Norme operative interne
Attenzione: Nonostante le autorizzazioni espresse dal Garante, che consentono ai dipendenti di un'azienda di trattare i dati personali per conto dell'azienda stessa, norme operative interne di questo tipo servono per separare la responsabilità dell'azienda da quella personale del dipendente.
Queste norme andrebbero rese note in forma scritta ai dipendenti già in attività. Puo' essere utile farsi rilasciare una copia firmata e datata di presa visione. Norme di questo genere dovrebbero essere inserite in tutte le future lettere di assunzione per nuovi dipendenti.
| Oggetto: Norme operative e istruzioni ai dipendenti sul trattamento dei dati
personali ai sensi della L. 31/12/96, N. 675 Il dipendente che firma la presente è autorizzato esplicitamente dal Titolare e Responsabile per i dati personali a trattare, per fini di lavoro e all'interno delle proprie mansioni, dati personali inerenti le persone con cui l'azienda [associazione] [studio professionale] è entrata in contatto. I dati in oggetto devono essere trattati esclusivamente per i fini aziendali e secondo le istruzioni impartite dai responsabili: è vietata ogni altra forma di trattamento. I documenti relativi a dati personali devono essere conservati in archivi chiusi: gli accessi tramite computer devono essere protetti da password: è fatto divieto di rendere pubbliche o comunicare ad altri le proprie password personali di accesso al sistema informatico. Gli eventuali dati sensibili trattati dovranno essere conservati in buste chiuse o in armadi chiusi. La trasmissione dei dati personali, all'interno dell'azienda [Associazione] [Studio professionale] o anche verso terzi all'esterno, incaricati di trattare i dati, deve essere fatta salvaguardando la riservatezza dei dati e comunque secondo le istruzioni impartite dai responsabili. In caso di inadempienza delle norme operative e delle istruzioni suddette, il dipendente resta responsabile in proprio delle conseguenze civili e penali previste dalle violazioni agli obblighi della Legge 675/96. (eventuali norme specifiche facoltative) Si porta infine a conoscenza del dipendente, in quanto soggetto attivo di tutela da parte della Legge 675/96, che i suoi dati personali sono memorizzati e trattati dall'azienda a fini amministrativi e gestionali nei limiti consentiti dalla Legge e dalle autorizzazioni del Garante e che il dipendente mantiene tutti i diritti previsti dall'art. 13 della L. 675/96 e in particolare il diritto di accesso, rettifica e cancellazione dei suoi dati, se legittimo. Firma del dipendente per presa visione e consenso ___________________ |
I dati in parentesi quadra [...] sono opzionali e alternativi. Un esempio di norma specifica facoltativa: "l'invio di documenti contenenti dati personali da un ufficio all'altro all'interno dell'azienda dovrà essere fatto sempre in busta chiusa".
Non si assumono responsabilità per i suggerimenti contenuti in
queste pagine che si intendono a puri fini esemplificativi.