En esta
sección se describen funciones empleadas para los cálculos de base de datos.
Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD, usa tres
argumentos:
Base_de_datos,
nombre_de_campo, y criterios
Base de Datos:
Es el
rango de celdas que compone la base de datos. En Microsoft Excel, una base de
datos es una lista de datos relacionados en que las filas de información son
registros y las columnas de datos son campos.
La referencia se puede introducir como un rango de celdas (A3:E10) o
como un nombre que represente el rango que contiene la lista.
Nombre de
Campo:
Indica
la columna en que se utiliza la función. Las columnas de datos en la lista
deben tener un rótulo identificado en la primera fila. Nombre_de_campo puede
ser una cadena de texto con el rótulo. De columna encerrado entre dobles
comillas, como por ejemplo:
“DISTRITO”, ”NOMBRE”, “CICLO”, “EDAD” o
“ESPECIALIDAD”.
Criterios:
Es una referencia a un rango de celdas que
especifican condiciones de una función. La función devuelve información de la
lista que concuerda las condiciones especificadas en el rango de criterios. El
rango de criterios incluye una copia del rótulo de la columna en la lista de la
columna que desea que la función resuma. La referencia del argumento criterios
puede introducirse como un rango de celdas, tal como (A22:E22), o como un
nombre asignado a un rango, como por ejemplo “CRITERIOS”.
FUNCIONES DE BASES DE DATOS
|
BDCONTAR |
BDCONTAR (base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) |
Cuenta las celdas que contienen números en el campo (columna)
de registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas. |
|
BDCONTARA |
BDCONTARA (base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) |
Cuenta el número de celdas que no están en blanco en el campo
(columna) de los registros de la base de datos que cumplen las condiciones
especificadas. |
|
BDDESVEST |
BDDESVEST (base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) |
Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de las
entradas seleccionadas de una base de datos. |
|
BDDESVESTP |
BDDESVESTP (base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) |
Calcula la desviación estándar basándose en la población total
de las entradas seleccionadas de una base de datos. |
|
BDEXTRAER |
BDEXTRAER (base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) |
Extrae de una base de datos un único registro que coincide con
las condiciones especificadas. |
|
BDMAX |
BDMAX (base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) |
Devuelve el número máximo en el campo (columna) de registros
de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas. |
|
BDMIN |
BDMIN (base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) |
Devuelve el número menor del campo (columna) de registros de
la base de datos que coincide con las condiciones especificadas. |
|
BDPRODUCTO |
BDPRODUCTO (base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) |
Multiplica los valores del campo (columna) de registros en la base
de datos que coinciden con las condiciones especificadas. |
|
BDPROMEDIO |
BDPROMEDIO (base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) |
Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista o
base de datos que cumplen las condiciones especificadas. |
|
BDSUMA |
BDSUMA (base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) |
Suma los números en el campo (columna) de los registros que
coinciden con las condiciones especificadas. |
|
BDVAR |
BDVAR (base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) |
Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas
seleccionadas de una base de datos. |
|
BDVARP |
BDVARP (base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) |
Calcula la varianza basándose en la población total de las
entradas seleccionadas de una base de datos. |
|
IMPORTAR DATOS DINAMICOS |
IMPORTARDATOSDINAMICOS (tabla_dinámica;nombre) |
Devuelve valores de una tabla dinámica. |
APRENDIENDO A USAR FUNCIONES BD
Bdsuma(), Bdpromedio(), Bdproducto(), Bdmin(),
Bdmax()
Las funciones que vamos a ver trabajan
de una forma muy parecida a otra función que quizás ya conozcas: sumar.si(). La
diferencia es que no solo podemos hacer sumas, sino multiplicar, calcular
promedios y el número más grande o más pequeño, según utilicemos una función u
otra.
Tienes que tener claro que todas las
funciones que vamos a ver se definen exactamente igual, si aprendes a manejar
una de ellas, ya las has aprendido todas. Vamos a verlo en el siguiente
ejemplo:
|
|
A |
B |
C |
|
1 |
Corredor |
Tiempo
(en minutos) |
|
|
2 |
Fast
Slim |
50 |
|
|
3 |
Aitor Tuga |
55 |
|
|
4 |
Fast
Slim |
57 |
|
|
5 |
Aitor
Tuga |
60 |
|
|
6 |
Fast
Slim |
62 |
|
|
7 |
Aitor
Tuga |
61 |
|
|
8 |
|
Corredor |
Corredor |
|
9 |
|
Fast
Slim |
Aitor
Tuga |
|
10 |
Media |
|
|
|
11 |
Mejor
tiempo |
|
|
|
12 |
Peor
tiempo |
|
|
|
13 |
Suma |
|
|
En esta tabla están representados los
tiempos (en minutos, para no complicarlo mucho) que tardan dos corredores de
maratón en completar un recorrido. El más rápido, evidentemente, será el que
tarde menos minutos.
Para calcular las estadísticas de la
parte inferior de la hoja (suma, media, mejor tiempo y peor tiempo) vamos a
utilizar las funciones BD:
Ê
Sitúa el cursor en la celda B10, que es donde se va a
calcular la media de tiempo de Fast Slim.
Ê
Pulsa el botón del asistente para funciones (fx) y selecciona la función
Bdpromedio(). La función Bdpromedio() calcula la media de una serie de números
Verás que aparece una nueva ventana con tres casillas:
En la primera casilla 'Base_de_datos'
tenemos que indicar donde está nuestra tabla. La tabla comienza en la celda A1
y termina en la celda B7 (la tabla donde están los tiempos de los corredores,
que son los que vamos a promediar, por eso no se indica hasta la fila 13). Así
que tienes que escribir A1:B7 .
En la segunda casilla
'Nombre_de_campo' tenemos que indicar qué columna se va a promediar. Nosotros
podemos verlo claro, entre otras cosas, porque solo hay una columna que se
puede promediar (la del tiempo), pero Excel no lo ve tan fácil, así que escribe
en esta casilla B1. ¿Por qué B1? porque es la primera celda de la columna que
queremos calcular).
Ya le hemos dicho a Excel que queremos
calcular la media de la columna B, pero si no le indicamos nada, calculará la
media de toda la columna. Como nosotros estamos intentando calcular la media
del corredor Fast Slim, tenemos que indicarlo de alguna forma. Aquí es donde
entra en juego la tercera casilla. ¿Cómo le podemos indicar a Excel que
queremos calcular solo la media de Fast Slim?. Fíjate que en las celdas B8 y B9
aparecen las palabras 'corredor' y 'Fast Slim'. Esto será suficiente para que
Excel comprenda qué es lo que queremos así que escribe en la tercera casilla
B8:B9.
Ê
Pulsa el botón Aceptar y, si has realizado bien los
pasos, debería aparecer la media de tiempos de Fast Slim
Si es la primera vez que utilizas la
función Bdpromedio() tienes aproximadamente un 40% de posibilidades de que te
haya salido bien el resultado.Si te ha salido mal o te ha salido un error mira
a continuación algunos de los errores más frecuentes que se cometen:
El error más común es el de no
escribir los valores correctamente dentro de la hoja. Por ejemplo: Para Excel
no es lo mismo Fast Slim que FastSlim o Fast Slim (con dos espacios en medio en
lugar de uno). De igual forma, las cabeceras de las columnas deben estar
escritas igual en todos sitios, por ejemplo: si en la celda A1 has escrito la
palabra corredor y en la B8 corredores o al contrario.
Otro error muy común es el de dar
espacios en blanco detrás de una palabra o frase por ejemplo: Podemos escribir
en una celda Aitor Tuga con un
espacio en blanco entre ambas palabras, esto es correcto. Pero no podemos dar
un espacio en blanco al final, es decir, detrás de Tuga, ya que Excel lo tiene en cuenta y nosotros no vamos a verlo.
También puedes obtener errores si no
has escrito la tabla que está al principio de esta hoja exactamente igual en
Excel. Ten en cuenta que los valores para las fórmulas que se han definido aquí
están expresados según la tabla de arriba. Si en lugar de empezar a escribir en
la celda A1, lo has hecho en la C4, no coincidirán las filas ni las columnas
Otros errores pueden ocurrir al
teclear los valores en la ventana de la función. Por ejemplo, si tienes que
escribir B8:B9 y, por error, tecleas B8:B8, por ejemplo.
Así que ya sabes, si no te ha salido a
la primera, comprueba los cuatro puntos anteriores y vuelve a intentarlo
La forma de calcular el resto de las
funciones es prácticamente igual.
Para calcular la suma de tiempo de
Fast Slim:
Ê
Sitúa el cursor en la celda B13, que es donde debe
aparecer el resultado
Ê
Pulsa el botón del asistente para funciones (fx) y busca Bdsuma()
Verás que aparecen las mismas tres
casillas que cuando utilizaste Bdpromedio()
Rellénalas de la siguiente forma:
Casilla 1 :
'Base_de_datos'. A1:B7 (donde está la
tabla con los datos)
Casilla 2 :
'Nombre_de_campo'. B1 (esto indica a
Excel que lo que se van a sumar son los números de abajo)
Casilla 3 :
'Criterios'. B8:B9 (esto indica a
Excel que solo queremos sumar los tiempos de Fast Slim)
Pulsa el botón Aceptar. Si no obtienes
el resultado correcto comprueba la lista de posibles errores del apartado
anterior.
Para calcular el mejor tiempo, vamos a
utilizar la función Bdmax(). Esta función nos devuelve el número más grande de
la lista. Sitúa el cursor en la celda B11 y busca en el asistente de funciones
Bdmax(). Sigue los mismos pasos que realizaste para las funciones Bdsuma() y
Bdpromedio.
Para calcular el peor tiempo, utiliza
la función Bdmin() de la misma forma que utilizaste Bdmax() o cualquiera de las
otras.
EJEMPLOS
TOMANDO EN CUENTA LA “BASE DE DATOS”. GUIADOS POR ESTA TABLA
NOTA:
todos los ejemplos de
funciones que se va realizar es en base a esta tabla de datos
COMO DEFINIR
NOMBRE A TODA LA TABLA
Paso
1
paso 2
LUEGO
APARECERA ESTA VENTANA
Paso 3
EJEMPLO USANDO LA
FUNCION BDCONTARA
BDCONTARA (base - de - datos; nombre - de campo; criterios).- Cuenta las celdas
que no están en blanco en una base de datos
SEGUIR LOS SIGUIENTES PASOS:
Paso 1:
Paso 2:
BASE DE DATOS.- es el rango de celdas que compone
la lista o base de datos
Paso 3
NOMBRE DE CAMPO.- Es el rotulo
entre comillas dobles de la columna o un numero que representa la posición de
la columna en la lista
Paso 4
CRITERIOS.- Es el rango de celdas que contienen las condiciones
especificas
EJEMPLO
USANDO LA FUNCION BDMAX
BDMAX (base - de - datos; nombre - de campo;
criterios) .- Devuelve el valor máximo de las
entradas seleccionadas de la base de datos
EJEMPLO USANDO
LA FUNCION BDPROMEDIO
BDPROMEDIO(base - de - datos; nombre -
de campo; criterios).- Devuelve de las entradas de la base de datos
seleccionadas.
EJEMPLO USANDO LA FUNCION
BDSUMA
BDSUMA (base - de - datos; nombre - de campo; criterios) .- Devuelve de
las entradas de la base de datos seleccionadas
Aquí le mostramos otro
ejemplo de BDSUMA
EJEMPLO USANDO LA FUNCION
BDMIN
BDMIN (base - de - datos; nombre - de
campo; criterios) .- Devuelve el valor mínimo de las entradas
seleccionada de la base de datos
EJEMPLO USANDO LA FUNCION
BDPRODUCTO
BDPRODUCTO (base - de - datos; nombre
- de campo; criterios) .-
EJEMPLO USANDO LA FUNCION
BDEXTRAE
BDEXTRAE (base - de -
datos; nombre - de campo; criterios).- Multiplica los valores en un campo
determinado de registros que coinciden con
los criterios en una base de datos.
Alguno Ejemplos De Funciones Bd
La figura expande el repertorio
estadístico de la hoja de cálculo que vemos como ejemplo para incluir las
funciones estadísticas de lista de Excel. Cada una de estas fórmulas tiene la
misma sintaxis, como la fórmula BDSUMA, cada una utiliza los mismos argumentos
Lista, Campo y Criterios. Sólo las funciones han cambiado.
La
tabla proporciona una breve explicación de cada una de las funciones
estadísticas de lista.
|
Función |
Regresa |
|
BDPROMEDIO |
Promedio. |
|
BDCONTAR |
Conteo
de celdas que contienen números. |
|
BDCONTARA |
Conteo
de celdas que no están en blanco. |
|
BDMAX |
Máximo. |
|
BDMIN |
Mínimo. |
|
BDPRODUCTO |
Producto. |
|
BDDESVEST |
Desviación
estándar. |
|
BDDESVESTP |
Desviación
estándar de la población. |
|
BDSUMA |
Suma. |
|
BDVAR |
Varianza. |
|
BDVARP |
Varianza
de la población. |