|
ก |
ารบริหารในรูปแบบเก่าที่ผู้บริหารจะต้องเป็นผู้มีอำนาจในการตัดสินใจ
และสั่งการแต่เพียงผู้เดียว กำลังเสื่อมประสิทธิภาพลงไปเรื่อย
ๆ ในโลกยุคใหม่ที่ทุกสิ่งทุกอย่างเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
ไม่มีทางที่ผู้บริหารจะพัฒนาศักยภาพวิสัยทัศน์ ความรู้ความเข้าใจให้ครอบคลุมได้ทุกเรื่อง การบริหารงานที่ระดมการมีส่วนร่วมจากทุกส่วนขององค์การมาใช้เพื่อให้บรรลุพันธกิจขององค์การนับวันจะเป็นที่นิยม
เนื่องจากนักบริหารจำเป็นต้องทำงานแข่งกับเวลาและใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างคุ้มค่าที่สุด ดังนั้นแทนที่จะเลือกรูปแบบการทำงานเจ้านายถูกทุกเรื่อง ซึ่งตนเองต้องเร่งพัฒนาตนเองอย่างเต็มกำลังเพื่อจักได้คิด พูด ทำ ได้ถูกทุกเรื่อง
ก็หันมามองคุณค่าของทรัพยากรบุคคลในองค์การ แล้วปลดปล่อยคุณค่าเหล่าให้ได้ออกมามีบทบาทใน
คิด ทำ พูด เพื่อผลสัมฤทธิ์สูงสุดขององค์การ วิธีนี้เรียกว่า การบริหารแบบเสริมสร้างพลังคนทำงาน
(Empowering Management)
ในการบริหารแบบเสริมสร้างพลังคนทำงาน นักบริหารต้องมีความเชื่อมั่นในศักยภาพ ความรู้ ความคิด เหตุผล และประสบการณ์ของคนทำงาน ต้องเคารพในคุณค่าศักดิ์ศรีความเป็นมนุษย์ของคนทำงาน อีกทั้งต้องเชื่อมั่นว่า คนทำงานต่างก็อยากจะทำงานที่มีคุณค่าต่อองค์การออกมาให้ดีที่สุด
การเปลี่ยนรูปแบบการบริหารที่แปลกแยกจากสภาพแวดล้อมขององค์การโดยทั่วไป รวมทั้งระบบใหญ่ขององค์การ จำเป็นต้องเปลี่ยนวิถีชีวิตของทีมงานบริหารก่อน ในการพัฒนาทีมงาน ผู้บริหารต้องเปลี่ยนตัวเองจาก ผู้นำ มาเป็น หัวหน้าทีม พร้อมกับสร้างบรรยากาศการทำงานเป็นทีมให้เกิดขึ้นให้ได้ ในขั้นตอนนี้ ทักษะสำคัญที่หัวหน้าทีมต้องมี คือ
1. หัวหน้าทีมต้องเข้าใจความเป็นไปของทีมและรูปแบบพฤติกรรมที่มีอยู่ในทีม ซึ่งไม่เพียงต้องมีทักษะการฟังและพูด แต่ยังต้องมีทักษะในการสังเกตการกระทำต่าง
ๆ ในทีมด้วย
ทีมมีความซับซ้อนมาก
ยิ่งมีสมาชิกทีมมากเท่าไร ความซับซ้อนของทีมก็ยิ่งมีมากขึ้นเท่านั้น กล่าวคือ ถ้าทีมมีคนอยู่ 2 คน รูปแบบความสัมพันธ์ของคนในทีมจะจับเป็นทีมย่อยได้เพียง
1 ทีมย่อย
แต่ถ้าคนเพิ่มเป็น 4 คน ในทีมจะเกิดทีมย่อยได้ถึง 11
ทีม ถ้าเป็น 8 คน ก็จะมีถึง 247 ทีมย่อยในทีมนั้น
2. หัวหน้าทีมที่ดีต้องเป็นนักสังเกตที่ดีในขณะที่เป็นผู้มีส่วนร่วมในทีมที่ดีด้วย สิ่งที่ต้องสังเกตคือ ความสัมพันธ์ของทีม ซึ่งมี 2 ส่วน คือ เรื่องที่สัมพันธ์ กับกระบวนการ
เรื่องที่สัมพันธ์ คือสิ่งที่ทีมกำลังทำ หรืองานของทีม ส่วนกระบวนการคือวิธีที่ทีมทำ หรือสิ่งที่เกิดขึ้นกับสมาชิก และระหว่างสมาชิก
สิ่งที่ควรสังเกตในทีม คือ การสื่อสารและการมีส่วนร่วม (ใครพูดกับใคร ใครพูดมาก ใครพูดน้อย ใครถูกทิ้ง) การตัดสินใจ (ทีมเลือกทำอะไรด้วยวิธีไหน ใช้เสียงข้างมาก หามติเอกฉันท์ หรือหว่านล้อม) ความขัดแย้ง (ความขัดแย้งในทีมเป็นอย่างไร รุนแรง ปะทะ หลบเลี่ยง แข่งขัน หรือร่วมมือกัน) ความเป็นผู้นำ (ใครมีอิทธิพลเหนือคนอื่น ๆ ในทีม) เป้าหมายและบทบาท(คนในทีมพยายามจะทำอะไรให้สำเร็จ) บรรทัดฐานของทีม (อะไรเป็นสิ่งที่คนในทีมเห็นว่าดีงาม อะไรเป็นสิ่งที่คนในทีมไม่ชอบให้ทำ) การแก้ปัญหา(ทีมแก้ปัญหาอย่างไร) บรรยากาศ (ความรู้สึกของทีม)
นอกจากนี้ ทักษะอีก 2 ประการที่หัวหน้าทีมพึงมีคือ ความสามารถในการปรับตัว และ การเสริมสร้างความเข้มแข็งของตัวเองและคนอื่น ซึ่งจะเป็นไปตามพัฒนาการของทีม 4 ขั้นตอน ดังตาราง
|
ลักษณะของทีม |
รูปแบบผู้นำ |
|
การพัฒนาทีมขั้นที่ 1 ปฐมนิเทศ |
อำนวยการ |
|
u สมาชิกกระตือรือร้นด้วยความคาดหวังสูง u สมาชิกกังวล ฉันจะเป็นอย่างไร จะทำได้ไหม จะเข้าท่าไหม u ทดสอบสถานการณ์ และทำอะไรกลาง ๆ ไว้ก่อน u ฟังและดูท่าทีคนที่มีตำแหน่งเหนือกว่า u อยากมีจุดยืนและความชัดเจนเกี่ยวกับสถานการณ์ของตัวเอง |
ชี้นำสูง ช่วยหนุนน้อย |
|
|
|
|
ขั้นที่ 2 ความไม่พอใจ |
ชี้แนะ |
|
u เริ่มรู้จักความไม่เท่ากันระหว่างความหวังกับความเป็นจริง u รู้สึกไม่พอใจที่จะต้องฟังคนที่มีตำแหน่งสูงกว่า u รู้สึกเครียด โกรธ ไม่ชอบเป้าหมาย
งานและแผนงาน u รู้สึกว่าสู้ไม่ได้ และสับสน u ตอบโต้หัวหน้าและสมาชิกในทางลบ u แข่งขันชิงอำนาจหรือความสนใจจากคนอื่น u เรียนรู้ความเป็นขั้ว /อะไรที่แตกต่างกันเป็นแค่ 2 ทาง |
ชี้นำสูงและช่วยหนุนสูง |
|
การพัฒนาไม่มีขั้นตอนใดไม่ดี
แต่ละขั้นตอนเป็นส่วนหนึ่งของการเดินทางไปสู่ผลสำเร็จ |
|
|
ขั้นที่ 3 การตัดสินใจแล้ว |
ช่วยหนุน |
|
1.
ลดความไม่พอใจลง 2.
ลดความไม่เท่ากันระหว่างความคาดหวังและความเป็นจริง 3.
ลดขั้วลดความเป็นปรปักษ์/ความเกลียดชัง 4.
พัฒนาความกลมเกลียว
ความเชื่อใจ การสนับสนุนและความเคารพนับถือกัน 5.
พัฒนาการยอมรับและความเชื่อมั่นในตัวเอง 6.
เปิดเผยมากขึ้น
และแสดงความคิดเห็นกันมากขึ้น 7.
แบ่งความรับผิดชอบและการควบคุม 8.
ใช้ภาษาของทีม |
ช่วยหนุนสูง |
|
ขั้นที่ 4 การสร้างผลผลิต |
มอบอำนาจ |
|
u รู้สึกตื่นเต้นที่จะมีส่วนร่วมในกิจกรรมของทีม u ทำงานกับทีมอย่างร่วมมือและพึ่งกันและกัน u รู้สึกถึงความแข็งแรงของของทีม u แสดงความเชื่อมั่นสูงที่จะพิชิตงาน u แบ่งปันความเป็นผู้นำ u รู้สึกทางบวกกับความสำเร็จของงาน u ปฏิบัติงานในระดับยากขึ้น |
ชี้นำน้อย ช่วยหนุนก็น้อย |
ระบบงานอย่างหนึ่งก็เหมาะกับรูปแบบการบริหารอย่างหนึ่ง ระบบงานที่เหมาะสมกับรูปแบบการบริหารงานที่เสริมสร้างพลังของคนทำงานได้ออกแบบเฉพาะสำหรับคนทำงาน 2 กลุ่ม กลุ่มแรก คือ ทีมงานบริหาร กลุ่มที่สอง คือ ทีมปฏิบัติการในภูมิภาค
ทีมงานบริหาร ได้ออกแบบระบบงานตามแนวทางกุญแจ 3 ดอกของ เคน บลองชาร์ด ประกอบด้วย (1) การแบ่งปันข้อมูลกับทีมงานทุกคน (2) การสร้างความเป็นอิสระภายในขอบเขตที่กำหนด และ (3) พัฒนาศักยภาพการทำงานเป็นทีมแทนสายการบังคับบัญชา
1. การปรับกระบวนทัศน์และวิถีการทำงานของทีมบริหาร เนื่องจากทีมบริหารเป็นกลุ่มคนที่มีหน้าที่ออกแบบ ส่งเสริม และขับเคลื่อนนโยบาย กระบวนทัศน์และวิถีการทำงานของคนกลุ่มนี้จะมีผลกระทบต่อความคิด ความรู้สึก และ แรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์ของทีมงานปฏิบัติการ ทีมบริหารต้องมีความเชื่อ เต็มใจและมุ่งมั่นร่วมกันในการใช้รูปแบบการบริหารที่มุ่งเสริมสร้างพลังคนทำงานเหมือน ๆ กัน
2. การพัฒนาศักยภาพของทีมบริหารให้เข้าใจอย่างถ่องแท้และสามารถใช้รูปแบบการบริหารที่มุ่งเสริมสร้างพลังคนทำงานอย่างถูกต้อง ในขั้นตอนนี้ ทีมบริหารต้องร่วมกันทำความเข้าใจในสาระของงานที่จะทำ การเสริมสร้างพลังของคนทำงาน เทคนิคการสื่อสาร ทักษะการคิด
3. การออกแบบระบบงาน โดยเริ่มคิดจากเป้าหมายสุดท้ายของงานในภาพรวมของทีมบริหารที่เชื่อมต่อกับองค์กร ความสัมพันธ์ระหว่างงานแต่ละชิ้นที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายสุดท้าย ระบบที่ต้องทำขึ้นเพื่อการส่งเสริม สนับสนุนและขับเคลื่อนงาน หน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละคนในทีม ความสัมพันธ์ระหว่างคน การร่วมกันคิดออกแบบระบบงานทำให้เกิดวิสัยทัศน์ร่วมของทีมงาน การออกแบบสัญลักษณ์ของทีมงานทำให้เกิดความผูกใจให้เป็นหนึ่ง สิ่งที่สำคัญที่ได้จากการออกแบบงานคือ ขอบเขตของงานที่บ่งบอกจุดยืนว่า ทีมบริหารจะทำหน้าที่เป็นหน่วยส่งเสริม และสนับสนุนการทำงานของทีมปฏิบัติการ จะไม่คิดหรือทำในสิ่งที่เป็นหน้าที่ของทีมปฏิบัติการ ซึ่งแสดงว่าแนวคิดการบริหารแบบเก่าได้ถูกแทนที่ด้วยการบริหารงานที่เสริมสร้างความพลังของคนทำงานแล้ว และทีมบริหารพร้อมแล้วที่จะเป็นกำลังสำคัญในการใช้รูปแบบการบริหารใหม่
4. ขยายรูปแบบการบริหารสู่ทีมปฏิบัติการ โดยให้หน่วยปฏิบัติมาร่วมกันออกแบบกลยุทธ์การทำงานให้กับทีมบริหาร ทั้งนี้จะต้องไม่เป็นกลยุทธ์ที่เป็นอุปสรรคต่อการใช้พลังสร้างสรรค์ของคนทำ-งาน ขั้นตอนก่อนที่ทีมปฏิบัติการจะออกแบบกลยุทธ์ก็ต้องผ่านการปรับกระบวนทัศน์ และวิถีการทำงานเหมือนกับที่ทำกันทีมบริหาร ต้องกล่อมเกลาให้ทีมปฏิบัติการได้เชื่อมั่นในศักยภาพของตนเอง ไม่เห็นว่าความแตกต่างทางความคิดระหว่างมนุษย์เป็นเรื่องที่ต้องกังวล กล้าที่จะคิดและส่งเสริมให้คนอื่นกล้าที่จะคิดด้วยเช่นกัน หลังจากนั้นจึงให้ทำความเข้าใจในเนื้อหาของงานด้วยตนเอง แล้วร่วมกันกำหนดแนวทางการทำงานร่วมกัน หน้าที่ความรับผิดชอบของคนแต่ละระดับ แต่ละตำแหน่ง สิ่งที่ต้องการให้ทีมบริหารทำ
5. ทีมบริหารดำเนินกิจกรรมตามที่ทีมปฏิบัติการต้องการ และทำงานตามระบบงานที่ออกแบบไว้ คอยติดตามสถานการณ์ เฝ้าระวังให้การทำงานเป็นไปตามรูปแบบการบริหารที่มุ่งเสริมสร้างพลังของคนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และสรุปบทเรียนเป็นระยะ ๆ
โครงการบูรณาการแผนชุมชนเพื่อความเข้มแข็งของชุมชนและเอาชนะความยากจน
เป็นโครงการที่มีหน่วยงานที่สนับสนุนชุมชนจัดทำแผนชุมชนเกี่ยวข้องหลายหน่วยงานดำเนินการร่วมกันในลักษณะภาคี
และแบ่งพื้นที่ความรับผิดชอบในการประสานการดำเนินงานระดับจังหวัด
ก่อนเริ่มทำงาน ทีมบริหารคือ กลุ่มงานส่งเสริมและพัฒนาระบบบริหารจัดการชุมชน จึงร่วมกันศึกษาความหมายของชุมชน การบริหารจัดการชุมชน และความสัมพันธ์ระหว่างแผนชุมชนกับการบริหารจัดการชุมชน รวมทั้งศึกษาสถานการณ์ของกิจกรรมส่งเสริมและสนับสนุนการจัดทำแผนชุมชนของหน่วยงานต่าง ๆ หลังจากนั้นวางแผนงานทั้งหมดเป็นภาพรวม กำหนดวิสัยทัศน์กลุ่มงานฯ ว่าเราจะรังสรรค์งานชุมชน พร้อมกับออกแบบสัญลักษณ์ของกลุ่มงานเป็นอักษรเขียนว่า CMU และมีเครื่องหมายกรมฯอยู่ที่ตัวอักษร C ข้างบนเป็นคำเต็มว่า Community Management Unit พร้อมกับจัดทำฐานข้อมูลเพื่อการบริหารงาน 2 ชุด คือ
(1) ฐานข้อมูลชุมชน บันทึกเกี่ยวกับสถานการณ์แผนชุมชนก่อนเริ่มส่งเสริมกระบวนการแผนชุมชน ประกอบด้วยประเด็นการมีการจัดทำแผนชุมชน ประเภทโครงการ/กิจกรรมที่บรรจุอยู่ในแผนเกิน 50% หน่วยงานสนับสนุนงบประมาณในการจัดทำแผน หน่วยงานส่งเสริม และบทบาทของพัฒนากร
(2) ฐานข้อมูลบุคคล บันทึกเกี่ยวกับประวัติบุคคลที่ผ่านการฝึกอบรมเพิ่มทักษะด้านการขับเคลื่อนกระบวนการแผนชุมชนในหลักสูตรที่กลุ่มงานฯจัดขึ้น
ระบบงานของกลุ่มงานเป็นดังนี้
1. กำหนดจุดยืนของกลุ่มงานว่าจะตั้งอยู่ในสถานะหน่วยงานระดับนโยบาย
ซึ่งจะทำงานในระดับการประสานนโยบาย
พัฒนาสภาพแวดล้อมในส่วนบนให้เอื้อต่อการแปลงนโยบายไปสู่การปฏิบัติของหน่วยปฏิบัติ
และส่งเสริมการทำงานที่เสริมสร้างความเข้มแข็งของคนทำงานเป็นสำคัญ ไม่ใช้ระบบสั่งการไปยังจังหวัดหรืออำเภอ
แต่จะใช้วิธีการส่งเสริม สนับสนุน
และอำนวยความสะดวกให้กับจังหวัดและอำเภอได้ใช้ศักยภาพของตนเองอย่างเต็มที่ในการขับเคลื่อนกระบวนการสนับสนุนแผนชุมชน
2. กลุ่มงานจะประสานหน่วยงานภาคีระดับบนและสรรหาทรัพยากรจากแหล่งต่าง
ๆ เพื่อสนับสนุนการทำงานของหน่วยปฏิบัติ
3. ส่งเสริมความรู้ความเข้าใจหน่วยปฏิบัติ
เกี่ยวกับการขับเคลื่อนกระบวนการสนับสนุนแผนชุมชน
ความเชื่อมโยงระหว่างแผนชุมชนกับระบบการบริหารจัดการของชุมชนและความเข้มแข็งของชุมชน
และเป้าหมายสุดท้ายของกรมฯ
4. พัฒนา
และเผยแพร่เครื่องมือและทักษะสำหรับเจ้าหน้าที่ในการจัดเวทีเพื่อขับเคลื่อนกระบวนการชุมชนในการวิเคราะห์
เรียนรู้ และจัดทำแผนชุมชน เช่น PRA
Metaplan และ PPA
เพื่อให้เจ้าหน้าที่สามารถทำงานได้ง่ายและเร็วขึ้น
5. ออกแบบระบบงานในโครงการบูรณาการฯ ที่เอื้ออำนวยความสะดวกให้กับหน่วยปฏิบัติอย่างเต็มที่
โดยยึดข้อตกลงร่วมของหน่วยงานภาคี
การมีส่วนร่วมตัดสินใจของหน่วยปฏิบัติ
การส่งเสริมความเป็นอิสระในการออกแบบงานของหน่วยปฏิบัติ
รวมทั้งความรวดเร็วในการจัดสรรทรัพยากรและการสื่อสารเป็นสำคัญ
ระบบงานในโครงการบูรณาการแผนชุมชน จำแนกเป็น 4 ด้าน คือ
1. การประสานงาน ได้มีการจัดทีมงานให้มีผู้รับผิดชอบประสานงานกับหน่วยปฏิบัติ
ภาคละ 1 คน รวม 4 คน
นอกจากนี้ยังจัดให้มีผู้รับผิดชอบการประสานงานกับภาคีการพัฒนาอีก 2 คน แต่ทุกคนต้องแบ่งปันข้อมูลที่ประสานให้รับรู้ทั่วกัน
2. งบประมาณ ได้ให้พัฒนาการจังหวัดในพื้นที่โครงการร่วมออกแบบการบริหารงบประมาณด้วยตนเอง
พร้อมกับโอนงบดำเนินการเป็นก้อนในคราวเดียวให้จังหวัดดูแลทั้งหมด และจัดสรรงบบริหารโครงการให้อีกจังหวัดละ 10,000
บาท
และให้เขตเพื่อการติดตามสนับสนุนงานจังหวัดในพื้นที่ความรับผิดชอบ เขตละ 20,000
บาท
โดยมีกองคลังเป็นหน่วยงานดูแล และตรวจสอบ
3. การติดตามผล เพื่อไม่เป็นการเพิ่มภาระการรายงานให้กับหน่วยปฏิบัติ จึงกำหนดให้ใช้แบบรายงานของสภาพัฒน์ ในการรายงาน โดยไม่มีเพิ่มแบบรายงาน
นอกจากนี้ยังใช้การรับฟังการนำเสนอจากที่ประชุมภูมิภาคที่สภาพัฒน์จัดเป็นอีกช่องทางหนึ่งในการติดตามผลอีกด้วย
4. การติดต่อสื่อสาร เพื่อกระชับความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มงานกับหน่วยปฏิบัติและส่งเสริมการสื่อสารสองทาง
จึงกำหนดให้ใช้การติดต่อทางโทรศัพท์เป็นหลัก และให้ใช้หนังสือโต้ตอบอย่างเป็นทางการให้น้อยที่สุด
เพื่อส่งเสริมระบบการบริหารแบบเสริมสร้างพลังของคนทำงาน
กลุ่มงานจึงเลือกนักวิชาการพัฒนาชุมชน
หัวหน้ากลุ่มงานส่งเสริมและพัฒนา สำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดเป็นทีม
เนื่องจากเห็นว่า งานนี้แม้ว่าจะมีชื่อว่าแผนชุมชน แต่ก็ไม่ใช่เรื่องของการประสานงาน
หากแต่เป็นการส่งเสริมกิจกรรมชุมชน พร้อมกับได้จัดประชุมนักวิชาการพัฒนาชุมชน หัวหน้ากลุ่มงานส่งเสริมและพัฒนา
ทุกสำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัด เพื่อหาแนวทางการสนับสนุนการจัดทำแผนชุมชนที่เหมาะสมตรงตามความเห็นของหน่วยปฏิบัติ ทั้งนี้ผู้เข้าประชุมได้ร่วมกันกำหนดกลยุทธ์
และกระบวนการสนับสนุนการจัดทำแผนชุมชนของกรมการพัฒนาชุมชนดังนี้
1.
2.
ส่งเสริมและสนับสนุนให้เครือข่ายองค์กรต่าง ๆ ในชุมชน
ตลอดจนองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นมีส่วนร่วมในการจัดทำแผนของชุมชนในทุกขั้นตอน
โดยเฉพาะในขั้นตอนการศึกษา ดูงานเพื่อเรียนรู้จากชุมชนต้นแบบ
หรือจากเครือข่ายต่าง ๆ
3.
4.
พัฒนาทักษะการเป็นผู้เอื้ออำนวยกระบวนการ
(facilitator) ให้แก่เจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชน
เพื่อให้เกิดความมั่นใจ
และสามารถให้การสนับสนุนการจัดเวทีประชาคมในกระบวนการเรียนรู้ของชุมชนเมื่อได้รับการร้องขอ
5.
จัดทำฐานข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการจัดทำแผนชุมชนเพื่อให้เจ้าหน้าที่ของภาคีการพัฒนาในพื้นที่ได้ใช้ในการสนับสนุนกระบวนการจัดทำแผนของชุมชน
เช่น ข้อมูลผู้เอื้ออำนวยกระบวนการ ข้อมูลวิทยากร ข้อมูลชุมชนตัวอย่าง ข้อมูลเครือข่ายสถานที่ศึกษาดูงาน และอื่น
ๆ
6.
กำหนดบทบาทการสนับสนุนการจัดทำแผนชุมชนของหน่วยงานสังกัดกรมการพัฒนาชุมชน
ระดับต่าง ๆ ให้ชัดเจน โดย
ส่วนกลาง ให้มีบทบาทประสานภาคีการพัฒนา
จัดทำคู่มือ / แนวทางการจัดทำแผนชุมชน
เขต ให้มีบทบาทติดตาม สนับสนุน ให้คำแนะนำ
และเพิ่มพูนทักษะการเป็นวิทยากรกระบวนการ
จังหวัด
ให้มีบทบาทประสานทำความเข้าใจในการสนับสนุนการจัดทำแผนชุมชนกับภาคีการพัฒนา
สนับสนุนการทำงานของพัฒนากรทั้งในด้านวิชาการและแนวทางปฏิบัติ
7.
จัดทำคู่มือการจัดทำแผนชุมชน
ซึ่งให้รายละเอียดเกี่ยวกับแผนชุมชน เช่น ความหมาย วิธีการ ขั้นตอน และตัวอย่างการทำแผนชุมชนซึ่งถอดบทเรียนจากการทำแผนชุมชนของชุมชนหลายแห่ง
8.
ประชาสัมพันธ์การจัดทำแผนของชุมชนทั้งในระดับทั่วไปและระดับตำบลอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง
ตลอดกระบวนการจัดทำแผนของชุมชน เพื่อให้ความภาคภูมิใจ และสร้างแรงจูงใจในชุมชนอื่น
ๆ รวมทั้งเป็นจุดศึกษาดูงานของชุมชนอื่นๆ การประชาสัมพันธ์ในระดับทั่วไป เพื่อกระตุ้นและสร้างแแรงจูงใจให้ชุมชนต่าง ๆ
เกิดความสนใจและเรียนรู้เกี่ยวกับการจัดทำแผนชุมชน โดยใช้สื่อต่าง ๆ เช่น
โปสเตอร์ แผ่นพับ เป็นต้น
สำหรับการประชาสัมพันธ์ในระดับชุมชนเพื่อเสริมกระบวนการเรียนรู้ ผ่านสื่อวิทยุชุมชน
และจุดศึกษาดูงาน
การจัดทำแผนชุมชนเป็นกระบวนการเรียนรู้ของชุมชน
ซึ่งจะทำให้ชุมชนได้ทำความรู้จักและประเมินศักยภาพของชุมชน
และกำหนดอนาคตและทิศทางของชุมชน
ทำให้ชุมชนสามารถพึ่งตนเองและสร้างชุมชนให้เข้มแข็งได้ ดังนั้นการที่ชุมชนจะสามารถจัดทำแผนชุมชนได้
กลยุทธ์ที่นักวิชาการพัฒนาชุมชนจังหวัดร่วมกันออกแบบเป็นกระบวนการสนับสนุนการจัดทำแผนชุมชนของพัฒนากรมีดังนี้
1.
ร่วมกับภาคีการพัฒนาในระดับพื้นที่
ค้นหาผู้นำชุมชน และให้ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับแผนชุมชน และสร้างความมั่นใจให้แก่ผู้นำชุมชน
2.
ประชาสัมพันธ์แผนชุมชนเพื่อกระตุ้นให้ชุมชนเกิดความสนใจ
และเข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการจัดทำแผนของชุมชน
3.
เตรียมข้อมูลการพัฒนาชุมชน
เช่น ข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน (จปฐ.) ของหมู่บ้าน ข้อมูลพื้นฐานระดับหมู่บ้าน (กชช.2ค) และข้อมูลอื่น ๆ
ที่เกี่ยวข้อง
เพื่อประกอบกับข้อมูลที่ชุมชนจัดเก็บเองตามประเด็นการพูดคุยในเวทีประชาคม
4.
สนับสนุนการจัดเวทีประชาคมของชุมชนตามความจำเป็นหรือเมื่อชุมชนร้องขอ
เช่น การเตรียมการจัดเวที เตรียมอุปกรณ์ วางแผนการจัดเวที
รวมทั้งประสานหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องให้เข้าร่วมเวทีเพื่อให้ข้อมูลสำหรับการเรียนรู้
ตามประเด็นของการพูดคุยในเวที
ตลอดจนทำหน้าที่ผู้เอื้ออำนวยกระบวนการในการจัดเวทีประชาคมครั้งแรก
5.
เตรียมข้อมูลชุมชนตัวอย่างและข้อมูลเครือข่าย
เพื่อให้ชุมชนพิจารณาเลือกสถานที่
ดูงาน หรือเชื่อมเครือข่ายการเรียนรู้กับชุมชนต้นแบบ
รวมทั้งข้อมูลวิทยากร
6.
7.
ประสานภาคีการพัฒนาในพื้นที่
เพื่อหาแนวทางการสนับสนุนกระบวนการจัดทำแผนของชุมชน
และปฏิบัติงานในลักษณะของทีมสนับสนุน
ในการสนับสนุนการจัดทำแผนของชุมชน
เงื่อนไขความสำเร็จอยู่ที่ตัวพัฒนากรซึ่งเป็นเจ้าหน้าที่ของกรมการพัฒนาชุมชนที่ปฏิบัติงานกับประชาชนและชุมชนอย่างใกล้ชิด
รางวัลและการยอมรับในการบริหารงานที่มุ่งเสริมสร้างพลังคนทำงานของกรม
จังหวัดและอำเภอ จะต้องสนับสนุนให้พัฒนากรมีคุณลักษณะดังนี้
1. ทัศนคติที่ดี
พัฒนากรจะต้องมีทัศนคติที่เหมาะสม คือ
มีอุดมการณ์ในการทำงานพัฒนาชุมชนเพื่อสร้างความเข้มแข็งของชุมชน
เชื่อมั่นในศักยภาพของชาวบ้าน มองโลกในแง่ดี มีความคิดริเริ่ม
ยึดปรัชญาและหลักการพัฒนาชุมชน
2. พฤติกรรมที่เหมาะสม
พัฒนากรจะต้องมีความอดทน ความเสียสละ ความรับผิดชอบ
ใฝ่รู้และพัฒนาตนเองอย่างสม่ำเสมอ ยอมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น มีเหตุผล
มีมนุษยสัมพันธ์ ตรงต่อเวลา
3. บทบาทที่เหมาะสม พัฒนากรจะต้องเข้าใจถึงบทบาทและปฏิบัติตนตามบทบาทได้อย่างเหมาะสม
คือ ส่งเสริม สนับสนุน และประสานงาน เพื่อให้ชุมชนสามารถจัดกระบวนการเรียนรู้
และจัดทำแผนด้วยตนเอง
ในด้านของระบบและกระบวนการ
มี 2 ประการคือ
1. การสนับสนุนของพัฒนากรจะต้องไม่ครอบงำความคิด
ไม่ยึดติดรูปแบบ ไม่เร่งรัดกระบวนการจัดทำแผนของชุมชน
จนทำให้กระบวนการจัดทำแผนเสียหาย
2. พัฒนาการอำเภอและพัฒนาการจังหวัดจะต้องเข้าใจและยอมรับและเปิดโอกาสให้พัฒนากรทำงานร่วมกับภาคีการพัฒนาในการจัดทำแผนของชุมชน
เป็นการทำงานตามบทบาทและหน้าที่ของพัฒนากร
เคน บลองชาร์ด แนะนำว่า กุญแจดอกที่ 3 ของการเปลี่ยนรูปแบบการบริหารสู่การบริหารที่เสริมสร้างพลังคนทำงาน ซึ่งขาดไม่ได้ คือ การพัฒนาศักยภาพของทีม จากการตรวจสอบความเข้าใจของบุคลากรในการส่งเสริมและพัฒนาระบบบริหารจัดการชุมชน โดยเฉพาะการสนับสนุนการจัดทำแผนชุมชนเพื่อการพัฒนาและแก้ไขปัญหาของชุมชน พบว่ายังเคลือบแคลงว่าชัดเจนตรงกันหรือไม่ สมควรที่จะมีการทบทวนตรวจสอบและปรับให้ตรงกัน รวมทั้งทักษะในการจัดกระบวนการหรือการเอื้ออำนวยเวทีประชาคมขับเคลื่อนการจัดทำแผนชุมชน
กลุ่มงานฯ
จึงได้ให้เวลากับการทำความเข้าใจในเรื่องนี้แก่ทีมปฏิบัติการค่อนข้างมาก ดังนี้
1. การฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ของจังหวัดและเขตเพื่อเพิ่มพูนทักษะการเอื้ออำนวยกระบวนการเวทีประชาคม ในชื่อ โครงการซ่อมสร้างนักจัดเวที โดยมีผู้เข้ารับการอบรม 250 คน
2. การฝึกอบรมพัฒนาการอำเภอและพัฒนากรทั้งจังหวัดให้กับจังหวัดที่แจ้งความประสงค์ขอรับการสนับสนุน
3. การประชุมชี้แจงหัวหน้ากลุ่มงานส่งเสริมและพัฒนา
หัวหน้าฝ่ายแผนงาน ทุกจังหวัด
4. การฝึกอบรมทีมงานอำเภอในพื้นที่ 16 จังหวัด ในชื่อโครงการจากแผนชุมชนสู่เศรษฐกิจชุมชน ผู้เข้าอบรม 48
คน
5. การจัดทำคู่มือนักพัฒนา แผนแก้จนโดยชุมชน จำนวน
5,000 ฉบับ แจกจ่ายให้กับพัฒนากรทุกคน
การทำงานของหน่วยปฏิบัติภายใต้การบริหารงานที่มุ่งเสริมสร้างพลังคนทำงานมีความเป็นอิสระ สามารถใช้ศักยภาพในตัวบุคคลได้อย่างเต็มที่ ทำให้คนทำงานเห็นคุณค่าของตนเองและเพื่อนร่วมงาน เจ้าหน้าที่หลายคนกล่าวว่า มีความสุขที่ได้กลับมาทำงานตามหลักการพัฒนาชุมชนอีกครั้งหนึ่ง
นอกจากนี้ การใช้การสื่อสารทางโทรศัพท์แทนหนังสือสั่งการ ทำให้คนทำงานรู้สึกอบอุ่น และสบายใจที่จะเล่าถึงปัญหาอุปสรรคโดยเปิดเผย หลายครั้งที่กลุ่มงานฯได้รับการโทรศัพท์มาปรึกษาหารือไขข้อข้องใจนานาประการ
คนที่ร่วมงานกันมาตั้งแต่แรกต่างพูดว่าทำงานแบบ Empowering Management ดีนะ
ยากและเหนื่อยตอนแรก แต่พอระบบมันเข้าที่แล้ว เห็นผลเลยว่า ทุกคนมีความสุข