros recursos para
completar cada una de esas partes y comparar lo que se necesite con lo que ya
se tiene, para integrar informe.
En este punto el E. A. D.
realizará un cronograma de actividades para el cumplimiento de la tarea:
ü Organización: la organización interna del equipo determinará
el avance en la realización del trabajo y a su vez elevará la autoestima de los
integrantes del equipo, en esta etapa se asegura la disponibilidad de la
información, la participación activa de todos los integrantes, la aportación de
opiniones hasta la toma de decisiones.
ü Dirección y control: en esta etapa el equipo ya debe estar
produciendo resultados, una actividad necesaria es facilitar la interrelación
de los integrantes el establecimiento y fortalecimiento de lazos afectivos, con
tiempos de receso, reuniones informales, además de las juntas necesarias para
verificar avances, cumplimiento de metas, notificación de posibles obstáculos o
retrasos, etc.
Conclusiones:
La elaboración del presente trabajo nos
proporcionó las herramientas necesarias para integrar todos los elementos que
requiere la planificación de una empresa, su caracterización, su clasificación,
la organización dentro de ésta, la forma más adecuada y planificada para
realizar los de cambios que requiere la empresa misma para mantenerse en el
mercado, para ser competitiva, para innovarse y buscar las alternativas que
tiene a su alcance para hacer frente a la globalización.
Visualizamos la importancia del
aprovechamiento de los recursos de una empresa como una meta bilateral en la
que una empresa puede lograr una mejor productividad al mismo tiempo que otorga
desarrollo a su personal, lo estimula y motiva a dar lo mejor de sí, al sentir
que es tomado en cuenta, al sentirse escuchado, reconocido y estimulado.
Asimismo, la comunicación juega un
papel muy importante a cualquier nivel, un empleado debe estar informado para
que no presente una resistencia al cambio que límite o retrace la evolución de
la empresa misma.
En lo que respecta a la evolución de la
empresa, se contempló la integración de
un equipo autodirigido, analizando las conveniencias para la empresa y para los
integrantes del equipo, se puntualizaron las consideraciones y motivos para la
integración del mismo, las características de cada uno de los integrantes, la
disposición y los méritos de estos, la confianza en el desempeño de sus
capacidades, así como los factores que se pudieran presentar de resistencia al
cambio por parte del equipo mismo así como por los directivos o gerentes, al
“perder” o ver disminuida su autoridad, funciones de supervisión, etc. Ante
estos acontecimientos también se planteó la manera más sencilla de superar
cualquier acontecimiento de esta naturaleza.
Se consideró una metodología para el cumplimiento
de su tarea, pero aclarando que solo es una propuesta de la organización
interna que podría tener un equipo autodirigido, porque debemos recordar que el
equipo debe superarse así mismo, coordinarse, organizarse, autoevaluarse y
respetar los acuerdos para rendir informes con su encargado directo.
El sentido de responsabilidad, la
superación personal, la satisfacción, el logro de metas y la generación de
nuevos retos son parte de los atributos que se logran con cambios como éste,
que notablemente atraerá grandes frutos a la empresa.
Para finalizar podemos concluir que una
empresa que trata de crecer conjuntamente con su gente tiene una visión que
escapa de sus límites, puede generar una cultura que favorezca en muchos
aspectos a la sociedad.
Bibliografía
French, Wendell L.; Bell Jr, Cecil H. Desarrollo
Organizacional; Prentice Hall. México.
Gibson, James L.; Ivanicevich, Jhon M.; Donnely James H.;
Las Organizaciones, comportamiento, estructura y proceso. McGraw-Hill, Colombia
1996.
David Fred R. Conceptos de administración estratégica.
Prentice Hall. México 1997
Robbins, Stephen P. Comportamiento Organizacional;
conceptos, controversias y aplicaciones. Prentice Hall. México 1987