จุดมุ่งหมายในการใช้การอธิบายการประมวลผลนั้นสรุปได้ 3 ข้อคือ
1. เพื่อให้การประมวลผลนั้นชัดเจน เข้าใจง่าย
2. เพื่อให้เกิดความเข้าใจถูกต้องในการอธิบายในรูปแบบเฉพาะของการประมวลผลนั้นระหว่างนักวิเคราะห์ระบบและโปรแกรมเมอร์
3. เพื่อตรวจสอบการออกแบบระบบ
เขียนแล้วคำอธิบายนั้นสามารถนำมาตรวจสอบความถูกต้องกับผู้ใช้ได้ง่ายการเขียนเป็นประโยคโครงสร้างอาจจะไม่เหมาะสมถ้าต้องนำมาตรวจสอบกับผู้ใช้เพราะว่าคำอธิบายนั้นจะยาวและคำอธิบายเกี่ยวกับเงื่อนไข
หรือการทำงานซ้ำก็เขียนไม่สะดวก ตัวอย่างเช่น เงื่อนไขที่มี AND,OR หรือ NOT เป็นต้น
เขียนแล้วคำอธิบายนั้นควรจะใช้สื่อสารกับผู้อื่นที่เกี่ยวข้องในระบบได้ง่ายผู้อื่นที่เกี่ยวข้องอาจจะเป็นผู้ใช้
ผู้จัดการ ผู้ตรวจสอบ เป็นต้น การเขียนคำอธิบายเป็นประโยคโครงสร้าง หรือเขียนเป็นการตัดสินใจแบบตารางจะเหมาะสมกับบุคคลเหล่านั้นเพราะว่าทั้ง
2 วิธีนั้นง่ายต่อการทำความเข้าใจถึงแม้ว่าอาจจะยาวไปหน่อยก็ตาม ประโยคโครงสร้าง (Structure Sentence)
ใช้คำกริยาที่เมื่อทำแล้วมีความหมายว่าได้ผลลัพธ์บางอย่างออกมา
เช่น "คำนวณ" สิ่งนั้นสิ่งนี้หรือ "เปรียบเทียบ" สิ่งนั้นกับสิ่งนี้ เป็นต้น คำกริยาที่อาจจะเลือกใช้ได้
เช่น ใช้ชื่อข้อมูลเป็นคำนามในประโยค
ตัวอย่างเช่น วันชำระเงินใบทวงหนี้ รายงานเพื่อเตรียมเงินสด เป็นต้น ใช้คำศัพท์ที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล
เช่น "และ" "หรือ" "เท่ากับ" "ไม่เท่ากับ" "มากกว่า" และ "น้อยกว่า" เป็นต้น ใช้คำที่บอกการเคลื่อนที่ของข้อมูลคล้ายกับคำที่ใช้ในการเขียนโปรแกรมได้แก่ตัวอย่างที่ 1 ประโยคโครงสร้างที่ทำงานตามลำดับ
ตัวอย่างที่ 2 ประโยคโครงสร้างที่ทำงานตามลำดับและมีการใช้เงื่อนไข If Else
- Repeat
- อ่านข้อมูลจาก Employee
- คำนวณหาเงินเดือน
- ค่าจ้าง = จำนวนชั่วโมงที่ทำงาน X อัตราค่าจ้างต่อชั่วโมง
- คำนวณหาเงินเดือน = ค่าจ้าง X อัตราภาษี
- พิมพ์รายงานแสดงเงินเดือน
- Until ไม่มีข้อมูล Employee
- :
- :
ตัวอย่างที่ 4 ประโยคโครงสร้างที่ทำงานตามลำดับและมีการใช้เงื่อนไข Do Case
- อ่านข้อมูลคะแนนรวม
- Do คะแนนรวม
- Case1 คะแนนรวม >=80
- เกรด = A< br>
- Case2 คะแนนรวม >=70
- เกรด = B
- Case3 คะแนนรวม >=60
- เกรด = C
- Case4 คะแนนรวม >=50
- เกรด = D
- End (ถ้าไม่ตรงกับทุกกรณี)
- เกรด = E
- การใช้ประโยคโครงสร้างสำหรับกรณีที่มีเงื่อนไข If ELSE ซ้อนกันมากๆ นั้นไม่สะดวก เราอาจจะเขียนเป็นการตัดสินใจแบบตารางซึ่งจะง่ายกว่า
- อ่านข้อมูลจาก Employee
-
วิธีการตัดสินใจแบบตาราง (Decision Tables )
- วิธีการตัดสินใจแบบตารางเป็นตารางแบบ 2 มิติ โดยที่แถวตั้งด้านซ้ายเป็นเงื่อนไข และแถวนอนเป็นรายละเอียดของเงื่อนไขและผลของการตัดสินใจ เงื่อนไขก็คือ สิ่งที่มีค่าเปลี่ยนแปลงได้ เช่น จำนวนเงินในใบทวงหนี้ ซึ่งเป็นตัวกำหนดว่าควรตัดสินใจอย่างไร เช่น ถ้าจำนวนเงินต่ำกว่า 25,000 บาท ไม่ต้องรอการอนุมัติจ่ายเงิน เป็นต้น
เงื่อนไข การตัดสินใจ จำนวนเงินในใบทวงหนี้
< 25,000
อนุมัติจ่ายเงิน
Y
- ในตัวอย่างการตัดสินใจแบบตารางข้างบนนี้ แถวตั้งเป็นเงื่อนไข หรือตัวแปรคือ จำนวนเงินในใบทวงหนี้ แถวนอนเป็นค่าตัวแปร คือ น้อยกว่า 25,000 บาท ดังนั้นการอนุมัติจ่ายเงินคือ " Y " ซึ่งหมายความว่า " Yes " คือ ให้จ่ายเงินได้ แต่ที่จริงแล้วค่าของจำนวนเงินที่เป็นไปได้มีมากกว่านี้ และเงื่อนไขก็มีมากว่านี้ด้วย ซึ่งพอสรุปออกมาเป็นตารางเงื่อนไขดังนี้
เงื่อนไข ค่าที่เป็นไปได้ 1. จำนวนเงินในใบทวงหนี้
a. น้อยกว่า 25,000
b. ระหว่างc. 25,000 ถึงd. 250,000
e. มากกว่า 250,000
2. วันค้างจ่าย
a. น้อยกว่าหรือเท่ากับ 10 วัน
b. มากว่า 10 วัน
3. ส่วนลดถ้าจ่ายเร็ว
a. มี
b. ไม่มี
ตารางที่ 4 แสดงตัวอย่างตารางตัดสินใจของการทวงหนี้
- ดังนั้นตารางการตัดสินใจจะต้องขยายออกไปอีก หลักการตั้งตารางตัดสินใจเริ่มจากเงื่อนไขก่อนโดยที่จำนวนแถวนอนของตารางจะมีเท่ากับจำนวนเงื่อนไขบวกหนึ่งสำหรับหัวตาราง จากตารางข้างบนนี้เรามี 3 เงื่อนไข เพราะฉะนั้นเราต้องสร้าง 4 แถวนอน สำหรับจำนวนแถวตั้งจะมีเท่ากับผลคูณของค่าตัวแปรที่เป็นไปได้ทั้งหมดบวก 1 แถว สำหรับเขียนคำอธิบาย ดังนั้นจำนวนแถวตั้งจะมีเท่ากับ 3 ( จำนวนค่าที่เป็นไปได้ของจำนวนเงินในใบทวงหนี้ ) คูณ 2 ( ค่าที่เป็นไปได้ของวันค้างจ่าย ) และคูณ 2 ( มีส่วนลดหรือไม่ ) บวกกับอีก 1 ได้ผลลัพธ์เท่ากับ 13 ดังตารางของเราจะมี 13 แถวตั้ง และ 4 แถวนอน
- จากตารางตัดสินใจที่ได้มานั้นมันออกจะใหญ่เกินไป
และมีหลายกรณีที่เงื่อนไขไม่มีความหมายและให้ผลลัพธ์ออกมาเหมือนกัน ตัวอย่างเช่น
ถ้าจำนวนเงินน้อยกว่า 25,000 บาท เราไม่จำเป็นต้องสนใจเงื่อนไขวันค้างจ่ายหรือส่วนลด
ดังนั้นเราอาจจะทำให้ตารางสั้นเข้าได้
- เงื่อนไขที่ไม่ได้ใช้เราจะเขียนแทนด้วยเครื่องหมาย " - " ในแถวตั้งที่ไม่จำเป็นออก เราจะยุบแถวตั้งดังในตารางข้างล่างนี้
1
2
3
4
5
จำนวนเงินในใบทวงหนี้
< 25,000
25,000 250,000
25,000 250,000
25,000 250,000
> 250,000
วันค้างจ่าย
-
<= 10
<= 10
<= 10
-
ส่วนลด
-
Y
N
-
-
ตัดสินใจ
A
A
S
A
P
- A = จ่ายเงิน
- S = เก็บใจทวงหนี้ไว้รอการตัดสินใจ
- P = พิมพ์รวมเพื่อเตรียมเงินสด
- การเขียนตารางการตัดสินใจให้ผลออกมาเหมือนกับการเขียนด้วยประโยคโครงสร้างแต่การทำความเข้าใจสำหรับบุคคลหลาย ๆ คน อาจจะยากง่ายไม่เหมือนกัน ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบต้องตัดสินใจ ว่าจะใช้วิธีใดที่เหมาะสมที่สุด
สรุป
- ประโยคโครงสร้างและตารางตัดสินใจเป็นเครื่องมืออธิบายการทำงานภายในของโพรเซส เราควรจะเลือกวิธีที่เขียนอธิบายการทำงานที่ดีและเหมาะสมกับงานนั้น ๆ
- เงื่อนไขที่ไม่ได้ใช้เราจะเขียนแทนด้วยเครื่องหมาย " - " ในแถวตั้งที่ไม่จำเป็นออก เราจะยุบแถวตั้งดังในตารางข้างล่างนี้
| ..... | ..... |
