Tiekimų skyrius - firmos padalinys, užsiimantis prekių ir žaliavų (mūsų atveju tiktai prekių, kadangi valdymo objektas - prekybinė firma) užsakymu. 2.1 schema iliustruoja pagrindinį tiekimų padalinio funkcijų kompleksą: analizuoti pardavimus ir valdyti tiekimus. Pardavimai analizuojami stebint sandėlį, realizacijos padalinį ir pačius pirkėjus. Tiekimai valdomi užsakant prekes iš tiekėjų ir nurodant apmokėti atsiskaitymų padaliniui.
Taigi pagrindinė prekių užsakymo skyriaus funkcija - užtikrinti pastovų reikiamų prekių tiekimą. Savo ruožtu prekių tiekimas susideda iš kelių smulkesnių funkcijų:
* tiekėjų paieška;
* ryšio su tiekėjais nustatymas;
* poreikio prekėms apskaičiavimas;
* naudingiausio tiekėjo išsirinkimas;
* užsakomo prekių kiekio (partijos dydžio) nustatymas;
* užsakymo parengimas;
* prekių tiekimo kontrolė;
* tiekėjų rėmimas
Pabandykime šias funkcijas panagrinėti išsamiau (su konkrečiais Mokomosios prekybinės firmos automatizavimo ypatumais susiję funkcijų aspektai aptarti 2.2.2 skirsnyje).
Tiekėjų paieška. Naujoje firmoje tai būtų pagrindinė funkcija, kadangi pirma užduotis - surinkti kiek galima didesnę potencialių tiekėjų bazę, kad būtų didesnė pasirinkimo galimybė. Tačiau ir vėliau, kai firma jau įsitvirtinusi rinkoje ir turi sudariusi išsamų tiekėjų sąrašą, reikia domėtis pokyčiais tiekėjų rinkoje - galbūt įsisteigė nauja firma, gal viena iš esamų nutraukė savo veiklą. Tokie pokyčiai ypač būdingi dabartinei Lietuvos rinkai, kadangi ji dar nėra nusistovėjusi ir naujos firmos dar vis randa pelningas verslo sritis. Šiuos pasikeitimus turėtų registruoti tiekimų skyrius.
Ryšio su tiekėjais nustatymas. Radus tinkamą tiekėją atsiranda poreikis surinkti daugiau informacijos apie šio tiekėjo siūlomas prekes, jų kainas, nuolaidas, o taip pat ir apie pačio tiekėjo rekvizitus - adresą, kontaktinį asmenį, atsiskaitomąją sąskaitą. Norint užtikrinti greitą ir patikimą prekių užsakymą su pasirinktais tiekėjais galima pasirašyti bendradarbiavimo ar kitokią būsimų užsakymų palaikymo sutartį, kurioje gali būti aptartos apmokėjimo sąlygos, prekių tiekimo terminai ir kitokie abiejų šalių įsipareigojimai.
Poreikio prekėms apskaičiavimas. Tai turbūt vienas iš sudėtingesnių tiekimo skyriaus uždavinių. Nustatant prekių poreikį prekybinėje firmoje, reikia atsižvelgti į sandėlio ir pardavimų skyriaus pateiktus duomenis. Jeigu pasirinktos prekės daug parduodama (palyginus su likučiu sandėlyje santykinai didelės pardavimo apimtys) ir šie pardavimai, lyginant su kitomis prekėmis, duoda santykinai didelį pelną, o sandėlyje prekės likutis priartėjo prie minimalios ribos - galima manyti, kad šios prekės atsargas reikia padidinti formuojant naują užsakymą. Tačiau sunku įvertinti minimalią prekės kiekio sandėlyje ribą, ypač jeigu tiksliai negalime numatyti pardavimų apimties ir tiekimo trukmės. Taip pat ir prekės pelningumo negalime vertinti pagal dabartines pardavimo apimtis - rinkos tendencijas gali įvertinti nebent marketingo specialistai. Tačiau jei tokių duomenų gautume iš marketingo skyriaus - tai žymiai palengvintų prekių užsakymų rengimą.
Įvertinant prekių poreikį reikia atsižvelgti ir į pačios prekybinės firmos tipą ir pardavimų pobūdį - jei užsiimama kasdieninių produktų mažmenine prekyba, tai prekių poreikis gali būti gana tiksliai nustatomas pagal prekės atsargas, kadangi dėl didelio pirkėjų kiekio vidutinė statistinė prekės pardavimo apimtis išlieka pastovi, o kasdieninių prekių rinkos pokyčiai nėra tokie staigūs kaip pvz. gamybos technologijų. Bet, jei firma daugiau orientuojasi į didmeninę prekybą, tai ir pardavimų apimtys yra žymiai didesnės, tačiau ir ne tokios tolygios - mažas pirkėjų skaičius nulemia didelius prekės pardavimo apimties svyravimus. Šiuo atveju didesnis dėmesys turi būti skiriamas rinkos specialistams, kurie galėtų įvertinti būsimą paklausą įvairiomis prekėms - atitinkamai sumažėja automatizuoto prekių poreikio nustatymo galimybė.
Naudingiausio tiekėjo išsirinkimas. Žinant kokių prekių reikia ir turint tiekėjų siūlomų prekių sąrašą su prekių kainomis bei pristatymo sąlygomis reikia išsirinkti tinkamiausią tiekėją. Jeigu tiekėją rinktumėmės tiktai pagal bendrą užsakymo kainą - šis darbas būtų labai lengvai kompiuterizuojamas. Tačiau dažnai reikia atsižvelgti ir į nefinansinius parametrus: tiekėjo patikimumą, tiekimo terminą, prekių kokybę, teikiamas garantijas ir pan. Pagal šiuos kriterijus tiekėją pasirinkti turėtų kompetentingas asmuo, o ne kompiuteris.
Užsakomo prekių kiekio (partijos dydžio) nustatymas. Jei be duomenų apie užsakymo įgyvendinimo terminus, prekės likučius sandėlyje bei pardavimų apimtis dar turima informacija ir apie prekių sandėliavimo savikainą bei vieno tiekimo kainą bei minimalią užsakymo apimtį, tada galima apskaičiuoti ir naudingiausią (t.y. pigiausią) užsakomų prekių kiekį.
Skirtingoje literatūroje įvairiai interpretuojamas užsakymo dydžio skaičiavimas1,2, tačiau apibendrinant galima pasakyti, kad užsakomos partijos dydis įtakoja 4 įmonės pelną optimizuojančias funkcijas:
* užsakymo kainos vienam prekės vienetui;
* sandėliavimo kainos;
* apyvartinio kapitalo kainos;
* prekių trūkumo kainos
Šių funkcijų maksimumas pasiekiamas esant skirtingam užsakymo dydžiui, todėl, norint pasiekti bendrą maksimalią firmos ekonominę naudą, šias funkcijas optimizuoti reikia kartu. Užsakymo kaina vienam prekės vienetui mažėja, didėjant užsakymo partijos dydžiui. Tai lemia pastovių užsakymo parengimo kaštų pasiskirstymas didesniame prekių kiekyje bei tiekėjų siūlomos nuolaidos vienu metu perkant daugiau prekių. Tuo tarpyu sandėliavimo kaina žymiai priklauso nuo vidutinio užsakytų prekių kiekio - kuo didesnė prekių partija, tuo ir sandėliavimas brangesnis (žinoma, tam tikrose ribose sandėliavimo kaštai gali būti pastovūs, pvz. jei visos prekės telpa tame pačiame sandėlyje, kuris kitu atveju liktų neišnaudotas, bet už jo išlaikymą vis tiek reiktų mokėti). Literatūroje mažiau rašoma apie investuoto kapitalo kainą, kadangi tai žymiai apsunkintų skaičiavimus. Tačiau reikia žinoti, kad nuo užsakomos prekių siuntos dydžio priklauso įmonės disponuojamų lėšų (arba kredito) dydis. Į didelę prekių partiją investuotos lėšos galėtų duoti įmonei pelno kitose veiklos sferose, o kredito atveju tai padidintų mokėtinų palūkanų sumą.
Prekių trūkumo kainos funkcija apibrėžia galimus firmos nuostolius dėl per mažo užsakymo. Tai gali būti dėl prekių trūkumo neįvykdytų sandorių neatneštas pelnas, taip pat dėl tos pačios priežasties prarasti pirkėjai. Yra ir daugiau firmos pelną įtakojančių funkcijų, prijklausančių nuo užsakymo dydžio (pvz. prekės nuvertėjimo ir pan.), tačiau visų jų čia vardinti nėra prasmės, kadangi informacinėje sistemoje atsižvelgti į matematiškai sunkiai arba išvis neaprašomas funkcijas beveik neįmanoma.
Supaprastinus šį modelį iki sandėliavimo kainos ir užsakymo kainos funkcijų, matematiškai galime nustatyti optimalų užsakymo dydį (žr. 2.1 ir 2.2 formules).
2.1 formulė
Užsakymo dydžio nustatymas
Bendri_kaštai = Užsakymų_kaštai + Sandėliavimo_kaštai => MIN
Užsakymų_kaštai = Užsakymų_skaičius * (Užsakymo_kaštai + Transportavimo_kaštai) + Užsakytų_prekių_kaina
Sandėliavimo_kaštai = (Užsakymo_dydis / 2) * Vieneto_sandėliavimo_kaštai
2.1 formulėje pateikta bendrųjų kaštų funkcija turi būti minimizuojama, t.y. turi būti siekiama mažiausių kaštų. Ne tokia vaizdi, tačiau algoritmiškai informacinėje sistemoje lengviau realizuojama yra 2.2 formulė.
2.2 formulė
Ekonomiškiausias užsakymo dydis3
Qek - ekonomiškiausias užsakymo dydis;
b - laikotarpio prekių poreikis;
u - užsakymo įvykdymo kaina;
k - prekės vieneto kaina;
s - laikotarpio sandėliavimo kaštų procentas nuo prekės kainos
Prekių atsargų kitimas, kai užsakymai rengiami pagal pasirinktą modelį, parodytas 2.1 grafike.
Čia q - prekės kiekis sandėlyje. Prekės pristatomos laiko momentais ti, kai prekių atsargų kiekis būna pasiekęs rezervinę ribą (ribinis atsargų lygis). Kaip matome iš šio grafiko, prekės kiekis niekada nepasiekia nulio. Dėl galimų pardavimo apimčių svyravimų reikia palikti daugiau prekių, negu jų būna vidutiniškai parduodama per užsakymo įvykdymo laiką (dt).
Taigi, viena iš pirkimo užsakymų padalinio funkcijų yra ir užsakymo momento nustatymas. Užsakymo momentas gali būti parinktas žinant prekių atvežimo trukmę ir vidutinę pasirinkto laikotarpio apyvartą (parduotų prekių skaičių). Dažniausiai užsakymo tenkinimo trukmė skaičiuojama dienomis, tačiau kai kuriais atvejais, pvz. greitai gendantiems produktams, gali būti skaičiuojama valandomis, o sudėtingesnei gamybinei įrangai - savaitėmis ar mėnesiais. Užsakymo parengimo momentas gali būti pasirinktas tada, kai prekių likutis sandėlyje tampa mažesnis už kritinę ribą Qkrit, kuri skaičiuojama pagal 2.3 formulę.
2.3 formulė
Užsakymo parengimo momento nustatymas
Qkrit = Tu * Qvid * k
Qkrit - prekių kiekis užsakymo parengimo momentu;
Tu - užsakymo įvykdymo trukmė dienomis;
Qvid - vidutinė prekės pardavimo apimtis per vieną dieną;
k - užsakovo apsidraudimo (rizikos) koeficientas
Koeficientas k parodo, kiek bijoma apyvartos svyravimų (padidėjimo). Koeficiento reikšmė = 1 reikštų, kad įmonė nebijo apyvartos padidėjimo ir tikisi, kad užsakymo tenkinimo laikotarpyje prekių bus parduota ne daugiau, negu vidutiniškai (Qvid). Realiai saugumo sumetimais firmos pasirenka optimistines dvigubo ar trigubo apyvartos dydžio atsargas (k=2..3). Tačiau šis metodas tinka tik ilgame laikotarpyje pastovios apyvartos prekybos įmonėms, tuo tarpu mokomosios didmeninės prekybos įmonės pardavimų apimtys konkrečioms prekėms bus atsitiktinės, todėl čia pateikto užsakymo momento nustatymo metodo diegti informacinėje sistemoje neverta.
Užsakymo parengimas. Kai turima visa užsakymui paruošti būtina informacija (kai yra žinomas tiekėjas ir apskaičiuoti užsakomų prekių kiekiai), pats užsakymo parengimas yra grynai techninio pobūdžio - iš duomenų bazių išrenkami atitinkami laukai ir atspausdinamas nustatytos formos užsakymas.
Tuo tarpu nesant kompiuterizuotai informacinei sistemai, užsakymo išrašymas ir išsiuntimas susijęs su sudėtingu darbu. Reikia dokumentuose surasti užsakomų prekių kodus ir kainas, suskaičiuoti bendrą užsakymo sumą, nurodyti aktualius tiekėjo rekvizitus (adresą ir kt.). Kaip ir visose rankinėse operacijose, yra nemaža klaidos tikimybė - netyčia galima užrašyti ne tą prekės kodą ar kiekį. Parengtas užsakymas turi būti kopijuojamas (padauginamas) ir saugomas, kad, esant reikalui, galima būtų jį patikrinti. Taip pat, gavus tiekėjo sąskaitą, sunkiau atsirinkti, pagal kurį užsakymą pastaroji sąskaita išrašyta. Todėl šis iš pažiūros primityvus procesas turi būti automatizuojamas.
Prekių tiekimo kontrolė. Užsakymų skyrius gali patikimiausiai sekti užsakymų vykdymą, kadangi būtent šis skyrius ir bendrauja su tiekėjais. Į šią funkciją įeina nurodytų užsakymo įgyvendinimo terminų kontrolė, sąskaitos priėmimas ir perdavimas apmokėjimui, prekių pristatymas į firmos sandėlį.
Tiekėjų rėmimas. Rinkos ūkio patirtį turinčiose Vakarų Europos šalyse paplitęs ne tik produktų ir pirkėjų, tačiau ir tiekėjų rėmimas4. Tai aktualu, kai, norint išsilaikyti rinkoje, būtinas ne tik pakankamas trumpo laikotarpio pelnas, bet ir geras firmos vardas. Įvairios tiekėjams surengtos prezentacijos ir pristatymai gali padėti palenkti juos suteikti didesnes nuolaidas bei skatinti gerai dirbti. Pvz. gali būti siūlomos premijos tiekėjams, dėl kurių tiekiamų prekių pirkėjai pareiškia mažiausiai nusiskundimų ar daugiausiai gerų atsiliepimų ir pan.
Šios funkcijos automatizavimas reikštų, kad informacinėje sistemoje turi būti kaupiama kuo įvairesnė informacija apie tiekėjus ir jų prekes - ne tik jų faktiniai ar techniniai duomenys, bet ir vartotojų bei kitų rinkos dalyvių požiūris ir nusiskundimai.
Funkcinis taikomojo komplekso nustatymas
Funkcijų automatizavimą lemiantys veiksniai
Ne visos ankstesniame skyriuje aptartos funkcijos vienodai lengvai gali būti automatizuojamos. Tai priklauso nuo daugelio faktorių: nuo pačio objekto (firmos) veiklos pobūdžio, jos finansinių resursų, objekto vadovų ir automatizavimą realizuojančių asmenų požiūrio, esamos techninės bazės, naudojamos programinės įrangos ir kitų veiksnių.
Kaip jau buvo minėta, mūsų nagrinėjama firma užsiima didmenine prekyba. Todėl pagrindinis dėmesys turėtų būti skiriamas optimaliam prekių pirkimo proceso palaikymui, o tai yra įmanoma tik pilnai automatizuojant šiuos veiksmus, kadangi pirkimų apimtys yra ženkliai didesnės negu pavyzdžiui mažmeninės prekybos firmoje. Dėl tos pačios priežasties ir pasekmės, pritrūkus reikiamų prekių, būtų daug skaudesnės. Jei mažmeninėje prekyboje pirkėjas negauna kurios nors vienos rūšies prekės - laikinai (t.y. tą kartą) jis gali pasirinkti norimos prekės pakaitalą (angl. substitute) ir tai jam nesudarys didesnio nepatogumo. Galima manyti, kad ir kitą kartą pastarasis pirkėjas apsilankys mūsų firmoje. Tačiau jei mažmeninės prekybos atstovas, pastoviai užsakantis tas pačias prekes, vieną kartą didmeninės prekybos firmoje nebegaus norimos rūšies prekių - greičiausiai jis pradės ieškoti kito tiekėjo. Todėl didmeninėje prekyboje svarbu įdiegti operatyvią atsargų sekimo ir prekių užsakymo apskaitos sistemą.
Detaliau nustatant, kurias tiekimų skyriaus funkcijas ir kaip derėtų automatizuoti, reikia tiksliai žinoti, kokia bus kuriamos kompiuterinės informacinės sistemos paskirtis. Dažniausiai informacinių sistemų paskirtis būna palengvinti vienokių ar kitokių funkcijų vykdymą. Tačiau šiuo atveju pagrindinis tikslas yra ne pačių funkcijų automatizavimas, bet būsimų šios sistemos vartotojų apmokymas - juk nagrinėjamas objektas yra mokomoji firma, kurios informacinė sistema studentams galėtų palengvinti kompiuterizuotų sistemų diegimo ir veikimo principų suvokimą. Todėl nebuvo siekta, kad taikomajame komplekse realizuotos funkcijos atitiktų realiai veikiančių firmų funkcijoms. Pvz. šiuo metu, norint užsakyti prekes, neužtenka tiekėjui nusiųsti užsakymą, kadangi dėl mažo pasitikėjimo tiekėjai pageidauja iš anksto sudaryti tiekimo sutartis. Tačiau šioje sistemoje sutarties su tiekėju sudarymas nebuvo išskirtas kaip būtina sąlyga, kadangi sudėtingas prekės užsakymo procesas apsunkintų taikomosios programos įsisavinimą.
Jau kuriant kompiuterizuotos informacinės sistemos programinę įrangą buvo susidurta su nelauktomis naudotos duomenų bazių valdymo sistemos Microsoft Access( 7.0 for Windows( 95 klaidomis. Nors kai kurių trikdžių, susijusių su lietuviškų simbolių naudojimu, pavyko išvengti, likusios klaidos vis dėl to įtakojo objekto funkcijų automatizavimo lygį. Išsamiau programavimo sunkumai aptarti skyriuje 3.4.
Funkcijų automatizavimo ypatumai
Tiekėjų paieška, savo tiesiogine prasme, nebuvo kompiuterizuota. Tačiau teoriškai kompiuterio pagalba surasti naują tiekėją pastaruoju metu tapo įmanoma. Dėka spartaus globaliųjų kompiuterinių-informacinių tinklų vystymosi, ypač pasaulyje ir Lietuvoje paplitus "Internet" tinklui, kiekvienas kompiuterį, modemą ir telefoną turintis vartotojas gali prisijungti prie tokio tinklo ir ieškoti jį dominančių prekių, paslaugų, firmų ar kitų duomenų. Kodėl ši tokia perspektyvi priemonė nebuvo įjungta į informacinę sistemą? Tam įtakos turėjo keletas veiksnių.
Šiame darbe aprašyta kompiuterizuota informacinė sistema yra sukurta su programa (Access 7.0), dar nenumatančia galimybės standartinėmis priemonėmis jungtis prie nutolusių informacijos šaltinių per "Internet" tinklą. Paskutinė pastarosios programos versija (Access 97) jau turi kai kurias sąsajas su "Internet", tačiau šis programų paketas rinkoje pasirodė visai neseniai, todėl yra didelis pavojus, kad jame yra nemažai klaidų ir netikslumų. Taip pat ir Access 97 siūlomos "Internet" priemonės mažai palengviną informacijos paiešką tinkle - jos daugiau orientuotos į informacijos pateikimą.
Jei informacinę sistemą norėtume susieti su globaliųjų tinklų teikiama informacija, reikia, kad ta informacija būtų daug aprėpianti, išsami ir aktuali. Aktualumą "Internet" gali garantuoti beveik nepriekaištingai, tačiau, bent jau Lietuvoje, "Internet" tinkle dar nėra pakankamai daug išsamios informacijos apie firmas ir jų parduodamas prekes bei teikiamas paslaugas. Yra keletas firmų, kurios informaciją apie save į tinklą perduoda tiesiogiai per savo Namų puslapius (angl. HomePage). Tokia informacija yra patikimiausia, tačiau jos yra labai mažai ir šiuos puslapius sunku surasti. Duomenų apie firmas lengviau ieškoti tokio pobūdžio informaciją kaupiančių firmų duomenų bazėse, pvz. Kompass ar Lintel, tačiau ši informacija dažniausiai būna mokama ir vis tiek neapima visų Lietuvoje veikiančių firmų. Pilniausia yra įmonių registravimo institucijose saugoma Lietuvoje registruotų įmonių duomenų bazė - Įmonių registras (atsakingas registro tvarkytojas šiuo metu yra Statistikos departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės). Deja, bet ši bazė privatiems vartotojams kol kas yra neprieinama, o ir jos aktualumas yra labai mažas - registravimosi metu įmonės nėra suinteresuotos, o kartais ir negali pateikti tikslios informacijos apie savo veiklą. Tuo tarpu įmonių registravimu užsiimančios organizacijos (šiuo metu - miestų ir rajonų savivaldybės bei Ūkio ministerija) nesuinteresuotos pastoviai turėti naujausių duomenų apie jau veikiančias firmas. Taip yra dėl neteisingai skirstomų lėšų ir neaiškios juridinės situacijos - Įmonių registras nuolat perduodamas iš vieno tvarkytojo kitam (iš buvusios Ekonomikos ministerijos Statistikos departamentui, o šiuo metu Vyriausybė planuoja perduoti Pramonės ir amatų rūmams). Registro tvarkymui naudojama pasenusi duomenų bazių valdymo sistema (FoxPro 2.6), o sistemos perdarymas pažangesnės ir su "Internet" lengviau suderinamos Oracle duomenų bazių tvarkymo sistemos pagrindu vyksta labai lėtai. Todėl tiekėjų paiešką vykdyti išorinėse duomenų bazėse šiuo metu faktiškai neįmanoma.
Tačiau teigti, kad tiekėjų paieškos funkcija kompiuteriniu pavidalu visiškai nėra realizuota negalime - programoje numatyta galimybė peržiūrėti, koreguoti ir pildyti potencialių tiekėjų sąrašą. Tokiu būdu naujo tiekėjo "įvedimas į bazę" atliekamas lengvai ir greitai.
Ryšio su tiekėjais nustatymas automatizuotas panašiai kaip ir tiekėjų paieška. Taikomajame komplekse nėra numatyta galimybė tiekėjams patiems keisti informaciją apie savo teikiamas prekes ar pasikeitusius rekvizitus. Toks variantas mokomosios firmos atveju lengvai realizuojamas, kadangi ir tiekėjai, ir pati mokomoji firma dirba viename kompiuterių tinkle. Tačiau realiai su visais, ar netgi su keliais tiekėjais palaikyti pastovų kompiuterinį ryšį būtų žymiai sunkiau, o dažnai ir išviso neįmanoma, kadangi nėra nusistovėjusios vieningos duomenų apsikeitimo sistemos, skirtingos firmos naudoja skirtingas duomenų bazių sistemas. Teoriškai yra galimybė realizuoti kompiuterinį ryšį, dar vadinamą elektroniniais duomenų mainais (angl. Electronical Data Interchange arba EDI) tarp pirkėjo ir pardavėjo, tačiau tai susiję su didelėmis investicijomis ir atsiperka tik didelėse firmose, galinčiose šiai problemai spręsti skirti lėšų ir darbuotojų.
Tuo tarpu realizuotame projekte numatyta galimybė tiekimo skyriaus darbuotojui koreguoti ir pildyti tiekėjų ir jų prekių duomenis bei su tiekėju sudaryti bendradarbiavimo sutartį. Tačiau šių funkcijų kompiuterizavimo lygis nėra maksimalus - kompiuteris pats sutarties sąlygų nenustato ir su tiekėju nesusitaria.
Poreikio prekėms apskaičiavimas nagrinėjamoje informacinėje sistemoje automatizuotas pilnai - kompiuteris pats, be vartotojo įsikišimo, gali nuspręsti, kada atsiranda poreikis konkrečioms prekėms. Tačiau šios funkcijos vykdymo nebegalima pilnai atiduoti kompiuteriui - jo sprendimas nebūtinai bus optimalus. Yra labai daug faktorių, lemiančių poreikį prekėms, kurių negalima tiksliai įvertinti kompiuteriu. Tai turi padaryti žmogus, galintis kartais net ir intuityviai įvertinti esamą padėtį. Jei, pavyzdžiui, didelės ir duodančios nemažai pelno vienos rūšies prekių pardavimų apimtys ir mažos jų atsargos sandėlyje kompiuteriui indikuoja apie poreikį šių prekių atsargoms papildyti, tai be vartotojo įsikišimo sistema automatiškai užsakytų šios prekės. Bet juk gali būti, kad tai sezoninė prekė, kurios didelė paklausa yra laikina - galbūt, kol firmą po kelių dienų pasiektų nauja šių prekių siunta, paklausa tiek sumažės, kad pardavimas taps įmanomas tik nuostolingomis kainomis. Panašias situacijas geriausiai gali įvertinti tiktai žmogus, bet ne kompiuteris. Žinoma, čia kompiuterio vaidmuo vis tiek turi išlikti žymus - tai gali būti sprendimų palaikymo sistema, padedanti vartotojui pasirinkti. Mūsų atveju būtent toks šios funkcijos realizavimo modelis ir pasirinktas.
Naudingiausio tiekėjo išsirinkimas daugeliu atvejų galėtų būti optimaliai automatizuotas. Bet tai priklauso ne tik nuo pasirinkto pačio tiekimų skyriaus kompiuterizavimo modelio, bet ir nuo kitų padalinių informacinių sistemų. Tam reikia, kad ir sandėlyje, ir prekyboje prekių poreikis ir likutis būtų apskaitomi ne vien konkrečioms nustatytų gamintojų prekėms, bet ir smulkioms vienarūšių prekių grupėms. Tokiu būdu prekės poreikis atsiranda tik tada, kai sumažėja bendras vienos prekių grupės atsargų kiekis. Tada, turėdami skirtingų tiekėjų siūlomas prekes iš tos pačios grupės, galime rinktis ir patį tiekėją, kurio prekė mums geriausiai tinka (įvertinant kainą, kokybę ir t.t.). Šis modelis labai gerai tinka maisto prekių mažmeninės prekybos firmoms, kur yra daugelio gamintojų vienarūšių prekių. Pvz. šiuo metu Lietuvoje 72% riebumo sviestą, atitinkantį standartą A25-N, gamina virš dešimties pieno perdirbimu užsiimančių bendrovių, kurios savo produkciją tiekia ir į Vilnių. Todėl sostinėje esanti maisto prekių parduotuvė, pritrūkus sviesto pasirinkdama tiekėją šį procesą gali lengvai kompiuterizuoti - jei dar koeficientais įvertintume skirtingą paklausą nevienodą vardą turinčių bendrovių produkcijai, tai tiekėjų pasirinkimas galėtų vykti be operatoriaus įsikišimo.
Mokomosios firmos tiekėjų pasirinkimo funkcijos kompiuterizavimo modelis realizuotas kaip ir prekių poreikio nustatymo funkcijoje - sistema tik siūlo sprendimus, o darbuotojas pats turi nuspręsti, kokį sprendimą pasirinkti. Tačiau pasirinktinų variantų įvairovė tiesiogiai priklauso nuo to, kaip firmoje bus vedama prekių apskaita - jei su Mokomąja firma dirbantys studentai įvedinės tik skirtingas prekes, tai tiekėjų pasirinkimo galimybės nebus.
Užsakomo prekių kiekio nustatymas šiame projekte kol kas nerealizuotas. Taip nuspręsta dėl šios funkcijos automatizavimo programos kūrimo sunkumų ir papildomų reikalavimų sandėlio apskaitos sistemai (sandėliavimo kaštų skaičiavimas). Manau, kad kelios programoje nenumatytos funkcijos sudarys gerą galimybę su šia programa dirbsiantiems gabesniems studentams patiems parašyti kelis trūkstamus modulius. Šį darbą palengvins toliau teoriškai aptarti minėtos funkcijos kompiuterizavimo aspektai.
Užsakymo apimties nustatymas vyksta po to kai jau žinome, kokios prekės ir iš kurio tiekėjo reikia užsakyti. Žinoma, sudėtingesnė sistema jau pasirinkdama tiekėją galėtų atsižvelgti į naudingiausias užsakymų apimtis. Tačiau tokiu atveju nebe taip aiškiai matomos ribos tarp skirtingų tiekimo proceso funkcijų, o tai mūsų, kaip mokomosios firmos, atveju yra svarbu. Taigi, mes jau žinome, kokios prekės ir iš kurio tiekėjo norime užsakyti. Greičiausiai žinome ir minimalų šios prekės poreikį, kurį būtinai privalome patenkinti. Tada belieka įvertinti tiekimo sąlygas (tiekimo kainą, nuolaidas perkant didesnį kiekį ir kt.) ir sulyginti šiuos duomenis su sandėliavimo savikaina ir galimybėmis (galbūt sandėlyje paprasčiausiai nėra pakankamai vietos šių prekių saugojimui). Skaičiuojant sandėliavimo kainą turime bent apytiksliai žinoti, kiek laiko ši prekė bus saugoma t.y. maždaug kokios bus pardavimų apimtys. Jei prekės saugojimas mūsų sandėliuose kainuoja brangiai, o parduodama ši prekė lėtai, tai ir geros tiekėjo siūlomos didelio užsakymo sąlygos mums gali būti nenaudingos. Šie vertinimai pasunkėja, kai vienu kartu užsakome kelių rūšių prekes, kurių sandėliavimo ir pardavimo charakteristikos skiriasi. Išsamesnę informaciją apie optimalų užsakymo dydį ir skaičiavimų formules galite rasti darbo pabaigoje išvardintoje literatūroje.
Užsakymas parengiamas tuoj po to, kai apsisprendžiama, koks bus pats užsakymas (atitinkamai nustačius poreikį prekėms, pasirinkus tiekėją ir apskaičiavus užsakymo dydį). Šiuo metu net ir pati mažiausia firmelė, jeigu tik turi kompiuterį, užsakymą spausdina jo pagalba. Tai jau yra šioks toks šios funkcijos kompiuterizavimas. Tuo tarpu, kai visi užsakymo parametrai yra skaičiuojami automatizuotai (Mokomojoje firmoje), pats spausdinimas gali būti pilnai atiduotas kompiuteriui - vartotojui telieka tik paspausti mygtuką ir užsakymas pasirodo spausdintuve. Bet ir šis variantas nėra maksimalaus kompiuterizavimo pavyzdys. Galima tikėtis, kad ateityje bus taip, jog vienoje firmoje parengtas užsakymas nebeturės būti spausdinamas ir siunčiamas įprastuoju paštu ar faksu, o kitą firmą pasieks per kompiuterinį informacinį tinklą. Jau dabar kai kurios firmos bendrauja elektroniniu paštu "e-mail" ir, nors tai tik bandymas pagreitinti ir atpiginti laiškų perdavimą, bet tai vis dėl to žingsnis automatizuojant duomenų apsikeitimą.
Prekių tiekimo kontrolė būna paprasta, kai per savaitę gaunama viena ar kelios prekių siuntos. Tada ir be kompiuterio pagalbos lengva sekti tiekimus. Tačiau, kai per dieną parengiama po dešimt ir daugiau užsakymų (o studentai Mokomojoje firmoje bandydami gali parengti nors ir šimtą užsakymų), jų kontrolei būtinas kompiuteris. Jei žinoma, per kiek laiko užsakymas turi būti patenkintas, tai kompiuterizuota sistema tikrai galėtų informuoti apie pasirinktą dieną lauktinus tiekimus. Sistema tampa dar naudingesnė, kai joje yra realizuotas ryšys su sandėliu ir bet kuriuo momentu galima patikrinti, ar jau gautos pasirinkto užsakymo prekės, galbūt šis užsakymas kol kas patenkintas tik dalinai. Optimali būtų aktyvi sistema, pati retsykiais patikrinanti užsakymų vykdymo eigą ir perspėjanti vartotoją apie galimus nesklandumus bei informuojanti apie sėkmingai atgabentas prekes.