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QUASAR tiene como objetivo principal el aseguramiento de la memoria tecnológica de la Gerencia Complejo Barrancabermeja , lo cual permitirá un diario actuar bajo una misma filosofía, una forma de pensar, una forma de trabajo dentro los principios de aseguramiento del conocimiento que a la postre preservará la información técnica del complejo.

La información está presentada por medio de unos tipos de documentos, los cuales fluyen a través de la Gerencia Complejo Barrancabermeja y presentan un ciclo de vida dentro de la organización. Paralelamente y bajo conceptos establecidos por las normas para el aseguramiento de la calidad, a nivel estatal el Archivo General de la Nación ha presentado una orientación sistemática de las labores en la organización de los documentos, teniendo en cuenta su ciclo vital.

La organización documental de la información técnica del Complejo debe ser el punto de partida para lograr la eficiencia y aseguramiento de la calidad exigida por el medio en el cual se está; los documentos producidos por las dependencias en sus actividades, no solamente son testimonio de su existencia y bases para sus operaciones diarias sino el referente para la toma de decisiones.

De tal forma que simultáneamente se presenta, por parte del Complejo el deseo del aseguramiento de la información técnica como uno de los objetivos del proyecto QUASAR y de otro lado por parte de la Nación establecer criterios para definir de cierta forma el aseguramiento de la información de una organización a nivel técnico y Administrativo.

1. MARCO CONCEPTUAL

 

La información técnica, tiene una forma mínima de agrupación y presentación, el documento, el cual presenta un ciclo de vida donde es posible identificar desde su origen hasta su disposición final.

La agrupación y presentación mínima de la información queda soportada en un archivo lo cual según el reglamento General de Archivos establecido por el Archivo General de la Nación: "Archivo es uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio o información para la persona o Institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia".

Un archivo no es solamente un montón de papeles acumulados indiscriminadamente si se tiene en cuenta además que la finalidad de los archivos es controlar la documentación y dar la información a los usuarios en forma adecuada y oportuna, se hace necesario organizar los documentos atendiendo a los principios rectores de la archivística moderna.

1. DEFINICIONES PRINCIPALES

Para iniciar con una buena base y compartiendo los mismos conceptos, a continuación se presentan algunas definiciones y explicativos necesarios:

DOCUMENTO: Etimológicamente la palabra documento está derivada del latín documentum, que significa título o prueba escrita, además es un vocablo latino "docere" cualquier soporte que mantiene registrada la información.

Es además teniendo en cuenta otro significado " un registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales originan fondos, secciones y series documentales.

FONDO DOCUMENTAL: Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades. El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentación es conservada en la entidad productores.

SECCIONES DOCUMENTALES: Son subdivisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional o de la institución que produce el fondo.

SERIES DOCUMENTALES: Son el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada, cada Gerencia, departamento está constituida por documentos agrupados en series.

TIPOS DOCUMENTALES: Son la expresión de las actividades, tanto documentales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, microfilme), y con los mismos caracteres específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido. Son la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento.

Los tipos documentales junto a la Unidad Administrativa o la función productora de los mismos, originan las series.

2. CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO

El documento dentro de una organización presenta un ciclo de vida y un flujo de recorrido bien sea intradependencia (dentro de la dependencia) o interdependencia (entre dependencias diferentes).

En el ciclo de vida de un mismo documento pueden intervenir diferentes personas, dependencias, entidades internas o externas a la organización, a continuación se presenta la generalización del ciclo del documento iniciándose en su origen hasta su disposición final.

• PRODUCCIÓN O RECEPCIÓN: Incluye desde que se genera la necesidad de elaboración, actualización o inclusión de documento externo, hasta que es elaborado, editado, revisado y aprobado.
• DISTRIBUCIÓN Y DIFUSIÓN: Hace referencia al como, cuando y a quienes va dirigido el documento.
• ALMACENAMIENTO: Incluye el medio, la ubicación, el tiempo de retención, derechos de acceso, el respaldo y la seguridad del documento.
• RECUPERACION Y CONSULTA: Hace referencia a los criterios y modos establecidos para ubicar y acceder el documento con facilidad de tal modo que se agilice su consulta y utilización.
• DISPOSICION FINAL: Contempla los criterios para definir si el documento en su etapa final se elimina como obsoleto o si se incorpora a un archivo permanente como histórico. De la mima forma como el almacenamiento se deben definir los medios, ubicación, tiempos de retención, derechos, respaldos y la seguridad del documento archivado.

1. TIPOS DE DOCUMENTOS MANEJADOS EN LA GCB

Como resultado de validaciones entre el Equipo de gestión y el Grupo de calidad que labora en la Gerencia Complejo Barrancabermeja, se estableció una lista de tipos de documentos que se manejan en el complejo y que comprende todos y cada uno de los documentos generados en el Complejo, los tipos de documentos son:

1. FLUJO DOCUMENTAL DE LA GERENCIA COMPLEJO BARRANCABERMEJA

El proyecto para obtener el flujo documental del Complejo se desarrollo en cuatro (4) etapas las cuales fueron:

• Levantamiento de la información por cada Gerencia y Superintendencia e identificación de los tipos de documentos.
• Análisis de la información y literatura acerca del tema.
• Construcción de los diagramas de flujo documental
• Elaboración y presentación del diagnóstico.

Del levantamiento y análisis de la información se generaron los diagramas de flujo documental, para los cuales se tomaron dos parámetros.

• Para la estructura y el contenido del diagrama el resultado del análisis de la información recolectada.
• Para la forma estándar de prestación del diagrama se consultó el compendio de las normas ISO 9000. Específicamente la norma ISO 9004-4 donde se establecen algunos parámetros de la simbología de los diagramas.

Los flujos documentales se diseñaron para los principales documentos generados y manejados en el Complejo que contienen información técnica.

1. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

De acuerdo a las entrevistas sostenidas con las principales personas de cada Superintendencia y Gerencia, los resultados se consignaron en un formulario de recolección de datos, tal como es recomendado en la norma ISO 9004-4; este formulario es un modelo impreso para recoger y registrar los datos en forma coherente y facilitar el análisis.

El formulario fue objeto de una revisión y modificación con ayuda de la dependencia de Administración de Documentos con la señora Ana Lucia Gómez, básicamente el formato consta de dos páginas con 19 columnas; cada una de las columnas esta identificada en la parte superior y se puede entonces hacer la formulación de una pregunta y tomar datos concretos para el análisis y elaboración del diagrama.

Las columnas permiten identificar aspectos tales como: el tipo documental al cual pertenece el documento en sí, quien origina el documento, la periodicidad de generación, el recorrido del documentos especificando a donde se dirige y quienes consultan el documento, el número de originales generados, el medio y método de almacenamiento; se puede identificar también si existen procesos de actualización, mantenimiento o eliminación y además se hace una relación del documento con el modelo de procesos existente en la GCB.

A continuación se presenta el modelo del formato de recolección de datos (formato en blanco - 2 páginas- ).

En el anexo No. 1 se presentan los formularios diligenciados los cuales fueron la base para diseñar los diagramas de flujo de documentos en la GCB.

2. DIAGRAMA DE FLUJO DE DOCUMENTOS

Para elaborar el diagrama de flujo de documentos se emplearon lo lineamientos de la norma ISO 9004-4, en la cual se recomienda la utilización de diagramas de flujo para mostrar el proceso de elaboración y almacenamiento de los documentos generados.

Las convenciones utilizadas fueron las siguientes:

Para elaborar estos flujos documentales se consideraron los tipos documentales descritos anteriormente (Tabla N° 1). Sin embargo, debido a que algunos de estos tipos documentales comprenden documentos cuyo proceso de elaboración contiene diferencias profundas, se decidió abrir en documentos específicos estos tipos de documento, como es el caso específico de Informes, Reglas y Procedimientos. Así, los flujos documentales elaborados fueron:

1. Planos.
1. Bases conceptuales para el diseño de Sistemas expertos.
1. Hojas de especificaciones técnicas.
1. Propuestas.
1. Historia de ejecución del contrato.
1. Actas de reuniones.
1. Informe del comité evaluador.
1. Memorandos y circulares.
1. Informe operacional diario.
1. Informe de corrida de plantas.
1. Ingenierías básicas, detalladas.
1. Estudios técnicos.
1. P&ID.
1. Procedimientos operativos de Mantenimiento.
1. Procedimientos operativos de los Negocios.
1. Procedimientos operativos de la Superintendencia Técnica.
1. Plan único de Parada de Planta.
1. Informe de Parada de Planta.
1. Análisis de trabajo seguro (ATS).
1. Programa detallado de recibo de crudos.
1. Balances.
1. Informes de pérdidas y riesgos.

En la descripción de cada uno de estos flujos documentales se explica a que tipo documental pertenece, cual es el objeto de cada documento y las explicaciones pertinentes para hacer claro el diagrama.

1. Procedimientos operativos.

Los procedimientos operativos pertenecen al tipo documental PROCEDIMIENTO. Estos procedimientos operativos tienen como objeto describir una manera óptima y estandarizada de realizar un trabajo específico, con el fin de planear la actividades y los recursos disponibles para ellas. En el complejo se elaboran procedimientos operativos en los Negocios operativos, en Mantenimiento y en la Superintendencia Técnica. Los procedimiento elaborados hasta ahora se presentan en el Anexo 2.

• Procedimientos de Ingeniería:

La administración de estos procedimientos es asignada a algunos de los ingenieros de la Superintendencia técnica (dependiendo de si los procedimientos son elaborados por Ingeniería de Plantas o Ingenieros de Procesos). Actualmente en Ingeniería de Plantas se elaboran los mismos basados en una norma definida internamente. Esta situación debe ser normalizada, debido a que los procedimientos elaborados en el Complejo Industrial deben ser diseñados a la luz de la norma fundamental y la manera que ella describe para la codificación de los mismos. En cuanto al archivo de los procedimientos, debe hacerse claro el sitio donde debe ser almacenados y conservar un inventario unificado de cada uno de las especialidades, el cual debe contener como información mínima: El código del procedimiento, su ubicación, el número de la última versión, quién lo elaboró y quién lo autorizó. En cuanto a la administración y control de los mismos, es conveniente que se siga asignando a alguien por cada departamento a realizar esta labor.

Þ Procedimientos operativos de mantenimiento:

Los procedimientos elaborados por mantenimiento se consignan en MIMS, organizándose los procedimientos para cada unidad específica en niveles jerárquicos de la siguiente manera: Existen planes generales, los cuales se especifican a través de tareas un poco más detalladas, las cuales se llaman estándares padres. Estos estándares padres se arman, a través de Standard Job, los cuales han sido consignados en el Anexo 2.

El manejo y control de estos procedimientos es adecuado, en cuanto es claro donde almacenarlo, como modificarlos, la información que deben tener cuando se elaboran y cuando se deben emplear.

Þ Procedimientos operativos de los negocios:

En el diagrama anterior se consigna el flujo documental seguido por los procedimientos operativos de . Con respecto a estos, se presenta actualmente un problema en cuanto a la necesidad de unificar al información que debe ser contenida en tales procedimientos y una administración de los mismos bajo criterios similares. Con respecto a esto último, los únicos que se encuentran administrados con reglas estandarizadas son los que se refieren a el JET-A.

1. Bases conceptuales para el desarrollo de Sistemas expertos.

Estas bases conceptuales pertenecen al Tipo documental PROCEDIMIENTO. Su objeto es almacenar el conocimiento de un experto en una herramienta en software, permitiendo la usuario analizar la situación en la cual se encuentra y proceder de la



manera más adecuada.

El flujo documental de estas bases conceptuales es dado en el diagrama anterior; ellas han sido empezadas a documentar desde hace poco tiempo como es el caso del Sistema experto de las Bombas centrífugas. Esta es una forma adecuada de conservar el conocimiento, recomendándose crear los vínculos convenientes entre los diversos Sistemas Expertos y los procesos de producción propios del complejo de Barrancabermeja, contextualizando así el documento Sistema experto con la realidad del Complejo Industrial y generando así el Sistema experto maestro de la organización

2. Hojas de especificaciones técnicas:

Estas hojas de especificaciones corresponden al tipo documental REGLA. El objeto de estas hojas de especificaciones es proporcionar las características requeridas en los equipos que se deben adquirir en el Complejo Industrial.

En la página siguiente se encuentra el flujo documental en la elaboración de dichas hojas de especificaciones. En cuanto al desarrollo de los mismos es necesario definir cuales es la información que debe contener la hoja de especificaciones y la manera de obtener cada una de estas especificaciones. Debe ser claro para aquellos que tiene la responsabilidad de asignar las especificaciones el como asignarlas, debiendo estar contenidos todos estos procedimientos dentro de los definidos en procedimientos de ingeniería.

A parte de todo esto, para asegurar el conocimiento contenido en las hojas de especificaciones estandarizar y divulgar el conducto regular para su administración.



3. Especificaciones técnicas

Este es un documento del tipo documental REGLA. Su objeto es definir las especificaciones suficientes para la realización de un trabajo.

Su manejo y diseño es similar al dado a las Hojas de especificaciones técnicas. Al igual que ellas, hace falta definir la manera como se almacenan y se administran. El diagrama de flujo documental se presenta en la siguiente hoja.



4. Historia de la ejecución de un contrato



Este documento es un documento del tipo INFORME, el cual tiene por objeto mantener una memoria del desarrollo de un contrato. Este informe y todas las características de su desarrollo se consignan en el Manual de contratación.

5. Informe del comité evaluador.

Este documento pertenece al tipo documental INFORME y su objeto es verificar la aceptación por parte del comité valuador del procedimiento de contratación. Lo relacionado a su administración se encuentra consignado en el Manual de Contratación.

El diagrama de flujo documental del informe se encuentra en la página siguiente.

 



6. Informe operacional diario



Este documento pertenece al tipo documental INFORME, y tiene por objeto verificar el cumplimiento del programa de producción y seguimiento al funcionamiento de las plantas. Para la elaboración del mismo existe un formato que toma los datos que necesita de los distintos Sistemas de Información del Complejo, de esta manera se puede decir que está estandarizada la manera como se realiza el informe operacional diario. De este resumen se le envía una copia al Gerente General del cual la conserva.

7. Informe de Corrida de Planta



Este documento pertenece al tipo documental INFORME. El objeto del mismo es analizar el proceso de estabilización y funcionamiento de una planta después que ha sido parada.

Con este documento existen problemas de estandarización de la información que debe contener y su almacenamiento, recomendándose generar normas de contenido de información y de almacenamiento de los mismos.

8. Ingenierías básicas-detalladas

Las ingenierías básicas son documentos pertenecientes al tipo INFORME y tienen por objeto estudiar la factibilidad de construcción de nuevas plantas o el mejoramiento de las existentes. Las ingenierías detalladas son documentos del tipo Planos (que pueden venir acompañados por procedimientos, hojas de especificaciones, especificaciones técnicas, etc), que tienen por objeto detallar las ingenierías básicas y dar los elementos suficientes para la construcción de las mismas.

En cuanto a la elaboración de las mismas, existen varios puntos importantes sobre los cuales se debe establecer mecanismos de control, como son los siguientes:

1. Procedimientos de Ingeniería Estandarizados. Sobre este punto se ha adelantado hasta el momento, pero es necesario mantener actualizados los inventarios de estos procedimientos, así como la difusión de los mismos en el círculo de personas deben hacer uso de ellos.
1. Especificación de las condiciones sobre las cuales se deben elaborar las Ingenierías básicas, cuando son contratadas. Las ingenierías básicas contratadas deben estar bajo una serie de parámetros entregados por ECOPETROL, los cuales deben ser definidos y claros para el contratista los cuales deben ser de obligatorio cumplimiento, además se deben establecer los casos donde se necesiten procedimientos de ingeniería desarrollados por ECOPETROL.

El archivo de las Ingenierias básicas debe ser diseñado por un método de alta capacidad de almacenamiento, utilizando tecnología blanda donde se garantice que

la información no pueda ser modificada, esto permitirá ocupar menos espacio.

4. Se deben establecer protocolos para la elaboración de las Ingenierias detalladas, siendo de obligatorio cumplimiento también para los contratistas que las elaboran.

5. Para los negocios operativos debe ser clara la manera de realizar los cálculos y las pequeñas Ingenierías básicas que deben desarrollar

En la página anterior se presenta el flujo documental de las Ingenierías básicas y detalladas.

1. Estudios técnicos

Los estudios técnicos pertenecen al tipo documental INFORMES. Su objeto es profundizar en el conocimiento de un tema específico para la toma de decisiones y mejoramiento de las plantas.

Estos estudios técnicos son realizados en el complejo por la Superintendencia técnica, Ingeniería de mantenimiento, los negocios e institutos de investigación. El principal problema que existe con ellos actualmente es su almacenamiento y difusión, debido a que la mayoría se están guardando en archivos personales, no existiendo un inventario de los estudios realizados y el contenido de los mismos.

Al igual que en las ingenierías básicas, es conveniente estudiar un medio de almacenamiento con alta capacidad y que facilite a los interesados su consulta.



2. Informe de Parada de Planta

Este es un documento tipo INFORME, el cual tiene como objeto mostrar los resultados obtenidos y efectuar las recomendaciones pertinentes después de la ejecución de una parada de planta.

 



Es necesario diseñar un mecanismo de administración de este documento, de forma que sea conocido y consultado por aquellas personas que les afecta.

3. Análisis de trabajo seguro

Son un documento tipo INFORME cuyo objeto es analizar los riesgos intrínsecos en el desempeño de una tarea antes de realizarla.

1. Debe establecerse un procedimiento de consulta de los ATS realizados en los diversos negocios, para así aprovechar el esfuerzo y conocimiento de las personas participantes en la elaboración del documento.
1. Debe elaborarse un protocolo para la unificación de la información mínima que debe contener un ATS.

1. Balances másicos.

Son un documento tipo INFORME, el cual tiene por objeto comparar los rendimientos obtenidos con los previstos en el programa de producción.

Debe establecerse un procedimiento para estandarizar la información y los mecanismos de generación y almacenamiento.

 



2. Informes de pérdidas y riesgos

Son documentos tipo INFORME, cuyo objeto es dar parte de las pérdidas humanas y materiales, estableciendo los puntos críticos donde puede existir pérdidas.

1. Para los análisis de pérdidas deben establecerse los requerimientos mínimos del documento.
1. Para el análisis de riesgos deben establecerse los criterios bajo los cuales debe analizarse la situación, es decir que se debe tener en cuenta.

1. Actas de reuniones

Son documentos del tipo ACTAS, cuya finalidad es establecer por escritos los aspectos relevantes de una reunión o junta celebrada con un determinado grado de importancia, del cual debe dejarse una especie de certificación escrita.

1. Debe establecerse un procedimiento de elaboración, donde además se contemple el tiempo que debe almacenarse, el medio de almacenamiento y la forma como será difundida en caso de ser necesario.

1. Propuesta

Es documento originado externamente a ECOPETROL, presentado por un tercero o contratista, es de tipo INFORME.

1. Básicamente debe establecerse un mecanismo de almacenamiento de documentos en un medio magnético o utilizando algún tipo de tecnología blanda con el fin de eliminar el exceso de copias duras que deben mantenerse almacenadas por disposiciones legales para evitar posibles dificultades futuras.
1. Debe diseñarse una serie de protocolos aplicables a todas las divisiones de la Gerencia Complejo Barrancabermeja, para lograr uniformidad en la presentación de las misma.

1. Planos

Son un documento de tipo PLANO como su nombre lo indica y corresponde a una representación gráfica de una determinada, planta, equipo, superficie, localidad, etc.

1. Deben establecerse procedimientos de recepción de planos, así los planos se hayan elaborado por personal de ECOPETROL o personal contratista, tanto al inicio de un proyecto como en el transcurso o final de este.
1. Debe establecerse también un procedimiento de actualización de planos, lo cual permita evitar la duplicidad de información y aumentar la confiabilidad en el archivo.
1. Debe plantearse de igual forma que los dos puntos anteriores, un procedimiento para eliminación de información, permitiendo evacuar documentación irrelevante que no está agregando valor al proceso de almacenamiento.
1. Debe estudiarse y revaluarse las normas actualmente en desuso establecidas en años anteriores para el manejo de los planos como documento en archivo; y además validar la efectividad y viabilidad de su aplicación actualmente.

1. Programa detallado de recibo de crudos

Es un documento de tipo PROGRAMA, cuyo objetivo es preparar las materias primas disponibles para cumplir el plan de producción del complejo y para asegurar el plan de entrega a los oleoductos.

1. Debe establecerse un procedimiento para elaboración del programa de forma tal que quede en un medio menos vulnerable que un tablero y permita confiabilidad a las personas que le consulten.

1. Plan único de parada de planta



Es un documento de tipo PROGRAMA cuya finalidad es dar a conocer el cronograma y los recursos invertidos en las reparaciones y paradas de planta.

El documento en su procedimiento de manejo y consulta presenta mecanismos adecuados que permiten el aseguramiento del mismo a través del proceso.

2. P & I D

Son documentos de tipo PLANO, cuya finalidad es conservar la información de las redes de servicio de las plantas.

1. Se recomienda establecer un procedimiento para mantener actualizados los P&ID.
1. Establecer un protocolo de elaboración de los mismos para mantenerlos bajo estándares.
1. Debe evaluarse el método de almacenamiento actual de los P&ID, para establecer el proceso de eliminación en caso de originarse modificaciones en los existentes.

1. ARCHIVOS DE INFORMACIÓN

Según lo observado y analizado en las diferentes recolecciones de información se encontraron algunos parámetros susceptibles de mejoramiento para cada una de las áreas, las cuales se presentan a continuación en el siguiente orden:

• Diagnóstico de la situación actual.
• Distribución de archivos de información técnica.

1. Superintendencia Técnica

De acuerdo con las recomendaciones presentadas, un esquema asociado a la distribución de archivos aplicable a la Superintendencia Técnica puede ser el siguiente:

Básicamente el esquema para la Superintendencia Técnica, busca concentrar la información técnica en una celda de información técnica, dicha celda puede corresponder de igual forma a una agrupación física de la información.

1. Superintendencia de Proyectos

De acuerdo con las recomendaciones presentadas, un esquema asociado a la distribución de archivos aplicable a la Superintendencia de Proyectos puede ser el siguiente:

Básicamente el esquema para la Superintendencia de Proyectos, busca concentrar la información técnica en una celda de información técnica, dicha celda puede corresponder de igual forma a una agrupación física de la información, además de disminuir el manejo del archivo personal y dejando la misma disposición par a la parte administrativa.

1. Gerencia de Mantenimiento

De acuerdo con las recomendaciones presentadas, un esquema asociado a la distribución de archivos aplicable a la Gerencia de Mantenimiento puede ser el siguiente:

Básicamente el esquema para la Gerencia de Mantenimiento, busca concentrar la información técnica en una celda de información técnica, dicha celda puede corresponder de igual forma a una agrupación física de la información. La celda para la Gerencia de Mantenimiento puede tener un enfoque contando con la utilización e importancia que se le debe dar a MIMS.

1. Gerencia de Servicios Industriales

De acuerdo con las recomendaciones presentadas, un esquema asociado a la distribución de archivos aplicable a la Superintendencia Técnica puede ser el siguiente:

Básicamente el esquema para la , Gerencia de Servicios Industriales busca concentrar la información técnica en una celda de información técnica, dicha celda puede corresponder de igual forma a una agrupación física de la información y además disminuir la conservación de copias a nivel personal que generan duplicidad en algunos casos innecesaria de la documentación.

1. Gerencia de Refinación de Fondos

De acuerdo con las recomendaciones presentadas, un esquema asociado a la distribución de archivos aplicable a la Gerencia de refinación de Fondos puede ser el siguiente:

Básicamente el esquema para la , Gerencia de Refinación de Fondos busca concentrar la información técnica en una celda de información técnica, dicha celda puede corresponder de igual forma a una agrupación física de la información y además disminuir la conservación de copias a nivel personal que generan duplicidad en algunos casos innecesaria de la documentación.

1. Gerencia de Crudos

De acuerdo con las recomendaciones presentadas, un esquema asociado a la distribución de archivos aplicable a la Gerencia Crudos puede ser el siguiente:

Básicamente el esquema para la , Gerencia de Crudos busca concentrar la información técnica en una celda de información técnica, dicha celda puede corresponder de igual forma a una agrupación física de la información y además disminuir la conservación de copias a nivel personal que generan duplicidad en algunos casos innecesaria de la documentación.

1. Gerencia de Petroquímica

De acuerdo con las recomendaciones presentadas, un esquema asociado a la distribución de archivos aplicable a la Gerencia de Petroquímica puede ser el siguiente:

Básicamente el esquema para la , Gerencia de Petroquímica busca concentrar la información técnica en una celda de información técnica, dicha celda puede corresponder de igual forma a una agrupación física de la información y además disminuir la conservación de copias a nivel personal que generan duplicidad en algunos casos innecesaria de la documentación.

1. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

• Inicialmente debe agradecerse a las personas que por parte de ECOPETROL, colaboraron en el desarrollo de la Asesoría metodológica para la determinación de los procedimientos e instructivos requeridos para el aseguramiento de los datos técnicos de la Gerencia del Complejo de Barrancabermeja, por permitir a REALIZAR CONSULTORES, el levantamiento de la información necesaria para el desarrollo del proyecto, además de tener en cuenta el gran potencial personal que posee ECOPETROL y el cual puede ser una buena herramienta para la continuación de QUASAR.
• El equipo de trabajo del proyecto QUASAR, o la persona encargada de liderar el proceso, debe definir claramente quien desarrollará la actividad necesaria, bien sea personal de ECOPETROL o personal CONTRATADO. Se debe definir detalladamente las actividades que se den cumplir, los productos que se deben generar ; dentro de los cuales debe estar como requisito mínimo las recomendaciones presentadas en cada uno de los análisis de los diagramas de flujo documental.
• Según el diagnóstico elaborado se puede observar la falta de procedimientos de generación, actualización, conservación y eliminación de documentos, para todas las dependencias analizadas y para la mayoría de documentos inventariados.
• De otra parte se deben estandarizar las fuentes de información y los métodos de cálculo para cada tipo de procedimiento de Ingeniería, para obtener confiabilidad en la información que generan los documentos, establecer un idioma homogéneo para la comunicación y asegurar el conocimiento técnico de la Gerencia Complejo Barrancabermeja.
• Puede reactivarse y actualizarse la matriz de información técnica existente en el Complejo, pero haciendo ahora el enfoque a la organización por procesos de ECOPETROL, ya que la existente está enfocada al modelo de Planeación Estratégica desarrollado hace algún tiempo. Este puede ser el primer paso para aclarar los puntos donde se genera, se emplea y transforma la información y que cargo o sistema de información la esta almacenando.
• De acuerdo a la propuesta de generar celdas de información en cada dependencia del Complejo, como punto final se propone integrar estas celdas a través de un núcleo que las administre centralizadamente, así se conserve su almacenamiento físico descentralizado, lo cual les permita la autonomía de evolucionar de una forma adecuada según las necesidades del negocio al cual pertenece.

• Para la elaboración de procedimientos o instructivos para le aseguramiento de la Información Técnica de la Gerencia Complejo Barrancabermeja, según la norma ISO 9004-4 deben tenerse en cuenta los siguientes parámetros :

1. Identificar el comienzo y final del proceso
1. Observar el proceso desde el comienzo hasta el final
1. Definir los pasos del proceso, (actividades, decisiones, entradas, salidas)
1. Elaborar un proyecto de diagrama de flujo para representar el proceso.
1. Revisar el proyecto de diagrama de flujo con las personas involucradas en el proceso.
1. Mejorar el diagrama de flujo con base en esta revisión.
1. Verificar el flujo frente al proceso real.
1. Fechar el diagrama de flujo para referencia y uso futuro. (sirve como registro de como funciona realmente el proceso, también se puede utilizar para identificar oportunidades de mejoramiento).
1. Establecer los parámetros aplicables y utilizables de la NORMA FUNDAMENTAL DE ECOPETROL.

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