จุดสำคัญๆ ทีควรตระหนักถึง เมื่อต้องเขียนเอกสารวิชาการ มีทั้งสิ้น 12 จุด ดังนี้

วางโครงสร้างแบบ 5W2H

แน่นอน ก่อนจะลงมือเขียนอะไร ท่านก็ต้องมีจุดมุ่งหมายแล้วว่า จะเขียนเรื่องเกี่ยวกับอะไร จากนั้น ก็ให้กำหนดโครงเรื่องโดยใช้หลัก 5W ซึ่งหมายถึง When (เมื่อไหร่) Where (ที่ไหน) Who (ใคร) What (อะไร) Why (ทำไม) ส่วน 2H ก็มาจาก How (อย่างไร) How much (มากแค่ไหน)

5W2H นี้ จะเป็นหลักให้ท่านสามารถกำหนดได้ตั้งแต่ "เวลา" ทั้งหมดที่จะใช้ในการเขียน โดยควรกำหนดให้ชัดเจนว่า จะเริ่มต้นในวันใด ละต้องเสร็จสิ้นเมื่อใด หนืออาจกำหนดให้ชัดเจนยิ่งขึ้น เช่น 1-20 เมษายน เขียนบทที่ 1 เป็นต้น จากนั้น ก็เป็นการกำหนด "สถานที่" ที่ต้องใช้สำหรับการเขียน ไม่ว่าจะเป็นแหล่งข้อมูลใด ก็ให้กำหนดให้ละเอียด โดยอาจกำหนดเพิ่มเติมว่า แหล่งข้อมูลแต่ละแห่งจะช่วยให้ได้ข้อมูลใดบ้าง ส่วนข้อมูลเกี่ยวกับ "ตัวบุคคล" จะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่มีความสัมพันธ์กับการเขียนทุกคน ซึ่งจะมีสิ่งที่ตามมา ก็คือ "ทำอะไร" และ "มีเหตุผลใด" จะเป็นการกล่าวถึงเหตุและผลของการกระทำของผู้เกี่ยวข้องนั้น

จากนั้น ก็เป็นการกำหนด 2H ก็คือ "อย่างไร" หรือการกำหนดแนวทาง วิธีการแก้ไข / พัฒนา และท้ายที่สุดคือ "เท่าไร" จะเป็นการกำหนดถึงตัวเลขต่างๆ

...ต่อไปนี้ เป็นตัวอย่างของการเขียนข่าวไฟใหม้โดยใช้หลัก 5W2H

เมื่อไร (เวลา วัน เดือน ปี) ที่ไหน (บ้านเลขที่ ถนน เขต จังหวัด) อะไร (ไฟไหม้บ้าน) ทำไม - สาเหตุของไฟไหม้ (ลืมดับธูป) ใคร (บ้านต้นเพลิงเป็นของใคร และมีใครเกี่ยวข้องกับการดับไฟบ้างนอกจากเจ้าหน้าที่ดับเพลิงแล้ว) อย่างไร (ดับไฟได้สำเร็จ) เท่าไร (มีบ้านถูกไฟไหม้จำนวน 4 หลังคา คิดเป็นมูลค่า 1,000,000 บาท)

"ใคร ทำอะไร" ต้องชัดเจน

"ใคร ทำอะไร" เป็นประธาน และกริยาที่ทุกประโยคต้องกล่าวถึงให้ชัดเจน โดยเฉพาะการใช้สรรพนามบุคคลที่ 3 ดังนั้น หากกล่าวอย่างไม่ชัดเจน ก็จะทำให้ผู้อ่านสับสน เช่น กำลังประชุมอยู่ หากมีโทรศัพท์มา ก็ช่วยบอกว่าจะโทรกลับไปใหม่ เป็นประโยคที่ไม่ระบุให้ชัดเจนว่าใครกำลังประชุม และใครจะโทรศัพท์กลับไปใหม่

ดึงจุดที่สำคัญมาเป็นหัวเรื่อง

สิ่งที่จะเอกสารวิชาการไม่ควรลืมคือ การดึงจุดสำคัญๆ ในแต่ละตอนมาเป็น Keyword เพื่อใช้ในการพาดหัว และผู้อ่านจะสามารถเข้าใจหรือรับรู้ได้ล่วงหน้าว่า ข้อความที่ต่อจากพาดหัวนั้น เป็นเรื่องอะไร เหมือนกับนวนิยายที่สามารถดึงความสนใจด้วยชื่อเรื่อง รือหนังสือพิมพ์ที่สามารถดึงจุดสนใจของแต่ละวรรคตอนด้วย Keyword เป็นต้น

เขียนให้เข้าใจง่าย งานเขียนที่ดีต้องอ่านเข้าใจง่าย แม้อ่านเพียงครั้งเดียวก็ควรเข้าใจได้คร่าวๆ ว่าผู้เขียนมีจุดประสงค์ใดในการเขียน และการเขียนให้อ่านได้เข้าใจง่ายๆ นั้น ต้องใช้ภาษาที่ผู้คนใช้เป็นประจำวัน และอาจใช้ตัวเลข เมื่อต้อการกล่าวถึงรายละเอียด

"แบ่ง" เป็นประโยคสั้นๆ

การแบ่งข้อเขียนให้เป็นประโยคสั้นๆ ในแต่ละภาษาจะแตกต่างกัน เช่น ในภาษาญี่ปุ่นจะใช้ O โดยในแต่ละประโยคหนึ่งๆ จะมีตัวอักษรไม่เกิน 50 ตัว แต่สำหรับภาษาไทยแล้ว การแบ่งข้อเขียนให้เป็นประโยคสั้นๆ จะใช้เว้นวรรค แต่ใช่ว่าจะเว้นวรรคเมื่อใดตรงไหนก็ได้ตามใจชอบนะคะ...

เพราะการเว้นวรรคที่ดี ต้องสอดคล้อง และช่วยในการสื่อความหมายในประโยคให้เข้าใจง่ายขึ้น ที่สำคัญ หากท่านเว้นวรรคผิดช่วง ความหายอาจแปรเปลี่ยนไปเลยก็ได้

เขียนแต่หัวข้อก็พอ

จุดสำคัญอีกประการหนึ่งที่จะช่วยให้ข้อเขียนอ่านง่ายคือ การเขียนเฉพาะหัวข้อเท่านั้น เพราะจะช่วยให้การอ่านเข้าใจได้ดีกว่าการเขียนติดกันเป็นพืด สำหรับการเขียนเฉพาะหัวข้อมีเทคนิค ดังนี้

1. แบ่งเนื้อหาโดยใช้ 5W2H

2. บอกเป็นข้อสรุปด้วยประโยคสั้นๆ

3. ใส่หมายเลขกำกับแต่ละประเด็น

4. พาดหัวโดยใช้คำนาม เช่น ผลสรุปการศึกษาวิจัย หลักการประเมินผล ฯลฯ

5. ระมัดระวังไม่ให้เนื้อหาขัดแย้งกันเอง

เนื้อหาต้องถูกต้อง

คุณค่าของงานเขียนหาอยู่ที่การใช้ภาษาดี ลื่นไหลหรือไม่เท่านั้น หากยังต้องตระหนักถึง "ความถูกต้องของข้อมูล"

ดังนั้น จุดยากที่สุดในการเขียนเอกสารแต่ละเล่ม จึงมิได้อยู่ที่การสรรหาภาษาอันสละสลวย แต่อยู่ที่ความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ท่านควรอ้างอิงถึงแหล่งที่มาด้วย เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ

อธิบายโดยใช้ข้อมูล

การใช้ข้อมูลมาอธิบายรายงานของท่าน ก็เป็นอีกหนึ่งประเด็นที่สำคัญ โดยเฉพาะข้อมูลที่เป็นตัวเลข หากถูกนำเสนอในรูปกราฟ / แผนภูมิ ก็จะช่วยให้งานเขียนของท่านเข้าใจง่ายขึ้น มีความเป็นวิทยาศาสตร์ น่าเชื่อถือ และสามารถนำไปประยุกต์ได้โดยง่าย

หลีกเลี่ยงภาษา / ศัพท์กำกวม

ในภาษาประจำวันมีคำที่ให้ความหมายคลุมเครืออยู่มาก งานเขียนที่ดีจึงต้องระมัดระวังการใช้คำที่ให้ความหมายคลุมเครือ เพราะอาจทำให้ผู้อ่านสับสน โดยเฉพาะเอกสารวิชาการที่ยึดความน่าเชื่อถือเป็นหลัก เช่นคำว่า...

... ตามความเหมาะสม ด่วน ประมาณนี้ ระดับหนึ่ง เรียบร้อย ฯลฯ

อะไรประมาณนี้ล่ะค่ะ่!!?

นอกจากนี้ ยังต้องระวังการเกรงใจประเภท "โปรดดำเนินการตามแต่จะเห็นสมควร" แต่จงระบุ (ข้อความสำคัญๆ) ให้ชัดเจนว่า ต้องการให้ใครทำอะไร ภายในกำหนดเวลาเท่าไหร่ เช่น กำหนดเส้นตาย จำนวน ชื่อบุคคล ฯลฯ

การเส้นวรรคและย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่

เทคนิคสำคัญที่ชวนให้งานเขียนอ่านได้เข้าใจง่ายขึ้นคือ การใช้เว้นวรรค และย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่อย่างเหมาะสม (ไม่ทำลายเนื้อหาให้ผิดไปจากเดิม) เปรียบกับการพูดคุยก็ต้องมีเว้นวรรคพักหายใจ ซึ่งไม่ใช่เฉพาะในภาษาไทยเท่านั้นที่ต้องมีจังหวะที่เหมาะสม เพียงแต่จะใช่สัญลักษณ์ใดเท่านั้นเอง เช่นในภาาษญี่ปุ่นก็จะใช้สัญลักษณ์ "," และ "O" (โดยจะเว้นวรรคทุกๆ 150-250 ตัวอักษร) สำหรับแบ่งส่วนของข้อความในประโนค และใช้ "O" หรือ "." เมื่อจบประโยค แต่การย่อหน้า ชาวญี่ปุ่นจะใช้สัญลักษณ์เป็นรูปสามเหลี่ยมกลับหัวแทน เป็นต้น

ในกรณีที่ต้องการอธิบายความหมายเพิ่มเติม ผู้เขียนก็สามารถใช้วงเล็บ "( )" หรือหากต้องการให้ผู้อ่านสะดุดตากับชื่อเฉพาะ ก็ใช้เครื่องหมายคำพูด ""

ระวังการใช้ภาษา / คำสะกดได้อย่างถูกต้อง

งานเขียนที่สะกดคำผิด จะทำให้ด้อยค่าลง ดังนั้น หากต้องใช้คำที่ไม่แน่ใจว่าตัวสะกดที่ถูกต้องเป็นอย่างไร ก็ควรใช้พจนานุกรม หรือหากมีคำที่มักสะกดผิดอยู่บ่อยๆ ก็ควรเขียนคำที่ถูกต้องติดในที่ที่มองเห็นง่ายๆ เช่น ข้างฝา

ตรวจทานหลังจากเขียนเสร็จสิ้นแล้ว

เคยมีนักเขียนระดับชั้นครูแนะนำการเขียนแก่น้องใหม่ว่า การเขียนครั้งแรกให้ใช้หัวใจเขียน แต่การตรวจทานต้องใช้หัวสมอง และควรตรวจทานมากกว่า 1 ครั้ง เพราะการตรวจทานจะช่วยยกระดับคุณภาพให้กับงานเขียนของท่าน

ดังนั้น ควรสร้างนิสัยที่หมั่นตรวจทานซ้ำไปมาหลังจากเขียนเสร็จแล้วจนแน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดแล้ว

อย่างไรก็ตาม ท่านอาจทำรายการตรวจสอบ (Check List) เพื่อใช้ตรวจทาน ซึ่งอาจใช้รายการตรวจสอบเอกสารที่เขียนเสร็จแล้วต่อไปนี้ไปปรับใช้

- โครงสร้างทั้งหมดใช้ได้ (ครอบคลุมวัตถุประสงค์) หรือไม่

- มีเนื้อหาครบ การแสดงออกสมบูรณ์ตามที่ตั้งใจหรือไม่

- จุดที่ต้องการเน้นคลาดเคลื่อน หรือมีอคติหรือไม่

- ความหมายชัดเจนหรือไม่

- หลงลืมจุดสำคัญหรือไม่

- เนื้อหาต่างๆ โดยเฉพาะข้อมูลที่เป็นตัวเลข คำนามเฉพาะ ผิดหรือไม่

- มีการระบุว่าข้อมูลส่วนใดเป็นภาวะวิสัย ส่วนใดเป็นอัตวิสัยหรือไม่ และชัดเจนหรือยัง

- การเว้นวรรค และการย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่ รวมถึงการพาดหัวมีความเหมาะสมแล้วหรือยัง

- ขนาดและรูปแบบของตัวอักษรชัดเจนอ่านสบายตาหรือไม่ (อาจให้ผู้อื่นช่วยตัดสิน)

- กราฟ รูปภาพ และตารางต่างๆ วางไว้ในตำแหน่งที่เหมาะสมหรือไม่

- ที่มาของข้อมูลต่างๆ ได้แสดงไว้หมดหรือยัง

เมื่อรายการทั้งหมดข้างต้น ได้ถูกตรวจทานแล้ว ลำดับท้ายสุดของเอกสาร โดยเฉพาะเอกสารวิชาการที่จะขาดไม่ได้คือ บรรณานุกรม ที่จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือแก่เอกสาร ทั้งยังเป็นการให้เกียรติแก่เจ้าของหนังสือที่ท่านนำมาอ้างอิงด้วย จากนั้นก็ใส่เลขหน้า สารบัญและเผยแพร่ได้เล้ย...ย...