oBJETIVO

Tatiana Margarita Tene Pérez

5 ° ” B ”

PRÁCTICA # 4 y 5

IMPLEMENTACIÓN Y CONSULTA DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

OBJETIVO:

- Realización de una base de datos en access.

- Colocar datos de prueba y realizar consultas.

MATERIAL:

- Programa Access

- Computadora

- Hojas de el caso de Servicios para Celebraciones (Catering)

MÉTODO:

La metodología empleada en el desarrollo de esta práctica fue la de crear una base de datos con 7 tablas a las cuales se les crearon unas series de relaciones con una dependencia de una tabla a la otra apara hacer más eficaz la base de datos al momento de realizar las consultas deseadas.

INTRODUCCIÓN:

· LAS BASES DE DATOS

Una base de datos es una aplicación que permite organizar muchos tipos de información diferentes. Access presenta varias clases de objetos distintos y cada objeto se utiliza para realizar una función específica. Las tablas se usan para almacenar listas de datos. Existen diferentes tablas para los distintos tipos de información que se presente. Un formulario se utiliza para introducir/editar y observar los datos de una tabla. Por lo general un formulario muestra un solo registro a la vez. Una consulta se usa generalmente para extraer y localizar datos dentro de una tabla. Un informe se utiliza para organizar los datos de una tabla dentro de un esquema en particular, para que pueda verse previamente o pueda imprimirse. Los informes se pueden crear para agrupar datos relacionados, y/o para calcular resultados.

TABLA

Access da un nombre predeterminado a las tablas. El usuario puede introducir un nombre alternativo para la misma que conste de 1 a 64 caracteres de longitud. Access ubica en forma automática, la nueva tabla dentro de la base de datos seleccionada corrientemente.

Campo de clave principal

Uno de los campos dentro de la base de datos debe ser designado como el campo de clave principal. El valor en el campo de clave principal debe ser único para cada registro en la base de datos.

Las ventajas de utilizar un campo de clave principal son:

- Se previene duplicar valores dentro del campo de clave principal. Por ejemplo, si un campo Número de empleado se define como el campo principal, se evita que dos personas reciban accidentalmente el mismo Número de empleado.

- Los registros de la tabla se muestran en el orden del campo de clave principal, y no en el orden en que fueron introducidos. Esto hace que los registros sean más fáciles de localizar.

El usuario puede permitir que Access establezca el campo de clave principal en forma automática, o que controle la selección de este campo eligiendo la opción No, yo asignaré la clave principal.

Tipos de datos

A cada campo de una tabla se lee asigna un tipo de dato apropiado según el tipo de información que se guarde en él. La información de la siguiente tabla muestra todos los tipos de datos disponibles con una breve descripción:

TIPO DE DATOS	DESCRIPCIÓN
Texto	Es el tipo de dato dado por defecto para todos los campos nuevos. Los campos Texto pueden contener cualquier carácter incluyendo letras, números y símbolos hasta un máximo de 255 caracteres. Si fuera necesario un número mayor, se debería utilizar un campo Memo.
Memo	Los campos Memo, semejantes a las campos Texto, pueden guardar cualquier carácter. Estos campos se utilizan para mantener notas o información adicional sobre un registro, por ejemplo comentarios o explicaciones. El tamaño máximo para un campo memo es de 64.000 caracteres.
Numérico	Los campos Numérico se utilizan para almacenar números a ser usados en cálculos, con la excepción de los que envuelvan dinero. Los números se guardan con uno de cinco formatos fijos.- Byte cuyo valor está entre 0 y 255 sin decimales, ocupando 1 byte.- Entero cuyo valor está entre -32,768 y 32,767 sin decimales, ocupando 2 bytes.- Entero largo cuyo valor está entre -2,147,483,648 y 2,147,483,647 sin lugares decimales, ocupando 4 bytes.- Simple cuyo valor es de hasta 38 dígitos, con o sin decimales, ocupando 4 bytes.- Doble cuyo valor es de hasta 308 dígitos, con o sin decimales, ocupando 8 bytes.
Fecha/Hora	Los campos Fecha/Hora pueden contener solamente uno de los formatos disponibles para fechas y horas. Las fechas que se permiten son desde enero 1,100 a Diciembre 31,9999; Access controla los años bisiestos según corresponda.
Moneda	De manera semejante al campo Numérico, el campo Moneda utiliza un formato fijo especial con cuatro lugares decimales diseñados para prevenir los errores al redondear números. La moneda puede introducirse con un máximo de hasta 15 dígitos a la izquierda del lugar decimal y con un número especificado de lugares decimales, configurados en la propiedad Lugares decimales.
Contador	Un contador es un valor numérico introducido automáticamente por Access. La numeración se inicia con el número 1 para el primer registro, e incrementa de a uno para cada registro subsiguiente. Este tipo de datos podría usarse como el campo de clave principal.
Si/No	Los campos lógicos en Access utilizan valores numéricos: 1 para Sí y 0 para No. La propiedad Formato permite al usuario mostrar el campo como Sí/No, Verdadero/Falso, o Activado/Desactivado.
Objetos OLE	Los campos de objetos OLE pueden contener un gráfico o un objeto de otra aplicación que soporte objjetos OLE (Enlace e incrustación de objetos)
Asistente para cálculos	El Asistente para búsquedas crea columnas de búsqueda que muestra una lista de valores de la cual se puede seleccionar uno

Propiedades de campo

Cada campo cuenta con una serie de características que se denominan propiedades. Al seleccionar un campo en el diseño de una tabla se muestran sus propiedades. Las que se describen a continuación pueden cambiarse según sea necesario para cada campo:

PROPIEDADES	USO
Descripción	La descripción aparece al pie de la pantalla cuando se agregan o se modifican datos. La longitud máxima para la descripción es de 255 caracteres.
Tamaaño del campo	Los tamaños de campos deberían ajustarse al valor de campo que se espera que sea el mayor.
Formato	El formato afecta la apariencia del campo. (Clic) para seleccionar de una lista de formatos predeterminados o para introducir un formato personalizado.
Lugares decimales	Los lugares decimales que se utilizan para configurar el número de lugares decimales a la derecha de la coma decimal para los campos numérico o de moneda.
Máscara de entrada	Las máscaras de entrada refuerzan los datos de un campo. (Clic) para seleccionar de una lista de máscaras de entrada predefinidas o para introducir un formato personalizado.- Introduzca > para convertir todas las letras a minúsculas.- Introduzca L para permitir solamente letras en la posición indicada.- Introduzca 9 para permitir solamente dígitos en la posición indicada.
Título	Los títulos son la etiqueta predeterminada que aparece al lado de un campo que aparece en un formulario o informe.
Valor predeterminado	El valor predeterminado se introduce automáticamente dentro de un campo cuando se crea un nuevo registro. El usuario puede aceptar el valor del campo o puede introducir uno nuevo.
Regla de validación	Una regla de validación establecer una fórmula que se usa para limitar los valores permitidos en un campo.
Texto de validación	El texto de validación presenta un mensaje que aparece cuando se introduce un valor que no coincide con la regla de validación para el campo que le corresponda.
Requerido	La propiedad Requerido determina si un campo puede dejarse o no en blanco.
Permitir longitud cero	La propiedad Permitir longitud cero permite determinar si un campo Texto o Memo puede dejarse en blanco.
Indexado	Los índices de campos simples se definen para acelerar las búsquedas y el orden de campos.

CONSULTAS

Se utiliza una consulta para realizar preguntas acerca de los datos de una tabla. El diseño de la consulta le indica al programa lo que debe buscar para llegar a los registros adecuados.

Cuando se ejecuta una consulta, Access buscar en todos los registros y separa un grupo que se denomina dynaset. Éste se concentra en un grupo de registros con el propósito de verlos, editarlos, borrarlos o imprimirlos. Si se editan los valores de campo o se eliminan registros del dynaset, estos mismo cambios ocurren en las tablas que les corresponda.

1. En la ventana de la base de datos, elige el botón de consultas

2. Selecciona el botón Nuevo

3. Selecciona Vista Diseño y elige Aceptar.

4. Selecciona el objeto en el que desea basar la consulta, elige Agregar, y luego Cerrar para salir del cuadro de diálogo Mostrar tabla.

5. Completa el formulario de la consulta como lo desee.

6. Haz clic en el botón Ejecutar para mostrar el grupo de registros elegidos.

7. Haz clic sobre Vista Diseño en el botón Vista para regresar al formulario de la consulta

8. Haz clic sobre el botón Guardar para guardar el formulario de la consulta para uso futuro

· INTRODUCIR CRITERIOS

Cuando se escribe una expresión en la celda Criterios, se pueden extraer los registros deseados de la tabla correspondientes creando el dynaset. Tanto uno como todos los campos de una tabla pueden recibir una expresión de criterio.

Expresiones

Los diferentes tipos de datos poseen diferentes reglas para la introducción de expresiones

TIPO DE DATOS	DESCRIPCIÓN	EJEMPLOS
Texto	Agregue comillas cuando la expresión contenga más de una palabra	"Madrid España"Valencia
Fecha	Se permite una variedad de formatos	15 de septiembre 1995 15/9/95 15-Sep-1995 Sep 15 95
Número	Excluye los símbolos de moneda y los separadores de miles, sin importar cómo esté formateado el campo	750 751,25

Expresiones que coinciden perfectamente

Se pueden usar expresiones exactas en expresiones de criterios para cualquier tipo de datos

EXPRESIÓN	VALORES DE CAMPO SELECIONADOS
Azul	El campo contiene "Azul"
No Azul	El campo no contiene "Azul"
Azul o Verde	El campo contiene "Azul" o "Verde"
2550	El campo contiene $2.550,00
28/5/91	El campo contiene 28 de mayo, 1997

Expresiones modelo

Se pueden utilizar modelos que creen expresiones de criterio para los campos de texto:

- El carácter ? representa cualquier caráccter en una posición específica.

- El carácter * representa cualquier secueencia de caracteres en el valor de un campo.

EXPRESIÓN	VALORES DE CAMPOS SELECCIONADOS
>7000	Mayor que 7.000
<7000	Menor que 7.000
>=7000	Mayor o igual a 7.000
<=7000	Menor o igual a 7.000
>15/9/98	Después del 15 de septiembre de 1998
Entre 5000 y 10000	Mayor que o igual a 5.000 y menor que o igual a 10.000
Entre 1/9/98 y 30/9/98	Cualquier fecha en septiembre de 1998

DESARROLLO:

1. Cree la base de datos en acces

2. Cree siete tablas: cliente, proyecto, empleado, tipo_comida, pago, usado_por y emplea cada una con sus respectivos campos

3. Crear las relaciones de la manera mas conveniente entre estas, asi que: primero relacione la tabla de pago con la tabla de cliente por medio del campo id_cliente al campo id_pago, esta fue una relación 1 a muchos ya que un cliente puede realizar varios pagos y un pago no puede tener varios clientes. La siguiente relación que hice fue la de la tabla cliente a la tabla proyecto por medio del campo id_cliente de la tabla cliente al id_proyecto de la tabla proyecto, esta fue una relación uno a muchos ya que un cliente puede tener varios proyectos pero un proyecto no puede tener varios clientes. Otras de las relaciones fueron la de la tabla proyecto a la usado_por y a la tabla emplea, las cuales se relacionaban por medio del campo proyecto. Este mismo campo de proyecto de la tabla usado_por hacia una relación muchos a uno a la tabla tipo_comida por medio del campo id_comida. Y por ultimo el campo SS# de la tabla emplea estaba relacionado con el campo SS# de la tabla empleado.

4. Una vez realizadas las relaciones capture los datos de la pagina 45 del libro de Hasen y Hasen en las tablas correspondientes.

5. Se realizaron las siguientes consultas:

- Lista de los nombres de los clientes y la ciudad

- Lista de todos los banquetes que se asignaron en el mes de abril de 1993 junto con el nombre del cliente y los invitados(cant.)

- Lista de los tipos de comida y sus cantidades que fueron usadas en fiestas de mas de 25 invitados

CONCLUSIONES:

La implementación de esta base de datos basada en Catering me sirvió para conocer mas afondo el proceso de diseño de una base de datos colocando las entidades necesarias, para posteriormente, dentro de una base de datos relacionar las tablas de varias formas(uno a uno, uno a muchos, muchos a muchos) según convenga la relación. Así mismo aprendí como realizar consultas que nos devuelven reportes de las tablas pero solo los campos que nosotros deseemos de determinadas tablas. La relación entre tablas se hace para luego poder sacar datos concretos, es decir si quieres sacar un informe en el que salgan los datos de una tabla y datos de otra tabla las tienes que tener relacionadas, de esta manera evitamos la redundancia de datos en todas las tablas. Algo muy importante de lo que me di cuenta es que antes de relacionar las tablas tenemos que pensar muy bien en la dependencia que tendrá una tabla con respecto de la otra.

BIBLIOGRAFÍA:

- Diseño y Administración de Bases de Datos

Hasen y Hasen

Prentice may. Pp. 34-46.

- http://www.campusred.net/escuelanntt/apuntes/access/11.htm

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