E1 empresario mexicano debe contar con suficientes elementos para tomar decisiones acerca del uso de la informática en su negocio e implantar las medidas adecuadas para que los beneficios de la tecnología se traduzcan en una mejor administración de su negocio.  La informática debe trabajar para la empresa, para mejorar su competitividad, no la empresa para las compiladoras.

1. Reducción de costos de operación
El uso más típico de la informática es su aplicación en reducir el tiempo y costo en la realización de tareas rutinarias, repetitivas, de poco valor para la empresa, que requieren un tiempo considerable para efectuarse manualmente y que estarían sujetas a muchos errores.  Hoy en día los recursos humanos, materiales y financieros requeridos para procesar la nómina, el pago de impuestos, el registro contable, la elaboración de facturas, etc., son demasiado costosos para pensar en dedicarlos a este tipo de tareas sin el apoyo de la tecnología.
Las herramientas informáticas actuales nos permiten poder automatizar procesos como la nómina, contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, conciliaciones bancarias, entre otros.  Ello no sólo puede ser ejecutado con menos personal, sino que además aportan un conocimiento en materia fiscal, legal y contable, que contribuye a reducir el tiempo de entrenamiento y el costo del personal que opera estos sistemas.
Hoy en día, las empresas que producen software comercial para el procesamiento de nóminas, actualizan constantemente sus programas en cuanto a requerimientos fiscales, legales, de conformidad con reglamentos y disposiciones, cuya complejidad es ajena a la persona que opera el sistema.

2.  Aumentar la rentabilidad de las operaciones
Otro tipo de aplicaciones de la informática son las que nos permiten automatizar procesos más relacionados con las operaciones sustantivas de la empresa, tales como el ciclo comercial de facturación, cuentas por cobrar, inventarios, contabilidad y análisis de ventas.

Un software integrado de administración comercial hace posible elaborar una factura y automáticamente realizar el registro de la cuenta por cobrar del cliente; dar de baja del inventario los artículos facturados y contabilizar toda la operación.  Este ciclo, además de reducir tiempo y costo, permite, gracias a los sistemas modernos, llevar una serie de estadísticas e indicadores que nos dicen cómo se comporta el negocio.
Con el análisis de esta información, podemos saber cómo se comporta la recuperación de la cartera, los niveles de inventario, o (le facturación; y más aún: identificar cuál cliente es el que más compra; cuál paga mejor; cuál línea de productos deja mejor margen; cuál vendedor coloca productos de mejor margen; cuál es el proveedor que mejor desempeño tiene en sus entregas; cuál ruta...; cuál zona ...; en fin.
Esta información se traduce en una ¡acertada torna de decisiones.  Por ejemplo, definir cuáles son los productos que debemos promocionar, analizar los descuentos que estamos otorgando, proyectar nuestro flujo de efectivo y pagar cuando debemos pagar; cobrar cuando debemos cobrar; comprar cuando debemos.

3. Control de las operaciones
Cuando la empresa llega a automatizar ciclos completos del negocio, como lo mencionamos en el punto anterior, logra una perspectiva diferente del control de las operaciones.  El empresario tiene los elementos para lograr una vista panorámica del negocio y no sólo vistas parciales de cada uno de los procesos.  Con sistemas integrados y un buen manejo de indicadores comerciales pueden tomarse mejores decisiones, y adecuar el comportamiento del negocio a las situaciones del mercado.
En la industria manufacturera se utilizan ya comúnmente los sistemas conocidos como MRP o Planeación de Recursos de Manufactura, que nos permiten combinar la información resultante de la operación con la información de los planes de producción y ajustar dinámicamente tanto los planes, como las acciones de comprar, fabricar, procesar, etc.  Con estos sistemas, podemos hacer explosiones de listas de materiales para determinar las cantidades de materias primas que deben comprarse, haciendo una comparación entre lo requerido por el plan de producción (o la carga de producción), lo existente en inventario o en pedidos, por ejemplo.
Existen sistemas para empresas comerciales y de distribución que toman el mismo enfoque para lograr que el manejo del inventario sea óptimo, que se utilice la información generada por la misma operación para pronosticar los consumos y determinar qué comprar, cuándo comprar, a quien comprar y dónde almacenar.

4. Aumentar la capacidad de comunicación
Los puntos anteriores se refieren a las aplicaciones más utilizadas en los negocios, sin embargo, la tecnología es aplicable en áreas que en principio no parecen tan obvias, como el mejorar la comunicación dentro y fuera de la empresa.
La tecnología de las telecomunicaciones y la computacional han ido convergiendo en un punto: la telemática.  Hoy en día es posible interconectar las computadoras de la empresa en una red, que incluya no sólo los equipos situados en una localización física de la empresa, sino interconectar todas las oficinas, sucursales, almacenes, y aún las computadoras portátiles.  Es posible enviar y recibir faxes, mensajes de correo electrónico, archivos de información y hasta realizar transacciones comerciales; así como recibir y hacer pedidos de mercancías, solicitudes de información, consulta en bases de datos, sólo por mencionar algunas alternativas.
El poder interconectar todas las operaciones permite conocer diariamente y al instante las transacciones que se están realizando en cada uno de los puntos localizados.  Es factible incluso conocer con exactitud la existencia de mercancías en cada bodega o almacén.  Así, puede decirse a un cliente: "su pedido será surtido desde el almacén X hoy mismo", o mejor aún: "su pedido será surtido desde el almacén más cercano a su localidad"
La interconexión de las computadoras a la llamada supercarretera de información amplía las posibilidades de comunicación con clientes y proveedores.

5. Reducir el tiempo de llevar un producto al mercado
Desde las empresas manufactureras hasta las comerciales y de servicios, todas tienen siempre la necesidad de innovar y mejorar su oferta al mercado, ya se trate de producto manufacturado; una línea de productos en la tienda; una campaña de ventas; o un servicio.  Cualquier cambio que haga, requiere de información,
Nuestra habilidad para conocerla, capturarla, procesarla, analizarla y tomar decisiones con base en estos datos, nos ayuda a realizar el proceso de una forma más eficiente.  Las herramientas de productividad personal favorecen el análisis de la información generada por los propios sistemas administrativos, y permiten detectar tendencias, graficarlas y mejorar los pronósticos.
Además del análisis de la información, está la posibilidad de diseñar nuevos empaques y diseños en la computadora; listas de precios; documentos técnicos; publicaciones para clientes y empleados.
Las herramientas de productividad para el grupo de trabajo propician un avance en el estado del arte del trabajo colaborativo, al permitir que los participantes de un grupo de trabajo se comuniquen mejor; compartan la misma información; eviten la duplicación de esfuerzos; documenten las decisiones.  Esto se logra gracias a que todas las personas involucradas en un mismo proceso tienen acceso a la información y pueden leer, añadir, comentar e interpretar la información de uso común.
La tecnología prevé el aspecto de seguridad tanto en el acceso como en el uso, de tal forma que el activo de información que reside en la base de datos de la empresa no sea vulnerable.  Sólo el personal indicado tiene acceso a éste, y su uso es registrado en bitácoras para propósitos de auditoría.

6. Crear nuevas oportunidades en de negocios
Existen casos documentados sobre empresas que se han servido de la tecnología de la información para crear un nuevo servicio o producto y lograron penetrar exitosamente en un mercado.
Una empresa de distribución, por ejemplo, instaló terminales de computadora con sus principales clientes y logró que los compradores de sus clientes pudieran acceder a las listas de precios; conocer el estado que guardaban sus pedidos; colocar órdenes y logró, además, vender este servicio a otros proveedores para que el comprador tuviera acceso desde una sola terminal de computadora a varios de sus proveedores.
Otros casos ilustran sobre cómo encontrar usos novedosos de la tecnología de la información para promover productos en Internet, en kioscos de información localizados en centros comerciales, hoteles, aeropuertos.  Las posibilidades son inmensas.
Los sistemas de telemarketing constituyen una herramienta poderosa de seguimiento al departamento de mercadotecnia o ventas. Con ellos, es posible crear bases de datos de clientes y prospectos, definir calendarios de campañas, llamadas y hacer envíos de correo dirigidos a los prospectos con información específica y segmentada.

7. Acercar al cliente a la empresa
La tecnología acerca los recursos informativos de las empresas a los clientes y esto puede resultar estratégico.  Como se mencionó en el ejemplo anterior, el que los clientes tengan acceso inmediato a información actualizada de una empresa, que estén siempre enterados de sus productos y novedades, aportará un valor adicional a la relación comercial y propiciará el tener a esta compañía como primera opción.
El fenómeno Internet permite, a un costo sumamente atractivo, que los clientes accedan a este tipo de servicios casi desde cualquier punto de la República.  Este mecanismo de comunicación se traduce no sólo en una ventaja para los clientes; representa también una valiosa retroalimentación para la empresa: acercarse a las necesidades de sus usuarios; conocerlos mejor; determinar con mayor precisión sus patrones de compra; fluctuaciones en la demanda; entre otros aspectos que contribuyen a afinar la operación, de] negocio para una óptima utilización de los recursos.

8. Acercar a los proveedores a la empresa
Y, ¿qué beneficios aporta a la empresa el que sus proveedores se integren en la cadena de suministros?; ¿qué beneficios obtiene si sus proveedores también pueden conocer sus necesidades, su carga de pedidos o producción?  Al conectarse a las bases de datos de sus proveedores y conocer sus precios, existencias, se propicia un acercamiento que puede a su vez reducir costos, aumentar la flexibilidad en las entregas, mejorar la comunicación y por ende, la relación con estos.

9. Conocer mejor a los clientes
El reto del mercadólogo es conocer quién es el cliente, cuándo compra, cuáles son sus motivaciones.  Las herramientas informáticas nos permiten establecer mecanismos de captura y análisis de información pira este propósito.
Con las herramientas adecuadas, es posible hacer análisis de la base de datos de facturación y determinar tendencias de compra de los clientes; cada cuándo adquieren determinado producto; en qué cantidad promedio está vendiéndose un artículo; cuánto tarda un cliente en ordenar el producto "B" después de haber comprado el producto "A"; en fin.  Así como sucede con los análisis sobre la información de la cartera, los inventarios, pedidos, al que nos referimos en los puntos 1 y 2.
El empresario puede implementar fácilmente sistemas de reconocimiento a sus clientes, como los llamados "compradores frecuentes", para convertir a sus clientes en un vehículo de colección de datos cada vez que él adquiera sus productos y, tal vez, recompensarlo por ello.
 

10. Contar con el poder de la información
¿Qué otras aplicaciones encontrar derivadas del poder de la información?; ¿qué usos darle a la información de la empresa?
Existen muchísimas otras aplicaciones de la tecnología que pueden ayudar a identificar áreas de oportunidad para las empresas, realizar mejoras en sus procesos de operación, corregir desviaciones sobre planes...
Concebir nuevas ideas para usar la tecnología, no como un mal necesario o una herramienta operativo; sino por la información que puede generar y la utilidad de ésta; no en la complejidad de la tecnología.

Es más fácil aprender a usar la computadora una vez que se encuentra el beneficio aplicado a la empresa.
 

Articulo tomado de la revista:
Estrategia Industrial
Número 146