DEFINICIÓN:

Es un sistema interactivo basado en computadora, el cual  facilita la solución de problemas no estructurados por un conjunto de tomadores de decisiones trabajando juntos como un grupo. 

COMPONENETES:

Los componentes de que consta son: hardware, software, recursos humanos y procedimientos. Al unir los componentes de un GDSS es posible realizar juntas cuya temática estará relacionada con el proceso de la toma de decisiones.

HARDWARE:
Para trabajar con un GDSS es necesario contar con los requerimientos mínimos de hardware para este tipo de sistemas:

1. Un dispositivo de entrada/salida, mediante el cual sea posible darle datos de entrada y producir una salida.
2. Un procesador, para realizar los procesos necesarios y generar resultados útiles a los tomadores de decisiones.
3. Una línea de comunicación entre el dispositivo de entrada/salida y el procesador, para permitir la comunicación interactiva entre los miembros del grupo.
4. Una pantalla o monitores individuales, para ver las aportaciones que hace cada miembro del grupo o para analizar resultados.

SOFTWARE:
Se requiere del software adecuado para realizar el proceso de toma de decisiones en grupo. Los componentes del software de un GDSS son:

1. Una base de datos que cuente con información relacionada con la decisión que debe tomarse y que permita la consulta y búsqueda de temas específicos.
2. Una base de modelos, de la cual se puedan elegir diferentes alternativas para tomar una decisión.
3. Programas de aplicaciones específicos para que el grupo los use como procesadores de palabras, graficadores, hojas de cálculo o paquetes estadísticos.
4. Una interfase flexible y fácil de usar, que permita al ejecutivo interactuar de la manera adecuada con el sistema sin requerir de mucha asesoría o capacitación.

RECURSOS HUMANOS:

Este componente incluye a las personas que participan en el proceso de toma de decisiones, a un operador del GDSS y a un facilitador, quien se encarga del control de desarrollo de la junta.
El operador del GDSS es la persona que conoce el paquete, sabe cómo funciona y cómo operarlo. Es el responsable de la operación del equipo y del paquete de software.
El facilitador, por su parte, conoce el potencial del paquete que se está utilizando y mantiene una posición neutral respecto al grupo.

PROCEDIMIENTOS:

Son los que facilitan el uso efectivo y la operación de la tecnología de los sistemas por su parte de los miembros del grupo.
Pueden referirse al uso del hardware y software y pueden incluir reglas para el manejo de la discusión verbal entre los miembros del grupo o para el flujo de los eventos durante una junta. 
 

CARACTERISTICAS:

Los sistemas de soporte a la toma de decisiones, deben reunir un conjunto de características para considerarse como tal. Las principales características que deben incluir son:

• Los GDSS son sistemas diseñados especialmente para apoyar las decisiones en grupo, no están formados por elementos de sistemas ya existentes.
• La meta de un GDSS es apoyar a los tomadores de decisiones en su trabajo.
• Un GDSS es fácil de aprender y de usar.
• Un GDSS puede ser específico o general.
• Un GDSS contiene mecanismos para evitar el desarrollo de conductas negativas en el grupo.
• Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera activa.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE GDSS:

Las principales ventajas que se derivan del uso de esta tecnología son:
 

• Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos.
• Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo.
• Cuando en una junta es necesario que estén presentes muchas personas se optimiza el uso de información que aporta cada miembro del grupo.
• Proporciona un mecanismo para enfocar al grupo en problemas clave y descartar conductas que perjudican el desarrollo de la junta de toma de decisiones.
• Apoya al desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra.
• Mejora la calidad de la toma de decisiones.
• Incrementa la creatividad en la toma de decisiones.

• Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones respecto a la forma tradicional de realizarlo.
• Resistencia al cambio por parte de los administradores.
• La responsabilidad al tomar una decisión, puede diluirse.

RELACIÓN ENTRE DSS, EIS Y GDSS:

Estos tres tipos de sistemas están relacionados entre sí por un objetivo común: apoyar el proceso de toma de decisiones, aunque cada uno de ellos tenga sus propias características.

Para pasar de un DSS a un GDSS es necesario introducir lo siguiente:
 

• Capacidad de comunicación. Un GDSS requiere capacidades de comunicación y de desplegado de información.
• Mejorar la base de modelos para permitir el consenso (votaciones, rangos, etc.)
• Mejorar las instalaciones físicas
• Incrementar la preparación del sistema antes de su uso.

DISEÑO DE SALAS:

La forma en que se diseñe una sola para el uso de un GDSS puede variar dependiendo de la duración de la sesión de toma de decisiones y del grado de proximidad física de los miembros del grupo.
Las alternativas más utilizadas según DeSanctis y Gallupe son:
 

• Cuarto de decisión: cuarto que cuenta con instalaciones especiales para facilitar la toma de decisiones en grupo. 
• Red local de decisión:se utiliza cuando es necesario que cada miembro del grupo trabaje en su propia oficina al momento de celebrar una junta
• Teleconferencias: son útiles cuando los miembros del grupo están geográficamente distantes, pero deben reunirse para tomar una decisión
• Toma de decisiones remota: se utiliza cuando existe un grupo fijo de personas que deben reunirse regularmente para tomar una decisión.

PAQUETES DE APOYO:

Entre los paquetes que se usan para apoyar la toma de decisiones en grupo están los siguientes:
 

• PLEXSYS: conjunto de herramientas desarrolladas para facilitar la adquisición del conocimiento implementadas en el Laboratorio de Planeación y Decisión de la Universidad de Arizona.
• Colab: salón de juntas experimental diseñado en Xerox en el Centro de Investigaciones de Palo Alto.
• Shell GDSS: desarrollado en la universidad de Minnesota.
• DECAID: (Decision Aids for Groups), diseñado por Gallupe, DeSanctis y Dickson.
• LADN: (Local Area Decision Network)
• SMU: (Southern Methodist University), proyecto de una sala de decisiones
• APL: modelo de planeación usado por Xerox para las operaciones financieras.
• DELAWARE: prototipo de asistencia interactiva por computadora para comunicaciones y pronósticos, desarrollado en APL.

GROUPWARE:

Es una tecnología nueva que está ligada a las necesidades de los grupos de trabajo en los negocios y consiste del software computacional diseñado específicamente para apoyar le trabajo en grupo.
La tecnología del groupware tiene numerosas ventajas, ya que permite enlazar departamentos, personas en diferentes lugares físicos o compañías completas, de manera  que se mejora la eficiencia y la velocidad de los proyectos en equipo.
Groupware tiene en la actualidad un gran impacto en las compañías que desean moverse a la organización del futuro, en las cuales las personas deciden qué es lo que necesitan hacer y forman los equipos para hacerlo.
Quienes proponen Groupware creen que será llamado democratización de los datos debido a que el conocimiento fluye a donde es necesario permitiendo así que los integrantes de un equipo puedan continuar su trabajo sin tener que  moverse de su oficina o de su localidad.
Hará cambiar el concepto de una oficina, pues permite trabajar en equipo frente a una computadora y de manera eficiente.

APLICACIONES:

Las aplicaciones de los GDSS cubren un amplio rango, como ejemplo de ellas tenemos los siguientes:
 

• Establecimiento de la misión de la empresa: cuando se esta creando una empresa es necesario definir la misión que se quiere cumplir en el mercado y en este proceso puede usarse un GDSS  para generar ideas útiles y tomar la mejor decisión.
• Formulación de estrategias: así como se establece la misión, es necesario formular las estrategias que ayudarán a que la misión se cumpla y en este proceso se puedan utilizar GDSS.
• Evaluación de administradores: ayuda a que las evaluaciones sean objetivas y se realicen en un tiempo adecuado.
• Planeación de Sistemas de Información: cuando se requiere introducir nueva tecnología de sistemas de información es necesario modificar el plan de sistemas o planear para la introducción de la nueva tecnología.
• Soporte de negociaciones: por ejemplo cuando dos o más grupos hablan diferente idioma o tienen diferente cultura, puede usarse un GDSS que apoye el intercambio de ideas entre ellos, lo cual favorece el proceso de negociación.
• Apoyar las decisiones visuales: como la selección de un empaque para un nuevo producto, el diseño de un comercial publicitario y la ubicación de una maquinaria, entre otras.
• Apoyar los trabajos que involucran diseño y revisión de control de calidad: por ejemplo, el diseño de un producto, el control de calidad de calidad del proceso de producción del nuevo producto.
• Apoyar a la decisión en particular: tal como realizar una alianza estratégica con una compañía que opera en los Estados Unidos.

CASOS DE APLICACIÓN:

ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN:

Un grupo de administradores se reunieron con el objetivo de identificar las áreas problemáticas y de oportunidad en la administración de sistemas de información y las implicaciones de administrar esa área. Para cumplir con este objetivo utilizaron un GDSS: el GroupSystem. Que fue instalado por primera vez en 1985, en la Universidad de Arizona. Actualmente se utiliza en muchas organizaciones públicas y privadas debido a que ayuda a que las juntas sean más eficientes y productivas. 
Las principales características que ofrece este sistema son:

• Anonimato: los participantes aportan sus ideas y comentarios en forma anónima, ninguno puede conocer la fuente de una entrada al sistema.
• Procesamiento simultáneo: los participantes pueden dar ideas al mismo tiempo. El proceso de teclear las ideas acelera lo que puede alcanzarse al realizar una junta.
• Memoria organizacional: todas las entradas que generan los miembros de la junta se registran en forma automática y están disponibles para imprimirlas al final de la junta.

1. Lluvia electrónica de ideas (Electronic Brainstorming). Se utiliza para generar ideas no estructuradas a partir de una pregunta, estimula la creatividad  y trata de reducir las ideas repetidas.
2. Categorizador (Categorizer).  Se usa para dar estructura organizada a los comentarios generados en otra herramienta, teniendo como resultado grupos de actividades y/o categorías de los comentarios.
3. Votación (Vote). Permite utilizar diferentes métodos de votación, como una escala o respuestas de si/no.
4. Comentarios de temas (Topic Commenter). Es una herramienta para generar ideas más estructuradas que la lluvia electrónica.
5. Diccionario de Grupo (Group Dictionary). Define los términos o frases que utiliza el grupo.
6. Evaluación de alternativas (Alternative Evaluation).  Califica una lista de alternativas respecto a una lista de criterios.
7. Formación de políticas (Policy Formation).  Cuenta con un editor de textos en donde se establece la misión y las políticas a través de un proceso iterativo y de consenso del grupo.
8. Organización de ideas (Idea Organization). Permite clasificar las ideas, que cada participante estructure las ideas en categorias y que el facilitador elimine duplicados.
9. Temario grupal (Group Outliner).  Permite a los participantes comentar sobre diferentes temas predefinidos y crear una jerarquía detallada de subtemas referente a cada uno de éstos.
10. Cuestionario (Questionnaire). Permite crear un formato de cuestionario para ser contestado por el grupo.
11. Identificación de “Stakeholders” (Stakeholder Identification). Identificación de las personas, instituciones u organizaciones que afectan o están involucradas en el desarrollo de un plan.
12. Escritura grupal (Group Writer). Es un procesador de texto que permite al grupo al mismo tiempo escribir y editar secciones de un mismo documento.
13. Matriz grupal (Group Matrix). Permite a los participantes establecer relaciones entre dos conjuntos de elementos en formato de matriz o de tabla.

SANTA CLARA:

Las autoridades municipales de Santa Clara, en conjunto con un grupo de personas que representan diferentes sectores de la población, se reunieron con la finalidad de diagnosticar la situación actual de Santa Clara y la situación deseada para el año 2020, proponiendo para ello diversas acciones y estrategias.
Para lograr esto se decidió utilizar la tecnología de información como apoyo al proceso, siendo el GroupSystem el software que permitió la participación anónima y libre de todos los participantes.
Antes de iniciar el desarrollo con el GroupSystem se presentó a los participantes el Plan Maestro Santa Clara 2020, elaborado por asesores expertos, en donde se explicaban los puntos a considerar en el panel, el cual planteaba la hipótesis preliminares que serían discutidas en las sesiones con el objetivo de que cada participante preparara con anticipación su análisis del plan.

TENDENCIAS FUTURAS:

Los GDSS son una tecnología que está emergiendo. En el futuro la tecnología actual con la cual se están llevando a cabo las juntas de toma de decisiones deberá mejorar, ser más amigable para los usuarios ejecutivos y más transparente en su uso. En este proceso de cambio ayudarán los sistemas basados en el reconocimiento de voz y signos escritos.
En el futuro mediante el uso del video y la conferencia por computadora, será posible invitar a un experto a una junta, pedirle su consejo y dejarlo ir sin que tenga que moverse de su lugar de trabajo.
En un futuro muy próximo, los administradores modernos tendrán que utilizar esta tecnología para apoyar el proceso de toma de decisiones en la organización, debido a las ventajas que pueden obtenerse de ella.

CONCLUSIONES:

Los GDSS son una tecnología que está empleándose con éxito al apoyar en forma automatizada  las juntas de toma de decisiones tradicionales.
Estos sistemas facilitan la solución de problemas no estructurados por un conjunto de tomadores de decisiones que trabajan juntos como un grupo.
La toma de decisiones con un GDSS brinda mayor calidad al proceso y a sus resultados, debido a que el anonimato hace que el grupo sea más participativo y tenga mayor creatividad en la generación de alternativas de solución.
En el futuro este tipo de sistemas se utilizarán ampliamente en la celebración de las juntas de toma de decisiones para apoyar el proceso y obtener mejores resultados.