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TABLA DE CONTENIDO

 

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

3.1. Proceso

3.1.1. Proceso de Industria

3.1.2. Proceso de Apoyo

3.2. Documento

3.2.1. Documentos Propios del Sistema de Calidad

3.2.2. Documentos de Referencia

3.3. Política

3.4. Estándar

3.4.1. Norma

3.4.2. Especificación

3.4.3. Guía

3.4.4. Método de Ensayo

3.5. Procedimiento

3.6. Instructivo

3.7. Memorando

3.8. Manual

3.8.1. Manual de Normas

3.8.2. Manual de Procedimientos

3.8.3. Manual de Operación

3.8.4. Manual de Aseguramiento de la Calidad (Caso Especial)

3.9. Desarrollo de un Documento

3.9.1. Borrador

3.9.2. Edición

3.9.3. Revisión

3.9.4. Aprobación

3.9.5. Divulgación

3.9.6. Aplicación y Evaluación

3.10. Estado de un documento

3.10.1. Vigencia

3.10.2. Suspensión

3.10.3. Anulación

3.11. Actualización

3.12. Contenido de un Documento

3.13. Copia Controlada

3.14. Copia no Controlada

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. ANTECEDENTES Y CRITERIOS

5.1. Antecedentes

5.2. Criterios

5.2.1. Para la Estructura de la Documentación

5.2.2. Para el Desarrollo de un Documento

5.2.2.1. Preparación

5.2.2.2. Revisión y Aprobación

5.2.2.3. Vigencia y Suspensión

5.2.2.4. Control

6. RESPONSABILIDADES

6.1. Del Comité de Estandarización

6.2. De los Subcomités de Estandarización

6.3. De Aprobación en los Niveles A, B y C

6.4. Del Representante de la Gerencia

6.5. De la Dependencia XX

6.6. De los Usuarios

7. DESARROLLO DE DOCUMENTOS

7.1. Procedimientos

7.2. Estructura y Presentación de Documentos

7.2.1. Estructura

7.2.2. Elementos Preliminares

7.2.2.1. Portada

7.2.2.2. Tabla de Contenido

7.2.2.3. Elementos de Identificación

7.2.2.4. Firmas

7.2.3. Generalidades

7.2.4. Desarrollo

7.2.5. Apéndice

7.3. Presentación

7.3.1. Soporte

7.3.1.1. Software para la Elaboración

7.3.1.2. Red de Datos para Consulta

7.3.1.3. Documentos en Medio Magnético

7.3.2. Formatos

7.3.2.1. Formatos para Presentación de Documentos

7.3.2.2. Otros Formatos

7.3.3. Características de Tipo General

7.3.4. Características de Tipo Particular

7.3.4.1. Portada

7.3.4.2. Tabla de Contenido

7.3.4.3. Títulos

7.3.4.4. Encabezado

7.3.4.5. Pié de Página

7.3.4.6. Notas

7.3.4.7. Anexos

7.3.4.8. Elaboración e Identificación Tablas

7.3.4.9. Identificación de Ilustraciones (Figuras, Gráfica, Fotografías y Dibujos, etc.)

7.3.4.10. Expresiones matemáticas

7.3.4.11. Representación de valores numéricos

7.3.4.12. Indicación de las medidas y tolerancias

7.4. CODIFICACIÓN

7.5. Para los Procedimientos del Sistema de Calidad

7.6. Para los Normas, Especificaciones, Procedimientos e Instructivos

7.7. Para Registros

7.8. Para los Formatos de los Registros

8. BIBLIOGRAFÍA

9. ANEXO(s)

 

  1. OBJETO

    2. Esta Norma establece las directrices para normalizar el contenido y presentación de los documentos asociados al sistema de calidad de ECOPETROL.

  2. ALCANCE

    3. Cubre las etapas del desarrollo de un documento y será de aplicación obligatoria en todas las dependencias de ECOPETROL.

  3. DEFINICIONES

    4. Para una mejor comprensión del contenido de esta norma, se establecen las siguientes definiciones:

    1. Proceso

      2. Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman entradas en salidas.

      Se consideran dos tipos de procesos:

      1. Proceso de Industria

        2. Aquel que tiene contacto directo con el producto que se entrega al cliente externo o a un cliente interno, en otro proceso. Ejemplos: Comercialización, transporte, refinación, logística, etc.

      2. Proceso de Apoyo

      Aquel proceso de servicio y de respaldo a los procesos de industria. Ejemplos: Pedidos, nómina, compras, personal, servicios administrativos, etc.

    2. Documento

      3. Testimonio evidenciado por cualquier medio, con el que se prueba, se establece o se hace constar algo. Un documento puede ser o incluir diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnéticas, fotografías, formatos, entre otros.

      Un documento puede pertenecer a cualquiera de las siguientes categorías:

      1. Documentos Propios del Sistema de Calidad

        2. Aquellos que se generan para describir el sistema de calidad.

      2. Documentos de Referencia

      Son aquellos generados por otros sistemas de calidad u otras dependencias internas o entidades externas a ECOPETROL y que pueden utilizados como referencias en el sitio de trabajo. Ejemplos: Manual de Normas Administrativas de ECOPETROL, Estándares ASTM, Estándares de Diseño de la UOP, etc.

    3. Política

      4. Es el marco referencial o lineamiento general emitido por la alta dirección, que orienta para las actuaciones, conductas o funciones de empleados y dependencias de EOPETROL. Por ejemplo: Política de Calidad, Política de Contratación, Políticas de Seguridad, etc.

    4. Estándar

      5. Es un documento de origen internacional, nacional o de empresa, que se utiliza como referencia, comparación o consulta, para reglamentar aspectos técnicos o administrativos de los procesos, productos o servicios y que puede ser impuesto (de facto) o resultado de un estudio y/o consenso.

      Para ECOPETROL los Estándares pueden ser de cuatro tipos: Norma, Especificación, Guía y Método de Ensayo.

      1. Norma

        2. Es un estándar que regula aspectos administrativos y/o relacionados con las funcionalidad de dependencias o cargos. Las Normas son de cumplimiento obligatorio. Ejemplos: Normas de Seguridad, Normas del Sistema de Calidad, Funciones del Departamento de Soporte y Servicios, Normas de Contratación, Reglamento Interno de Trabajo, Normas de Selección y Contratación de Personal.

      2. Especificación

        3. Es un estándar que se fija requisitos tecnológicos o técnicos de procesos, productos o servicios. Ejemplos: Especificaciones de Materias Primas, Especificaciones de calidad del JET A, Estándares de Ingeniería, Especificaciones Corrida Crudo Cusiana, Planos, Especificaciones para Transporte de Productos, etc.

      3. Guía

        4. Serie de opciones o instrucciones basadas en el consenso de diferentes puntos de vista, que tiene por finalidad orientar el curso de una actividad sin establecer procedimientos fijos ni cursos específicos de acción.

        Ejemplo: Guía para la Reposición de Sal del F-601, Guía para la Limpieza de Intercambiadores, etc.

      4. Método de Ensayo

      Documento que contiene procedimientos establecidos para la identificación, medición y evaluación de una o más cualidades, características o propiedades de un producto, sistema o servicio y que produce un resultado de ensayo. Ejemplo: Método de Ensayo para la Determinación del Contenido de Naftalenos en JET-A (Estándar ASTM). ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

    5. Procedimiento

      6. Es un documento que describe la secuencia de pasos necesarios para asegurar la correcta ejecución de actividades de tipo administrativo o técnico. En general, un procedimiento define "qué se debe hacer", "quién lo debe hacer", "cuándo" y "en dónde" se debe realizar.

    6. Instructivo

      7. Es un documento que describe detalladamente la forma "cómo" debe ejecutarse una actividad o tarea, para asegurar su realización.

      Nota: Procedimientos y/o Instructivos deben especificar las actividades en términos de materiales, equipos, documentos a utilizar, control de las actividades, Formatos a utilizar y Registros que deben originar.

    7. Memorando

      8. Es un documento que comunica, tanto interna como externamente, aspectos de interés relacionados con el funcionamiento y la administración del negocio de la Empresa y/o de una Dependencia en particular.

      Para su estructuración, presentación y control, el memorando debe cumplir los requisitos establecidos en el Manual de Administración Documental y Micrografía.

    8. Manual

      9. Es una recopilación organizada y coherente de políticas, estándares o procedimientos que rigen una determinada actividad para que pueda ser desarrollada en forma metódica y eficiente. Los manuales pueden ser:

      1. Manual de Normas

        2. Recopilación organizada y coherente de Normas que regulan actividades administrativas específicas de los procesos de apoyo. Ejemplo : Manual de Control Administrativo, Manual de Compras, Manual de Normas Administrativas, Manual de Contratación, etc.

      2. Manual de Procedimientos

        3. Recopilación organizada y coherente de Procedimientos y/o Instructivos de trabajo afines a un proceso de industria o de apoyo. Por ejemplo: Manual de Procedimientos de Compras, Manual de Procedimientos de Contratación, Manual de Procedimientos de Laboratorio, etc.

      3. Manual de Operación

Recopilación organizada y coherente de documentos asociados a la operación de una planta, de un equipo o al desempeño de un proceso de industria. Ejemplo : Manual de Operación de la U-250, Manual de Operación del D-2101, etc. Por lo general, un Manual de Operación debe contener las siguientes secciones, organizadas en volúmenes:

      1. Manual de Aseguramiento de la Calidad (Caso Especial)

El Manual de Aseguramiento de Calidad, es el documento que contiene la Política de Calidad y que describe el Sistema de Calidad en términos de la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implementar la administración de la calidad, de acuerdo con los requerimientos de la ISO-9000.

Para efectos de Aseguramiento Interno de la Calidad, los documentos que contengan la Política de Calidad y/o los que describan los procedimientos del Sistema de Calidad de una Dependencia, pueden considerarse como derivaciones del Manual de Calidad, en cuyo caso constituyen el Manual de Administración de la Calidad de dicha Dependencia.

    1. Desarrollo de un Documento

      2. Es un proceso mediante el cual se crea, se aplica y se mantiene un documento. Consta de las siguientes etapas:

      1. Borrador

        2. Etapa que comprende la identificación de la necesidad de un documento, la recolección y análisis de la información pertinente y la elaboración y validación del contenido por parte del personal responsable y/o autorizado.

      2. Edición

        3. Impresión de un documento de acuerdo con la estructura establecida en la esta Norma.

      3. Revisión

        4. Etapa que comprende la verificación de que lo que está escrito corresponde con lo establecido.

      4. Aprobación

        5. Etapa que consiste en la ratificación o aceptación de que lo documentado corresponde con Políticas, Objetivos u otros documentos de la organización.

      5. Divulgación

        6. Etapa que comprende la publicación del documento y la puesta en conocimiento de los usuarios, por cualquier medio.

      6. Aplicación y Evaluación

      Etapa que comprende el empleo de un documento y la comprobación permanente de su vigencia.

    2. Estado de un documento

      3. Condición referente a la existencia del documento una vez ha sido publicado y divulgado. Los posibles estados son :

      1. Vigencia

        2. Condición de un documento que indica la eficacia y la obigatoriedad de su aplicación.

      2. Suspensión

        3. Condición de un documento que indica la pérdida temporal de su vigencia.

      3. Anulación

      Condición de un documento que indica la pérdida de vigencia en forma definitiva.

    3. Actualización

      4. Proceso mediante el cual un documento se adecúa a las condiciones o prácticas actuales, bien sea por la ocurrencia de un cambio y/o por la necesidad de verificar su validez en intervalos de tiempos definidos.

    4. Contenido de un Documento

      5. Comprende las secciones de un documento que en esencia son las que describen la razón de ser del mismo. Tal como se define esta Norma estos secciones son las de "Generalidades" y "Tema".

    5. Copia Controlada

      6. Son copias de todos aquellos documentos sujetos al control de su tenencia una vez aprobados.

    6. Copia no Controlada

Son copias de aquellos documentos que se emiten ante solicitud de una dependencia o usuario ocasional de la misma y que eximen al emisor de la responsabilidad del control de actualización.

  1. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

    2.  

     

  2. ANTECEDENTES Y CRITERIOS

    1. Antecedentes

    1. Criterios

      1. Para la Estructura de la Documentación

Figura 1. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN

      1. Para el Desarrollo de un Documento

        1. Preparación

        1. Revisión y Aprobación

        1. Vigencia y Suspensión

        1. Control

  1. RESPONSABILIDADES

    2. Para el proceso de estandarización se definen las siguientes instancias y sus responsabilidades, así:

    1. Del Comité de Estandarización

El Comité de Estandarización es un organismo integrado por funcionarios de la alta gerencia de la Unidad Estratégica y sus responsabilidades son :

    1. De los Subcomités de Estandarización

Son los mismos Comités de Calidad de dependencia que en sesión especial desarrollan actividades de las cuales son responsables dentro del proceso de estandarización. Dichas responsabilidades son:

    1. De Aprobación en los Niveles A, B y C

      2. La aprobación de documentos correspondiente a los niveles A, B y C definidos en numeral 5.2.2.2 "Revisión y Aprobación", debe ser efectuada por los funcionarios que en ese momento se encuentren ejerciendo los cargos de Presidente, Vicepresidente o Gerente, respectivamente.

      Estos funcionarios son responsables de asignar actividades para las etapas de Borrador y Revisión con los niveles administrativos bajo su responsabilidad, según sea aplicable.

    2. Del Representante de la Gerencia

    1. De la Dependencia XX

    1. De los Usuarios

  1. DESARROLLO DE DOCUMENTOS

    2. En este capítulo se incluyen los procedimientos para el desarrollo de un documento y aspectos relacionados con su estructura, presentación y codificación.

    1. Procedimientos

Se establecen procedimientos para cada una de las etapas definidas en el desarrollo de un documento, los cuales se encuentran en el Anexo 1, así :

 

    1. Estructura y Presentación de Documentos

      2. Para la elaboración de documentos se tendrán en cuenta los siguientes criterios generales, en cuanto a su estructura y presentación:

      1. Estructura

La estructura es la manera como está organizado un documento. Se consideran cuatro elementos constitutivos de la estructura de un documento:

      1. Elementos Preliminares

        2. Dan información de tipo general que se condensa en la portada del documento, en su tabla de contenido y en algunos elementos de identificación y de control que se explican a continuación:

        1. Portada

Es la hoja de presentación del documento y contiene:

La descripción y ubicación de los elementos propios de la Portada se presentan en el numeral 7.3.4.1 Portada, en la página *.

        1. Tabla de Contenido

La Tabla de Contenido es la sección que presenta los títulos y subtítulos del documento.

La descripción de los elementos propios de la Tabla de Contenido se presenta en el numeral 7.3.4.2 Tabla de Contenido, en la página *.

        1. Elementos de Identificación

Son:

La ubicación y características de estos elementos se determinan en el numeral 7.3.4.4, Encabezado, en la página *.

        1. Firmas

Contiene las firmas de los funcionarios responsables de la Elaboración, Revisión y Aprobación de los documentos.

La ubicación y características de estos elementos se determinan en el numeral 7.3.4.4, Pié de Página, en la página *.

      1. Generalidades

Sección conformada por los siguientes capítulos:

      1. Desarrollo

        2. Capítulo que constituye la esencia propiamente dicha del documento. En ella se expresa claramente lo que se quiere comunicar e implementar.

        Donde sea posible el desarrollo puede describirse y/o complementarse con un diagrama de flujo.

      2. Apéndice

Sección conformada por los elementos complementarios requeridos para hacer más claro el documento y organizada en dos capítulos:

    1. Presentación

      1. Soporte

        1. Software para la Elaboración

Nota: Las versiones del software relacionado a continuación serán aquellas establecidas para uso oficial en Ecopetrol.

        1. Red de Datos para Consulta

        1. Documentos en Medio Magnético

      1. Formatos

        1. Formatos para Presentación de Documentos

Para la presentación de documentos en papel se utilizarán tres (3) tipos de formatos, así:

Nota: Para la impresión en papel de Políticas, Estándares, Procedimientos, Instructivos y Memorandos, se debe emplear papel bond de 75 gramos/m2, tamaño carta (21,59 cm por 28 cm).

Nota: las plantillas para los Formatos 1, 2 y 3 se encuentran disponibles, provisionalmente, en la carpeta compartida JET-A, en la red de datos y podrán ser accesados con el login asignado.

        1. Otros Formatos

      1. Características de Tipo General

Para la presentación de documentos se debe tener en cuenta las siguientes características de tipo general:

      1. Características de Tipo Particular

        1. Portada

Los tres elementos constitutivos de una Portada, logotipo, nombre de la Empresa y título del documento, tienen las siguientes características:

        1. Tabla de Contenido

          2. ............................

        2. Títulos

Ejemplo: 4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE CALIDAD

4.1. RESPONSABILIDAD GERENCIAL

Ejemplo: 4.1. RESPONSABILIDAD GERENCIAL

4.1.2. Organización

4.1.2.1. Responsabilidad y Autoridad

Ejemplo: 6. RESPONSABILIDADES

Ejemplo: 6.1. Responsabilidades Gerenciales

Ejemplo: 6.1.1. Gerencia del Complejo

Ejemplo: 6.1.1.1. Gerencia de Refinación de Crudos

        1. Encabezado

 

COMPLEJO INDUSTRIAL DE BARRANCABERMEJA

xxx-xx-xxx-xxx

NOMBRE DEL DOCUMENTO

AA-MM-DD

Act: 00

1/1

Las características de estos elementos son las siguientes:

1

2

4
 

3

5

6

7

Nota: Todo documento en su primera edición se debe numerar como ACT: 00 (cero)

        1. Pié de Página

Elaboró:

Revisó:

Aprobó:

        1. Notas

        1. Anexos

        1. Elaboración e Identificación Tablas

TABLA 10. VENTAS POR CARROTANQUES

MESES

(1996)

VALOR

(K$)

Enero

$5.325.793

        1. Identificación de Ilustraciones (Figuras, Gráfica, Fotografías y Dibujos, etc.)

        1. Expresiones matemáticas

Ejemplo:

Donde:

P1 = expresión de admisión, en Pascal

P2 = presión de admisión, en Pascal

T1 = temperatura de admisión, en Kelvin

T2 = temperatura de escape, en Kelvin

r = relación de capacidades caloríficas o calores específicos

n = rendimiento isentrópico

NOTA: Los símbolos de las magnitudes, al igual que los símbolos y signos matemáticos y las unidades, se deben presentar de acuerdo con lo especificado en la NTC 1000 y en la IEC 27.

        1. Representación de valores numéricos

Ejemplos:

23 345

2,345 6

1992

Ejemplo: 1,8x103 en lugar de (1,8.103) ó (1,8*103)

        1. Indicación de las medidas y tolerancias

Ejemplo: 80 mm x 25 mm en lugar de (80x25 mm)

Ejemplo: Una tolerancia de 63% a 67% se debe expresar como (65±2)% en lugar de 65 ± 2%

    1. CODIFICACIÓN

      2. Se establecen cuatro (4) tipos de códigos de tipo alfanumérico para los documentos:

    2. Para los Procedimientos del Sistema de Calidad

      3. Consta de cuatro (4) elementos, así:

      GCB - 00 - P0 - XX

      donde:

      GCB

      Gerencia del Complejo Industrial de Barrancabermeja

      00

      Codigo de Gerencia General

      P

      Indicativo de Procedimiento

      0

      Indicativo de Procedimiento del Sistema de Calidad

      XX

      Consecutivo (numerales de la norma ISO-9000 aplicada)

      Ejemplo: GCB - 00 - P0 - 09

      Corresponde al procedimiento "control de proceso" del Manual de Aseguramiento de la Calidad del Complejo, originado por la Gerencia General.

    3. Para los Normas, Especificaciones, Procedimientos e Instructivos

      4. Consta de cuatro (4) elementos, así:

      GCB - XX - TY - ZZZ

      donde:

      GCB

      Gerencia del Complejo Industrial de Barrancabermeja

      XX

      Codigo de Dependencia (usar los dos últimos dígitos del código contable

      T

      Identifica el tipo de documento, de acuerdo con los siguientes códigos:
       

      P

      Procedimiento
       

      I

      Instructivo
       

      E

      Especificación
       

      N

      Norma

      Y

      Dígito de 1 a 4 que diferencia la clase de documento, así:
       

      1

      Aseguramiento de la Calidad
       

      2

      Control de la Calidad
       

      3

      Control de la Operación
       

      4

      Administración del Negocio

      ZZZ

      Consecutivo

      Ejemplo: GCB - 42 - P3 - 016

      Hace referencia al procedimiento 16 para un Control de la Operación específico, emitido por el Departamento de Destilación de Crudos (código contable 35542) del GCB.

    4. Para Registros

      5. Consta de cuatro (4) elementos, así:

      XX - RY - ZZZ - MMDD

      donde:

      XX

      Codigo de Dependencia (usar los dos últimos dígitos del código contable

      R

      Registro

      Y

      Dígito de 1 a 4 que diferencia la clase de documento, así:
       

      1

      Aseguramiento de la Calidad
       

      2

      Control de la Calidad
       

      3

      Control de la Operación
       

      4

      Administración del Negocio
       

      En este caso el número debe corresponder al del procedimiento o instructivo del cual hace parte.

      ZZZ

      Consecutivo del procedimiento o instructivo del cual hace parte.

      MMDD

      Cuatro dígitos para fecha (mes-día)

      Ejemplo: 42 - R3 - 016 - 0123

      Corresponde a un registro originado el día 23 de enero que muestra evidencia objetiva de la ejecución del procedimiento GCB - 42 - P3 - 016.

    5. Para los Formatos de los Registros

Consta de cuatro (4) elementos, así:

GCB - XX - FY - Z

donde:

GCB

Gerencia del Complejo Industrial de Barrancabermeja

XX

Codigo de Dependencia (usar los dos últimos dígitos del código contable

F

Formato

Y

Dígito de 1 a 4 que diferencia la clase de documento, así:
 

1

Aseguramiento de la Calidad
 

2

Control de la Calidad
 

3

Control de la Operación
 

4

Administración del Negocio
 

En este caso el número debe corresponder al del procedimiento o instructivo del cual hace parte.

Z

Consecutivo del procedimiento o instructivo del cual hace parte.

Ejemplo: GCB - 23 - F2 - 1

Corresponde a un formato para consignar registros de control de calidad, originado por el Departamento de Laboratorios Analíticos (código contable 35523) del GCB.

NOTA: Los documentos editados con anterioridad a la fecha de expedición de esta norma, conservarán la codificación anterior hasta tanto no se produzca una nueva edición de las mismas. No obstante a dichos documentos se les asignará un código equivalente de acuerdo con lo descrito en la codificación según esta norma.

  1. BIBLIOGRAFÍA

  2. ANEXO(s)

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