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L'arrivée
Les groupes arrivent généralement le jeudi qui précède le festival, dans l'après-midi.
Les autobus ont rendez-vous à la gare de Tournai, les groupes qui arrivent en avion sont accueillis à l'aéroport (Bruxelles en général), et ramenés en autobus à Tournai.
Deux responsables tournaisiens sont attribués à chaque groupe, ils sont chargés de faciliter le séjour, d'expliquer le programme de chaque jour, de résoudre tous les petits problèmes...
Les groupes hébergés dans les familles font la connaissance de leurs hébergeants chez qui ils vont passer la soirée. Les autres s'installent dans leurs locaux collectifs.
L'hébergement
Des familles se sont proposées à Tournai (les Infants du Catiau et leurs amis), Hollain (à 10 km de Tournai, chez les organisateurs de l'Artifoire), ou à Quevaucamps et Péruwelz (à 25 km de Tournai, chez les Pas d'la Yau et les Claque-Sabots). Les groupes hébergés à Hollain et à Quevaucamps et Péruwelz doivent avoir leur propre autobus.
Les familles sont bénévoles (comme tous ceux qui organisent le Festival) et accueillent chaleureusement leurs deux invités.
Certains groupes sont hébergés en collectivité : à l'Auberge de Jeunesse de Tournai (groupe venu en avion), ou au Foyer Don Bosco de Blandain (5 km de Tournai, groupe ayant un autobus). Ils doivent alors apporter leurs serviettes de toilette.
L'Auberge de Jeunesse possède des chambres de 6 personnes avec lavabos, et des sanitaires à chaque étage. Une cantine permet de prendre le petit déjeuner, un lave-vaisselle est à la disposition du groupe. Les autres repas sont pris dans une école avant le Festival, à la Halle aux Draps avec les autres groupes pendant le Festival. On ne peut pas y faire de lessive.
A Blandain, les chambres sont individuelles, les repas peuvent tous être pris sur place, ils sont apportés par le traiteur. On peut faire la lessive (à la main), mais on doit faire la vaisselle (à la main aussi).
Les décentralisations
Les groupes participent à deux ou trois spectacles dans d'autres villes de Belgique (Gand, Ciney, Sambreville, Leuze par exemple).
Ce sont des spectacles complets, de deux fois 45 minutes.
Les voyages et les visites
Chaque groupe a la possiblité de visiter une autre région de Belgique : Bruxelles, Bruges et la Mer du Nord, les Ardennes et les grottes de Han (souvent le jour du spectacle à Ciney).
Ils ont aussi, bien sûr, l'occasion de visiter Tournai.
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