Electronic Mail
Salah satu layanan yang sering digunakan sebagai sarana kamunikasi melalui internet adalah E-Mail (Elektronik Mail = Surat Elektronik ), layanan ini begitu popular karena sifatnya yang praktis, ekonomis serta efisien tanpa pengenal jarak, waktu dan tempat.
Sejarah E Mail
Sejarah tentang E-Mail tidak lepas pula dari sejarah perkembangan internet, dimana sejarah internet dimulai pada 1969 ketika Departemen Pertahanan Amerika, U.S. Defense Advanced Research Projects Agency (DARPA) memutuskan untuk mengadakan riset tentang bagaimana caranya menghubungkan sejumlah komputer sehingga membentuk jaringan organik. Program riset ini dikenal dengan nama ARPANET. Pada 1970, sudah lebih dari 10 komputer yang berhasil dihubungkan satu sama lain sehingga mereka bisa saling berkomunikasi dan membentuk sebuah jaringan.
Tahun 1972, Roy Tomlinson berhasil menyempurnakan program e-mail yang ia ciptakan setahun yang lalu untuk ARPANET. Program e-mail ini begitu mudah, sehingga langsung menjadi populer. Pada tahun yang sama, icon @ juga diperkenalkan sebagai lambang penting yang menunjukan "at" atau "pada". Tahun 1973, jaringan komputer ARPANET mulai dikembangkan meluas ke luar Amerika Serikat. Komputer University College di London merupakan komputer pertama yang ada di luar Amerika yang menjadi anggota jaringan Arpanet. Pada tahun yang sama, dua orang ahli komputer yakni Vinton Cerf dan Bob Kahn mempresentasikan sebuah gagasan yang lebih besar, yang menjadi cikal bakal pemikiran internet. Ide ini dipresentasikan untuk pertama kalinya di Universitas Sussex.
Hari bersejarah berikutnya adalah tanggal 26 Maret 1976, ketika Ratu Inggris berhasil mengirimkan e-mail dari Royal Signals and Radar Establishment di Malvern.
Anatomi Alamat Email
Alamat email terdiri dari dua bagian yang dipisahkan dengan tanda axon / @. Misalnya alamat:
shinta@student.smp-yapalis.com
Di sebelah kiri @ disebut user name (shinta), yang menunjuk pada identitas si pemilik alamat email. User name bisa merupakan nama si pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. User name juga menjadi nama bagi emailbox yang dimiliki seseorang di sebuah mail server.
Di sebelah kanan @ (student.smp-yapalis.com) disebut domain name, yang menunjukkan identitas mail server di mana seorang user memiliki emailbox.
Domain name biasanya menunjukkan nama perusahaan atau organisasi pemilik sebuah account. Misalnya :
liputan6@sctv.co.id (crew acara Liputan6 di SCTV
ylbhi@ylbhi.org (Yayasan Lembaga Bantuan Hukum Indonesia)
kompas@kompas.com (Surat Kabar Harian Kompas)
Selain itu, dari bagian paling belakang dari sebuah email kita bisa memperoleh beberapa dugaan mengenai pemiliknya.
.com, biasanya ini dimiliki oleh perusahaan komersial atau usaha bisnis lainnya,
.edu, biasanya menunjukkan bahwa pemiliknya adalah sebuah universitas atau institusi pendidikan, seperti humas@maranatha.edu
.gov, dimiliki oleh instansi pemerintah,
.mil, dimiliki instansi militer,
Sama halnya dengan surat biasa (snail mail) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet sebuah email masuk ke beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet. Komputer-komputer itu disebut dengan email server. Ketika email tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan (seperti yang ditunjuk pada alamat email - kepada siapa kita menulis email) email tersebut disimpan pada sebuah emailbox. Si pemilik alamat email baru bisa mendapatkan email itu kalau yang bersangkutan mengecek emailbox-nya. Jadi, tidak benar kalau dibayangkan bahwa untuk bisa menerima email kita harus terhubung terus menerus dengan internet.
Untuk bisa menerima email kita mesti memiliki sebuah account pada suatu email server, yang tentu berada pada sebuah ISP (Internet Service Provider). Ini sama dengan bila kita memiliki alamat rumah kita. Hanya bedanya, bila pada snail mail kita hanya bisa menerima surat manakala kita berada di alamat kita, sedangkan pada email, kita bisa menerimanya di mana saja kita berada. Misalnya saya bisa mengecek email-email yang datang ke alamat email saya tomita@bdg.centrin.net.id - yang normal-nya saya buka di Bandung, ketika saya sedang berada di Bali atau di Amerika sekalipun. Bagaimana hal ini bisa dijelaskan ?
Hal itu bisa dilakukan karena bila kita bisa mengkontak sebuah email server di mana kita punya account email, maka kita bisa mengambil / men-download semua email yang ditujukan kepada alamat email yang kita miliki. Untuk itu kita mesti memperhatikan protokol penerimaan dan pengiriman email. Protokol di sini maksudnya adalah sebuah prosedur standard untuk mengatur transmisi data di antara komputer-komputer. Untuk pengiriman, protokolnya adalah SMTP, singkatan dari Simple Mail Transfer Protocol; untuk penerimaan, protokolnya adalah POP singkatan dari Post Office Protocol. Setiap email server memiliki SMTP dan POP yang berbeda-beda.
Bila kita bisa menguasai cara mengontak SMTP dan POP dari lokasi yang berbeda, sebenarnya ini bisa mengatasi masalah kepemilikan komputer dan koneksi internet. Bila kita tidak memiliki sendiri komputer dan koneksi ke internet, kita masih bisa men-download email yang ditujukan kepada alamat email kita. Alternatif untuk itu misalnya (1) menggunakan email client yang mampu menangani lebih dari satu account (multiple account) - bisa saja kita nebeng komputer teman atau komputer kampus; atau (2) men-download email di cybercafe atau rental-rental komputer yang kini bertebaran di mana-mana
Jenis Email
Dari Mekanismenya
Dalam perkembangannya, email ternyata tidak hanya seperti yang dideskripsikan pada bagian II. Lebih detil, dari mekanisme pengiriman dan penerimaannya terdapat beberapa jenis sebagai berikut :
POP Email
Email jenis ini adalah persis seperti yang telah dijelaskan pada bagian II di atas. POP singkatan dari Post Office Protocol. Jadi, jalan yang dilalui sebuah email mirip dengan yang dialami oleh sebuah snail mail, yang mesti melewati beberapa kantor pos perantara sebelum akhirnya sampai ke tujuan. Akan halnya dengan email, sebuah email akan melewati beberapa komputer yang berperan sebagai router atau email server, sebelum akhirnya tiba pada email server yang ada pada ISP di mana alamat email kita terdaftar.
Web-based Email / email gratis
Web-based Email, atau email berbasis web dikembangkan dengan tujuan untuk memberikan jasa email kepada orang yang memiliki akses internet, tetapi tidak memiliki account email sendiri, atau yang dimiliki bukan akses ke email server, tapi ke sebuah web server.
Jadi, orang yang akan mengirimkan email pertama-tama harus mengikuti prosedur untuk membuat sebuah account email yang pada umumnya disediakan secara gratis. Setelah selesai kita akan memiliki sebuah account email dengan user name yang telah kita tentukan dan domain name yang sudah ditetapkan oleh si pemberi jasa email gratis ini, termasuk dengan password.
Bila kita akan menulis sebuah email, email tersebut tidak ditulis pada email client yang konvensional tapi pada sebuah kolom / halaman khusus yang disediakan untuk itu. Pada kolom / halaman tersebut sudah lengkap tersedua bagian-bagian yang bisa diklik, untuk mengirimkan, menyimpan, dan sebagainya.
Bila kita akan mengecek apakah ada email yang ditujukan untuk kita maka kita akan harus masuk ke bagian inbox yang tentu disediakan di halaman tertentu di website yang memberikan jasa email semacam ini.
Sekali lagi, semuanya tidak menggunakan email client, seperti yang saya tulisakan di atas, tapi fasilitas yang dibuat khusus pada sebuah website. Contoh untuk ini banyak sekali, seperti hotmail.com, yahoo.com, mailexcite.com, astaga.com, dan sebagainya.
Email Forwarder
Email Forwarder adalah sebuah fasilitas yang dulu banyak tersedia secara gratis, tapi kini sudah banyak yang komersial, dalam arti menuntut kita untuk membayar sejumlah uang tertentu.
Pengertian email forwarder adalah sebuah cara untuk membuat alias dari alamat email kita yang sebenarnya. Sebagai contoh, alamat email saya yang sebenarnya adalah, akan tetapi saya masih bisa menerima email dari manapun juga yang dialamatkan kepada inbox untuk alamat email saya yang asli. Dalam hal ini adalah sebuah email forwarder, karena semua email yang ditujukan kepada alamat itu akan diteruskan lagi ke alamat yang sebenarnya
Orang menggunakan email forwarder dengan berbagai macam alasan. Mungkin alamat email yang sebenarnya dirasakan terlalu jelas menunjukkan identitas seseorang, seperti ISP yang digunakan, atau negara asal pengirim. Alasan lain boleh jadi adalah bila seseorang ingin anonim dalam sebuah forum diskusi tertentu, atau mungkin menggunakan sebuah email forwarder dan dengan identitas yang sama sekali lain. Ada pula yang menggunakan email forwarder untuk menghindari kemungkinan menerima spamming (lihat bagian Email Abuse di bagian VII).
Dari Segi Format Isi
Pengertian format isi di sini adalah bagaimana penampakan visual sebuah pesan email. Ada dua macam yaitu :
Plain Text
Dengan plain text, dimaksudkan bahwa tulisan yang kita ketikkan hanya berupa data dalam format ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Tulisan yang disajikan dalam format plain text sama sekali tidak memungkinkan kita untuk membuat modifikasi pada tampilan visualnya, seperti membuat tebal, atau membuat miring sebuah teks, mengganti warna, ukuran huruf, latar belakang, atau membubuhkan hiasan-hiasan tertentu.
HTML
HTML singkatan dari HyperText Mark-up Language, yaitu sebuah bahasa standard yang digunakan untuk menampilkan / mengatur penampilan materi-materi informasi di internet. Email yang ditulis dengan menggunakan format HTML akan memungkinkan isinya disusun secara variatif, mulai dari pengaturan huruf, warna, lay out, sampai peletakan gambar.
Seringkali bila kita mengirim email ke sebuah forum diskusi / milis ada himbauan untuk hanya mengirimkan email dalam format plain text saja. Hal ini disebabkan biasanya email dalam format HTML memiliki ukuran yang lebih besar dari yang berformat plain text. Alasan lain adalah karena tidak semua orang dalam sebuah milis menggunakan email client yang bisa menampilkan HTML, sehingga ketika sebuah email HTML dibuka, isinya hanya serangkaian kode-kode yang tidak bisa dipahami sama sekali. Sebenarnya hampir semua email client dewasa ini sudah mendukung format HTML, sehingga kini jarang ditemui keluhan seseorang yang tidak bisa membaca sebuah email, hanya karena email yang dibacanya itu dibuat dalam format HTML. Banyak orang yang memang tidak peduli apakah plain text atau HTML, tapi pertanyaannya ; bila dengan format yang sederhana saja sudah bisa menyampaikan pesan, mengapa mesti dengan HTML
Netiket
Sementara orang mungkin berpikir, karena email hanya berbentuk tulisan dan bisa saja kita memalsukan identitas diri, maka tentu kita bisa menulis tentang apa saja kepada siapa saja dengan cara apa saja. Bukankah internet adalah kebebasan ?
Pada kenyataannya komunitas orang-orang yang menggunakan internet, khususnya email, telah mengembangkan etiket yang berkenaan dengan konvensi mengenai kepantasan tindak tanduk dalam berkomunikasi. Konvensi ini disebut dengan netiquette atau netiket.
Memang tidak ada satu rumusan netiket yang pasti dan diberlakukan secara universal, akan tetapi secara umum dari beberapa sumber pada dasarnya memiliki kesamaan. Beberapa poin penting mengenai netiket di antaranya :
a. Tidak menulis email dengan menggunakan huruf besar semua. Email yang keseluruhan pesannya ditulis dengan huruf besar dapat dipersepsikan sebagai berteriak.
b. Menggunakan emoticon / smiley (dijelaskan pada bagian lampiran) bila kita ingin mengindikasikan emosi kita pada orang lain. Ini perlu untuk menghindari kesalahpahaman.
c. Mempertimbangkan dengan baik-baik apa yang ditulis. Tidak semua orang atau milis bisa menerima ekspresi yang keras. Paling aman adalah bersikap netral dan tidak berapi-api.
d. Tidak melampirkan file apapun pada email sebelum ada kesediaan dari calon penerima email. Ini terutama berlaku pada milis, karena apa yang kita kirimkan akan diterima oleh banyak orang. Hampir semua milis melarang anggotanya untuk mengirimkan email dengan attachment.
e. Hanya menggunakan email dengan format plain text bila mengirim email ke discussion list.
f. Bila kita ingin memberitahu keberadaan sebuah website yang menarik pada orang lain, jangan memuat seluruh isi website itu. Cukup tulis saja alamatnya.
g. Tidak mempromosikan apapun ke dalam milis yang sifatnya bisnis, menjual barang, atau menawarkan jasa – kecuali ada izin dari moderator milis atau jika milis tersebut memang memungkinkan seseorang untuk melakukan itu.
h. Bila menjawab sebuah email, baik japri maupun ke sebuah milis, jangan menyertakan seluruh isi dari email sebelumnya. Editlah sedemikian rupa sehingga hanya bagian-bagian penting saja dari email lama yang dipertahankan, yaitu yang akan anda tanggapi
Program Email
Program komputer yang digunakan untuk mengirim dan menerima email sangat banyak pilihannya. Barangkali bisa diusahakan suatu pembahasan umum yang mencakup hal-hal mendasar yang dimiliki oleh setiap email clients tersebut, akan tetapi jauh lebih baik bila kita merujuk pada satu email client tertentu supaya kita bisa punya orientasi yang sama. Oleh karena itu dari awal saya ingin menetapkan bahwa program email yang akan dirujuk di sini adalah Outlook Express buatan Microsoft. Mulai dari versi 3, 4.1, 5.0, dan 5.1 email client yang populer ini memiliki prinsip penggunaan dasar yang sama.
Sebagai catatan, dari berbagai forum diskusi / milis mengenai komputer serta informasi yang tersebar di Internet diperoleh informasi bahwa Outlook Express ternyata sering menunjukkan error bug bila program ini digunakan untuk multiple account dan menerima email dalam jumlah banyak. Akan tetapi bila penggunaannya hanya single account, email client ini cukup stabil. Memang harus diakui bahwa tidak ada program komputer yang sempurna. Oleh karena itu patut pula dipertimbangan email clients alternatif seperti Eudora Pro, Eudora Light, Becky, Calypso, QuickMail Pro, The Bat!, dan lain-lain. Masing-masing program memiliki kelebihan sendiri-sendiri dengan fitur yang berbeda-beda. Semuanya dapat dicari dan diambil secara gratis di Internet melalui alamat seperti, http://tucows.cyberway.com.sg
Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Email
Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email. Sekurang-kurangnya ada lima macam, yaitu :
Point to Point
maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.
Carbon Copy / CC,
Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional!) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan "TO", sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian "CC".
Blind Carbon Copy / BCC. Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian "TO" oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian "CC". Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian "BCC", selain "TO" dan "CC". Pada Outlook Express ver. 5.01 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.
Distribution List
Pengertian distribution list agak berbeda dengan tiga varian bentuk sebelumnya, karena ini lebih berkenaan dengan pengaturan distribusi email yang dilakukan secara eksternal, artinya tidak terintegrasi dengan email client yang digunakan.
Yang dimaksud dengan distribution list adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu (pengumuman, berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan sebagainya), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list.
Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si pengelola yang memasukkan alamat email mereka ke database pelanggan secara manual.
Discussion List
Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.
Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription (mendaftar) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi seorang administratur yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.
Akan tetapi kadang-kadang ada juga milis yang mempersyaratkan calon anggota untuk memberikan keterangan mengenai jati dirinya sebelum permohonan bergabung disetujui. Bila seorang administratur milis menyetujui permohonan untuk bergabung, biasanya tak lama kemudian akan dikirimkan informasi mengenai tatacara pengiriman email dan keterangan-keterangan lainnya tentang milis tersebut; tujuan milis, yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari milis, alamat email administratur, dan sebagainya.
Cara Kkerja E-Mail
Salah satu layanan komunikasi melalui internet adalah email, atau electronic-mail. Yang kita lakukan bila kita berkomunikasi menggunakan e-mail adalah mengetikkan pesan yang akan kita kirim pada program komputer yang dikhususkan untuk keperluan ini (email client), seperti Outlook Express, Netscape Communicator, Eudora, Pegasus, dan lain-lain. Kemudian pesan yang telah selesai disusun kita kirimkan, setelah sebelumnya kita menghubungkan komputer kita dengan internet. Biasanya bersamaan dengan mengirim, kita juga sekaligus mengecek apakah ada pesan yang ditujukan ke alamat kita. Setelah itu kita bisa memutuskan hubungan dengan internet. Bila kita telah terampil mengoperasikan program email yang digunakan, proses tadi dapat berlangsung sangat cepat. Alhasil kita dapat melakukan penghematan pulsa telpon. Mengenai hal ini akan dibahas lebih lanjut nanti.
Karena pengiriman dan penerimaan e-mail ternyata berjalan sangat cepat dan efisien, akhirnya orang berpikir untuk mencari berbagai kemungkinan komunikasi yang bisa dikembangkan melalui medium ini, seperti apa yang disebut dengan distribution list, dan discussion list. Bahkan di antara mereka yang sering menggunakan email telah berkembang konvensi-konvensi pergaulan tertentu, yang sangat penting untuk diketahui oleh para pemula, seperti netiquette, smiley / emoticon, avatar / nickname, dan sebagainya. Akhirnya dengan semakin canggihnya program email yang digunakan, semakin terbuka pula kemungkinan yang lebih luas. Dewasa ini semua email clients mampu menyertakan file pada email yang dikirimkan, sebagai attachment / lampiran. Ini berarti yang dikirimkan oleh email bukan hanya tulisan, tapi bisa juga suara, gambar, bahkan gambar
bergerak