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MÉTODO EM REENGENHARIA
por MARA REGINA CHUAIRI DA SILVA
O NOVO TRABALHO
A REENGENHARIA é um método de gestão
empresarial que pretende incorporar de forma consciente e intencional as
vantagens trazidas pela tecnologia da informação. Pretende assim romper com
que está estabelecido na administração do trabalho e que é fruto das experiências
da revolução industrial.
A linha de produção fabril, desde Smith até hoje, se baseia em uma forma de
organização do trabalho que supõe a especialização no uso de determinadas máquinas
/ conhecimentos de forma sequenciada, ou seja, é necessário que uma dada
tarefa especializada se realize para que outra lhe dê continuidade, até
produto final. A partir de um plano racional de "construção" de um
dado produto, o mesmo é seccionado em partes, que são atribuídas a diferentes
especialistas, cabendo à hierarquia, a integração das partes. Note-se que
esta forma depende da "certeza", ou seja, tem que se saber com exatidão
como é o produto e todas as suas possibilidades de ocorrência, de forma que
todos os gestos de sua construção estejam previstos, e possam então ser
desmembrados e posteriormente agregados no produto.
Este formato, brilhantemente desenvolvido por Taylor - Ford, impregnou todas as
formas de trabalho, muito além do mundo fabril, sempre se busca a racionalização
pretendida pela linha de produção fabril.
Almeja-se construir uma organização que funcione como um relógio, como uma
orquestra, tudo cronometrado. Não se pode esquecer, entretanto, que para
concretizar esta vontade, seria necessário, ou que se fosse máquina, ou que
houvesse uma partitura, isto é, a obra já teria que estar completa, escrita
pormenorizadamente para cada um dos seus "operadores", e que se teria
que ter um regente (um único regente) que marcasse o andamento, as entradas e
saídas de cada um dos componentes, que previamente teriam que ter sido
qualificados e treinados. Todas as certezas juntas e orquestradas.
O que a REENGENHARIA diz sobre isto: primeiro que o mundo mudou, o mundo das
certezas não existe mais! Durante quanto tempo é possível sustentar o mesmo
produto, ou o mesmo cliente, ou a mesma tecnologia? Hoje a certeza é a mudança.
Uma descoberta feita hoje em Twaian pode, amanhã, se abater sobre todos os
"concorrentes" de um dado segmento de mercado, portanto tudo que
estava certinho, bem dividido e resolvido pode desabar num pequeno instante.
Segundo, que as regras de organização de Smith-Taylor-Ford estavam corretas
para o mundo da revolução industrial (em qualquer de suas fases), mas que não
são mais corretas para os que vivem a revolução técnico-científica. Porque
adotar a sequenciação e a especialização quando é possível a
simultaneidade e a quebra da parcialidade? Por exemplo, pensando na informação,
antes era necessário a produção (um artigo, por exemplo), depois teria que
ser armazenada / disponibilizada (publicado em uma revista), depois teria que se
tornar acessível (numa biblioteca, numa livraria), para depois ser
"consumida", reinstaurando o ciclo. Note-se como isto era fabril, uma
sequência de atividades espalhadas em locais diferentes, realizadas por
especialistas diferentes, com instrumentos, métodos diferentes. E hoje? todas
estas atividades, e mais um monte delas, se realizam simultaneamente, numa mesma
mídia/instrumento por não especialistas em nenhuma das
"especialidades" antes previstas.
A rede informática é o "lugar / não lugar" onde a informação é
gerada, processada, armazenada, passível de ser acessada. Há outra forma de
pensar sendo construída, onde indivíduo / coletivo habitam o mesmo espaço
real / virtual ( que também pode ser um não espaço já que não tem volume!).
E aí... não dá para pensar em fazer REENGENHARIA com métodos seqüenciais,
lineares, a REENGENHARIA não pode propor a simultaneidade aos
"outros" e ter um formato taylorista de produzi-la, este sem dúvida
é o seu desafio, aquilo que são as características que pretende introduzir na
empresa tem que ser sua própria forma de agir.
O MÉTODO
Qual seria o formato de uma empresa
reengenheirada? Grupos / equipes respondendo às demandas / alterações do
ambiente, com respostas eficazes e eficientes, de forma íntegra e integrada
garantindo assim o deslocamento como um todo da empresa no mercado / ambiente.
Note-se o que está em jogo: unidade, deslocamento, respostas eficazes e
eficientes. Tudo relaciona-se com o ambiente, uma empresa reengenheirada vive
para fora não vive para dentro.
Suas características de funcionamento, quais seriam:
(1) absoluta conectividade com o que está "fora", sensores, radares,
monitoramento, todas as formas de saber o que está se deslocando no ambiente (
clientes, fornecedores, concorrentes, tecnologia, etc.).
(2) absoluta conectividade interna, senão como manter a integridade?
(3) clareza em relação aos deslocamentos pretendidos e velocidade nas decisões
/ ações como condição de respostas eficazes e eficientes.
Como produzir isto, como envolver uma empresa num projeto de tal dramaticidade,
onde as pessoas, equipes, grupos, dirigentes têm que estar capacitados a viver
com a ambigüidade, com a incerteza, com o espaço vazio e nele escreverem decisões,
ao invés de repetir tarefas (nobres ou não). Que elas aprendam a olhar para
fora o tempo todo, ao invés de olhar para dentro?
REENGENHEIRAR a empresa é tudo, é simultaneamente desenhar o novo trabalho,
horizontalizar as relações de trabalho, portanto, aproximar decisão e execução,
redistribuir poder decisório e capacitar as pessoas que viverão a nova
empresa. Não dá, como queria Taylor, para fazer uma coisa de cada vez,
sequencialmente, senão estaremos abandonando a característica que ressaltamos
como espetacular na revolução técnico científica.
PLANO DE TRABALHO
Aprendendo a olhar para fora - CENÁRIO - É
o primeiro exercício a ser feito, a compreensão de que a empresa não é ilha,
de que não está sozinha, e, mais importante, seu deslocamento se dá em um
ambiente que também se desloca. Quais os seus principais acompanhantes nesta
viagem, como se espera o avanço da tecnologia que é própria do seu negócio,
quais serão seus principais concorrentes, lembre-se que o mundo ficou pequeno e
o que acontece hoje em Tawain amanhã pode ameaçar/incrementar o seu negócio.
(É bom não esquecer o Estado).
As alianças a serem traçadas, as políticas de aproximação / isolamento
devem estar rascunhadas ao final desta etapa.
Quem participa da discussão inicial: o chamado comitê gestor do processo de
reengenharia, que não se dispersará durante todo o trabalho, deve ser composto
por pessoas da empresa que se avalie que estão dispostas a bancar a mudança.
Este grupo estará sendo capacitado a ser o grupo dirigente da nova empresa.
Continuando a olhar para fora, no tempo, aprendendo a olhar o negócio - PERFIL
ESTRATÉGICO - Qual a intenção da empresa, como define seu nicho de mercado,
para que segmentos de mercado pretende formular políticas de conquista /
atendimento. A empresa inventa o cliente, e o padrão de atendimento que ele
passa a exigir. (Os bancos criaram os clientes que exigem atendimento à distância).
Em suma, a empresa tem que se balizar pelas modificações do ambiente que
provoca com sua atuação. O que interessa é o que a empresa produz fora dela.
A sua eficácia está na transformação que provoca nos outros: ambiente, políticas,
mercado, cliente, fornecedores, concorrentes etc.
Os elementos para a formulação de políticas de conquista / atendimento de
segmentos de mercado devem estar visíveis ao final desta etapa, as facilidades
/ dificuldades em cada um dos segmentos, bem como aliados e concorrentes em cada
um dos segmentos. Não há nunca uma única política quando se quer lidar com
diversos segmentos de mercado.
Quem participa da discussão: o comitê gestor do processo de reengenharia
Olhando para fora, precisando o negócio - IDENTIFICANDO OS PROCESSOS - o que
denominamos processo nada, nada tem a ver com linha de produção fabril:
processo é um caminho pleno de decisões, escolhas, estratégias, que para ser
realizado exige informação e poder decisório distribuídos / compartilhados.
Os processos de uma empresa são os trabalhos desenvolvidos e que provocam
transformação no ambiente, ou seja, tem resultados específicos fora da
organização. Não chamamos de processo qualquer conjunto / sequência de
atividades, nem qualquer ordenação lógica de produzir resultados, os
processos são transformações particulares, características que dão
identidade às empresas. Faz-se um processo para garantir uma determinada ligação
da empresa com o ambiente / mercado, para garantir sua eficácia: sobrevivência
e expansão.
A identificação dos processos é o start da nova divisão / integração do
trabalho na empresa. Simultaneamente os trabalhos estarão divididos / agregados
pelos processos.
Quem participa da discussão: o comitê gestor do processo de reengenharia
Construindo a nova empresa - DETALHANDO / IMPLEMENTANDO OS PROCESSOS - Começamos
com as saídas... a partir daí, invenção, criatividade, rompimento com a
tradição, vamos inventar o melhor caminho para produzir estas saídas,
utilizando-se todo o arsenal trazido pela revolução técnico-científica, com
a maior conectividade possível, com o melhor partilhamento de informação /
decisão possível. Vamos construí-lo com todos os parâmetros de eficiência a
partir da nova base técnica. Ou seja vamos exercitar horizontalização, decisão
e execução como partes da mesma atividade, distribuição de poder decisório,
trabalho coletivo, responsabilidade por resultados completos, formação de
equipes etc.
Todo este exercício deverá ter uma âncora (não âncora) a simulação.
Troca-se a maquete pela maquete virtual, onde é possível experimentar /
manipular / desfazer / refazer antes de construir.
O detalhamento dos processos seguirá sempre a mesma lógica: que atividades
devem ser realizadas para se obter a consecução dos resultados externos, que
conhecimentos devem estar presentes, que informações devem estar
disponibilizadas, que tipos / naturezas de equipes devem ser compostas para
responder por cada uma das atividades, como elas se relacionam, partilham
informação / decisão, até a escolha das pessoas para compor as equipes.
A idéia é a da responsabilidade por resultados completos, nenhuma equipe terá
que cumprir tarefas, mas sim comprometer-se com a consecução de um dado
resultado. É como numa corrida de revezamento, só se passa o bastão quando um
resultado completo já foi obtido.
Esta imagem do bastão é elucidativa, na verdade trata-se da identificação
dos pontos de interface entre uma atividade e outra, que são também os pontos
de controle, o qual passa a ser entendido como parte do próprio processo e não
algo extemporâneo, submetido a outra lógica que não a do próprio processo.
Quem participa da discussão / ação: Comitês específicos para o delineamento
de cada um dos processos, a medida que em seu detalhamento forem identificadas
atividades, poderão ser criados sub-comitês para seu desenho etc.
Este é um apontamento claro de onde / quem são os novos pontos de poder na
empresa. Estará se exercitando simultaneamente a distribuição de poder decisório.
Haverá voltas para discussão / aprovação do desenho / detalhamento dos
processos junto ao Comitê gestor do processo de reengenharia.
Sem dúvida também a questão da motivação estará em jogo, será que haverá
algo mais motivador do que projetar o próprio trabalho, estabelecer suas marcas
de controle / qualidade / eficiência?
Sem dúvida esta forma traz importantes consequências sobre a forma de
administração de pessoal, antes de "pertencer" a um cargo, ou a uma
especialização, as pessoas passam a fazer parte de equipes, onde suas
potencialidades e limitações são combinadas com as dos demais, gerando um
novo ser coletivo.
O PAPEL DA CONSULTORIA
A consultoria não tem qualquer intenção de
ocupar qualquer parcela do poder que é da própria empresa contratante. Seu
papel é de instigador / provocador / consolidador de informações, opiniões,
decisões dentro do método proposto.
Tem, entretanto, um compromisso permanente com a própria lógica da
REENGENHARIA na busca da nova forma de fazer, possibilitada pela revolução técnico
científica, portanto a consultoria trabalhará sempre sobre base informatizada,
exercitando com todas as pessoas o uso das lógicas / instrumentos, trabalhando
coletivamente, com conectividade e em tempo real.
Mais, a consultoria poderá ainda participar de atividades de capacitação /
difusão como cursos, seminários etc, desde que sejam veículos da novas formas
de pensar / fazer.
Por
MARA REGINA CHUAIRI DA SILVA
FACE
PARTICIPAÇÕES E ASSESSORIA LTDA.
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