บทความทางการศึกษาการจัดการเมล์
คำถาม : เราจะจัดเรียงเมล์ได้อย่างไร?
คุณคงไม่คิดที่จะเก็บเมล์ทั้งหมดของคุณเอาไว้ใน inbox ตลอดไป วิธีการที่ดีที่สุดในการ
จัดเมล์ให้เป็นระเบียบก็คือนำมันไปใส่ในโฟลเดอร์แยกจากกัน แล้วทำให้ inbox ของคุณว่างเปล่าอยู่เสมอ
เพื่อที่การค้นหาเมล์ด่วนใหม่ ๆ จะทำได้ง่ายขึ้น
AOL ให้สร้างโฟลเดอร์หลาย ๆ
ชุดขึ้นมาเพื่อใช้จัดเก็บเมล์ AOL อย่างเป็นระเบียบ ให้คลิ๊กที่ Mail Center แล้วเลือกคำสั่ง
Read Offine Mail ให้คุณคลิ๊กที่ Incoming/Saved Mail หรือ Copies of Mail That
You've Sent คลิ๊กที่ปุ่ม Add Folder แล้วพิมพ์ชื่อของโฟลเดอร์ดังกล่าว คุณสามารถลากและ
ปล่อยเมล์ลงไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสม ในขณะที่คุณยังไม่ได้ติดต่อออนไลน์ก็ได้
Eudora คุณควรระมัดระวังป้ายชื่อที่อาจจะก่อให้เกิดความสับสนได้ Eudora อาจจะสร้างความสับสนได้
เนื่องจากมีหัวข้อในการจัดเก็บ
เมล์สองแบบ
นั่นก็คือเมล์บ็อกซ์ซึ่งสามารถจัดเก็บเมล์เอาไว้ได้ ส่วนโฟลเดอร์ไม่สามารถจัดเก็บเมล์ได้
โฟลเดอร์จะทำหน้าที่จัดเรียงเมล์บ็อกซ์ให้เป็นระเบียบเท่านั้น โดยการรวบรวมเมล์บ็อกซ์หลาย
ๆ อันมาไว้อยู่ในชื่อเดียวกัน คุณสามารถสร้างเมล์บ็อกซ์อันใหม่มาได้ โดยการเลือกคำสั่ง
Mailbox, New กรอกชื่อลงไปแล้วคลิ๊ก OK
Messenger คลิ๊กเม้าส์ปุ่มขวาลงไปยังโฟลเดอร์ใด ๆ ที่มีอยู่ในรายการที่หน้าตาเหมือน
Explorer ซึ่งอยู่ทางด้านซ้ายมือของหน้าจอ Messenger แล้วเลือกหัวข้อ New Subfolder
จากดรอปดาวน์เมนู ตั้งชื่อให้ซับโฟลเดอร์ดังกล่าว แล้วคลิ๊ก OK เพื่อสร้างโฟลเดอร์ใหม่ขึ้นมาซึ่งอยู่ภายใต้ของเดิมที่มีอยู่
คุณสามารถสลับสับเปลี่ยนตำแหน่งโฟลเดอร์ในวิวนี้ได้โดยการลากและปล่อย
Outlook 98/2000 ถ้าต้องการสร้างซับโฟลเดอร์ที่อยู่ใน Outlook Inbox ให้ใช้คำสั่ง
File, New, Folder แล้วตั้งชื่อโฟลเดอร์ดัง
กล่าวแล้วคลิ๊ก OK ซึ่ง Outlook
จะตั้งคำถามว่าคุณต้องการสร้างชอร์ตคัตไปยังโฟลเดอร์ที่ใส่เอาไว้ในบาร์ของ Outlook
หรือไม่
ถ้าหากคุณตอบ Yes แล้ว Outlook จะใส่ชอร์ตคัตลงไปในหัวข้อ
My Shortcuts ถ้าหากคุณต้องการย้ายชอร์ตคัตอันนี้ไปอยู่ในบาร์อื่น ๆ
ของ Outlook ให้ลากชอร์ตคัตดังกล่าว แล้ววางลงไปเหนือป้ายชื่อหัวข้อเป้าหมาย จนกระทั่งหัวข้อดังกล่าวขยายตัวออกมา
จากนั้นจึงค่อยปล่อยลงไปในตำแหน่งที่คุณต้องการในรายการชอร์ตคัตของหัวข้อนั้น ๆ
Outlook Express ถ้าต้องการสร้างโฟลเดอร์ขึ้นมาใหม่ ให้ใช้คำสั่ง Local Folders
(หรือใช้คำสั่ง Outlook Express ใน OE 4) หรือซับโฟลเดอร์ที่อยู่ในช่อง Folders
ของ OE จากนั้นใช้คำสั่ง File, Folder, New (File, Folder, New Folder ใน OE 4)
ตั้งชื่อให้โฟลเดอร ์ใหม่ แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่อยู่เดิมที่คุณต้องการใส่โฟลเดอร์ใหม่ลงไปแล้วคลิ๊ก
OK
แหล่งที่มา
http://technology.mweb.co.th/itknow_mail004.htm