本 文 是 台 灣《基 督 教 論 壇 報》2003/3/24 2105 期 網 路 科 技 版 中 「e-mail 守 則 」 一 文 的 原 文 。

使 用 電 郵 小 守 則

小 兔 黑 黑

二 ０ ０ 二 資 訊 科 技 與 福 音 傳 播 諮 詢 會 議 中 ， 香 港 突 破 機 構 副 總 幹 事 梁 永 泰 博 士 指 出 資 訊 科 技 重 點 不 只 在 資 訊 ， 而 是 溝 通 。 而 在 網 路 上 其 中 一 種 最 常 用 的 溝 通 方 法 就 是 電 郵 。 根 據 Celia Romm 的 著 作 Virtual Politicking:Playing Politics in Electronically Linked Organizations ， 電 郵 有 以 下 特 質 ：
  1. 傳 遞 速 度 快
  2. 可 以 一 次 傳 遞 給 多 位 接 收 者
  3. 可 以 把 發 出 和 接 收 的 電 郵 記 錄 在 案
  4. 可 以 修 改 接 收 了 的 電 郵
  5. 可 以 轉 記 電 郵
這 些 特 質 的 確 令 電 郵 成 為 一 個 很 有 用 的 行 政 工 具 ， 因 為 它 打 破 了 如 電 話 般 只 能 單 對 單 溝 通 的 局 面 ， 也 不 像 電 視 般 只 是 單 向 。 很 多 事 情 不 會 以 開 會 的 型 式 去 商 議 ， 省 了 不 少 時 間 和 金 錢 。 但 是 一 個 具 破 壞 性 的 訊 息 也 可 以 藉 著 電 郵 的 速 度 和 廣 度 傳 播 出 去 。 而 因 為 電 郵 是 記 錄 的 ， 不 像 言 語 般 容 易 消 散 ， 而 且 可 以 被 修 改 甚 至 斷 章 取 義 ， 所 以 比 言 語 更 容 易 被 利 用 。 還 有 轉 寄 也 令 保 密 的 資 料 可 以 輕 易 的 被 公 開 ， 甚 至 連 來 源 也 不 能 追 查 ， 電 郵 的 保 密 能 力 實 在 不 高 。
如 此 說 來 ， 我 們 是 否 不 用 電 郵 為 佳 ？ 但 是 實 際 電 郵 已 經 太 過 普 遍 ， 而 且 不 應 因 噎 廢 食 ， 反 要 培 養 用 電 郵 時 的 守 則 ， 以 免 令 電 郵 變 成 傳 播 破 壞 的 媒 介 。 用 電 郵 時 不 要 意 氣 用 事 ， 按 寄 出 郵 件 時 三 思 ， 因 為 寄 電 郵 實 在 太 簡 單 了 ， 但 是 一 下 了 世 界 各 地 的 人 也 可 收 達 。 不 要 誤 信 郵 件 ， 要 理 智 分 析 ， 小 心 斷 章 取 義 ， 如 果 有 可 能 ， 可 以 跟 當 事 人 証 實 一 下 ， 以 減 少 誤 會 。 寄 電 郵 時 也 要 考 慮 誰 可 轉 寄 ， 會 不 會 令 他 人 尷 尬 嗎 ？
在 可 見 的 將 來 ， 電 郵 及 其 他 電 子 媒 介 的 通 訊 會 越 來 越 發 達 ， 而 不 同 組 織 之 間 會 由 高 層 對 高 層 的 溝 通 變 為 更 多 低 層 的 成 員 互 相 往 來 ， 所 以 高 層 人 士 雖 然 有 些 因 為 年 紀 的 緣 故 對 電 子 通 訊 媒 介 不 太 熟 悉 ， 但 是 如 果 置 諸 不 理 ， 會 令 自 己 跟 前 線 的 情 況 脫 節 ， 甚 至 被 捲 入 政 治 旋 渦 而 不 自 知 ， 所 以 培 養 用 電 郵 的 守 則 ， 可 算 是 一 個 較 可 取 之 法 。