ระบบฐานข้อมูล จะเป็นแหล่งรวมข้อมูลของหน่วยงานต่างๆ ขององค์กร ที่มีความสัมพันธ์กัน โดยถูกจัดไว้อย่างเป็นระบบ มีกระบวนการจัดหมวดหมู่ ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล  ผู้ใช้จึงสามารถนำข้อมูลมาประมวลผลร่วมกันตามต้องการ โดยเน้นการพัฒนาระบบการทำงานแบบ Client/Sever / Intranet / Internet  โดยแบ่งกระบวนการออกเป็น 2 ส่วนคือ การออกแบบฐานข้อมูล (Database Design) และระบบการจัดการฐานข้อมูล (Database Management System)

§      Database Design การออกแบบจะคำนึงถึงความต้องการขององค์กร เพื่อกำหนด Database Structure

§   Database Management System (DBMS) คือ ระบบที่ทำหน้าที่จัดการข้อมูล ประกอบด้วย function ต่างๆ โดยใช้ภาษา SQL ในการกำหนดจากผู้ใช้งาน เช่น การสร้างฐานข้อมูล ,การบำรุงรักษา การควบคุม การเข้าถึง ฯลฯ