MAXIMIZANDO EL VALOR DE PROCESOS
QUE FUNCIONAN CON ERP
Marco Ordelman
Gerente de Consultoría
Enterprise Resource Planning (ERP) es un paquete de software de negocios que permite que una compañía (1) automatice e integre la mayoría de sus procesos de negocio, (2) comparta datos y prácticas comunes en toda la empresa y (3) produzca y tenga acceso a información en un ambiente de tiempo real.
El implementar un sistema de ERP es una tarea enorme, puede demorar hasta cuatro años para que una compañía tenga su sistema de ERP funcionando. Para algunas compañías, el dejar el sistema antiguo e incorporar el sistema de ERP ayuda a crear una organización revalorizada dando más poder que nunca a sus clientes, accionistas y empleados para impulsar el nuevo valor del negocio.
Sin embargo, otras compañías que han instalado el mismo sistema de ERP, a lo largo del funcionamiento de su organización, la encuentran fatigada por la larga experiencia de implementación y que su gente está frustrada por la carencia de beneficios para el negocio t la incertidumbre del camino de la compañía.
Un estudio realizado por nuestra firma, reveló que la transformación a ERP ocurre en dos etapas distintas:
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La primera etapa se refiere a la implementación actual y cambios organizacionales que incluyen y acompañan el poner a funcionar el ERP.
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La segunda etapa se refiere a las acciones tomadas después de su implementación ayudando a que las organizaciones alcancen los beneficios máximos de un proceso que funcione con ERP.
El estudio está basado en entrevistas con 164 personas de 62 de las 500 compañías de Fortune 500. Las compañías que participaron son manufactureras o productoras de artículos de consumo. Todas utilizan una de las soluciones predominantes de ERP (Baan, Oracle, PeopleSoft ó SAP).
Algunos aspectos interesantes:
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Terminación del programaLa opinión ortodoxa siempre ha sido que el programa de ERP se completa, casi en su totalidad, una vez que el sistema está en funcionamiento. Sin embargo, el 49% de los entrevistados cree que el programa de ERP "nunca se completa", confirmando así, que la actividad de ERP es una actividad continúa.
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Beneficios inmediatosDespués de arrancar con el programa de ERP, muchas compañías reciben algunos beneficios tangibles –reducción de inventarios (32%), reducción de personal (27%), mejoras en producción (26%), y mejoras en la administración de pedidos. Adicionalmente, de inmediato aparecen algunos beneficios intangibles (el 55% realizó mejoras en la calidad y la visión de información, el 24% citó mejores procesos de negocios y el 22% notó una mejora en las reacciones de sus clientes).
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Asuntos y ObstáculosAunque la implementación de ERP es una gran tarea técnica, los entrevistados indicaron que en última instancia ERP es un proyecto de la gente. El 62% de los asuntos y obstáculos que las compañías encuentran antes de poner a funcionar el ERP están relacionados con personas (ej. la administración del cambio, adecuación del personal interno, capacitación, priorización, asignación de recursos). Por otra parte, un 16% corresponde a asuntos de procesos (ej... la administración del programa y Reingeniería de procesos) y solamente un 12% corresponde a asuntos técnicos (ej. el funcionamiento del software, administración de la aplicación de la cartera y mejoras/actualizaciones).
Después de iniciar las operaciones, los asuntos relacionados con personas siguen siendo las principales preocupaciones; pero un cambio se evidencia: las compañías ponen más atención a asuntos relacionados con respaldo continuo, desempeño del negocio, reportes, transición, capacitación y el funcionamiento del software.
Extendiendo el alcance de ERP
Generalmente, los entrevistados creen que "el software de ERP por sí solo no puede manejar todos los procesos que necesita una empresa". Las compañías están implementando una gama de soluciones tecnológicas complementarias como parte del programa de ERP.
Otras Soluciones Implementadas como Parte del Programa de ERP
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Intercambio de datos electrónicos§
Distribución/almacenaje§
Información de almacenaje§
Recursos Humanos§
Impuestos§
Códigos de barras§
Automatización de ventas§
Planificación y programación§
Transporte§
Administración de datos de producción§
Proyecciones§
Estados Financieros
Estos hallazgos confirman que los programas ERP están lejos de terminarse cuando entren en operación. Si vamos a beneficiarnos de los procesos que funcionan con ERP las compañías debemos dirigirnos a una gama extensa de personas, procesos, tecnología y cambios de estrategias en la importante segunda etapa del proyecto.