InledningDetta första kapitel kallat inledning är till för at ge läsaren en bakgrund till och överblick av rapporten.BakgrundI kursen Teknisk och ekonomisk utvärdering av datorsystem ingår det som en del av examinationen att studenterna i grupper om tre till fem personer skall skriva en kortare uppsats om IT-investeringar hos ett företag eller organisation.Den här uppsatsen behandlar en IT-investering hos Linköpings Kommun, vilket tillför ytterligare en dimension utöver den rent tekniska och ekonomiska, nämligen den politiska. SyfteRapporten syftar till att beskriva hur investeringen i IT-projektet Maxwell kom till stånd och på vilka grunder som beslutet om investering togs. Därefter är syftet att försöka beskriva metoder som skulle kunna tjäna som stöd vid liknande beslutsprocesser i framtiden.MetodHuvudmetoden för insamling av fakta är intervjuer med diverse nyckelpersoner, såväl tjänstemän som politiker, inom Linköpings Kommun. Utöver detta har vi kompletterat våra kunskaper från kursens tidigare moment med olika slags litteratur.DispositionDenna rapport är uppdelad i fyra distinkta delar:
Inledning om vad Maxwell är och vad systemet gör. Vad ledde fram till beslutet att köra igång Maxwell-projektet? Vad utmärker den offentliga/politiska beslutsmiljön? Diskussion om modeller tillämpbara på offentliga IT-investeringar. Sammanfattning1995 ställdes frågan om hur kommunens resurser i form av lärare, lokaler och kursutbud på gymnasieskolan skulle hanteras administrativtpå sin spets då de dåvarande systemen var i behov av uppgradering. Man ställdes inför valet att uppgradera de äldre system som användes eller att investera i ett nytt system som skulle vara gemensamt för hela kommunen, och valde det senare alternativet. En undersökning av utbudet av liknande system gav som resultat att inget tillfredsställande alternativ fanns till att utveckla ett eget system. Cambridge Technology Partners valdes ut som samarbetspartner och projekt Maxwell startades.Genom att engagera ett stort antal personer som skulle komma att påverkas av projektet och dess resultat tog man fram en noggrann och fullständig kravspecifikation. Våren 1997 startade gymnasieskolan sin användning av Maxwell och hösten 1997 startade grundskolan sin version. Systemet har ännu inte utvärderats fullt ut.Som underlag för beslutet togs såväl positiva som negativa förväntade effekter fram. Även en investeringskalkyl gjordes för att se om de minskade utgifterna, i form av rationaliseringar och lägre lönekostnader som följd, som systemet skulle kunna leda till var stora nog för att på relativt kort sikt betala investeringskostnaden. I denna kalkyl togs ingen hänsyn till icke-ekonomiska faktorer och inget försök gjordes till att kvantifiera dessa i monetära termer. Det politiska beslutsfattandet är ganska speciellt då det styrs av en rad lagar och regler och då det fokuserar mer på verksamheten än på ekonomin jämfört med näringslivet. Detta komplicerar beslutsfattandet såtillvida att beslutsprocessen saktas ner då alla lagliga aspekter skall analyseras och beslutsprocessen blir mer komplicerad då det till stor del handlar om att ta ställning till för- och nackdelar som är svåra att kvantifiera och därför ställa mot varandra. Det finns modeller för beslutsfattande i och styrning av organisationer
som är applicerbara på den offentliga verksamhet som Linköpings
Kommuns produktionsstyrelse bedriver och som likväl är applicerbara
vid bedöming av IT-investeringar. Vissa härstammar från
erfarenheter av offentlig förvaltning och vissa från erfarenheter
från näringslivet, men de uppvisar ändå stora likheter.
MaxwellMaxwell är benämningen på det skoladministrativa system Linköpings kommun infört det senaste läsåret för att samordna resurserna inom kommunens skolor. Systemet ersätter två tidigare system, samt tillför ytterligare funktionalitet.Gammalt systemMaxwell skulle uppfylla flera krav. Ett av dessa var att ersätta två gammal, administrativa system benämnda ERIL och PERLA. Dessa två system administrerade i huvudsak elever och personal. Det bedömdes att dessa system inte var moderna och riktigt ändamålsenliga. Svagheterna var bland andra:
Nuvarande system för resurshantering av salar och lärare byggde på mycket tyst kunskap hos de administratörer som utförde detta arbete. Genom att överföra detta arbete till datorer kan fler personer än idag utföra sådant arbete, och beroendet av de personer som tidigare utförde schemaläggning minskar. Maxwell idagMaxwell består idag av fyra olika delar som samverkar för att uppnå bättre effekt. Genom att utnyttja en och samma databas för all grundläggande information slipper man mata in och ändra samma data flera gånger. De fyra delarna, elevgrupp, lärare, lokal och kurs utgör tillsammans en byggkloss, se figur 1.Figur 1. Maxwells logiska struktur
I denna del finns personinformation om samtliga elever. Grundläggande data som personnummer, adress och telefonnummer kompletteras med information från skolorna, exempelvis betyg och frånvaro. I takt med att gymnasieskolan blivit mer orienterad mot kurser på olika nivåer har behovet av ett system som hanterar detta blivit allt mer intressant. Kursomfattning, lokalkrav, lärarkrav och liknande finns inom ramen för denna modul. Denna del av systemet hanterar lärarnas kompetens, hur mycket de ska undervisa och i hur grad de är schemalagda. Denna del samordnar lokalhantering. Lokalerna kan utnyttjas som en gemensam resurs för samtliga skolor, så att framför allt specialsalar (kemi, datakunskap m.fl) utnyttjas effektivare. Effekterna av MaxwellMaxwell utgör inte bara en ersättare till de gamla systemen. Förhoppningen är också att Maxwell leder till ett bättre resursutnyttjande i och med de många optimeringsfunktionerna i systemet. Färre lärare och lokaler (eller kanske mer sannolikt – ett minskat behov av nyanskaffning) är tillsammans med ett minskat övertidsuttag och avveckling av de gamla systemen de största vinsterna.Införandet av ett starkt optimerande system inom skolan för dock med sig andra effekter. Klasser och elevgrupper stuvas i många fall om varje år, vilket kan leda till protester från elever och lärare. Detta är dock ett beslut som är upp till respektive rektor att fatta. Maxwell förser denne med den mest optimala lösningen. Därefter är det upp till varje skola att göra förändringar utifrån denna (och därmed ta de ökade kostnader detta för med sig) TeknikuppbyggnadMaxwell är byggt på modernt vis med en client-server-arkitektur. Basen i systemet är två större Unix-servers. Dessa är uppsatta i en HA (High Availibility) konfiguration enligt figur 2 så att den ena tar över driften om den andra av någon anledning slutar fungera. Till dessa är sekundärminne i form av en hårddiskarray kopplat. Även denna del har inbyggd redundans, då all informationen skrivs simultant på två speglade diskar. Om en av dessa upphör att fungera kommer systemet automatiskt att använda den andra utan att systemadministratören behöver ingripa.
Figur 2. Maxwells tekniska struktur En av målsättningarna har varit att systemet inte skall ha någon "single point of failure". Systemets tillgänglighet har prioriterats högt. Ett nytt system som inte drabbas av systemkrascher finner sannolikt lättare acceptans hos användarna, vilket bedömdes som viktigt. Klienterna är byggda för användning i Windowsmiljö, vilket radikalt sänkt den tröskel användarna behövde ta sig över för att använda programmet. En följd av detta är att samtliga lärare själva skall registrera information om sig själva och sina elever. Detta är en förändring från dagens system då registrering i ERIL sker genom särskilda personer på respektive skola. ProjektförloppHösten 1995 beslutade bildningsnämnden i Linköpings kommun att ett nytt skoladministrativt system skulle införas. Systemet skulle användas för bland annat gemensam schemahantering mellan kommunens gymnasieskolor.En projektorganisation bildades som innehöll en projektledare samt två projektgrupper med ansvar att tillvarata grund- och gymnasieskolornas intressen. Totalt medverkade över 40 personer i framtagningen av kravspecifikationerna för Maxwell. Våren 1997: Gymnasieskolorna inleder med användning av systemet.
Ett system av denna typ har egenheten att det inte har testats fullt ut förrän efter ett års kontinuerlig drift. Anledningen till detta är att många av funktionerna endast används vid ett tillfälle under ett läsår. Vid respektive skola samlas erfarenheter in och sammaställs av
en användargrupp. Dessa samverkar med en central styrgrupp för
Maxwell. Genom avtalet med utvecklaren har kommunen möjlighet att
förändra systemet efterhand som de olika delarna tas i drift,
ett beslut som tas av den centrala styrgruppen.
BeslutsunderlagI den bedömning som gjordes av Maxwell fanns en noggrann belysning av de effekter som var att vänta av det nya systemet. Dessa har då detta är nödvändigt relaterats till de två alternativ man vid tidpunkten för belutet så. Som tidigare nämnts var dessa en uppgradering av det befintliga systemet ERIL eller inköp av ett nyckelfärdigt system. Den bedömning som gjordes var att en uppgradering omfattande ett nytt grafiskt elevregister skulle kostan i storleksordning 6-7 miljoner kronor. Alternativet skulle dessutom inte innebära att det fanns någon koppling mellan lokaler och kurser i planeringsprocessen. Integrationen mellan grundskola och gymnasieskolan och mellan enskilda skolor skulle även förbli obefintlig eller liten. När alternativen utvärderades fanns inga utvecklade alternativa system tillgängliga på marknaden. Det har också senare visat sig att de kommuner som köpt nyckelfärdiga system varit missnöjda med den bristande anpassningen till lokala särdrag och omständigheter. Detta genom att bland annat personal, omfattande lärare med flera, inte haft möjlighet att påverka systemen i tillräckligt stor utsträckning.Positiva effekterDe positiva effekter som förväntades presenteras i listan nedan.
Negativa effekterÄven negativa effekter identifierares. Dessa redovisas i listan nedan.
Den stora vinsten med det nya systemet kan alltså härledas ur en omfattande integrering över hela skolorganisationen. Ju mer man lyckas integrera desto större kommer också nyttan bli. Man har därför visioner om funktioner som idag inte är realiserade men som man i framtiden hoppas kunna genomföra. Bland dessa bör framför allt kopplingen mot gymnasievalprocessen nämnas. Tankar finns nämligen om att i högstadiet låta elever preliminärregistrera sina val till gymnasieskolan för att under studietiden med systemets hjälp kunna utvärdera, följa upp samt styra val av kurser. Denna utvärdering skulle då ske i samråd med lärare och/eller syo-konsulent. Det kan därigenom dessutom även bli möjligt att se vilka eventuella förbättringar av betyg som erfordras för ett valt gymnasieprogram. När sedan slutliga val har registrerat kan dessa automatiskt överföras via en intagningsprocess till gymnasieskolans elevregister. Intagning till gymnasieskolan administreras dock i dag av sociala myndigheter vilket försvårar processen då dessa inte utnyttjar systemet Maxwell. En överföring av ansvaret för intagningsprocessen från de sociala myndigheterna till bildningsnämnden är dessutom inte att vänta. InvesteringskalkylI ett försök att utvärdera Maxwell ur ett rent ekonomiskt perspektiv gjordes som beslutsunderlag en investeringskalkyl. Denna visas nedan i figur 3. Observera att alla belopp ges i kkr.
Som synes har Linköpings kommun i investeringskalkylen inte gjort några försök till att värdera de mjuka effekter, som beskrivits ovan, i monetära termer. Detta då man saknar modeller för denna bedömning. Man har inte heller någon rutin av att bedöma dessa effekter i kvantitativa termer, något vi ser som en stor svaghet i Linköpings Kommuns investeringsbedömning. Det finns en uppenbar risk att allt för stor betydelse vid beslutet hamnar på icke till fullo utvärderade subjektiva bedömningar, där möjlighet finns till att allt för snara politiskt motiverade ställningstaganden omöjliggör en kritisk granskning. Investeringskalkyler är en ovanlighet inom offentlig förvaltning, detta trots att det redan tidigt utkom rekommendationer från Riksrevisionsverket på hur dessa investeringar bör gå till. Att just detta projekt har studerats och analyserats mer noggrant ur ett ekonomiskt perspektiv säger man beror på dess exceptionella storlek och karaktär. BeslutsmiljöDen politiska grunden för beslutet att starta upp Maxwell-projektet var långt ifrån enbart ekonomisk. Från kommunfullmäktige hade en efterfrågan på ett bättre informationsstöd sedan länge initierats. Med de brister som då, 1995, fanns i de olika befintliga system som samverkade inom kommunen stod produktionsstyrelsen inför vägvalet att fortsätta och lappa ihop de gamla systemen och listorna eller söka en helt ny lösning. Vad som då efterfrågades var ett intergrerat system för alla de uppgifter som tidigare utförts i separata fristående system. Systemet skulle därutöver öka såväl kvalitet som tillgänglighet på befintlig information. Med ett sådant system anades dessutom intuitivt en mängd möjliga effektiviserings- och rationaliseringsmöjligheter.Linköpings Kommun arbetar med beställare-utförare. Det innebär att nämnderna beställer verksamhet både hos kommunala och externa utförare. Produktionen är det samlade namnet på samtliga kommunala enheter som producerar varor och tjänster med inriktning på kommunmedborgarna. Inom Produktionen återfinns utbildning, omsorg om barn och äldre, fritidsverksamhet, skötsel av gator och parker m.m. Produktionen omfattar ca. 7000 anställda och omsätter närmare
2 miljarder kronor varje år.
Den politiska nyttan med Maxwell kan i stort ses som givandes möjligheten att upptäcka eventuella snedfördelningar av resurser inom kommunens utbildningssektor. En eventuell överkapacitet kan av politiska skäl ej naturligt följas av rationaliserande uppsägningar, utan måste istället åtgärdas på andra vägar genom t.ex. en omfördelning av lärartjänster mellan kommunens skolor. En ytterligare faktor som gör nyttjandet av det nya Maxwell problematiskt är att den politiska situationen förändrats sedan beslutat om projektets start togs 1995. Då var direktiven att minska resurserna och göra nedskärningar inom skolväsendet, för vilket Maxwell syntes ypperligt. Idag är situationen dock den motsatta och de politiska riktlinjerna från regering och riksdag kräver av kommunerna att det måste satsas mer resurser på skola och utbildning i hela landet. Denna typ av svängningar i grundförutsättningarna för beslut av Maxwell:s typ torde tyvärr inte vara ovanliga i det politiska Sverige. Dess existens bör noteras, men kan knappast anses vara en faktor som måste beaktas vid varje nytt beslut. Vid beslut bör dock beaktas att även relativt små effektiviseringar kan ge stora ekonomiska följder inom en verksamhet av en kommuns storlek. ModellstudiePå senare år har det uppdagats hur svårt det är att värdera och bedömma en IT-investering därför att dessa investeringar ofta inte ger monetärt kvantifierbara vinster/fördelar. Detta är ett problem som man inom offentlig verksamhet har inte bara när det gäller IT-investeringar utan nästintill vid alla investeringsbedömningar. Det beror på det faktum att offentlig verksamhet inte har som mål att vara ekonomiskt vinstdrivande utan det är andra värden som styr investeringsbeslut; inom offentlig verksamhet är det en bra och effektiv verksamhet som är målet och pengarna medlet att uppnå målet med, medan det i näringslivet är pengarna (vinsten) som är målet och en bra och effektiv verksamheten medlet. Därför borde det finnas erfarenhet inom offentlig verksamhet om hur man värderar och bedömmer investeringar annat än med ekonomiska lönsamhetskalkyler.I denna studie kommer två modeller att beskrivas, varav den ena härstammar från offentlig verksamhet och den andra från näringslivet. Syftet är att beskriva hur dessa modeller generellt kan användas, dock kommer även vissa korta kommentarer att ges om hur dessa modeller skulle ha kunnat användas inom Linköpings Kommun vid beslutet om att investera i systemet Maxwell. Thomas Thorburns modellDenna modell försöker beskriva en struktur för hur en beslutsprocess bör ske. Den utgår ifrån erfarenheter ifrån offentlig verksamhet men bör vara lika relevant i näringslivet och är hämtad ur boken "förvaltningsekonomi" av Thorburn (1974).Beslut i offentlig verksamhetBeslutsprocessen i den offentliga förvaltningen kan i stort, något förenklat, sägas bestå av följande åtta övergripande handlingssteg:
Aktualisering av problem/problemområdeProblem aktualiseras vanligen tämligen naturligt i alla former av organisationer, så även de offentliga. Detta kan enklast tänkas ske genom att ett ärende når en tjänstemans bord utifrån eller uppifrån från en högre nivå inom förvaltningen. Behovet av ett nytt system inom Linköpings kommun växte fram genom båda desa kanaler. Från politikerhåll kom kravet på bättre och mer lättillgänglig information och från driftshåll var problemet det stora antalet halvdana tidigare system som gick med styrfart.Val av målUtformning och utvärdering av mål som är relaterade till problemområdet är ett viktigt steg i arbetet för att erhålla en grund att effektivt arbeta vidare på och mot. I det fall vi studerat kan denna fas liknas vid framtagandet av en grundlig kravspecifikation över vad det nya systemet måste kunna klara av att utföra.Framtagande av alternativa lösningarUtifrån uppsatta mål sökes sedan lösningar som leder till dess uppfyllande eller åtminstonde i riktning mot det angivna målområdet. Genomsyrande för detta förarbete skall vara att de beslut som fattas skall vara effektiva, produktiva och rationella för att på bästa sätt använda de kommunala medlen. Linköpngs kommun sonderade här marknaden för att undersöka om det (mot förmodan) existerade något färdigt systempaket med möjlighet att uppfylla de krav som ställts samtidigt som undersökningar gjordes kring vad ett uppdaterande av befintliga system skulle innebära.Val av problemlösningsmodellDet finns givetvis oftast flera sätt att lösa ett givet problem och vilka alternativ som övervägs blir vägledande för det slutliga resultatet av kalkylen. Ett bra urval av alternativ skall förhoppningsvis ge ett bättre slutligt resultat. En speciell situation som uppstår vid beslut i offentlig förvaltning är att behoven dominerar i större grad och kostnaderna ses spela en mindre betydande roll. Mål inom offentlig förvaltning är oftast inte att enbart spara pengar, utan snarare att spara pengar satt i relation till ett visst allmännyttigt behov.Att välja en problemlösningsmodell är ett sätt att förenkla den annars mycket komplicerade verkligheten. Hur mycket man tillåter modellen att förenkla är en prioriteringsfråga som måste beaktas från fall till fall. En offentlig förvaltning är att se som en juridisk person inom vilken varje problem bör kunna lösas. Ett vettigt angreppssätt är då användandet av en sk. en-organisationskalkyl. Inom denna kalkylmodell finns sedan olika typer av finansiella kalkyler inbegripna. Framtagande av relevant informationFramtagande av relevant infrmation är givetvis en prioriterings fråga. Mer information ger till en viss gräns bättre underlag för att fatta beslut, men mängden framtagen information måste sättas i relation till de kostnader framtagandet av densamma betingar.Beräkning av de olika alternativens konsekvenserUtöver att enbart se till de olika alternativens kostnader är det extra viktigt att studera de konsekvenser beslut om de olika alternativen kan tänkas föra med sig. Återigen är detta med anledning av att söka den på så lång sikt som möjligt bästa och mest effektiva lösningen och inte fatta förhastade beslut.Sammanvägning och utvärdering av kalkylenYtterligare en viktig faktor att beakta kan ses vara det faktum att olika alternativs sammanvägande kan tänkas ge olika intressanta effekter såsom olika typer av positiva eller negativa optimeringar avseende vinster, intäkter, kostnader och prestationer/nytta. Vad som skall prioriteras är givetvis situationsberoende.Beslut i fråganDet beslut som så småningom fattas kommer i princip att utgöra en avvägning mellan de olika alternativens förhållande mellan uppoffringar och prestationer som helhet. Alla beslut som fattas sker vanligen under någon form av osäkerhet och detta gäller speciellt inom offentliga förvaltningar där skiften i politiskt styre kan innebära totala kursändringar för verksamheten och därigenom slå undan förutsättningarna för utvaldt lösningsalternativ.För Linköpings kommun fanns i slutändan enbart alternativen att lappa vidare på befintliga system eller satsa på att utveckla något helt nytt. Alla inblandade var tämligen överens om att det inte längre skulle gå att styra vidare i de gamla spåren med ett flertal olika system och databaser. Genom alternativet att utveckla ett nytt eget system i nära samarbete med en partner ansåg man sig skapa en plattform för att på ett effektivt sätt vara med och påverka systemframtagandet. Efter ett antal bordläggningar och efter kontroll av huruvida projektet skulle falla inom ramarna för offentlig upphandling eller ej, fattades beslut att satsa på vad som senare skulle komma att bli dagens Maxwell. Balanced score cardIT-investeringar motiveras ofta med de fördelar de för med sig och värderingen av dessa har två aspekter. Den ena är om de monetära och icke-monetära kostnaderna vägs upp av fördelarna. Den andra är om dessa fördelar är av vikt för organisationens mål och strategier. För att värdera det sistnämnda krävs en jämförelsegrund. Balanced score card tillhandahåller en bra sådan.GrundmodellenBalanced score card-modellen har utvecklats för att utvidga perspektivet vid beslutsfattande i organisationer. På senare år har kritik framförts om att styrningen av företag och offentlig verksamhet har skett på enbart ekonomiskt och alltför kortsiktiga grunder, vilket balanced score card-modellen skall motverka.Modellen är inriktad på att stimulera till framtagande av mått som på ett systematiskt speglar olika aspekter som är betydelsefulla för organistationens måluppfyllese. Det främsta bidraget som modellen tillför är en systematik i måttframtagandet. Med hjälp av dessa mått kan den interna styrningen av en organisation förbättras. Centralt i modellen är att "det som mäts uppmärksammas", dvs att en stor del av den interna styrningen sker med hjälp av mätning. Det är därför av stor vikt att det som mäts, och som genererar information för styrning, är relevant såtillvida att det som mäts är kopplat till organisationens mål. I modellen utgår man från organisationens verksamhetsidé, d v s den övergripande uppgift organisationen har att lösa. Verksamhetsidén konkretiseras i ett antal mål vilka kan uppnås om medarbetarna uppmärksammar ett visst antal aspekter. I balance score card-modellen benämns dessa aspekter fokusområden. För att styrningen av organisationen skall bli framgångsrik krävs det konkreta mått som speglar hur väl organisationen lyckas med att uppnå sina mål. Figur 4. Balanced score card-modellen
Fyra fokusområdenFör att få ett så brett perspektiv som möjligt vid styrningen innehåller modellen fyra grundläggande fokusområden. Dessa kan sägas vara bakåtriktade, framåtriktade, inåtriktade och utåtriktade. I den ursprungliga modellen benämns de ekonomiskt fokus, innovations- och lärandefokus, internt organsiationsfokus och kundfokus. Med denna benämning åskådligörs ganska tydligt att modellen vidgar beslutsperspektivet från enbart ekonomiska och kortsiktiga aspekter.Anpassning av modellenDet som nämnts ovan är en grundmodell som måste anpassas utifrån de de styrförutsättningar som den specifika organistationen har. Med styrförutsättningar avses såväl interna förhållanden (t ex storlek, verksamhetsform och organisationsstruktur) som olika externa förhållanden som är av betydelse för organisationen (t ex lagar och regler, former för ägarstyrning och grad av konkurrens). Precis som Skandia och ABB har anpassat Balanced score card-modellen utifrån sina styrförutsättningar måste även offentlig verksamhet som avser utnyttja modellen anpassa den.Nytta i offentlig verksamhetEnligt skriften "Balanced score card i myndigheterna" från riksrevisionsverket är det alldeles uppenbart att Balanced score card-modellen kan tillföra mycket till styrningen av och beslutsfattandet i offentlig verksamhet. En av de stora fördelarna är att andra aspekter än rent ekonomiska tas under övervägande.Nytta vid investeringsbedömning av IT-projektDenna fördel är något som gör att Balanced score card-modellen lämpar sig för IT-investeringar då dessa ofta är svåra att bedömma utifrån rent ekonomiska aspekter. Med hjälp av Balanced score card-modellen kan bedömningen av IT-investeringar systematiseras och värderas utifrån i fall de hjälper organisationen att uppfylla sina utsatta mål.En kvantifiering av hur mycket olika IT-investeringar är värda rent monetärt uppnås inte utan istället rekomenderas att varje investering bedöms relativt andra investeringar eller ingen alls. Med hjälp av Balanced score card-modellen fås en större förståelse för vad de olika investeringarna har för fördelar och nackdelar och förhoppningsvis underlättar detta beslutsfattandet. Jämförelse av modellernaDet är slående hur lika modellerna är till sitt innehåll men framförallt till sitt syfte, trots att de härstammar från olika tidsepoker och helt skilda verksamheter. Thorburns modell är från 1969 och framtagen ur erfarenheter från svensk offentlig förvaltning medan Balance score card-modellen är från 1992 och bygger på erfarenheter från framförallt nordamerikanskt näringsliv. Likheten består till största del i att båda modeller har kommit till för att skapa en bredare beslutsgrund för organisationer som i vanliga fall grundar sina beslut i alltför hög grad på ekonomiska och kortsiktiga aspekter.Viss skillnad finns hos modellerna, Thorburn bygger sin modell utifrån att ett problem identifieras medan Balanced score card-modellen utgår ifrån organisationens verksamhetsidé. Resultaten liknar varandra, men man kan nog säga att den förstnämnda modellen fokuserar på struktur för beslutsfattande medan den sistnämnda fokuserar på styrning av organisationen. Båda modellerna torde ha hög relevans och var för sig, eller tillsammans, bör de vara ypperliga stöd för såväl styrning av offentlig verksamhet som bedömning av IT-investeringar. Ingen av modellerna ger dock en färdig lösning på hur en sådan styrning eller beslutsgång skall ske, den måste anpassas efter organisationens egna verksamhet. Men har man väl börjat använda en modell finns en styrka bara i det faktum att man kan jämföra med tidigare händelser, hur gjorde man då och blev det bra? Genom att ständigt anpassa och utveckla sin egen modell kommer förmodligen organisationen till slut att ha ett effektivt verktyg för styrning och beslutsfattande, vare sig det gäller den vanliga verksamheten eller investeringsbedömning av IT-projekt. Slutsats/rekommendationLinköpings Kommun har nu ett ypperligt tillfälle till att bygga upp en egen modell för just Maxwell-projektet. Genom att anta en eller båda av ovan redovisade modeller och i efterhand försöka gå igenom projektet för att kartlägga det, kan man skapa sig en någorlunda modell för hur en IT-investering och bedömningen av den kan gå till, ett arbete i vilket denna rapport kan vara till viss hjälp. Den modell som detta arbete leder fram till kan sedan tjäna som grund för andra kommuner som vill investera i liknande eller samma lösning och genom att anpassa modellen efter de erfarenheter som dessa kommuner skaffar sig kan en slagkraftig modell för investeringsbedömning av IT-satsningar i offentlig verksamhet tas fram. En modell som i sin tur kanske kan användas för annat beslutsfattande och styrande inom såväl offentlig som privat verksamhet.KällförteckningSkriftliga källorFalk, Thomas & Olve, Nils-Göran. IT som strategisk resurs. Liber Ekonomi, 1996Lagen om offentlig upphandling (1992:1528) Kommunallag (1991:900) Paulsson, Gert. Balanced score card i myndigheterna. Riksrevisionsverket 1996:72 Thorburn, Thomas. Förvaltningsekonomi. Prisma, 1974 Blomqvist, Daniel. Metoder för investeringsbedömning av IT. <http://www.island.liu.se/~i94danbl/projekt/it_investeringar.html> Muntliga källorKarlsson, Birgitta. Ledamot styrgruppen Maxwell, Linköpings kommun.Lindwall, Paul. Vice ordförande Produktionsstyrelsen, Linköpings kommun. Metodeusson, Stig. Produktionsenheten, Linköpings kommun. Nydén, Michael. Ordförande styrgruppen Maxwell, Linköpings kommun. <- tillbaka |
