4.BÖLÜM
İŞ ANALİZİ
İş Analizi Tanımı :
İşletmede yapılmakta olan işler hakkında gerekli bilgilerin toplanması,değerlendirilmesi ve örgütlenmesidir. Başka deyişle İş Analizi; işletmede yapılacak her bir işin niteliği,işin genel durumu ve özellikleri ,işin yapılacağı çevre ve çalışma koşulları hakkında bilgi toplanması,toplanan bilgilerin sistematik olarak incelenmesi ve bunlara ilişkin bilginin yazılı hale getirildiği süreç olarak tanımlanabilir.
Doğru ve Güvenilir İş Analizi aşağıdaki sorulara cevap verebilir olmalıdır :
1-Çalışanlar ne gibi bedensel ve zihinsel görev yapabilirler.
2- İş ne kadar sürede tamamlanabilir
3- İş nerede ve nasıl yapılabilecektir
4- İş neden yapılmaktadır
5- İşin yapılabilmesi için gereken nitelikler nelerdir.
İŞ ANALİZİNİN KULLANIM ALANLARI :
1- İK Bölümü yöneticisi ve diğer İK Uzmanları
2- Başta Üretim Yöneticisi olmak üzere tüm birim yöneticileri
3- Yetkili Sendika Yönetici ve temsilcileri
İş Analiziyle elde edilen bilgilerin İKY'deki başlıca kullanım alanları şunlardır :
1- İşi yapacak personelde aranacak niteliklerin belirlenmesiyle gelecekteki işgücü talebinin belirlenmesinde
2- Yeni Personel alım sürecinde bulunması gerekli niteliklerin tespiti
3- Personeli yeteneğini kullanabileceği işe yerleştirmede
4- Personelin Eğitim İhtiyacını belirlemede
5- Personeli Objektif şekilde değerleyecek Başarı Standartlarını oluşturma İşleminde
6- Personele yaptığı işin karşılığını tam olarak verecek bir Ücret Sisteminin geliştirilmesinde
7- İşçi- İşveren arasındaki anlaşmazlıklara somut bir dayanak oluşturmada kullanılır.
İŞ ANALİZİNİ KİM YAPAR :
Örgüt içinde oluşturulacak bir Uzmanlar Grubu tarafından yapılabileceği gibi,örgüt dışından danışman kişi veya kuruluş aracılığıyla da yapılabilir.
İş analizi az sıklıkta yapılıyorsa dışarıdan bir danışmana yaptırılması daha uygun olur. Şayet İş analizinin sürekli ve sık yapılması gerekiyorsa bu durumda örgüt içinde bir birimin yapması uygun olur.
İŞ ANALİZİ SÜRECİNİN AŞAMALARI :
1- Hazırlık Çalışması
2- İş Analizi Bilgilerinin Toplanması
3- İş Analizi Bilgilerinin Uygulanması
1-HAZIRLIK AŞAMASI :
İş Analizi çalışmasına başlamadan önce işletmenin örgüt yapısı ve bu yapı içinde izlenmekte olan süreçler ayrıntılı olarak gözden geçirilir. İşletmenin yönetim anlayışı ve felsefesi ,çalışanların eğitim düzeyi,işletmenin faaliyet gösterdiği iş kolu,işletmeyi etkileyen iç-dış çevre koşulları vb. konularda bilgi sahibi olmak gerekir.
2- İŞ ANALİZİ BİLGİLERİNİN TOPLANMASI:
İş Analizi işletme içi veya dışından görevlendirilen analistlerce yapılır ve şu sorulara cevap aranır :
- Personel Ne Yapıyor? (Personelin Görevi)
- Personel işini nasıl yapıyor ?( Yöntem ve Teknikler)
- Ne Çeşit Yardımcı araçlar Gerekiyor? ( Makine,donanım)
- Hangi Çıktılar Elde ediliyor? ( Üretilen mal&Hizmet)
- Ne Çeşit bilgi ve Deneyim Gerekiyor? ( İş Gerekleri)
- İş Hangi Koşullarda Yapılıyor? (Çevre Koşulları)
Bu sorulara uygun cevapların bulunması için şu üç aşama izlenir ;
- Analiz edilecek iş ünvanlarının belirlenmesi
- Bir anket hazırlanması
- İş analiz bilgilerinin toplanması
a- İş Ünvanlarının Belirlenmesi :
İşlerin ünvanını belirlemek için kullanılan en etkin yöntem ankettir. Maaş ve Ücret bordroları ,işletmenin örgüt şeması,çalışanlarla yapılacak görüşmeler ve daha önceki iş analizi kayıtları ile de iş ünvanları belirlenebilir.
b- Anket Formunun Hazırlanması :
İşlerin ünvanları belirlendikten sonra,anket geliştirilerek işin kimliği,gerektirdiği sorumluluklar,işi yapanda bulunması gereken nitelikler,çalışma koşulları,çevre faktörleri yazılı bir form haline getirilir.
c- İş Analizi Bilgilerinin toplanması :
İş Analiziyle çeşitli bilgiler toplanır.
İş faaliyetleri : Verilerin iş yapılırken toplanması güvenilir bir analizi sağlar.
İnsan Davranışları : İnsan davranışları ile ilgili veriler de ,iletişim ve karar verme gibi, iş analizinin doğru yapılmasına katkı sağlar.
Makine,Donanımlar: Ürünlerin nasıl üretildiği,ürünlerin geçtiği safhalar gibi veriler de İş analizi yapılmasına katkı sağlar.
Bilgi Toplama Yöntemleri :
İş Analizi Bilgilerinin toplanmasında anket,görüşme,günlük tutma,gözlem ve doküman araştırması vb. kullanılır. Kullanılacak bilgi toplama yöntemi işletmenin örgüt yapısına ve yönetim tarzına uygun olmalıdır.
Görüşme :
İş Analizini yapanların personel ve sorumlular ile yüz yüze görüşmesi şeklindedir. Analizi yapan personelle görüşüp yaptığı iş hakkında bilgi toplar. Bundan sonra analist topladığı verileri doğrulamak için sorumlu kişilerle görüşür. Bu yöntemin avantajı; görüşme yapılan kişilerin anlamadığı sorulara açıklık kazandırılmasıdır. Dezavantajı ise yüksek maliyetli olmasıdır.
Gözlem :
Doğrudan veya Video-Kamera kullanımıyla çalışanlar ve çevre koşullarıyla ilgili kayıtlar tutulmasıdır. Bu yöntem analistin fiziksel ve zihinsel işler arasındaki ilişkiyi ortaya çıkarmasında kullanılmaktadır. Bu yöntemin dezavantajı; zaman kaybına yol açmasıdır.
Anket :
Analistin ,çalışanlara işleriyle ilgili yazılı sorular sorması ve çalışanların da bu bilgileri aktarması şeklindeki yöntemdir.Maliyeti düşüktür ve zaman kaybına yol açmaz. Dezavantajı ise çalışanların doğru bilgileri her zaman vermeyebilmesidir.
Posta Yolu İle Anket Yöntemi :
Anketlerin postayla çalışanlara gönderilmesi şeklindedir. Bu yöntem güvenilirliği en düşük yöntemdir. Bunun nedeni ise tamamlanmamış ya da geri gönderilmeyen anketlerdir.
Uzmanlar Kurulu :
Genelde çalışanlardan sorumlu amirler ve kıdemli amirlerden oluşan bir kurul ile analist yüz yüze görüşür ve çalışanlar hakkında bilgi toplanır. Bu yöntem zaman kaybına yol açmakta ve maliyetlidir.
Günlük Tutuma :
İş Analizinin yapılabilmesi için gereken bilgilerin çalışanlarca gün boyu yaptıkları işleri günlüğe yazmasıyla toplandığı yöntemdir. Belli bir zaman dilimi içinde çalışanlar rapor tutmaktadır.
Doküman Araştırması :
İşle İlgili bilgilerin,örgüt şeması ve diğer yazılı belgelerin incelenmesi de iş analizine yardımcı olur.
3- İŞ ANALİZİ BİLGİLERİNİN UYGULANMASI :
İş Analizi sürecinin hazırlık ve bilgilerin toplanması aşamasından sonraki aşamadır. İŞ Analiziyle elde edilen bilgiler; İş Tanımları,İş gerekleri İş standartları haline dönüştürülerek İK ile ilgili kararlarda kullanılır.
İş Tanımı:
İş analizinin temel amacı; her bir işe ilişkin görev ve sorumlulukların analiziyle iş tanımları,iş gerekleri ve iş değerlemeleri tanımlarının hazırlanmasını içermektedir. İş Analiziyle toplanan verilerden faydalanarak her bir işin kapsamına giren eylemlerin ,işlemlerin,sorumlulukların,çalışma koşullarının yazılı olarak açıklanmasına İŞ tanımı denmektedir. Bütün işletmeler için geçerli olabilecek bir iş tanımı ortaya koymak zordur.
İş Gerekleri :
Belli bir işin belli ayrıntılara inilerek gerekli şekilde yapılabilmesi için ; eğitim düzeyi,öğrenim,tecrübe,muhakeme,analiz vb. gerektirdiğinin belirlenmesidir.
İş Standartları :
İŞ standartlarını; çalışanların çabaları ile ulaşılması gereken hedefler şeklinde tanımlayabiliriz. Birim yöneticilerinin örgütteki çalışanlardan ne beklemesi gerektiği konusunda yardımcı olur. İlk olarak İş standartları, çalışanları ulaşmaları gereken hedefler konusunda motive eder ve iş doyumunu sağlar. İkinci işlev olarak da iş standartları başarının ölçümünde kullanılmasıdır.
İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİ :
İşletmeler bilgiye daha kolay ulaşmak için kendi yapılarında bilgi bankası benzeri sistemler oluşturmaktadırlar. Bilgisayarlarla işletmelerinin bilgilerine kolay ve ucuz şekilde ulaşılmaktadır.İŞ Analizi çalışmaları sonucu elde edilen İş Gerekleri,İş standartları,İş tanımları ise İK Bilgi sisteminin temelini oluşturmaktadır.
2001