7.7 วิธีพื้นฐานในการพัฒนาระบบ
การพัฒนาระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับแต่ละองค์การอาจจะต้องใช้วิธีที่ต่างกัน เนื่องจากองค์การหรือหน่วยงานแต่ละแห่งจะมีรูปแบบของการ
ดำเนินธุรกิจ
ที่มีลักษณะเฉพาะของตนเอง โดยที่บางองค์การเพียงแค่ต้องการที่จะปรับปรุงการดำนเนินงานจากระบบเดิมที่มีอยู่ให้เป็นระบบใหม่ที่สมบูรณ์ขึ้น
ขณะที่บาง
องค์การต้องการระบบสารสนเทศใหม่ทั้งระบบ นอกจากนั้นแต่ละองค์การก็มีวัตถุประสงค์ในการพัฒนาระบบแตกต่างกัน เช่น
บางองค์การต้องการมีระบบที่ทำหน้าที่
เฉพาะในหน่วยงาน แต่บางองค์การก็ต้องการระบบเพื่อทำหน้าที่อื่นตามความต้องการของผู้ใช้ เป็นต้น ซึ่งวิธีการพัฒนาระบบ (System Development Approach) จะมีผลต่อความสำเร็จและประสิทธิภาพการทำงาน ปกติเราจำแนกวิธีการพื้นฐานที่ใช้ในการพัฒนาระบบออกเป็น 4 วิธีดังต่อไปนี้
1. วิธีเฉพาะเจาะจง (Adhoc Approach) เป็นวิธีการแก้ปัญหาในงานใดงานหนึ่งโดยเฉพาะซึ่งต้องดำเนินการอย่างรวดเร็ว
โดยการดำเนินการจะไม่คำนึงถึงงาน
หรือปัญหาอื่นๆ ที่เกิดขึ้น วิธีเฉพาะเจาะจงเหมาะสมกับหน่วยงานที่มีการเปลี่ยนแปลงรวดเร็วและบ่อยครั้ง อย่างไรก็ดีวิธีนี้มีข้อจำกัดสำคัญคือ
อาจก่อให้เกิดการ
ซ้ำซ้อนของงานระบบประมวลผลข้อมูล ค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และขาดมาตรฐานขององค์การ
เพราะเมื่อแต่ละหน่วยงาน
ต้องการระบบ
สารสเทศเพื่อมาแก้ปัญหาก็จะ
พัฒนาระบบและจัดเก็บข้อมูลเอง ซึ่งอาจจะซ้ำซ้อนกับข้อมูลที่มีอยู่ในส่วนอื่นขององค์การ
ดังนั้นการพัฒนาระบบสารสนเทศด้วยวิธีการ
นี้จึงต้องตรวจสอบ สถานะ
และมาตรฐานของระบบสารสนเทศในองค์การ เพื่อป้องกันความผิดพลาด
2. วิธีสร้างฐานข้อมูล (Database Approach) เป็นวิธีการที่นิยมใช้ในหลายองค์การที่ยังไม่มีความต้องการระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ (Strategic Information System) โดยที่ผู้ใช้ให้ความสำคัญกับการพัฒนาฐานข้อมูล เพื่อให้สามารถรวบรวม จัดเก็บ และประมวลผลข้อมูล ได้อย่างเป็นระบบ ซึ่งจะง่ายต่อการเรียกข้อมูลกลับมาใช้
เนื่องจาก
ฐานข้อมูลเป็นระบบสารสนเทศพื้นฐานสำหรับการบริหางานในหลายองค์การ โดยผู้พัฒนาระบบพยายามจัดการให้ข้อมูลที่เก็บไว้ให้เกิดประโยชน์มากที่สุด
เนื่องจาก
ระบบสารสนเทศยังไม่บูรณาการเข้ากับกลยุทธ์ขององค์การ ทำให้นักวิเคราะห์ไม่ทราบความต้องการที่แน่นอนของผู้บริหาร
ดังนั้นชุดคำสั่งที่ใช้กับระบบนี้มักเป็นชุด
คำสั่งเฉพาะที่มีลักษณะสั้น ๆ และปฏิบัติงานกับข้อมูลอย่างใดอย่างหนึ่งโดยเฉพาะ
3. วิธีจากล่างขึ้นบน (Bottom-up Approach) เป็นการพัฒนาระบบสารสนเทศจากระบบเดิมที่มีอยู่ภายในองค์การไปสู่ระบบใหม่ที่ต้องการ
โดยที่ทีมงาน พัฒนา
ระบบจะทำการตรวจสอบว่าสิ่งใดที่มีอยู่แล้วในระบบปัจจุบัน ซึ่งจะสามารถนำมาพัฒนาหรือเพิ่มเติมเทคโนโลยีบางอย่าง ตลอดจนแก้ไขข้อบกพร่องที่มีอยู่ในระบบปัจจุบัน เพื่อให้การดำเนินงานมีความสมบูรณ์และมีประสิทธิภาพขึ้น
4. วิธีจากบนลงล่าง (Top-down Approach) เป็นวิธีการพัฒนาระบบจากนโยบายหรือความต้องการของผู้บริหารระดับสูง
โดยไม่คำนึง ถึงระบบ
ที่มีอยู่ในปัจจุบัน
ขององค์การ การพัฒนาระบบสารสนเทศด้วยวิธีนี้จะเริ่มจากการสำรวจกลยุทธ์องค์การ
ความต้องการและปัจจัยสำคัญที่สนับสนุน
การทำงานของผู้บริหารระดับสูงให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นจากนั้นทีมงานพัฒนาระบบจะเริ่มทำการพัฒนาระบบใหม่ให้ตรงกับความที่ต้องการของผู้บริหาร หลังจากนั้นจึงทำการปรับปรุงระบบเดิมที่มีอยู่ภายในองค์การให้เป็นไปตามแนวทางของระบบหลัก
7.8 ขั้นตอนการพัฒนาระบบสารสนเทศ
ในการพัฒนาระบบสารสนเทศ สามารถที่จะแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. การสำรวจเบื้องต้น (Preliminary Investigation) เป็นขั้นตอนแรกของการวิเคราะห์และพัฒนาระบบสารสนเทศ
โดยผู้พัฒนา ระบบ
จะสำรวจหาข้อมูลในประเด็นต่าง ๆ เกี่ยวกับระบบงาน ได้แก่ ปัญหาที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน ความเป็นไปได้ของการพัฒนาระบบที่ต้องการ
สิ่งที่จะช่วย
เพิ่มประสิทธิภาพของกลยุทธ์ในการดำเนินงาน และประมาณการของค่าใช้จ่ายที่ต้องใช้ โดยข้อมูลที่ได้จะนำเสนอให้กับผู้บริหารของหน่วยงาน เพื่อที่จะตัดสินใจว่าองค์การสมควรที่จะมีการพัฒนาระบบสารสนเทศหรือไม่ และระบบสารสนเทศที่จะพัฒนาขึ้นสมควรจะมีลักษณะเป็นเช่นไร
2. การวิเคราะห์ความต้องการ (Requirement Analysis) เป็นขั้นตอนที่มุ่งเจาะลึกลงในรายละเอียดที่มากกว่าในขั้นสำรวจเบื้องต้น โดยเฉพาะในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้ การใช้งานในแต่ละด้านของระบบใหม่
ข้อเด่นและข้อด้อย
ของวิธีการทำงาน ใน
ปัจจุบันตลอดจนการจัดทำรายงานสรุปเพื่อนำเสนอต่อฝ่ายจัดการสำหรับทำการตัดสินใจ
3. การออกแบบระบบ (System Design) ทีมงานพัฒนาระบบจะทำการออกแบบรายละเอียดในส่วนต่าง ๆ ของระบบสารสนเทศ ได้แก่ การแสดงผลลัพธ์ การป้อนข้อมูล กระบวนการการเก็บรักษา การปฏิบัติงาน และบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับระบบงานใหม่ เพื่อเป็นแนวทางในการจัดหาอุปกรณ์ต่าง ๆ สำหรับนำมาพัฒนาเป็นระบบใหม่ต่อไป
4. การจัดหาอุปกรณ์ของระบบ (System Acquisition) ทีมงานพัฒนาระบบจะต้องกำหนดส่วนประกอบของระบบทั้งในด้านของอุปกรณ์และชุดคำสั่ง ตลอดจนบริการต่าง ๆ ที่ต้องการจากผู้ขาย
ปกติทีมงานพัฒนาระบบจะต้องทำการจัดหา
สิ่งที่ต้องการ โดยเปิดให้มีการยื่นข้อเสนอจากผู้ขายอุปกรณ์ต่าง ๆ โดยทีมพัฒนาระบบจะพิจารณาตัดสินข้อเสนอของผู้ขายแต่ละราย เพื่อนำอุปกรณ์และส่วนประกอบของระบบมาติดตั้งและพัฒนาเป็นระบบใหม่ต่อไป
5. การติดตั้งระบบและการบำรุงรักษา (System Implementation and Maintenance)
ทีมงานพัฒนาระบบ จะควบคุม
และดูแล การติดตั้ง
อุปกรณ์ต่าง ๆ ของระบบใหม่โดยดำเนินการด้วยตัวเองหรือจ้างผู้รับเหมา ทีมงานพัฒนาระบบต้องทดสอบการใช้งานว่า
ระบบใหม่ สามารถ
ปฏิบัติงาน
ได้ตรงตามวัตถุประสงค์และรูปแบบที่ได้ทำการออกแบบไว้หรือไม่ นอกจากนี้การติดตั้งควรที่จะสำเร็จตามตารางที่กำหนด
เพื่อให้ระบบ
สามารถใช้งาน
แทนที่ระบบเก่าได้ทันเวลา นอกจากนี้ทีมงานพัฒนาระบบยังมีหน้าที่กำหนดกฎเกณฑ์ในการประเมิน
และการบำรุงรักษาระบบ
อย่างสม่ำเสมอเพื่อปรับปรุง และบำรุงรักษาให้ระบบใหม่สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยาวนานที่สุดตลอดอายุของระบบ
จากเนื้อหาที่กล่าวมา สามารถสรุปได้ดังนี้ ระบบสารสนเทศสามารถแบ่งออกได้เป็นระบบย่อยได้มากมาย เช่น
- ระบบประมวลผลข้อมูลระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ หรือระบบผู้เชี่ยวชาญ
- การพัฒนาระบบสารสนเทศเป็นกระบวนการที่ใช้เทคนิคการศึกษา การวิเคราะห์
และการออกแบบระบบสารสนเทศ
ขององค์การ ให้สามารถ
ดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยบางครั้งจะเรียกวิธีการดำเนินงานในลักษณะนี้ว่า การวิเคราะห์และออกแบบระบบ
ผู้ใช้ในฐานะบุคคลที่มีประสบการณ์ตรงจะต้องให้ข้อมูลสำคัญแก่ทีมงานพัฒนาระบบโดยแจกแจงรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลต่อไปนี้ คือสารสนเทศที่องค์การหรือหน่วยงานต้องการ ผู้ใช้ระบบไม่พอใจต่อสิ่งใด ขั้นตอนหรือส่วนประกอบใดในระบบปัจจุบัน
และผู้ใช้ระบบ
มีความต้องการให้ระบบใหม่มีรูปแบบและคุณลักษณะอย่างไร เป็นต้น
สาเหตุที่ก่อให้เกิดความคิดในการที่จะพัฒนาระบบใหม่ขึ้นมาทดแทน ได้แก่ ความต้องการระบบใหม่ กลยุทธ์ใหม่ เทคโนโลยีใหม่ ความซับซ้อน ความผิดพลาด และมาตรฐาน ปัจจัยในการพัฒนาระบบ ได้แก่ ผู้ใช้ระบบ
การ วางแผน การทดสอบ การจัดเก็บเอกสาร
การพัฒนาระบบต้อง มีระบบ
จัดเก็บเอกสารที่สมบูรณ์ การเตรียมความพร้อม มีการวางแผนสร้างความเข้าใจและฝึกอบรมผู้ใช้ระบบ การตรวจสอบและประเมินผล การบำรุงรักษา และการ เตรียมความพร้อมสำหรับพัฒนาการอนาคตนักพัฒนาระบบ เป็นบุคคลที่ศึกษาระบบงานโดยตรวจสอบกระบวนการปฏิบัติงาน ข้อมูลนำเข้า และสารสนเทศ เพื่อหาวิธีการพัฒนาให้การทำงานมีประสิทธิภาพ การทำงานของ SA จะมีบทบาท 3 ประการคือ ที่ปรึกษา ผู้เชี่ยวชาญ และตัวแทนการเปลี่ยนแปลงทีมงานพัฒนาระบบ เป็นกลุ่มบุคคลที่มีหน้าที่และความรับผิดชอบและ/หรือมีส่วนเกี่ยวข้องในกระบวนการพัฒนาระบบ ทีมงานพัฒนาระบบจะประกอบด้วย คณะกรรการดำเนินงาน ผู้จัดการระบบสารสนเทศ ผู้จัดการโครงการ นักวิเคราะห์ระบบ นักเขียนโปรแกรม เจ้าหน้าที่รวบรวมข้อมูล และผู้ใช้และผู้จัดการทั่วไป
วิธีการพื้นฐานที่ใช้ในการพัฒนาระบบออกเป็น 4 วิธี คือ วิธีเฉพาะเจาะจง วิธีสร้างฐานข้อมูล วิธีจากล่างขึ้นบน และวิธีจากบนลงล่าง