Excel als Werkzeug für Präsentationen von PS-Trainer

Hinweise zur Lösung der Aufgabe:

Vorgaben:
MWSt-Satz und ATS-EUR-Kurs sind allgemeine Vorgaben. Verschieben sie diese Daten daher an eine andere Stellen, jedenfalls von der Tabelle weg. Vorgaben platzieren sie am besten ganz oben, ganz links, oder überhaupt auf einem eigenen Blatt.

Beschriften und formatiereen sie die Vorgaben, ziehen sie Rahmen usw. Alle notwendigen Befehle finden sie mit < Format / Zellen > (siehe dazu auch Beispiel Nr. P01).

Prozent-Angaben:
Sie haben sie immer die Auswahl zwischen 2 verschiedenen Methoden der Berechnung und Darstellung von Prozent-Zahlen:

(1) Sie geben einen Prozentsatz (z.B. 20%) als Zahl zwischen 0...1 an (entspricht 0%...100%) und formatieren die Zelle mit < Format / Zellen / Zahlen Prozent >. An der Zahl ändert sich nichts, Excel zeigt jedoch den 100fachen Zahlenwert davon an und fügt das %-Zeichen dazu.

Diese Methode ist mathematisch sinnvoll und einfacher anzuwenden, erfordert jedoch das Verständnis der/des ProgrammiererIn: sie sollten in diesem Falle alle auftretenden %-Angaben nach diesem Schema formatieren.

Das gleiche trifft zu, wenn sie in eine Zelle den %-Satz direkt eingeben, d.h. als Zahl mit %-Zeichen: Sie sehen die Angabe <20%>, Excel verwendet jedoch den Wert <0,2> für Rechnungen.

(2) Die Alternative ist, Prozentsätze mit der im allgemeinen Sprachgebrauch verwendeten Zahl anzugeben. <20%> werden hier als Zahl <20> eingegeben, das %-Zeichen müssen sie selbst als Text dazufügen, z.B. in die Nachbarzelle. Das ist unsauber, sie müssen beim Programmieren selbst darauf achten, solche Angaben bei Verwendung immer durch </100> zu dividieren. Da vor allem Mathematik-unsichere Personen diese Form trotz des höheren Aufwands bevorzugen, verwendet das Lösungsbeispiel diese Variante.

Tabelle formatieren:
Beschriften und formatieren sie die Tabelle - sie besteht derzeit noch aus den 2 Spalten Rohdaten (Artikel, Preis in ATS exkl. MWSt.).

Fügen sie Überschriften hinzu, stellen sie die Anzahl der gewünschten Kommastellen (4 beim ATS-EUR-Kurs !) ein, richten sie Zahlen rechtsbündig aus, fügen sie Rahmen und Farben hinzu...

Berechnung von MWSt. und inkl.-Preis:
Achtung: Hier angeführte Zell-Adressen stimmen nur dann, wenn ihre Tabelle auf den gleichen Zellen beginnt wie im Lösungsbeispiel von PS-Trainer. Dort beginnt die Tabelle mit dem Artikel <Soma> in Zelle C13.

Klicken sie auf die Zelle E13 (rechts oben neben der Tabelle). Geben sie in diese Zelle die Formel für die MWSt. (Nettobetrag x MWSt-Prozentsatz) ein: <=D13*E8/100>. Besser als das Eintippen der Formel ist es, an Stelle der Adressen-Eingabe mit dem Mauszeiger in die betreffenden Zellen zu klicken - Excel setzt dann selbst die richtige Adresse ein.

Falls sie Methode (1) zur Darstellung des MWSt-Satzes verwenden, so geben sie die einfachere Formel ein <=D13*E8>.

Nun könnten sie eigentlich die berechnete MWSt für alle Produkte nach unten ausfüllen. Bei diesem Versuch stellt sich jedoch heraus, dass die Formeln fehlerhaft sind. Die MWSt. wird zwar in der ersten Zeile korrekt berechnet, in der nächsten Zeile sehen sie beim Anklicken von E14 jedoch den falschen Eintrag <=D14*E9>. Excel hat beim Ausfüllen nach unten beide in der Formel vorkommenden Adressen um eine Zeile nach unten verschoben. Für den exklusiv-Preis ist das korrekt, der MWSt-Satz muss jedoch immer aus der gleichen Zelle <E8> stammen.

Um das zu erreichen, müssen sie absolute Adressierung anwenden: Klicken sie nochmals in Zelle E13 und korrigieren sie die Formel zu <=D13*$E$8/100>. An der Berechnung ändert sich nichts. Die $-Zeichen bewirken, dass Excel diese Adressen beim Ausfüllen nicht ändert.
Füllen sie nun die MWSt-Spalte nach unten aus - die Ergebnisse sind korrekt.
Sie können $-Zeichen vor den Spalten-Buchstaben setzen (z.B. $A1), vor die Zeilen-Nummer (z.B. A$1) oder vor beide Angaben (z.B. $A$1). So können sie steuern, ob Excel beim Ausfüllen von Zellen nach rechts oder nach unten Spalten und / oder Zeilen-Adressen ändert oder fixiert: Adressteile mit $-Zeichen bleiben gleich, ohne $-Zeichen werden geändert.

Es gibt auch andere Wege, die MWSt zu berechnen:
Sie könnten z.B. in Zelle E13 die Formel eingeben <=D13*20/100> oder <=D13*0,2>.
Falls sich die MWSt ändert, müssen sie jedoch alle Formeln in allen ihren Berechnungs-Blättern finden (!) und ändern, in denen die MWSt so berechnet wird. - In komplexen Kalkulationsblättern können das tausende von Formeln sein.
Diesen und alle ähnlichen Fälle programmieren sie daher besser mit absoluter Adressierung - dann genügt die Änderung einer einzigen Zelle (des MWSt-Satzes) und alle betroffenen Formeln berechnen sofort und automatisch das richtige Ergebnis.

Berechnung der Inklusiv-Preise:
Klicken sie in die erste Zelle der nächsten Spalte (rechts neben der ersten berechneten MWSt.), Zelle F13 und geben sie dort die Formel für den inklusiv-Preis (Nettobetrag + MWSt-Betrag) ein <=D13+E13>.

Nun können sie die Inklusiv-Spalte nach unten ausfüllen.
Test: Wenn sie in den Vorgaben den MWSt-Satz ändern (z.B. auf 21%), so ändert sich automatisch die Spalten <MWSt> und <Inkl.>.

Berechnung der EUR-Preise:
Die ATS-Preise müssen nun noch in EUR umgerechnet werden: Berechnen sie jeweils die Zellen der ersten Reihe und füllen sie die Spalten nach unten aus.

Der exklusiv-Preis in EUR (G13) wird aus den entsprechenden ATS-Preis und der Vorgabe ATS-EUR-Kurs berechnet. Die Zelle mit der Kurs-Angabe wird wieder absolut (mit $-Zeichen) adressiert <=D13/$E$9>.

Die beiden anderen Zellen (MWSt und inklusiv-Preis) werden genauso wie für ATS berechnet. Sie brauchen die Formeln daher nicht mehr einzugeben, diese können kopiert werden. Markieren sie (E13:F13), kopieren sie den Bereich und setzen sie ihn auf H13 wieder ein.
Wenn sie richtig gearbeitet haben, sind alle Formeln korrekt.
Füllen sie die EUR-Spalten nach unten aus und kontrollieren sie die Ergebnisse durch Stichproben.

Formatierung:
Ergänzen sie die nötigen Überschriften und formatieren sie die Tabelle sinnvoll, mit Überschriften, Rahmen, Farben, usw.

Falls sie die Tabelle als Grafik weiterverwenden wollen, so müssen sie einen Fehler von Excel kompensieren: Beim Kopieren als Grafik werden die Ränder von Excel nicht mit-kopiert. Sie müssen daher einen Bereich kopieren, der an allen Seiten noch je eine Zeile / Spalte größer ist als ihre Tabelle. Damit dieser Bereich schmal bleibt, verringern sie die Breite der Spalten und die Höhe der Zeilen.

Spaltenbreite: Um die Breite von Spalte <B> zu ändern, klicken sie die Überschrift der Spalte B an (ganz oben in der grauen Zeile). Excel markiert die gesamte Spalte. Bewegen sie nun den Mauszeiger in der obersten grauen Spalte nach rechts oder links: am Rand der Spalte verwandelt sich der Zeiger in das Spaltenbreite-Werkzeug, mit dem sie die Spaltenbreite ändern können. Stellen sie damit die richtige Breite ein.
Alternativ können sie die gesamte Spalte markieren und mit < Format / Spalte / Breite > einstellen, z.B. auf <Breite=1>.
Stellen sie auf die gleiche Weise die Breite von Spalte <J>, sowie die Höhe der Zeilen <6>, <10> und <20> ein.

Grafik:
Die fertig formatierte Tabelle wird als Grafik weiter verarbeitet.
Markieren sie die Tabelle inkl. Ränder (B6:J20). Halten sie die Großbuchstaben-Taste (shift) gedrückt (damit ändert sich das Menü <Bearbeiten>). Befehlen sie <Bearbeiten / Bild kopieren / Wie angezeigt / Bitmap>. Damit ist das Bild in die Zwischenablage kopiert.

Setzen sie das Bild in ein beliebiges Grafik-Programm ein.
Schneiden sie die Tabelle genau aus und speichern sie das Bild im Format GIF.
Sie können dieses Bild in jedes dafür geeigneten Programm, auch im Internet (wie in diesem Beispiel) einsetzen.

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