Objetivo: concerá las diferentes áreas de aplicaciónes de los sistemas de información, así como su importancia dentro del área de manufactura.
 

Introducción:

Algo que resulta fundamental en la administración moderna, es el hecho de organizar; incluso se considera que ninguna organización puede funcionar a la larga sin una cadena de comando y una cadena de comunicación formal que coordine las actividades de la empresa y canalice las instrucciones al usuario respectivo.

El organizar, controlar y planear constituye las funciones básicas de la administración, mismas que son altamente significativas en el desempeño de los sistemas de información para la administración.

Una función distintiva del proceso administrativo de marcarse en la forma de interpretar los conceptos de organizar y organización.

Organizar es una función básica de los gerentes y se ocupa primordialmente, de la estructura formal como medio para obtener la acción efectiva de grupo. Por otra parte la organización se refiere a las relaciones humanas en las actividades de grupo, es decir se ocupa de coordinar las actividades de la gente.
 

Objetivos de los SI

• La principal función de un SI es proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren al máximo la relación que existe entre los recursos de la empresa. 
• Este sistema tiene el propósito general de ayudar a los gerentes en la planeación, control y toma de decisiones.
• Asegurar que la información exacta y confiable esté disponible cuando se necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable.
• Incrementar la productividad operacional. 
• Hacer que el proceso de información deje de ser información fragmentada, conjeturas inspiradas en la intuición y solución de problemas aislados.

a) ¿Qué datos se requieren?
b) ¿Cuándo se requieren?
c) ¿Quién o quienes los necesitan?
d) ¿En qué forma se necesita?
e) ¿Cuánto cuestan?
f) ¿Prioridad de procesamiento de datos?
g) ¿Cómo debe ser el control?
h) ¿Cuál debe ser su alcance?

Evolución y Anatomía de los SIA

Un SIA surge cuando una empresa sobrevive y crece y la supervisión de ella esta fuera del alcance de un solo hombre, por no poder estar al mismo tiempo en varios lugares para planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar las diferentes actividades de la organización. Cuando esto sucede los problemas de autoridad, responsabilidad y organización comienzan a asumir proporciones considerables; es aquí donde empieza a tomar forma la necesidad de un SI formal.

Un SIA evoluciona en función de los resultados que vayan obteniendo y alcanzan su desarrollo óptimo cuando se evitan situaciones como: cruces de información, procesos dobles o cuando se hayan fijado flujos formales de información que permitan conocer los problemas de una manera inmediata.

En ocasiones el desarrollo de los SI dependen de otros factores como: ambiente externo, cambios en las necesidades internas, cambios tecnológicos, actualización de sus diseñadores y administradores.

La anatomía de un sistema de información podemos describirla de la siguiente manera:

Entradas y Salidas. Las entradas son elementos que ingresan al sistema para su transformación y las salidas representan el resultado del proceso de transformación.

Procesamiento. Es el centro de transformación en todo sistema. Esta formada por un grupo de elementos que establecen un control sobre los datos de entrada con el fin del filtrar la información, en base a una serie de reglas, instrucciones o procesos previamente establecidos.

Retroalimentación. (+ ó -) La negativa es esencialmente información de entrada que indica que el proceso se esta desviando del curso de acción elegido indicando que hay necesidad de reajustar a un nuevo estado. La retroalimentación positiva es la que generalmente refuerza el desempeño de la administración ya que es indispensable para el funcionamiento del sistema.

El uso de la tecnología de información en las empresas se ha incrementado considerablemente y en un futuro será aún mayor. Las principales tendencias respecto a los Sistemas de Información  son las siguientes:

• La tecnología de información se usará como parte de la estrategia corporativa, es decir, el uso de los Sistemas de Información que dan ventaja competitiva (sistemas estratégicos) se incrementará. Las empresas de más éxito serán manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratégicas de la tecnología de la Información de manera creativa.
• La tecnología será parte del trabajo en equipo en las empresas. Esta tecnología será usada para reducir el trabajo, mejorar la calidad, dar mejores servicios a los clientes  o para cambiar la forma en que ser trabaja. Los trabajadores usarán las computadoras personales conectadas en red, y las fabricas usarán la tecnología para el diseño y control de producción.
• El uso de la tecnología transformará a la organización y cambiará su estructura. Como ejemplo de ello puede verse el uso del correo electrónico, el intercambio electrónico de datos y el acceso a información externa por medio de redes como internet.
• La tecnología facilitará la creación de las oficinas virtuales para las personas que requieren estar en diferentes localidades, permitiendo el uso del correo electrónico y de conferencias por computadoras y de esta manera facilitar la comunicación global.
• La tecnología de información apoyará de manera importante el rediseño de los procesos de negocios. Las técnicas de reingeniería de procesos continuarán apoyándose en los sistemas de información.

1) El reto estratégico de los negocios

• Los cambios tecnológicos se mueven más rápido que los cambios de los seres humanos o las instituciones.
• Necesitarán del uso de la tecnología para simplificar la comunicación y la coordinación.
• Si las instituciones solo automatizan lo que hacen actualmente, dejan pasar en gran medida el potencial de la tecnología de la información.

• Que los sistemas puedan dar soporte a las ventas y compras de productos en muchos países.
• Dadas las diferencias en el lenguaje, culturales y políticas daban lugar a un caos y a la falla de controles de la administración central.

• Nuevas formas de hacer negocios
• Dan más importancia la hardware, software y redes.

• Una cosa es usa la tecnología de información para diseñar, producir, entregar y mantener nuevos productos, y otra cosa es ganar dinero haciendo esto.
• Cambio organización debido al desarrollo de sistemas más eficientes.

• Los SIBC juegan un papel crítico en los negocios, en el gobierno y en la vida diaria, entonces debemos asegurarnos que sean precisos, confiables y seguros.
• Los sistemas automáticos o semiautomáticos que funciones mal pueden traer daños desastrosos.

Una empresa hace un inversión al desastre si emplean sistemas que no operen como debieran, que no den información que las personas puedan interpretar y usar correctamente.

Para dar apoyo a las funciones primarias de comercialización, manufactura y contabilidad, las empresas han construido sistemas de información distintos y específicos para cada función. Aun cuando los sistemas de información se modifican para reflejar la industria dentro de la cual se encuentra la empresa y la cantidad y la variedad de transacciones que deben procesarse, ciertos aspectos comunes aparecen en estos funciones específicas.
 

Sistema de Información que dan apoyo a la Contabilidad.
Estos sistemas constan de varios módulos diseñados alrededor de los libros contables, el catálogo de cuentas y los diarios. Estos módulos le permiten a la empresa procesar las ventas y cobrar a los clientes las cantidades correspondientes. Los sistemas de información también contienen  módulos que dan apoyo a las funciones de procesamiento de órdenes de compra y recepción, manejo de inventarios, cuentas por pagar y nomina. Adicionalmente, los sistemas de información específicos  para contabilidad contienen módulos para el procesamiento de contabilidad de activos fijos.
 

Sistema de Información que dan apoyo a la Manufactura.
Aunque no existen dos fabricantes exactamente iguales, la mayoría  de estos sistemas constan de un módulo para el programa maestro de producción, un módulo para la planeación de requerimientos de materiales y un módulo de lista de materiales. Estos módulos se enlazan con un módulo que da apoyo a la actividad de ingeniería de diseño. El módulo de planeación de requerimientos de capacidad ayuda a los tomadores de decisiones a anticipar los esfuerzos que impondrían las cargas de trabajo proyectadas en cada centro o departamento a lo largo del tiempo. El módulo de control de inventarios de manufactura se enlaza con el módulo de lista de materiales a fin de que los materiales necesarios en el proceso de manufactura puedan ser fabricados, adquiridos o recogidos de los almacenes y enviados al área de producción. El módulo de control de planta se enlaza directamente con los módulos de costos estándar, costos de trabajos y desempeño de la mano de obra.

Sistema de Información que dan apoyo a la comercialización.
Durante mucho tiempo la función de comercialización no fue enfocada por la tecnología informática. Los gerentes están cambiando la función de una operación basada en sentimientos y suposiciones a una que se basa en la información. A decir verdad, están empezando a darse cuenta que un sistema de información es una arma crítica en la lucha por lograr una ventaja competitiva en el mercado.

Los gerentes de comercialización necesitan información que les ayude a anticipar los cambios en la demanda del producto, a aumentar la productividad en las ventas y a ejercer un control sobre los gastos de venta y distribución. Un sistema para una función específica que tenga módulos para administración y soporte de ventas, análisis del desempeño de ventas y pronósticos, investigación de mercados y recopilación de inteligencia, servicio a clientes y análisis, promoción, y análisis de productos y estrategia, proporciona la información necesaria para los gerentes de estas funciones.

Las organizaciones buscan formas de acercarse más a sus clientes actuales, conseguir nuevos clientes y entender mejor el mercado. Los gerentes de comercialización necesitan información que les ayude a anticipar las demandas cambiantes con relación a los productos, aumentar la productividad en las ventas y mantener un control estrecho sobre los gastos de venta y distribución. Deberán eliminar los trabajos duplicados, la fragmentación, el conflicto y el desperdicio en el área de comercialización.

Una gran cantidad de datos que se alimentan a este sistema de información provienen de los sistemas de información relacionados con las funciones de contabilidad y manufactura. El sistema de Información específico para la comercialización combina datos de bases de datos de la compañía con datos externos, incluyendo estadísticas económicas, demográficas e industriales. Estos datos sirven de entrada a una diversidad de modelos de pronósticos, de competencia y de precios, para proporcionar, en unos cuantos minutos, información estratégica que no era posible proporcionar con los sistemas manuales.

Caso:
La compañía de artículos para mantenimiento Nueva Inglaterra es un distribuidor al mayoreo de productos de limpieza. Compra grandes cantidades de artículos y los vende a sus clientes en pequeños lotes que van desde unos cuantos artículos hasta varias cajas, hecho que depende del tipo de artículo. La compañía inicio sus operaciones hace veinte años, es rentable y se encuentra bien administrada.
El propietario de la compañía piensa desarrollar un sistema basado en computadora para administrar el inventario del almacén y estar al tanto de los artículos solicitados en cada pedido. Asimismo también desea desarrollar un sistema automatizado para procesar las ordenes de pedido de sus clientes sin importar dónde se originen éstas, ya sea que se den en el mostrador, por vía telefónica, correo o a través de los representantes de ventas de la compañía.
El dueño tiene planes para ampliar las instalaciones de la compañía o el territorio de ventas, el cual abarca gran parte del área de Nueva Inglaterra. Sin embargo, sus planes actuales incluyen un aumento en el volumen de ventas con poco cambio en la línea de productos ofrecidos por la compañía.
El propietario lo contrata como analista de sistemas y acuerda reunirse con usted para discutir el sistema deseado. Usted recibe sólo la información  antes mencionada y debe prepararse para su primera reunión con el dueño.
¿Qué preguntas debe formular usted para averiguar más detalles relacionados con la compañía y con el funcionamiento de la misma? 
La finalidad que usted persigue es determinar si es necesario emprender un estudio detallado de sistemas. (UTILICE  LOS CONCEPTOS VISTO EN CLASE PARA RESOLVER ESTA PREGUNTA)