Datenbank-Importvon PS-Trainer

Import von Daten:

Gelegentlich erhalten sie Daten zur Verwendung in eigenen Dateien.
Ihre Aufgabe besteht darin, diese Daten zu importieren.
Manchmal besteht Bedarf, ihre eigenen Daten anderen Personen oder Programmen zur Verfügung zu stellen:
Ihre Aufgabe besteht darin, diese Daten zu exportieren.

Formate:
Daten können in vielen verschiedenen "Formaten" vorliegen, ebenso wie es möglich ist, einen Satz in vielen verschiedenen Sprachen auszudrücken. Einige Formate sind gebräuchlich, viele Programme können sie handhaben (d.h. exportieren, umwandeln, importieren), andere Formate "exotisch", d.h. selten verwendet.

Format TEXT:
Das allgemeinste und häufigste Format heißt "Text", d.h. die Daten sind als Buchstaben in einer Datei (*.TXT) enthalten. Dieses Format wird von fast allen Programmen verstanden - wählen sie es daher im Zweifelsfall, falls sie die Wahl haben.
Weitere Formate sind z.B. dBase (*.DBF), Paradox (*.DB), SYLK (*.SLK), Lotus (*.WKS), Excel (*.XLS)...

Zeichensatz:
Auch das Format "Text" hat Varianten: Der verwendete Zeichensatz bestimmt, mit welchem "Bitmuster" ein Zeichen (Buchstabe, Ziffer, Sonderzeichen) codiert wird.
Wählen sie im Zweifel "ANSI", "Windows" oder "ASCII".
Falls sie entdecken, daß die meisten Zeichen richtig interpretiert werden lediglich die Umlaute falsch, so probieren sie "ASCII", "DOS" oder "Apple".
Wenn sie noch immer kein Ergebnis erzielen, oder wenn sie wissen, daß die Daten von einem Großrechner stammen, können sie auch "EBCDIC" probieren, wenn ihr Programm diesen Zeichencode unterstützt.
Vielleicht kann die Bezugsquelle ihrer Daten Auskunft über deren Fromat und Struktur geben.

Trennzeichen:
In einer Datei fortlaufender Zeichen muss man Vereinbarungen treffen, wie die Grenzen von Feldern (Zellen) und Datensätzen (Zeilen) gekennzeichnet sind. Dazu gibt es 2 grundlegend verschiedene Verfahren:
Fixe Feldlängen: Die Anzahl der Zeichen ist für jedes Feld vorgegeben (z.B. 15 Zeichen für "Vorname"). Nicht benötigter Platz wird mit Leerzeichen ("blanks") gefüllt. Das nächste Feld beginnt "ohne Vorwarnung" genau dort, wo das vorhergehende aufhört. Diese Methode erfordert, daß die beteiligten Programme die fixe Länge aller vorkommenden Felder kennen, ist daher eher umständlich, und wird heute kaum mehr verwendet. Außerdem verbraucht es viel unnötigen Platz für die vielen Füllzeichen.
Beispiel für fixe Feldlänge:
Vorname(10),Zuname(15),Geschlecht(1),Geburtsdatum(4,2,2) - Leerzeichen als Punkte !

Eva.......Maria.Weber....W19650425Hermann...Oberhofer......M19621028

Dieses Format birgt einen entscheidenden Nachteil: Wenn sie keine zusätzlichen Sicherheits-Vorkehrungen treffen, so genügt ein einziger Fehler, (1 Zeichen zuviel oder zu wenig), um die gesamte Datei ab diesem Punkt unbrauchbar zu machen.

Variable Feldlängen: Jedes Feld enthält nur genauso viele Zeichen wie notwendig. Am Ende wird ein "Feld-Trennzeichen" (field separator) eingefügt, am Ende eines Datensatzes folgt ein "Datensatz-Trennzeichen" (record separator). Diese Methode erfordert, daß die beteiligten Programme die beiden verwendeten Trennzeichen kennen. Dafür werden heute fast immer folgende Zeichen verwendet:
Feld-Trennzeichen: Tabulator (TAB)
Satz-Trennzeichen: Zeilenrücklauf (CR) oder CR+Neue Zeile (CR+LF)
Beispiel für variable Feldlänge: (Kontrollzeichen in <>).

Eva Maria<TAB>Weber<TAB>W<TAB>1965<TAB>04<TAB>25<CR>
Hermann<TAB>Oberhofer<TAB>M<TAB>1962<TAB>10<TAB>28<CR>

Andere Trennzeichen sind z.B. Beistrich, Strichpunkt, usw.
Dieses Format hat sich allgemein durchgesetzt, birgt aber einen entscheidenden Nachteil: die beiden verwendeten Trennzeichen dürfen im Text niemals vorkommen ! Falls ein derartiger Fehler auftritt, ist der Schaden allerdings auf 1 oder 2 Datensätze begrenzt.

Praktisches Beispiel (Staaten) :
Import einer Text-Datei (staaten_import.txt) in eine neue Access-Datei:

(1) Stellen sie fest, daß sie Zugriff auf die Import-Daten haben und wo sich diese befinden.

(2) Menü Datei / Externe Daten / Importieren

(3) Wählen sie Dateityp = Textdateien (*.txt)..., suchen sie im Standard-Dateifenster die gewünschte Datei (staaten_import.txt) und klicken sie "Importieren"

(4) Der Textimport-Assistent zeigt ihnen den Inhalt der Import-Datei, soweit darstellbar (Trenn- und andere Sonderzeichen werden durch ein leeres Rechteck dargestellt). Falls sie nicht wissen, ob ihre Daten in fixer Länge oder mit Trennzeichen codiert sind, sehen sie es sofort an den Beispieldaten:
Felder fixer Länge beginnen in jeder Zeile genau (!) an der gleichen Position und enthalten nur selten Sonderzeichen.
Felder variabler Länge beginnen in jeder Zeile an unterschiedlichen Positionen (je nach Länge der enthaltenen Texte) und sind durch auffällige Sonderzeichen voneinander getrennt.

(5) Wählen sie die Option "Durch Trennzeichen getrennt" und klicken sie "Weiter"

(6) Wählen sie das Trennzeichen aus: Klicken sie einer der vorgeschlagenen Optionen oder probieren sie verschiedene Möglichkeiten. Sie sehen die Wirkung im Datenfenster: Nun müssen die Daten sauber voneinander getrennt in den Feldern (durch dünnen Linien getrennte Spalten) angeordnet sein.
Klicken sie das Kästchen "Erste Zeile enthält Feldnamen", falls dort tatsächlich Feldnamen stehen, löschen sie das Kästchen, wenn in der ersten Zeile bereits Daten stehen.
Klicken sie "Weiter"

(7) Wählen sie "In einer neuen Tabelle speichern" und klicken sie "Weiter"

(8) Nun können sie die Felder benennen und ihre Eigenschaften festlegen:
Nennen sie z.B. das 1. Feld "StaatCode" und stellen sie ein "Indiziert, Duplikate möglich"
Nennen sie die weiteren Felder z.B. "Staat", "WhrgCode", "Waehrung" (möglichst keine Umlaute !), "Hauptstadt", "Kontinent", "EURKurs" (Achtung, hier ist Datentyp = "Double")
Klicken sie "Weiter"

(9) Nun wird der Primärschlüssel festgelegt: Falls die Datei bereits einen Schlüssel enthält (auf den sie sich verlassen können - z.B. keine Duplikate !), so wählen sie diesen aus der Feldliste. Im Zweifel ist es immer besser, eine neuen Schlüssel anlegen zu lassen und automatisch einzufügen.
Klicken sie "Weiter"

(10) Nennen sie die neue Tabelle "Staaten".

(11) Öffnen sie die fertige Tabelle und sehen sie die Daten einmal grob durch.
Öffnen die die Entwurfs-Ansicht und ändern sie den Namen des Primärschlüssels, z.B. auf "StaatNr"
Verkürzen sie die Länge von Code-Feldern: Für "StaatCode" und "WhrgCode" genügen 5 Zeichen (Achtung, nach einer Verknüpfung können sie die Feldlängen nicht mehr ändern !)

Praktisches Beispiel (Orte) :
Import einer Text-Datei (orte_import.txt) in eine neue Access-Datei:

(1) Beginnen sie den Import wie oben beschrieben.

(2) Beachten sie bei den Feldern: StaatCode (Text), PLZ (wird als ganze Zahl "long integer" vorgeschlagen, aber besser als "Text" definiert, da die PLZ in manchen Staaten (USA,GB...) auch Buchstaben enthalten), Ort (Text), Bundesland-Code (z.B. "BuLandCode", Text), Tel-Vorwahl (ebenfalls besser als Text !).

(3) Stellen sie die neue Datei fertig, kontrollieren sie das Ergebnis.

(4) Verkürzen sie die Länge der Codefelder auf 5 Zeichen: StaatCode, BuLandCode, die länge des Feldes PLZ auf 10 Zeichen.

(5) Verknüpfen sie die beiden neuen Dateien über die Felder für den Staaten-Code:
Menü Extras / Beziehungen:
Falls in ihrem Beziehungen-Fenster bereits Tabellen enthalten sind: ziehen sie die beiden neuen Tabelle in das Fenster.
Falls ihr Beziehungen-Fenster noch keine Tabellen enthält, fügen sie "Staaten" und "Orte" aus der angezeigten Tabelle dazu.

(6) Ziehen sie das Feld "StaatCode" der Tabelle "Staaten" auf das Feld "StaatCode" der Tabelle "Orte"
Bestätigen sie das Beziehungen-Definitions-Fenster. Sie sehen die beiden Tabellen nun mit einem "Gummiband" verbunden, das die Verbindung auch dann richtig anzeigt, wenn sie die beiden Tabellen im Fenster verschieben.

Muster: Datei pst07 (als komprimiertes Archiv)

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