Uno de los desarrollos más representativos en la forma de dirigir las organizaciones empresariales es sin lugar a dudas la administración de servicios a cargo de profesionales, más conocida como Outsourcing, una modalidad que ha tomado fuerza en los últimos años y la cual sea convertido en una oportunidad de empleo para muchos profesionales, y en un soporte para las actividades de los empresarios.

El término Outsourcing se usa para describir un fenómeno que se está extendiendo a toda la industria y empresas de servicios, que busca un mundo más productivo y menos derrochador. Según Rothery y Robertson, dos especialistas ingleses que en el tema, el Outsourcing es la acción de recurrir a utilizar el conocimiento, la experiencia y la creatividad de nuevos proveedores para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de la compañía.

Es una modalidad que crea una nueva relación cliente proveedor. Los proveedores de Outsourcing adoptan los mismos sistemas que los clientes, comparten dicho sistemas, se convierten en una extensión de ellos, o se hacen cargo dentro de la presa de sistemas o procesos completos de operación.

Históricamente se ha considerado los proveedores cómo adversarios, sin embargo el término adversario está siendo cambiado en el contexto de la relación con los proveedores por el de socio de negocios. Y la base del éxito de un negocio consiste en tener buenos socios de negocio resultantes de las relaciones no adversa cliente proveedor.

Algunos estudios muestran que el Outsourcing crece al mismo tiempo que los proveedores del mismo, de manera que se ofrecen cada vez más servicios. Esto implica mayores ventajas competitivas por parte de las organizaciones que transfieren el trabajo operativo no estratégico, del negocio a terceros. Los negocios se mueven dentro de un ambiente cada vez más exigente haciéndose indispensable la búsqueda de alternativas para maximizar los recursos y reducir el desperdicio.

Son varios actores y elementos que los que han impulsado el Outsourcing, como lo son la reingeniería de procesos, reestructuración organizacional, benchmarking, nuevas alianzas, administraciones delgadas, y las reglamentaciones gubernamentales que regulan los negocios.

Sin embargo, son muchas las empresas que han querido realizar programas de mejoramiento aplicando las nuevas prácticas gerenciales, pero encuentran que la asimilación de sus organizaciones es lenta.

Esto se debe principalmente a que existe resistencia por parte de los empleados, a cambios potencialmente enormes. Significa desafiar poderosos intereses creados, que encontrarán razones para no realizar cambios, al menos por el momento en sus propias áreas. Por la misma razón, el Outsourcing puede ser una ruta más fácil y eliminar este cuello de botella, pues los proveedores de Outsourcing, con frecuencia lograrán sus beneficios a través de la reingeniería de un proceso para hacerlo más eficiente, una vez que obtienen el contrato puesto que este es su negocio.

En el pasado, la alta gerencia se ha concentrado en organizar y administrar una red compleja de recursos internos, pero ahora se está dando cambio fundamental. Impulsada por la necesidad de concentrarse en el cliente, la administración tiene que pensar en el servicio, y buscar cómo puede mejorarlo. Esta es una actitud mental completamente diferente. Requiere que se realice una alianza sociedad con organizaciones proveedoras de servicios, que sean expertos en administración de procesos de negocios, de recursos, y de personal con un empleo fuerte de tecnología.

La decisión acerca de hacerlo o subcontratarlo es fundamental para el proceso de Outsourcing. La pregunta es valida tanto como para grandes corporaciones como para las personas. Cuantos estaríamos mejor si por ejemplo algunas de las cosas que hacemos se transfieren a otros, lo que nos dejaría mas tiempo para las cosas realmente importantes de nuestro trabajo?

En las organizaciones debe existir algún grado de competencia, pero ésta no puede ser destructiva para los objetivos de la organización. La competencia destructiva aumenta con el tamaño de la organización.

Pero puede ser reducida a 0 en las compañías pequeñas donde todos comparten con entusiasmo las mismas metas. La decisión de hacerlo o subcontratarlo, debe definirse en el punto donde podrá comenzar la competencia destructiva, y existen técnicas administrativas para detectarlo.

Una forma estructurada para analizar la cuestión de sí lo hago yo mismo o lo subcontrato es contestar las siguientes preguntas:

1.que tanto tiempo le dedica la gerencia a actividades no vitales para el negocio o estratégicas?

2.Que destrezas útiles usted podría adquirir y que mejoren su negocio?

3. Qué procesos internos no son más que servicios con posibilidad de entregar a un tercero?

4. Cuenta con flujos de capital y de caja suficientes para realizar inversiones en procesos no estratégicos pero que afecten el resultado del negocio?

5. Cual es su tamaño correcto en términos de espacio personal?

6. Pueden ampliarse o reducirse los productos y servicios que ofrece, con un costo variable?

7. Que tan bien está su empresa funcionando realmente?

Es importante destacar que el Outsourcing trae también algunos riesgos que se deben detectar y analizar. El Outsourcing no es un camino fácil de recorrer y puede suceder que no funcione. Es una relación compleja de negocios que se desarrollan de manera única y siempre hay una primera vez en la que una organización entrar un proceso de esta naturaleza y no sobran algunas recomendaciones a tener en cuenta:

• El Outsourcing debe tratarse como un proyecto de alto nivel.
• Se deben establecer los costos reales actuales y propuestos para el Outsourcing.
• Se deben identificar los posibles cambios del negocio: nuevas líneas de negocios, bajas del negocio, adquisiciones y fusiones, y separación de empresas.
• Calificar apropiadamente el proveedor de Outsourcing por anticipado.
• Se deben tener estrategias para el manejo del personal interno, en el proceso de transición para que sea participativo.
• Tener en cuenta la legislación laboral.

Tom Peters aconseja que uno debe hacer lo que mejor sabe hacer para conservarlo como ventaja competitiva y subcontratar lo demás.

En el mundo empresarial, las compañías de servicios tales como: los bancos, que las aseguradoras, las organizaciones de seguridad social y los hospitales son los mejores candidatos para entregar a terceros procesos operativos de altos volúmenes de transacciones no estratégicas para el negocio.

En Colombia afortunadamente ya existen compañías que vienen prestando servicios de Outsourcing, particularmente en el área de operaciones, implementación de sistemas de información en IPS, EPS, ARS y el manejo de documentos por internet.

Tomado de La Republica Miercoles 2 de Agosto del 2000