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ANALISIS DE SISTEMAS DE INFORMACION |
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El análisis de sistemas se refiere al proceso de examinar una situación de una empresa con la intención de mejorarla mediante nuevos procedimientos y métodos.
El objetivo de un sistema es la razón de su existencia. Por ejemplo, el sistema de arranque de un automóvil tiene un propósito claramente establecido: encender el combustible que puede transformarse en energía, que también utilizan otros sistemas del automóvil.
Para cumplir sus propósitos, los sistemas interactúan con sus medios ambientes, es decir, cualquier entidad que se sitúa fuera de los límites del sistema. Las fronteras separan al sistema de su medio ambiente. Los sistemas que interactúan con sus medios ambientes reciben entrada y producen salida son sistemas abiertos, en contraste con los sistemas que no interactúan con sus alrededores y que se conocen como sistemas cerrados. Todos los sistemas en marcha son abiertos; por lo tanto, los sistemas cerrados existen solamente en forma conceptual. El elemento de control se relaciona con la diferencia entre si los sistemas son abiertos o cerrados. Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles tolerables de rendimiento. Por ejemplo, la gente se siente mejor cuando la temperatura del cuerpo, medida por un termómetro, es 98.6º (temperatura normal en grados Fahrenheit). Una pequeña desviación de 98.6º, por ejemplo 99.0º, probablemente no afectará mucho; sin embargo, la diferencia se puede notar. Ahora bien, una gran variación, como tener fiebre de 103º, cambiará el funcionamiento corporal en forma drástica. El sistema descenderá y se volverá lento hasta que se corrija la condición. Si estas condiciones continúan por mucho tiempo, el resultado puede ser fatal: el sistema puede morir. Existen niveles aceptables de rendimiento, llamados estándares. Los rendimientos reales se comparan contra los estándares. Las actividades que estén muy por encima o por debajo de estos estándares deben anotarse, de manera que se puedan estudiar y se hagan los ajustes necesarios. La información suministrada a través de la comparación de los resultados con los estándares, y el informe de los elementos de control sobre las diferencias, se denomina retroalimentación. Los sistemas utilizan un modelo de control básico que consiste en: Un estándar para rendimiento aceptable. Un método de medición de ese rendimiento real . Una forma para comparar el rendimiento real contra el estándar . Un método para retroalimentación .
Los sistemas que pueden ajustar sus actividades a niveles aceptables continúan funcionando; los que no pueden hacerlo, se detienen. El concepto de interacción dentro de un medio ambiente que caracteriza a los sistemas abiertos es esencial para el control. Por medio de la recepción de la entrada y la evaluación de la misma, un sistema puede determinar qué tan bien está operando. En contraste, los sistemas cerrados que no interactúan con el medio ambiente sostienen su operación solamente durante el tiempo que tengan información adecuada y no necesiten nada del medio ambiente. Dado que esta condición no puede existir por mucho tiempo, no hay sistemas cerrados; sin embargo, el concepto es importante, porque demuestra un objetivo del diseño de un sistema se deben construir sistemas que necesiten tan poca intervención externa como sea posible, para mantener un rendimiento aceptable. La autorregulación y el autoajuste, por lo tanto, son objetivos del diseño en todos los medios ambientes de sistemas.
El desarrollo de sistemas es un proceso que consiste en dos etapas principales de análisis y diseño de sistemas; comienza cuando la gerencia, o en algunas ocasiones el personal de desarrollo de sistemas, se da cuenta de que cierto sistema del negocio necesita mejorarse. El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades de los analistas, diseñadores y usuarios, que necesitan llevarse a cabo para desarrollar y poner en marcha un sistema de información. El ciclo de vida del desarrollo de sistemas consiste en las siguientes actividades:
¿Cuántas veces se está en situaciones en donde se pregunta si no existe una mejor manera de hacer algo? Una compañía en crecimiento, puede contemplar a los sistemas de información computarizados como una forma de crecer continuamente, sin tener dificultades en varios procesos, como por ejemplo en el proceso de pedidos de clientes. Una petición se puede iniciar por varias razones, pero la clave es que alguna persona de la empresa, ya sea un gerente, un empleado o un especialista de sistemas, inicie el requerimiento de un sistema de información. Cuando esto se realiza, empieza la primera etapa del ciclo de vida del un sistema: La Investigación preliminar. Esta primera etapa del ciclo se divide en tres actividades: Clarificación de requerimientos: El analista debe de observar en forma objetiva lo que ocurre en la empresa, ya que muchas veces los requerimientos no están claramente establecidos, por lo que, el proyecto requerido debe examinarse para determinar precisamente lo que desea la empresa. Estudio de factibilidad: Es determinar si el proyecto es factible. Los aspectos para determinar la factibilidad del proyecto son: Factibilidad técnica: Se debe de investigar si se puede realizar el trabajo para el proyecto con el equipo actual, el personal y el software disponible. Factibilidad económica: ¿Qué beneficios tendrá la creación del sistema en cuanto a costo - beneficios? Factibilidad operativa: Se debe de investigar si el sistema que se desarrolla se pondrá en marcha , si habrá resistencia de los usuarios en cuanto a este. Aprobación del requerimiento: En muchas empresas tienen varios proyectos que se encuentran en marcha, por lo que la gerencia debe de decidir qué proyectos son más importantes y entonces se programan. Posteriormente, cuando se terminan dichos proyectos, puede iniciarse el desarrollo de la aplicación propuesta. El resultado de estas actividades será aprobar el requerimiento para una atención posterior o rechazarlo como no factible.
2- Determinación de requerimientos
Los analistas al trabajar con los empleados de la empresa, deben estudiar el proceso que se efectúa actualmente para así poder contestar las preguntas claves de esta fase. ¿Qué y cómo se está haciendo? ¿Qué tan frecuentemente ocurre? ¿Qué tan grande es la cantidad de transacciones? ¿Existe algún problema?, si el problema existe ¿Qué tan serio es y cuál es su principal causa? Para que el analista pueda contestar estas preguntas deberá hablar con diferentes grupos de empleados para así recabar diferente opiniones sobre las causas por las que se originan las cosas. Los métodos de recolección pueden ser cuestionarios a grupos de personas o individuales, también se requiere estudiar los manuales y reportes, observar los comportamientos y actividades, recabar formas y documentos para entender los procesos. Una vez, recopilada la información, los analistas estudian los requerimientos para identificar las características del nuevo sistema.
3- Desarrollo del sistema prototipo
Un sistema prototipo es un sistema piloto o prueba. En algunas ocasiones se seleccionan como prototipo situaciones únicas, situaciones de alto costo y alto riesgo. Se espera que el prototipo se modifique después de varios intentos; el diseño evolucionará conforme se vaya obteniendo mayor información adicional del diseño a través de su uso. El prototipo es un sistema de trabajo diseñado para modificarse con facilidad. La información obtenida con su uso se aplicará a un diseño modificado, que a su vez, puede utilizarse como sistema prototipo de nuevo. para obtener más información. El proceso puede repetirse tantas veces sea necesario para así obtener los requerimientos esenciales del diseño.
El diseño de un sistema de información produce los elementos que establecen cómo el sistema cumplirá los requerimientos identificados durante el análisis del sistema. A esta etapa se le conoce también con el nombre de Diseño Lógico. El primer paso en el diseño de sistemas es identificar los informes y las salidas que el sistema producirá; a continuación los datos específicos de cada uno de éstos se señalan, incluyendo su localización exacta sobre el papel, la pantalla de despliegue o cualquier otro medio. El diseño también describe los datos calculados o almacenados que se introducirán. Los datos y los procedimientos de cálculo se describen con detalle. Se seleccionan las estructuras de los archivos y los dispositivos de almacenamiento , como son discos o cintas magnéticas o papel. Los procedimientos deben de mostrar cómo se van a procesar los datos y cuales van a ser la salidas. Los documentos que contiene las especificaciones del diseño se pueden representar por medio de los diagramas, tablas y símbolos especiales. El último paso del diseño detallado es pasar la información al grupo de programación que se inicie el desarrollo del software.
A menudo los especialistas de sistemas se refieren a esta etapa como el Diseño Físico, en contraste con el Diseño del sistema que se conoce como el diseño lógico. Los desarrolladores pueden instalar o modificar software que se haya comprado (software comercial), o pueden escribir nuevos programas diseñados a la medida; la decisión depende del costo de cada una de las opciones dadas, el tiempo y disponibilidad de los programadores. Los programadores de software son también responsables de la documentación del programa y de incluir los comentarios que expliquen cómo y porqué se utilizó cierto procedimiento. La documentación es esencial para probar el programa y darle mantenimiento una vez que se ha puesto en marcha.
En esta etapa el sistemas utilizado en forma experimental para asegurar que el software no falle, es decir , que trabaje de acuerdo a las especificaciones y de la manera en la que los usuarios esperan que lo haga. En la prueba del sistema se examinan los datos de entrada de procesamiento y los resultados para localizar algunos problemas inesperados. Es preferible detectar cualquier falla o anomalía antes de que la empresa ponga en marcha el nuevo sistema. La prueba debe ser realizada por personas diferentes a aquellas que desarrollaron el sistema (programadores), ya que de esta manera se asegura una mayor y más completa prueba, ya que es imparcial , lo que origina un software más confiable y de más calidad.
Esta etapa es la última del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, pero no es el fin del sistema. Cuando el personal de sistemas verifica y pone en uso el equipo nuevo, se instala la nueva aplicación, se entrena al personal que manejará el sistema y construyen los archivos de datos que se necesiten. Cuando estas actividades terminan, entonces se dice que el sistema está puesto en marcha. Los desarrolladores del sistema pueden escoger una parte (un área o departamento) de la empresa para probar el nuevo sistema con sólo una o dos personas; a su vez este puede estar trabajando en forma paralela con sistema anterior para comparar resultados (beneficios). Una vez instalado, la aplicación se utilizará por muchos años, sin embargo, las empresas, el personal y el medio ambiente cambiarán a través del tiempo. Por lo tanto, la aplicación necesitará mantenimiento; es decir, se harán cambios y modificaciones al software, a los archivos y procedimientos para así cubrir los nuevos requerimientos de la empresa. La puesta en marcha es un proceso continuo.
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