ADMINISTRACION DEL
SISTEMA
Características
- Seguridad con claves de
acceso a múltiples niveles
- Ayuda en línea con
ligas a tópicos hipertexto
- Integridad lógica y
física de la base de datos
- Definición flexibles de
códigos segmentables
- Manejo de las funciones
de cortar, copiar y pegar
- Campos de notas para
mantener información detallada
El módulo de
Administración del Sistema, junto con su módulo integrado de
Información Compartida, permiten controlar y dar mantenimiento
a los registros de Solomon IV. Estos módulos administran los
parámetros generales del sistema, las claves de seguridad, el
registro de datos y la consulta de información, así como las
funciones de Windows. Por otro lado contiene y permite dar
mantenimiento a la información que comparten los distintos
módulos de Solomon IV, como son las direcciones de embarque,
condiciones de pago, códigos de impuesto, así como otras
funciones de uso general.
Definición Flexible del
Módulo
Definición Flexible de
Códigos
Esta característica
permite segmentar las claves de identificación, como son el
código del proveedor, cliente, artículo y cuenta, al momento
de definir el Control del Paquete de los módulos. Por ejemplo,
se puede asignar un número de hasta 20 caracteres a un
artículo específico y después asignar diferentes caracteres de
ese número a los distintos tipos de ese artículo que se
manejen. Por otro lado, las subcuentas contables se podrían
segmentar para manejar divisiones y departamentos dentro de
cada división. Solomon IV también permite realizar búsquedas
en segmentos específicos, así como registrar sólo ciertos
segmentos de la subcuenta en la captura de datos.
La pantalla de Definición
de Códigos Flexibles se utiliza para definir y adaptar los
formatos de ciertos campos de registro de Solomon IV de
acuerdo a sus necesidades específicas.
Mantenimiento Centralizado
de Tablas
Con la función de
Información Compartida de Solomon IV, se pueden establecer y
mantener tablas, tales como países, estados, impuestos y
condiciones de pago, que son compartidas a través de todo el
sistema. No es necesario volver a definir estos códigos para
cada módulo, lo cual elimina la captura repetitiva de datos y
reduce los errores en las tablas.
Administración Completa de
Direcciones
La función de Información
Compartida se puede usar para manejar las direcciones que
utiliza la empresa, permitiendo generar etiquetas, listas para
correspondencia, etc. Esta función se puede utilizar para
mantener listas de nombres y direcciones de organizaciones o
personas distintas a clientes y proveedores, como por ejemplo,
accionistas, consultores, etc., que se desean mantener por
separado de la información administrativa de la
compañía.
Registro y Consulta de
Datos Rápido y Sencillo
Valores de Omisión
Multinivel
Para agilizar el registro
de datos, Solomon IV hace uso un amplio uso de los valores de
omisión para los campos. Estos valores de omisión varían desde
la fecha actual hasta valores especificados en las pantallas
del Control del Paquete del módulo. Los valores de omisión
pueden ser modificados en cualquier momento, siempre y cuando
el usuario cuente con el nivel de seguridad requerido.
Ventanas de Mantenimiento
Rápido
Estas ventanas se utilizan
a través de todo el sistema. Si se cuenta con el nivel de
seguridad requerido, permiten al usuario crear y actualizar
registros maestros sin tener que salir de las pantallas de
captura de datos. Por ejemplo, se puede agregar un nuevo
proveedor mientras se está registrando una factura.
Funciones de
Cortar/Copiar/Pegar
Estas características
operan de la misma manera que las funciones estándar de
Windows. Haciendo uso de ellas se pueden mover datos de una
pantalla a otra sin necesidad de volver a teclearlos. Por
ejemplo, se pueden cortar o copiar uno o todos los detalles de
un documento de una pantalla y pegarlos en otra para crear un
nuevo documento. Si se tuvieran que registrar varios
documentos para el mismo proveedor, se pueden usar estas
funciones para hacerlo de manera rápida y eficiente.
Uso de Patrones
Solomon IV ofrece el
manejo de patrones, que va más allá del uso de las funciones
de Cortar/Copiar/Pegar, para eliminar el registro repetitivo
de datos. La creación de patrones permite usar elementos de
una pantalla como una guía para crear elementos para otras
pantallas del mismo tipo. Lo que es más, se le puede dar
acceso a un patrón de una pantalla específica a todos sus
usuarios, o restringir su acceso sólo a ciertos de
ellos.
Ventanas de
Valores/Consultas
En Solomon IV se pueden
consultar todos los valores posibles de un cierto campo.
Haciendo uso de esta característica, no hay necesidad de abrir
otra pantalla para verificar un valor requerido en la pantalla
en que se está trabajando. Simplemente seleccione el campo y
Solomon IV desplegará una ventana de consulta con sus posibles
valores. Seleccione el valor deseado y continúe con el
registro de información.
Para desplegar pantallas
de consulta simplemente seleccione un campo en particular y
oprima F3 o haga un doble "click" con el ratón. Este ejemplo
muestra la ventana de consulta del campo Número de Proveedor
en la pantalla de Proveedores.
Opción de Cuadrícula o
Forma
Solomon IV puede presentar
la información ya sea en modo de cuadrícula, a semejanza de
una hoja de cálculo, o en una forma. Esta característica
agiliza las consultas y correcciones y es especialmente útil
cuando se registra o revisa información.
Manejo de Comodines
Esta característica
permite hacer un amplio uso de caracteres tipo comodín en
consultas, reportes y en la estructuración de códigos. Por
medio de comodines se puede presentar la información
específica que se requiera, en cualquier momento. Por ejemplo,
se pueden obtener reportes en base a uno de los segmentos del
número de artículo, de proveedor o de cuenta, como se
describió en la característica de Definición Flexible de
Códigos. Los caracteres tipo comodín de Solomon IV también se
manejan en el Reporteador opcional R&R SQL™.
Ayuda en Línea
Toda la información de los
manuales de usuario de Solomon IV está disponible en línea,
incluyendo ligas hipertexto a tópicos relacionados. Esto
proporciona un rápido acceso a la documentación.
Procesos
Eficientes
Campos de Notas
Esta característica
permite usar campos especiales para mantener notas sobre los
diversos detalles de su negocio dentro del sistema Solomon IV,
en lugar de hacerlo en hojas de papel regadas por toda la
oficina. Las notas se pueden mantener a nivel de partida en
las pantallas de registro de transacciones. Solomon IV permite
hasta 30K de información por tabla. El texto de las notas se
almacena en el mismo formato de base de datos SQL que los
datos normales, para facilitar su acceso.
Importación de
Datos
Esta es una herramienta de
propósito general para la importación masiva de datos y la
conversión de bases de datos. Esta utilería lleva a cabo
varias funciones, tales como cambiar nombres de campos y
registros durante conversiones; importar datos a partir de
archivos tipo texto de Excel, Access y Scalable SQL y combinar
datos de distintas bases de datos en una sola base de datos
consolidada.
Importación de
Transacciones
Esta utilería se puede
usar para cargar transacciones de sucursales u otras
instalaciones secundarias. Si por ejemplo, se hace uso de una
hoja de cálculo para crear un presupuesto, esta función se
puede utilizar para importar estos datos a Solomon IV a través
de la pantalla de Mantenimiento de Presupuestos de
Contabilidad Financiera. Al momento de importar las
transacciones, Solomon IV valida los datos, tales como código
de cliente, proveedor y artículo, de la misma manera que lo
hace cuando se usan las pantallas normales de registro.
Ajuste Dinámico del Tamaño
del Sistema
Solomon IV ajusta
dinámicamente su tamaño de acuerdo al medio ambiente. La base
de datos se expande automáticamente al tamaño requerido y
puede extenderse a cualquier volumen y red disponibles.
Adicionalmente, debido a que Solomon IV utiliza tecnología
SQL, se pueden agregar componentes conforme se
requieran.
Ligas Externas de
Software
Solomon IV se caracteriza
por su diseño de arquitectura abierta que hace muy sencilla la
interfase con otros paquetes de software a través de las
tecnologías de automatización ODBC (Open Database
Connectivity) y OLE (Object Linking and Embedding).
Multiusuario/Multisesión
Solomon IV va más allá del
soporte multi-usuario al soporte multi-sesión, permitiendo a
cada usuario tener múltiples sesiones abiertas
simultáneamente. Con esta característica se pueden realizar
múltiples tareas. Por ejemplo, se puede usar el módulo de
Ventas para consultar las órdenes de venta de un artículo y al
mismo tiempo registrar la recepción de ese artículo en el
módulo de Inventarios. Asimismo, Solomon IV soporta una sola
tarea compleja, tal como el agregar un cliente y sus
condiciones de pago al registrar una cotización para una
futura orden.
Independencia de
Períodos
Para mayor flexibilidad,
cada uno de los módulos de Solomon IV puede estar activo para
un período diferente en el mismo momento. Por ejemplo, el
período actual de Cuentas por Cobrar puede ser el período
cinco mientras que el de Inventarios puede ser el
cuatro.
Controles Confiables,
Auditoría e Integridad de Datos
Control de Status de
Lotes
El sistema Solomon IV
proporciona un gran control sobre el status de los lotes de
transacciones. Mientras que Solomon IV no permite que un lote
asentado sea cancelado, modificado o eliminado, tal como debe
ser para mantener un control interno apropiado, se tiene la
opción de retener, cancelar, liberar y balancear cualquier
lote no liberado. Esta característica permite asegurar que
todas las transacciones procesadas sean aprobadas y que todas
las transacciones aprobadas sean procesadas.
Tolerancia a Fallas
Solomon IV proporciona una
integridad en los datos y una recuperación de desastres
inigualables a través de :
Verificación de la
Integridad Física de la Base de Datos, que asegura que los
datos no estén dañados cuando ocurre una falla de software,
hardware o energía. Verificación de la Integridad Lógica de la
Base de Datos, que asegura que solamente las transacciones
completas puedan actualizar la base de datos, eliminando la
posibilidad de inconsistencias ocasionadas por transacciones
incompletas. Adicionalmente, los procesos se pueden reiniciar
en el punto que fueron interrumpidos, aún en el caso de fallas
de energía o del equipo.
Por medio de la pantalla
de Integridad Física de la Base de Datos, se pueden validar
los índices de cada registro y usar la función de Reparar para
reconstruir índices de manera selectiva.
Asignación de Claves de
Acceso a Múltiples Niveles
Esta característica
protege la información almacenada en la base de datos. A los
usuarios se les puede dar acceso sólo a ciertas pantallas y
únicamente a ciertas funciones dentro de esas pantallas, tales
como Consultar, Agregar o Eliminar.
Seguridad por
Grupos
Solomon IV permite definir
un perfil de seguridad para un grupo particular de usuarios,
tales como auxiliares administrativos, otorgando un acceso
idéntico a todos los miembros del grupo. Esto ahorra tiempo ya
que no es necesario definir un nuevo perfil de seguridad cada
vez que un usuario se une al grupo. Sin embargo, si es
necesario, a algunos usuarios dentro del grupo se les pueden
otorgar diferentes niveles de acceso a ciertos
recursos.
Seguridad
Multinivel
Solomon IV también
proporciona una variedad de niveles de seguridad,
incluyendo :
Seguridad del Sistema -
Solomon IV va más allá de la simple seguridad a nivel de
pantalla permitiendo asignar seguridad a nivel de datos
específicos. Seguridad de la Base de Datos SQL - La Base de
Datos SQL proporciona una amplia red de seguridad sobre la
información al monitorear todas las lecturas y escrituras de
datos. Seguridad de Novell/Windows NT - Este sistema operativo
protege la base de datos contra accesos no autorizados que
hayan penetrado la seguridad de la base de datos SQL.
La pantalla de Derechos de
Acceso permite asignar cinco niveles de seguridad para cada
usuario del sistema en cada pantalla. También se puede asignar
seguridad por base de datos.
Amplias Opciones de
Reporteo
Reportes Estándar
Solomon IV utiliza un
reporteador sofisticado para todos sus reportes. Los formatos
de todos los reportes estándar están incluidos en el sistema.
Por medio de las opciones de impresión de Solomon IV, se
pueden establecer valores de omisión para reportes estándar,
para definir características tales como: el tipo, tamaño y
estilo de fuentes; destino y tamaño y orientación del
papel.
Opciones Extendidas de
Reporteo
Todos los módulos de
Solomon IV ofrecen estas opciones extendidas, incluyendo la
posibilidad de modificar las definiciones pre-establecidas de
impresión para ciertos reportes específicos y para clasificar
y seleccionar en base a cualquier campo al que se haga
referencia en un reporte. La característica de Consulta de
Valores Posibles se puede usar para desplegar una lista de los
campos disponibles para clasificar un reporte. Ya que se puede
clasificar un reporte en base a una gran variedad de campos,
se puede presentar la información en casi cualquier forma
imaginable.
Los reportes se pueden
revisar en línea o ser enviados a impresoras o archivos en el
disco. Al imprimir un reporte se puede incluir una página que
muestre las opciones de clasificación y selección, así como el
dueño del reporte. Si la impresora deja de funcionar por
alguna razón, Solomon IV reiniciará el proceso desde la última
página impresa.
Las opciones de
clasificación y selección de un reporte se pueden también
guardar en un patrón, como se describió anteriormente. Por
ejemplo, si se tiene un reporte especial que se imprime
regularmente, como sería una Lista Sumarizada de clientes cuyo
promedio de días de pago es mayor a 30, estas opciones pueden
especificarse una sola vez, guardar los parámetros del reporte
resultante como un patrón y, posteriormente, abrir ese patrón
cada vez que se requiera este reporte.
Reportes Adaptados a la
Medida
Si se requiere mayor
flexibilidad en la apariencia de los reportes estándar, o si
desea crear sus propios reportes, se pueden utilizar los
reporteadores opcionales de Solomon IV, como son R&R SQL y
Crystal Report Writer. Con estos módulos se pueden agregar o
eliminar campos, crear campos calculados, insertar gráficos,
colocar líneas y recuadros, etc. Adicionalmente, estos módulos
permiten exportar datos a procesadores de palabra y hojas de
cálculo.
Reportes Automáticos de
Control de Lotes
Solomon IV opcionalmente
produce en forma automática reportes de control de lotes para
todas las transacciones registradas, asegurando que cada
transacción esté documentada apropiadamente. Esto ayuda a
eliminar "lagunas" en las auditorías.
Características Poderosas
de Windows
Solomon IV trae el poder
de Windows a su sistema integral de información usando la
Interfase Gráfica para simplificar el registro y consulta de
información, así como la obtención de reportes. Su
productividad mejora dramáticamente con características de
Windows que ahorran tiempo, tales como la posibilidad de tener
múltiples aplicaciones de Solomon IV activas
simultáneamente. | 
