6.1 คำอธิบายข้อมูล (Data Dictionary)

ในการเขียนแผนภาพการไหลของข้อมูล (Data Flow Diagram:DFD) เป็นการเขียนกระบวนการทำงานต่างๆ ในระบบงาน แต่รายละเอียดของข้อมูลต่างๆ ที่ปรากฏในระบบงาน แผนภาพการไหลของข้อมูล(DFD) ไม่สามารถนำเสนอได้ทั้งหมด ดังนั้นในการวิเคราะห์และออกแบบระบบจึงต้องมีการเขียนคำอธิบายข้อมูล (Data Description) หรือพจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) ซึ่งเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลทั้งหมด รายละเอียด คำอธิบายข้อมูลต่างๆ ในระบบงาน พจนานุกรมข้อมูลอาจแยกเขียนได้ดังต่อไปนี้
พจนานุกรมโครงสร้างข้อมูล (Data Structure Dictionary)
พจนานุกรมกระแสการไหลของข้อมูล (Data Flow Dictionary)
พจนานุกรมแหล่งการเก็บข้อมูล (Data Store Dictionary)
พจนานุกรมหน่วยงานภายนอกระบบ (External Entity Dictionary)

Data Structure Dictionary

พจนานุกรมโครงสร้างข้อมูลเป็นการเขียนคำอธิบายหรือรายละเอียดของข้อมูลโครงสร้าง (Data Structure) ว่าประกอบไปด้วยข้อมูลย่อยหรือข้อมูลเดี่ยว(Data Element) อะไรบ้าง เพื่อความเข้าใจในระบบงานให้ชัดเจนมากขึ้น

สัญลักษณ์ที่ใช้ในพจนานุกรมโครงสร้างข้อมูล

สัญลักษณ์

ความหมาย

=

+

[ทางเลือกที่1 ทางเลือกที่2...]

Max {ส่วนประกอบ}

Min

(ส่วนประกอบ)

* COMMENT *

เท่ากับ

และ

ให้เลือกเพียงอันใดอันหนึ่ง

ทำซ้ำจากจำนวนต่ำสุดถึงสูงสุด

 

ส่วนประกอบนี้จะมีหรือไม่ก็ได้

หมายเหตุ ให้เขียนอยู่ภายในเครื่องมือ *...*


ตารางที่1 แสดงสัญลักษณ์ในการเขียนพจนานุกรมข้อมูล


ตัวอย่าง
สัญลักษณ์เท่ากับ ใช้เขียนอธิบายว่าข้อมูลที่อยู่ทางซ้ายมือแยกย่อยลงได้เป็นข้อมูลย่อยๆ ทางขวามือ โดยมีเครื่องหมาย "+" หมายถึง"และ" ตัวอย่างเช่น
ที่อยู่ผู้ขาย = ถนน + จังหวัด + รหัสไปรษณีย์

สัญลักษณ์ [ ] หมายถึงให้เลือกหนึ่งจากตัวเลือกที่มีมากกว่าหนึ่ง เช่น
เกรด = [A B+ B C+ C D+ D E I]
* เกรดหมายถึงผลการเรียนในแต่ละวิชา *

สัญลักษณ์ { } การทำซ้ำสำหรับข้อมูลตัวหนึ่ง หรือกลุ่มของข้อมูลชุดหนึ่งนอกจากนั้นจะมีข้อความกำกับว่า "max" และ "min" หมายความว่าทำซ้ำจากจำนวนน้อยที่สุด (min) ไปถึงจำนวนมากที่สุด (max) ครั้ง ตัวอย่างเช่น
ใบสั่งซื้อ = ชื่อบริษัทที่ชื้อสินค้า + {ชื่อสินค้า+หน่วยสินค้า+จำนวน+ราคา}

Data Flow Dictionary

พจนานุกรมสำหรับการไหลของข้อมูลเป็นการเขียนอธิบายรายละเอียดของข้อมูลที่ปรากฎในแต่ละเส้นการไหลของข้อมูล (Data Flow) ในแผนภาพการไหลของข้อมูล เช่น

ข้อมูล

ชื่อข้อมูล

รายละเอียด

จาก

ถึง

... ....
... ... ... ...
... ... ... ...

ตารางที่ 2 แสดง Data Flow Dictionary