Intranät på ICL

Nordström, Ulf  
Vilkamo, Tiina  
Westling, Anette  

Innehållsförteckning

Sammanfattning och reflektioner

Rapporten behandlar det intranät som ICL Svenska, en del av ICL -koncernen, använder sig av samt deet utvecklade intranät som finns hos ICL Finland. ICL Svenska är på väg att uppgradera sitt intranät till det finska systemet, NetCommunity, för övrigt en av de produkter som ICL själva marknadsför för sina  kunder. 

I rapporten diskuteras de båda intranäten i termer av innehåll, användning, nytta och process. 

Vi ser bland annat att intranäten har kommit långt vad gäller till exempel interaktivitet och integration mellan olika delar, samt att den statiska information som finns är nödvändig samt placerad i sitt rätta medium. 

De flesta delar av intranäten används i stor utsträckning, med undantag för de delar där det finns parallella system. Grunden till användningen ligger delvis i att det idag inte finns alternativa system för formell informationsspridning. 

Nyttan med systemen ligger framförallt i den administrativa delen, åtminstone vad gäller det svenska intranätet. Det är dock värdeskapande i den mån att det frigör tid till andra arbetsuppgifter. ICL Finlands intranät har större möjligheter att vara starkt värdeskapande, men här har man valt att lägga vissa sådana funktioner utanför intranätet. 

Framväxten av systemen grundar sig i att ICL vill vara ett föredöme för sina kunder, samt att man har en uttalad policy om att försöka ligga steget före sina konkurrenter. Man har valt ungefär samma ansvars- och styrningsmetoder både i Finland och i Sverige, nämligen med fri tillgång för användarna till alla delar, men utan rättigheter att själva lägga upp information. 

Inför framtiden ser vi att NetCommunity med sina goda möjligheter att personanpassa och begränsa användningen för olika användare skapar möjligheter att låta kunder få tillgång till större delar av nätet för att effektivt kunna delta i gemensamma projekt etc. Vi ser också att en ökad nytta internt kan nås då flera av de idag separata system som stödjer verksamheten integreras med intranätet och därigenom blir mer lättåtkomliga. 

Inledning

Bakgrund

Vi har valt att studera ICL som förutom att själva använda intranät i sin dagliga verksamhet även är leverantörer av ett intranätsystem, NetCommunity. Detta har gett oss unika möjligheter att kunna studera intranät såväl ur ett leverantörs- som ett användarperspektiv. I Sverige är man på väg att byta ut sitt nuvarande intranätsystem mot NetCommunity, något som redan skett i Finland. Detta har gett oss möjligheten att studera en implementering i olika skeden. 

Under rubriken Referensram ges först en översikt av den teori som ligger till grund för rapporten. Sedan presenteras företaget ICL:s struktur kort under rubriken Företagspresentation. Analys innehåller de olika synvinklar ur vilka vi har valt att studera systemen; Innehåll, Användning, Nytta samt Process. Slutligen tar vi en titt på framtida möjligheter i just Framtid. 

Syfte

Metod

Avgränsningar

Vad gäller Finland har vi tittat på hur systemet fungerar i hela bolaget, men har ibland valt ett mer allmänt förhållningssätt, då vi inte haft möjlighet att vara på plats. 

På grund av tidsbrist har vi valt att fokusera på ICL ur dess användarperspektiv och till viss del lämna leverantörsperspektivet åt sidan. Detta eftersom användarperspektivet ger oss störst möjlighet att jämföra företagets intranät med motsvarande hos andra företag i rapporter inom ramen för denna kurs. 

Referensram 

Innehåll

• Vad lägger man upp i sitt intranät?
• Vilka funktioner inom företaget är det som har intranätapplikationer?
• Vilken grad av interaktivitet finns i de olika delarna av intranätet?
• Är intranätet nyutvecklat eller fungerar det enbart som gränssnitt mot gamla funktioner?

Användning

• Vad på intranätet används faktiskt?
• Styrs användningen på något sätt?
• Följs användningen upp?

Nytta

• Vilka är de värdefulla applikationerna, och av vem används de?
• Vari består nyttan?
• I hur stor utsträckning kan nyttan antas vara administrativ kontra värdeskapande?
• I slutändan, ger intranätet någon nytta för kunden?
• Kan den ekonomiska nyttan mätas?
• Finns kunskapsmässiga nyttor?

Process

• Hur, och av vilka, byggs intranäten?
• Varifrån kommer initiativet?
• Är resultatet av processernas utseende baserat på någon uttalad strategi?
• Hur fungerar ansvar i och styrning av intranätet?

Information management

Informationssystem och intranät

Idéen att de ovanstående informationssystem slås samman och realiseras med intranätteknik har varit en ny trend i många företag. Fördelarna är evidenta: 

• Intranät är ett enhetligt och billigt system och lätt att använda 
• Alla har tillgång till samma information 
• Kommunikation underlättas när det är lätt att samla in och sprida ut information 

• Teknisk utveckling är fortfarande stark 
• Säkerhet är en risk 
• Funktionaliteten är lägre än vad specialicerade tillämpningar har 
• För mycket information 
• Kontroll blir svårare 

Olika steg/stadier för intranät

1. Interntidning

På den första nivån är informationsspridning helt enkelriktad. De flesta intranät befinner sig ännu på denna nivå och har som innehåll t ex interntidningar, dagens lunchmeny etc. 
2. Blanketter

På den andra nivån är det sannolikt att några av företagets olika avdelningar har börjat publicera egen information i intranätet istället för bara IT-avdelningen gör det. På denna nivå sker inhämtning av information och blanketter används för att få in information i databaser. 
3. Integration

Den tredje nivån representerar integration av applikationer och ökad interaktivitet och dialog. Sannolikt att en processorganisation ligger bakom en sådan här typ av intranät. 

I övrigt hänvisar vi till veckosammanfattningen av Björn Thodenius föreläsning. 
 

Kunskapsstjärnan

Figur 1. Kunskapsstjärnan.

De sex perspektiv som används beskrivs och förklaras nedan. 

• Utbildning

Omfattar såväl teoretisk som praktisk utbildning. 
• Kunskap

Här beskrivs nuvarande och tidigare projekt, men även eventuella tidigare anställningar. 
• Kompetens

Beskriver vilken kompetensuppbyggnad medarbetaren besitter. Bedrivs mentorprogram beskrivs här även vem medarbetaren har som mentor och vem medarbetaren är mentor åt. 
• Yrkesroll

Här beskrivs medarbetarens eventuella patent, publikationer och medlemskap. 
• Psykometri

Beskriver vilka karakteristiska drag medarbetaren har vid grupparbete och problemlösning. Denna information kan eventuellt hållas sekretessbelagd. 
• Personligt

Här beskrivs bland annat medarbetarens intressen, hobbys och fritidsaktiviteter.

Företagspresentation

ICL Svenska AB har haft sitt intranät i drygt tre år. Det ligger som en del av hela ICLs intranät, men behandlas av administratörerna oftast som ett separat system. ICL AB har valt att lägga den information som är generell och relevant för samtliga dotterbolag "överst" i hierarkin, medan den bolagsspecifika informationen presenteras på resektive delar av nätet. Om den information som presenteras på koncernens eller de övriga bolagens sidor bedöms vara av intresse även för de anställda på ICL Svenska AB  presenteras den dessutom oftast också på deras egna sidor. 

Figur 2. Organisationsschema
Den svenska delen av ICL är organisatorisk väl skild från den finländska delen av företaget. Den geografiska närheten och möjligheten att utbyta erfarenheter har dock lett till ett stundom nära samarbete. Detta gäller särskilt vid implementering av den nya intranätet NetCommunity där Finland ligger tidsmässigt långt före sina svenska kollegor. Detta utbyte kommer att diskuteras närmare nedan. 

ICL Finland hör till samma internationella koncern ICL och har ungefär 2000 anställda. Med sina dotterbolag fokuserar ICL Finland på systemintegration inom flera industriområden. De erbjuder också utbildning, konsulting och data warehouse kompetens. 

ICL Finland har haft ett intranät i två år  men dagens system som är uppbyggt enligt ICL:s egen produkt NetCommunity infördes i september 1997. Hela ICL Finland med sina dotterbolag använder sig av samma system. Det finns alltså inte ett system på koncernnivå och ett annat för något dotterbolag som i Sverige. 
 
 
 
 

Analys

Innehåll

ICL Svenskas intranät är uppbyggt runt en startsida med menyer och nyhetsrubriker. Nyheterna sparas och går att söka bland, men enbart de tio senaste visas på skärmen. Eftersom de flesta dock är av karaktären "aktuell max en vecka" finns dock inget större behov av att söka bland de utsorterade. Ämnena för nyhetsartiklarna varierar från information från ledningen om resultatet av den senaste reklamkampanjen till vasaloppsresultat för ICL-anställda. 
Menyerna leder vidare till vad som finns upplagt på intranätet. De är inte organiserade efter företagets olika avdelninger utan är sorterade efter ett antal funktioner. De olika menyalternativen är: 

• Marknad

Visar statisk information som företagsinformation, mediaplan och pressmeddelanden. 
• Kalender

Används för mötesbokning och liknande. 
• IAS

Internt AnvändarStöd är företagets Helpdesk för det egna datorsystemet, programvaror och hårdvaran. 
• Telefonkatalog

Katalogen fungerar också som en förteckning över anställda. 
• Produkter och lösningar

Här ges information om de produkter som företaget tillhandahåller. Här visas också produktnyheter sorterade efter affärsområden, IT-plattformar och övrigt. Dessutom finns färdiga presentationer av produkter och lösningar som kan användas av till exempel säljare och konsulter. 
• Prisbok/Produktinfo

Innehåller aktuella prislistor samt specifika kundprislistor. Kunderna har också möjlighet att ta del av sin egen aktuella prislista (de uppdateras ibland flera gånger i veckan). Källdatabasen är densamma för de två olika tillämpningarna, men kundernas sådan kan definieras som ett primitivt extranät. 
• Säljarens vardag

Detta är den mest utbyggda delen av systemet. Här finns allt stöd som en säljare behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Här finns till exempel färdiga mallar för offertgivning och avtalsskrivning. Dessutom finns system som hjälper säljaren att räkna ut priset på det denne säljer, inklusive funktioner för automatiskt eller manuellt vinstpålägg. Här finns också ett planeringssystem som visar om personal som behövs till ett visst projekt är tillgängliga eller om de redan är uppbokade på något annat. Detta ger säljaren stöd för att till exempel planera leveranser av de produkter denne säljer. Här finns också så kallade "vetting"-blanketter som visar hur "vettigt" ett projekt är. Här motiverar säljaren till exempel ett lägre pris till en kund som kan bli strategiskt viktig, och man kan automatiskt se hur stor den beräknade vinsten förväntas bli. 
• Verksamhetshandboken 

Innehåller de kvalitetsbeskrivningar som är aktuella för företaget inklusive processbeskrivningar och annat som är nödvändigt för kvalitetscertifieringen. 
• Länkar

Yrkesrelaterade och i övrigt intressanta länkar, till exempel dagstidningar. 
• Lediga jobb

Listar lediga jobb inom koncernen. 
• Fritid

Här presenteras fritidsevenemang, idrottsförening och andra föreningar. Dessutom finns ett köpochsälj-torg

ICL Svenskas intranät är nyutvecklat, det vill säga det är inte enbart ett gränssnitt mot gamla funktioner. Man har faktiskt valt att inte koppla gamla system till intranätet, utan lämnar dem separat i systemet. Orsaken till detta är att man efterhand kommer att byta ut dessa gamla system, och de nya som ersätter dem kommer man att kunna koppla till intranätet på ett lättare sätt. Förutom att det blir lättare att göra kopplingen senare känns det onödigt att göra dubbelt arbete med att koppla in en funktion. 

ICL Finland har haft ett intranät i två år, men dagens system infördes i september 1997. I det tidigare systemet fanns mestadels statisk information. Dagens lösning heter SISSI och är byggd på ICL:s eget NetCommunity. Vi har tyvärr ej sett hur informationen är sorterad på intranätet, men följande funktioner finns i systemet: 

• Nyheter

Sammanställs av Talentum 
• Direkt koppling till Helsingin sanomat-sidor.

Vanligtvis krävs en enskild prenumeration för att få tillgång till dagstidningen Helsingin sanomat, men här får alla användare av SISSI tillgång till tidningen via den gemensamma prenumerationen. 
• Ekonominyheter

Insamlade av Startel. 
• Diskussionsgrupper

Här sker en hel del av kommunikationen mellan de anställda. Det kan till exempel bildas diskussionsgrupper för enskilda projekt, men det förs också diskussioner på mer övergripande nivå. 
• Data och kunskapsförråd

Innehåller vision, strategi, adresser, info om produkter, kunder, intern service (t ex matsedel) och telefonkatalog. Mestadels statisk information. 
• Gallup-verktyg
• Sökmotorer
• Feedbacksystem

Systemet motsvarar det säljarstöd som finns i Sverige. 
• Information om de anställda

Här lägger varje användare upp information om sig själv, definierar sina intressen, sitt CV, core competences och så vidare. 
• Verktyg för att lägga in information

Används dock bara av kommunikationsenheten, se vidare under rubriken ansvar. 
• Loppmarknad
• Kalender och händelser
• Broschyrer

Här finns även blanketter, avtal, information om reseräkningar och så vidare.

Beroende på vilka intressen som användaren registrerat och de val denne gjort visas till exempel skräddarsydda nyhetssammanfattningar. Utifrån informationen har också ett elektroniskt visitkort tagits fram. 

Man har valt att hålla vissa av företagets system utanför SISSI. Dessa är bland annat: 

• Kvalitet
• SAP R/3-affärssystem
• Ett system för försäljningsstöd
• Ett system för Knowledge Management (OSSI)

I Sverige räknar man med att byta ut sitt intranät till ett system motsvarande SISSI, det vill säga baserat på NetCommunity, under hösten. Man kommer då att ta tillvara de synpunkter som det finska bolaget kan bidra med. Hur den slutgiltiga lösningen i Sverige kommer att se ut är dock ännu oklart, eftersom man samtidigt kommer att knyta de olika svenska bolagen starkare samman. Detta innebär också en starkare koppling mellan delarna i intranätet. Man anser här att en uppgradering till NetCommunity kommer att underlätta kommunikation mellan de olika delarna. 

Björn Thodenius graderar ett intranät i tre nivåer, beroende på hur långt det har kommit i "interaktivitetsutvecklingen". Naturligtvis är stora delar av den information som finns upplagd på intranätet av "nivå ett"-typ, men detta är närmast en självklarhet. Statisk envägsinformation, som kvalitetshandböcker och telefonlistor, gör sig helt enkelt bäst i digital form, där mindre uppdateringar går snabbt och enbart behöver göras på ett ställe. Distributionen till de berörda är också smidig och informationen finns alltid på plats. Vi tror därför att statisk information alltid kommer att utgöra en betydande del av ett intranät, helt enkelt eftersom det är en smidig lösning. 

På nivå två finns ett ökat utbyte med användarna, och intranätet används också till att samla in information till databaser genom till exempel blanketter. Vi anser att både intranätet i Sverige och Finland har en stark del av "nivå två"-typ. Flera hjälpmedel är utformade just i detta syfte, och mycket av det dagliga arbetet sker i intranätets funktioner. Som exempel på detta kan nämnas det svenska säljstödsystemet, där också information hämtas in och skickas vidare till olika delar av systemet. Alla blanketter och avtalsmallar kan naturligtvis också laddas ned. 

Den tredje nivån representerar integration mellan applikationer och en ökad interaktivitet och dialog. Här har ICL nått långt, både i Sverige och i Finland. Systemen är kopplade till intranätet och information förs smidigt mellan de olika systemen. Detta ses tydligast i de interaktiva delarna av SISSI, med bland annat diskussionsgrupper och projektarbete med intranätet som hjälpmedel och kontaktyta. 
 

Användning

På ICL Svenska ligger kvalitets- och verksamhetshandböcker endast på intranätet och dessa sidor besöks naturligtvis ofta eftersom mallar och processer hämtas därifrån. "Säljarens vardag" med verktyg för säljarna används också mycket, liksom prislistor och produktinformation. 

ICL Finlands intranät SISSI har fler än 2000 användare, vilket betyder nästan alla anställda använder sig av det. Statistiken visar också att användningen fortfarande ökar. För tillfället har de 1,5 miljoner träffar per månad (en träff = ett besök på en sida) vilket motsvarar ungefär 36 träffar per person varje dag. Efter nyheterna besöks data- och kunskapsförråd mest. De innehåller information om ICL, till exempel strategi, vision, adresser, ett stödsystem för försäljning med information om kunder och produkter, information om intern service samt telefonkatalogen, som faktiskt är den enskilda mest använda funktionen i SISSI. Som tidigare nämnts har man också lagt ut information om anställda i systemet. Med hjälp av en sökmotor kan man leta efter människor med vissa kunskaper och speciella kompetenser till nya projekt, eller bara människor med samma intressen. Detta används alltså mycket. 

I SISSI finns det ingenting som inte används. Varje sida besöks enligt statistiken minst en gång i månaden. Gammal information är ändå ibland ett problem, men det har en tendens att bli så ju större och komplexare nätverken blir. Det är alltid svårt att ha full överblick. ICL Svenska däremot har några funktioner som stöds av två parallella system, vilket innebär att det ena knappt används. Till exempel används därför intranätets telefonkatalog inte alls, utan man använder sig av telefonväxelns integrerade system. 

Hos båda ICL Svenska och ICL Finland har intranätet ersatt många andra kommunikationskanaler, till exempel interntidningar, och det finns idag inget parallellt system för information. Den information som ges från ledningshåll visas på intranätet först, så det är bäst att kontrollera detta för att hålla sig á jour med vad som händer inom bolaget. Användning av intranätet ingår också i grundutbildningen för de nyanställda på ICL. 

Detta är i princip den enda styrning av användningen som görs från ledningshåll. I grund och botten har man den inställningen att eftersom de flesta uppgifter sköts smidigare med hjälp av intranätet kommer personalen snabbt att använda sig av de nödvändiga funktionerna. Med viss uppmuntran räcker detta förmodligen också. ICL:s anställda kan inte sägas vara teknikfientliga i någon högre grad. 

Trots statistikinsamlingen i båda systemen verkar uppföljningen skötas bättre i Finland. Utan att direkt kunna peka på något konkret har vi fått intrycket av att till exempel rensningen av inaktuell information eller obesökta sidor sköts smidigare i SISSI. Detta kan kanske bero på en tillfällig stiltje hos ICL Svenska i väntan på de nya systemen och organisationsplanerna. För att efter införandet av det nya systemet kunna utvärdera hur stor förändring det gett är det dock viktigt att ha ett grundmaterial att jämföra med. 
 

Nytta

På ICL vågar man inte heller försöka uppskatta förändringar i kronor (eller mark), men säkert är att nya möjligheter har uppkommit inom områden av kunskapsspridning och -delning. Alla nyheter om bolaget, affärer och press förmedlas effektivt till alla. Det är betydligt snabbare och smidigare att läsa kort information på skärmen jämfört med informationsblad, för att inte tala om den tid det tar att distribuera eller korrigera information på papper. Vissa affärsområden informerar också om erbjudanden och genomförda projekt med mera, som kan vara till stor nytta för övriga delar. Informationsflöden har alltså förbättrats mest av allt. 

Besparingar som införandet av ett intranät för med sig kan delas upp i administrativ och värdeskapande nytta. För det mesta är ICL Svenskas och ICL Finlands intranät använt för informationsspridning och administrativa syften och därför har de administrativa effekterna varit flera. Ledtid för rapportering och tid som är använd för sökning efter information har båda minskat. Personal har också mer tid för kärnverksamhet när de använder mindre tid till administrativt arbete. Personalens produktivitet kan alltså sägas ha ökat. Däremot har båda ICL Svenska och ICL Finland fortfarande andra system för den värdeskapande verksamheten, till exempel affärssystem, system för knowlegde management och stödsystem för försäljning (i Finland) och därför har nyttan på den sidan varit inte lika stor. 

Det finns dock inte enbart positiva sidor med den nya informationskanalen. För att locka användarna till intranätet läggs idag en del information ut enbart på intranätet. Detta är inte odelat positivt, eftersom man då har en tendens att lita för mycket till systemet och att alla läser allt som står där. Vissa personer går miste om information. 

En mycket värdefull applikation i det nya SISSI-systemet i Finland har varit en sökmotor med hjälp av vilken man kan söka personer med vissa kompetenser och kunskaper till något projekt. Detta system används ganska mycket också för "fritidssyften". Idén är alltså att användaren personaliserar sig själv och profilerar vilken typ av saker han eller hon är intresserad av, vilka intressen han/hon har, vad han/hon har för kompetenser osv. Genom att profilera sig hittar man också lättare den information man söker efter och allt onödigt filtreras bort. Presentation av tillgänglig information förbättras vilket också medför förbättrade rutiner för hantering av information. 

I NetCommunity-lösningen är det möjligt att också ta med kunderna i diskussionsgrupper om det behövs, vilket kan vara till värdeskapande nytta för både ICL och deras kunder. Med hjälp av de två stödsystemen för försäljning i SISSI och det svenska intranätet kan också offerter göras snabbare med försäljningens stödsystem, vilket tillför kunden större värde. 
 

Process

Som grund för beslutet att införa ett intranät låg den naturliga inställningen att det var viktigt för ICL att "hänga med", det vill säga använda den moderna teknologi som de hjälper sina kunder med. Dessutom fanns det väl en tanke om att kunna spara in lite på tryckkostnader och distribution av papper. 

Ungefär samma utveckling ligger bakom införandet av intranät i Finland. Där har man dessutom gått ett steg längre i utvecklingen. Bakom uppgraderingen till SISSI  ligger ICL:s köp av rättigheterna till mediaföretaget Talentums produkt NetCommunity. Köpet skedde under sommaren 1997, och redan i september körde man den nya varianten. Det ansågs självklart att man internt i företaget skulle använda den produkt som de själva säljer. Varför skulle en presumtiv kund vara intresserade av en lösning som inte ens används av dem som kan det? 

Dessutom finns det en uttalad strategi inom ICL att försöka ligga ett steg framför konkurrenterna. Motsvarande kompletta paket finns ännu ej hos andra dataföretag. Orsaken till att beslutet om implementering av det nya systemet kom så snabbt, och att den gick så smidigt, var också att man hade ett väl fungerande "basintra", det vill säga datorer och nätverk fungerade bra. 

I båda intranäten görs idag få genomgripande förändringar. I Finland resonerar man som att det nuvarande systemet täcker mycket av den funktionalitet man vill ha. Den senaste förändringen kom vid årsskiftet när man byggde om huvudsidan.  Däremot gör man kontinuerligt små förändringar. Nästa steg är extrafunktioner i form av ljud och rörliga bilder. 

I Sverige väntar man just nu på en total omstrukturering av intranätet i samband med införandet av NetCommunity. Detta sker i samband med den omstrukturering av de svenska ICL-bolagen som också kommer att ske under hösten. En projektgrupp med representanter från de olika bolagen och andra intressen som finns i företaget lägger just nu upp riktlinjerna för hur lösningen ska komma att se ut. 

Både i Sverige och Finland följer man i stort sett samma ansvarsstruktur. Alla användare har tillgång till allting på intranätet, men man får inte lägga upp någonting själv. Detta naturligtvis undantaget diskussionsgrupperna i SISSI, där hela systemet bygger på att användare själva publicerar det de tror andra har intresse av. I övrigt skickas alla inlägg till den marknadsansvarige (ansvarig utgivare), direkt eller via webredaktören. Det har alltså tillkommit två nya roller i samband med införandet av intranät. Dessa två ansvarar gemensamt för att systemet är i drift, och det är marknadsansvarige som har huvudansvar för det publicerade materialet. I Finland finns en kommunikationenhet på 10 personer som ansvarar för innehållet, en enhet, "Käyttöpalvelut" (användningsservice), som ansvarar för hårdvaran och en enhet "Tietohallinto" (informationsförvaltning) som ansvarar för mjukvaran. Kommunikationsenheten har hand om både intern och extern informationsverksamhet. De använder sig också av SISSI för att göra marknadsundersökningar inom ICL. 

Marknadsansvarige, respektive chefen för kommunikationsenheten, fattar därmed också beslut om vilket material som ska publiceras på intranätet, när och hur det ska göras, samt när det ska tas bort. Man slipper därmed ifrån problem med irrelevant eller onödig information, men det blir svårare att motivera användarna att bidra med information. 

En intressant aspekt på ansvar finns dock i och med att en anställd kan vara ansvarig för att informationen på en viss sida är korrekt. På ICL Svenska är till exempel kvalitetschefen ansvarig för att informationen på "Säljaren vardag" stämmer, men måste trots detta kommunicera med marknadsansvarige och webredaktör för att få ändringar och uppdateringar införda. Man har alltså ansvar, men inte befogenhet, att själv ändra innehåll. 

Trots att de inte används på ICL Finland, stöder naturligtvis NetCommunity en mängd begränsningar i tillgänglighet. Till exempel kan projektgrupper ha egna diskussionsgrupper som enbart projektdeltagarna har tillgång till. Strategisk information om kunder eller reklamationer kan också skyddas. 

Orsaken till att inga åtkomstbegränsningar görs idag beror dels på att man inte anser sig ha något behov av det, och dels att administrationsmängden därmed skulle öka väsentligt. Det innebär att man måste ändra rättigheter varje gång en förändring görs i organisationen, eller då någon byter avdelning eller projektgrupp. 

Vad gäller säkerheten har man i båda länderna beslutat att inte låta det interna nätet nås utifrån. Det är alltå inte möjligt att koppla upp sig mot intranätet över vare sig Internet eller med direkt modemuppkoppling. Som en följd av detta slipper man större problem med brandväggar(*). Någon form av brandväggar finns dock uppbyggda i dagsläget. Detta då man som tidigare nämnts låter kunder få tillgång till sin företagsspecifika rabatt- och prislista. Denna möjlighet realiseras genom att den databas uppgifterna hämtas ur speglas till såväl den egna intranätet som till den över Internet åtkomliga webbplatsen. 

* Hinder mot oönskad kommunikation mellan olika datornät, främst mot intrång (Svenska datatermgruppens ordlista). För en närmare beskrivning av brandväggar se till exempel Krupic'ka et.el.

Framtid

• Förbättrad kommunikation 
• Information som är mer anpassad till målgruppen
• Större tillgänglighet till information 
• Förbättrad presentation av tillgänglig information 
• Förbättrade rutiner för och hantering av information 
• Förbättrad informationsinsamling
• Högre fart på internettillämpningarna 
• En handelsplats (eller utbytesplats för idéer eller tjänster) med ett personligt tilltal 

I ett Knowledge Management system ser vi det som kritiskt att systemet stödjer följande funktioner: 

• Förmedla kunskap om vem som vet vad
• Stödja dialog
• Samla och presentera erfarenheter i en kunskapsbank

* Ett intranät delvis åtkomligt för godkända utomstående. Ett extranät kan bara kommas åt av den som har ett giltigt användarnamn samt ett därtill hörande lösenord. Användarens identitet fastställer vilka delar av intranätet som blir åtkomlig.

Källförteckning

Skriftliga källor

Muntliga källor