Microsoft Excel

 

Excel es un programa de tipo hoja de cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Permite ordenar, clasificar, calcular cualquier dato que se requiera.

 

 

Introducir Datos

 

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números ó formulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

  1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos
  2. Teclear los datos

Aparecerá en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como se puede observar en la figura:

 

 

  1. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de estos tres métodos:

-          INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

-          TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha

-          CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón  de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma

                                Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, solo hay que pulsar la tecla Esc ó hacer clic sobre la Caja de Cancelación   de la barra de fórmulas

 

 

Modificar Datos

 

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el caracter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos:

  1. Seleccionar la celda adecuada
  2. Activar la Barra de fórmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar

 

Si después de modificar la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, solo hay que pulsar la tecla Esc ó hacer clic sobre la Caja de Cancelación   de la barra de fórmulas

 

Si desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta

 

Tipos de Datos

 

En una hoja de cálculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son:

  1. Valores constantes, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda, puede ser un numero, fecha u hora, o un texto
  2. Fórmulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, etc

 

Insertar Función

 

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas.

Si queremos introducir una función en una celda:

 

  1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función
  2. Seleccionar el menú Insertar
  3. Elegir la opción Función o bien hacer clic sobre el botón  de la barra de herramientas
  4. Aparecerá el siguiente cuadro

 

 

  1. En el recuadro Categoría de la función tendremos que elegir a qué categoría pertenece nuestra función. Si no estamos muy seguros, podemos elegir Todas

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de esta

  1. Hacer clic sobre el botón Aceptar

 

Justo por debajo de la barra de formulas aparecerá el siguiente cuadro. En nuestro caso se eligió la función SUMA

 

  1. En el recuadro Numero 1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas. Para ello , hacer clic sobre el botón  para que el cuadro se haga mas pequeño y podamos ver toda la hoja de calculo, a continuación seleccionar el rango de celdas deseadas como primer argumento y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dialogo
  2. En el recuadro Numero 2 habrá que indicar cual será el segundo argumento, solo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente

 

  1. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar

 

En la barra de herramientas existe el botón Autosuma  que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida

 

Selección de Celdas

 

Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de estas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y elegir el mas adecuado

- Selección de una celda

Hacer clic sobre la celda a seleccionar

- Selección de un rango de celdas

Pulsar el botón del ratón en la primera celda a seleccionar

Mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar

- Selección de una columna

Situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar

Hacer clic sobre esta

- Selección de una fila

Situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar

Hacer clic sobre este

- Selección de una Hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo A y el de la fila 1

Hacer clic sobre este

 

Formato de celdas

 

Veremos las diferentes opciones respecto al cambio de las celdas de una hoja de cálculo y como manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda

 

Fuente

 

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

  1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto
  2. Seleccionar el menú formato
  3. Elegir la opción Celdas
  4. Hacer clic sobre la pestaña Fuente
  5. Aparecerá el siguiente cuadro:

 

  1. Elegir las opciones deseadas en el recuadro
  2. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar

 

 

Alineación

 

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada

 

 

Para cambiar la alineación de los datos se deben seguir los siguientes pasos:

-          Ajustar Texto: Se incrementara la altura de la fila y el contenido se visualizara en varias filas dentro de la celda

-          Reducir hasta Ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda

-          Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola

 

En la barra de herramientas disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones de forma más rápida

1 Alineación Izquierda

2 Alineación Centrada

3 Alineación Derecha

4 Unirá las celdas seleccionadas para que formen una sola celda

 

 

Bordes

 

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas

 

Para esto siga los siguientes pasos

  1. Seleccionar el rango de celdas a los cuales queremos modificar el aspecto
  2. Seleccionar el menú Formato
  3. Elegir la opción Celdas
  4. Hacer clic sobre la pestaña Bordes
  5. aparecerá el siguiente cuadro

 

 

  1. Elegir las opciones deseadas en el recuadro
  2. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar

 

 Tramas

 

Excel nos permite sombrear las celdas para remarcarla de las demás

Para esto siga los siguientes pasos

  1. Seleccionar el rango de celdas a los cuales queremos modificar el aspecto
  2. Seleccionar el menú Formato
  3. Elegir la opción Celdas
  4. Hacer clic sobre la pestaña Tramas
  5. aparecerá el siguiente cuadro

 

 

  1. Elegir las opciones deseadas en el recuadro
  2. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar

 

 

Números

 

Excel permite modificar la visualización de los números en la celda

Para esto siga los siguientes pasos

  1. Seleccionar el rango de celdas a los cuales queremos modificar el aspecto
  2. Seleccionar el menú Formato
  3. Elegir la opción Celdas
  4. Hacer clic sobre la pestaña Número
  5. Aparecerá el siguiente cuadro

 

 

 

  1. Elegir las opciones deseadas en el recuadro
  2. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar