การพัฒนาระบบสารสนเทศ
1. สำรวจเบื้องต้น
จากการสำรวจข้อมูลเบื้องต้นพบว่าโรงเรียนวิชาการบริบาลอุดรธานีเป็นโรงเรียนอาชีวะเอกชนเปิดสอนในหลักสูตรผู้ช่วยพยาบาล มีทั้งหมด 2 แห่งด้วยกัน สาขาใหญ่จะอยู่ที่กรุงเทพมหานคร ส่วนต่างจังหวัดนั้นเปิดทำการที่จังหวัดอุดรธานี เพียงแห่งเดียวในภาคตะวันออกเฉียงเหนือเท่านั้นเพราะผู้อำนวยการ นายแพทย์ธนวรรฒน์ โชติมา ได้เล็งเห็นแล้วว่าเด็ก ๆ ทางภาคอีสานส่วนใหญ่ยังขาดแคลนเงินทุนในการศึกษาเพื่อศึกษาต่อดังนั้นจึงมีการขยายโอกาสทางการศึกษาให้กับผู้ที่มีความสนใจในด้านนี้คือการทำงานในด้านผู้ช่วยพยาบาลจึงทำการเปิดโรงเรียนในวันที่ 30 พฤศจิกายน 2542 ดำเนินการเรื่อยมาจนถึงปัจจุบัน ส่วนการประชาสัมพันธ์ หรือการจัดระบบสารสนเทศ ก็มีการดำเนินการไปอย่างต่อเนื่องซึ่งทางโรงเรียนเองได้มีการประชาสัมพันธ์ให้กับหน่วยงานอื่นได้ทราบเรื่อย ๆ มาโดยเริ่มจากการประชาสัมพันธ์ภายในองค์กรเองก็จะเป็นการใช้เสียงตามสายของโรงเรียน และการสื่อสารภายในองค์กรส่วนใหญ่จะใช้สื่อบุคคลซึ่งอาจารย์ที่รับผิดชอบเกี่ยวกับงานด้านการประชาสัมพันธ์และงานด้านความสัมพันธ์กับชุมชนจะเป็นผู้ประชาสัมพันธ์ให้กับนักศึกษาและอาจารย์ได้ทราบเกี่ยวกับข่าวสารสาระต่าง ๆ ที่ทางรัฐบาลประกาศมาและมีการติดต่อประสานงานกับหน่วยงานของเอกชนด้วยกันเองหรือแม้แต่องค์กรอื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นโรงเรียนเอกชนต่าง ๆ ทั่วทั้งจังหวัดอุดรธานี และหน่วยงานราชการ
การประชาสัมพันธ์ภายนอกถ้าเป็นในส่วนของการติดต่อกับหน่วยงานหรือองค์กรอื่นก็จะใช้วิธีการดำเนินการโดยส่งหนังสือที่เป็นทางการไปให้กับหน่วยงานนั้น ๆ ซึ่งจะส่งทางไปรษณีย์ และ ส่งโดยเจ้าหน้าที่ของโรงเรียนเอง นอกจากนั้นบุคลากรยังได้ออกพื้นที่เพื่อแนะแนวทางในการศึกษาต่อของนักเรียนที่กำลังศึกษาในระดับมัธยมตามโรงเรียนต่าง ๆ ทั้งใน จังหวัดอุดรธานีและจังหวัดใกล้เคียง ซึ่งเป็นการใช้สื่อบุคคลในการประชาสัมพันธ์องค์กรและยังมีการประชาสัมพันธ์โดยผ่านทางสื่อวิทยุของอำเภอเพ็ญเพื่อเป็นสื่อกลางในการเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายนั่นคือนักเรียนที่กำลังจะจบการศึกษาในระดับมัธยมศึกษา และแจกแผ่นพับ ในสถานที่ต่าง ๆ ตามโอกาส เช่น เมื่อมีการจัดแสดงนิทรรศการต่าง ๆ รวมถึงในงาน ประจำปีทุ่งศรีเมือง ก็มีการจัดซุ้ม เพื่อเป็นการประชาสัมพันธ์ไปอีกทางหนึ่งด้วย
2. วิเคราะห์ความต้องการ
จากการวิเคราะห์ความต้องการของทางโรงเรียนแล้ว ยังพบว่ามีนักเรียนที่มาสมัครในแต่ละรุ่นที่ทำการเปิดสอนยังมีไม่มากเท่าที่ควรตามที่ได้ตั้งไว้เนื่องจากการประชาสัมพันธ์ยังไม่เพียงพอและสร้างความเข้าใจให้กับกลุ่มเป้าหมายไม่ได้อย่างชัดเจนจึงทำให้จำนวนความต้องการนักศึกษาไม่มากพอ กล่าวคือถ้าหากจะใช้เพียงบุคลากรไปแนะแนวทางในการศึกษานั้นก็คงไม่ได่เต็มที่เพราะเนื่องจากเวลามีจำกัดต้องเดินทางไปในหลาย ๆ ที่ภายในระยะเวลาเพียงไม่กี่เดือน ส่วนทางด้านสื่อวิทยุก็เรียกว่าเป็นอีกทางเลือกหนึ่งในการประชาสัมพันธ์ที่ทางโรงเรียนได้เลือกใช้เรื่อย ๆ แต่คงเป็นเพราะการสื่อสารของวิทยุชุมชนนั้นสื่อสารไปได้ไม่ไกลมากนักจึงทำให้ส่งข่าวสารไปได้ไม่ครอบคลุมและทั่วถึง
ดังนั้นการประชาสัมพันธ์ของหน่วยงานต้องมีการเปลี่ยนแปลงไปโดยต้องเริ่มจากการสื่อสารภายในองค์กรเพื่อเป็นการสร้างความน่าเชื่อถือให้แก่ผู้ที่มีความสนใจและเลือกโรงเรียนของเราไว้เป็นทางเลือกหนึ่งของการศึกษาในปัจจุบันนี้ มีการจัดประชุมเพื่อสรุปผลในแต่ละสัปดาห์เพื่อจะได้นำมาพัฒนาและปรับปรุงเพื่อจะได้ดียิ่งขึ้นเพราะถ้าหากไม่มีการประชุมเพื่อการพัฒนาก็จะทำให้หน่วยงานอื่นที่ดำเนินการในรูปแบบเดียวกันพัฒนาก้าวหน้าไปก่อน
นอกจากนั้นยังต้องเพิ่มการแจกเอกสาร ข่าวสารต่าง ๆ ของหน่วยงาน ไปสู่
ภายนอกให้มากขึ้น การประชาสัมพันธ์ต้องมีมากขึ้นตามไปด้วยจึงจะทำให้หน่วยงานของเราได้เป็นที่รู้จักและเป็นที่ยอมรับของทุก ๆ คน และทุกหน่วยงานสามารถที่จะเป็นอีกทางเลือกหนึ่งของทุกคนได้เป็นอย่างดี
3. การออกแบบสารสนเทศ
ในด้านการออกแบบระบบสารสนเทศเพื่อให้มีประสิทธิภาพที่ดีนั้นจะต้องมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินการสูงกว่าเดิมเพราะมีการเพิ่มและเปลี่ยนรูปแบบในการประชาสัมพันธ์ให้ดูน่าสนใจมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะมีการออกแบบรูปแบบการประชาสัมพันธ์ไว้ดังนี้
1. มีการจัดประชุมสัมมนาภายในองค์กรทุก ๆ สัปดาห์
2. จัดประชุมสัมมนานอกสถานที่ทุก ๆ 3 เดือน เพื่อจะเป็นการสร้างกำลังใจให้แก่บุคลากรในองค์กรนั้น และยังเป็นการประชาสัมพันธ์ให้กับองค์กรไปในตัวด้วย
3. จัดกิจกรรมออกค่ายในทุก ๆ รุ่น ที่กำลังจะจบ ตามสถานที่ในต่างอำเภอเพื่อเป็นการสร้างจุดสนใจให้แก่คนในชุมชนและก่อให้เกิดความต้องการในการเข้าไปศึกษาในโรงเรียนของเรา
4. เข้าร่วมในการแข่งขันกีฬาของกลุ่มโรงเรียนเอกชนอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ
5. เข้าร่วมในโครงการรณรงค์ต่าง ๆ
6. มีการลงโฆษณาในหนังสือพิมพ์ท้องถิ่น เป็นระยะเวลา 5 เดือน
7. ประชาสัมพันธ์โดยผ่านสื่อวิทยุเป็นเวลา 5 เดือน
8. จัดทำเว็บไซต์ ที่นำเสนอเกี่ยวกับหลักสูตรผู้ช่วยพยาบาลและรวมถึงการงานที่มั่นคงเมื่อจบการศึกษาในหลักสูตรระยะสั้นนี้
ซึ่งการประชาสัมพันธ์ที่จะกล่าวนี้คือเป็นการจัดทำเว็บไซต์ที่นำเสนอในส่วน
ของการนำเสนอทางเลือกที่น่าสนใจให้แก่ผู้ที่มีความต้องการและอยากที่จะมีอาชีพในอนาคตซึ่งถือว่าเป็นอาชีพที่ค่อนข้างมั่นคงเพราะสถานที่ทำงานจะเป็นในส่วนของโรงพยาบาลถือว่าเป็นหน่วยงานของรัฐและรองรับผู้ที่จบในสาขานี้ซึ่งเห็นได้จากผู้ที่จบการศึกษาไปแล้วสามารถที่จะมีอาชีพที่มั่นคงและแน่นอนได้ นอกจากนั้นยังเป็นการทำให้ทั้งในส่วนขององค์กรอันจะเป็นการนำไปสู่ความก้าวหน้าและเป็นที่รู้จักนอกจากนั้นยังมีชื่อเสียงต่อไปได้ในอนาคตและตัวนักศึกษาสามารถที่จะพัฒนาและก้าวไปสู่ทันสมัยในเรื่องของเทคโนโลยีได้เป็นอย่างดี
4. จัดหาอุปกรณ์
จากข้อมูลที่ได้กล่าวมาแล้วนั้น ขั้นตอนต่อไปที่จะดำเนินการคือการจัดเตรียม การจัดอุปกรณ์เพื่อที่จะเริ่มปฏิบัติการ เพื่อให้การพัฒนาระบบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะเริ่มต้นดังนี้
1. การค้นคว้าหาข้อมูล โดยเริ่มจากการศึกษา ประวัติ พันธกิจ นโยบาย เป้าหมาย มาตรการ วิสัยทัศน์ ที่เป็นข้อมูลเกี่ยวกับโรงเรียน ที่จะสามารถนำมาเป็นข้อมูลในการพัฒนาระบบสารสนเทศได้
2. การวางแผน ต้องทราบในส่วนของ swot คือ จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรค
จุดแข็ง
- เป็นการขยายแรงงานบุคลาการด้านพนักงานผู้ช่วยการพยาบาล
- เปิดโอกาสให้นักเรียนที่มีโอกาสในการทำงานน้อย ได้มีโอกาสเพิ่มขึ้น เมื่อเข้ามาศึกษาหลักสูตรดังกล่าว
- ลดปัญหาการว่างงานของประชากรในประเทศ
ขยายโอกาสทางด้านการศึกษา
- ขยายโอกาสด้านการศึกษา
จุดอ่อน
ปัจจุบันกระทรวงแรงงานได้ชะลอการกู้ยืมเงินกองทุนพัฒนาฝีมือแรงงาน ทำให้นักเรียนที่สนใจเข้าฝึกอบรมแต่ขาดทุนทรัพย์ในการเรียนยังไม่มีโอกาสในการเรียนดังกล่าว
โอกาส
- มีระยะการฝึกอบรม 6 เดือน และเมื่อจบแล้ว นักเรียนสามารถทำงานได้ ดังนี้ โรงพยาบาลรัฐบาล , โรงพยาบาลเอกชน , สถานประกอบการด้านการแพทย์ , คลินิก , ศูนย์บริการสุขภาพ , สถานีอนามัย , สามารถทำงานต่างประเทศได้
มุ่งเน้นด้านการปฏิบัติ
- มุ่งเน้นด้านการปฏิบัติ
อุปสรรค
ปัจจุบันมีโรงเรียนทั้งในระบบและนอกระบบเกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก ทำให้จำนวนนักเรียนที่เข้าเรียนลดลง
3. การสื่อสาร
เครื่องมือในการสื่อสารส่วนใหญ่แล้วใช้สื่อบุคคลในการประชาสัมพันธ์แต่ทั้งนี้ยังไม่ได้ผลเป็นที่น่าพอใจ จึงเริ่มมีการพัฒนาโดยจัดทำเว็บไซต์เพื่อให้มีช่องทางการสื่อสารที่มีความหลากหลายมากยิ่งขึ้นสามารถให้ผู้ที่สนใจติดต่อได้โดยไม่เสียเวลาและค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก
4. ประเมินผล
สำหรับการประเมินผลจะทำการประเมินผลในทุก ๆ เดือน และมีการแจกแบบสอบถามว่ามีผู้รู้จักโรงเรียนวิชาการบริบาลนั้นมีมากแค่ไหน และมีความสนใจในหลักสูตรนี้มีมากน้อยเพียงใด โดยการประเมินจากแบบสอบถามนั้นจะประเมินในส่วนของผู้ที่อยู่ในตัวจังหวัดก่อน แล้วจึงค่อยกระจายไปสู่ต่างอำเภอ
5. การติดตั้งบำรุงรักษา
1 . สำหรับการติดตั้งก็จะเริ่มในส่วนที่ง่าย ๆ ก่อนโดยจะเริ่มจากภายในโรงเรียนซึ่งจะมีการจัดบอร์ดเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ และการออกพื้นที่ การแนะแนวตามโรงเรียนต่าง ๆ ในแต่ละครั้งที่ทำการออกแนะแนว เพื่อให้อาจารย์และนักศึกษา ได้ทราบโดยทั่วถึงกัน
2. ปรับปรุงระบบเสียงตามสายของโรงเรียนซึ่งเป็นหน้าที่ของนักเรียนเพื่อจะได้มีประสบการณ์ในเรื่องของการพูด และการมีมนุษยสัมพันธ์เมื่อจบการศึกษา
3. การดูแลระบบสารสนเทศและการจัดการภายในองค์กรอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ
4. ประชาสัมพันธ์โดยใช้สื่อวิทยุ และสื่อสิ่งพิมพ์ควบคู่กันไป
จากการที่ได้พัฒนาระบบสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกของโรงเรียนวิชาการบริบาลเชื่อว่าโรงเรียนวิชาการบริบาลจะเป็นที่รู้จักของหน่วยงานอื่นทั้งภาครัฐและเอกชนมากยิ่งขึ้นไปตามลำดับและการพัฒนาระบบสารสนเทศจะมีการพัฒนาและดำเนินไปอย่างต่อเนื่องเพื่อให้เป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางและนอกจากนั้นข่าวสารต่าง ๆ จากทางโรงเรียนก็จะเป็นที่ทราบได้อย่างทั่วถึงและก้าวหน้าต่อไปในอนาคตได้