Selección y adquisición de libros y materiales especializados.
Criterios, fuentes y métodos. Planes cooperativos y centralizados
Selección y adquisición de libros y materiales especializados.
Criterios, fuentes y métodos. Planes cooperativos y centralizados
Técnicas de selección y adquisición
Procedimiento de las adquisiciones
Planes cooperativos y centralizados
La selección y adquisición de fondos son los procesos seguidos para la formación de las colecciones de las bibliotecas y para su incremento y mantenimiento y constituyen el primer eslabón de la cadena documental. De su precisión y eficiencia depende la relevancia de la colección.
Para que la selección y adquisición de los fondos de la biblioteca se ajuste a las necesidades de la misma se han de tener en cuenta los siguientes aspectos;
a) Es una tarea bibliotecaria: por ello se debe realizar por los bibliotecarios. Sin embargo, estos deben considerar las opiniones de los especialistas y las consultas de los usuarios. Sólo así puede llegarse a una selección que responda a las necesidades precisas.
b) Depende del tipo de biblioteca. La selección se hará siempre de acuerdo con la línea que marque la función para la que la biblioteca ha sido creada.
c) Estará relacionada con el contexto de la misma, siempre teniendo en cuenta que el factor más importante es el factor humano, es decir los usuarios reales o potenciales de la biblioteca.
d) Ninguna colección es completa ni puede llegar a serlo, aunque el objetivo de alcanzar el mayor grado posible de satisfacción no sólo es perseguible, sino que debe ser el que marque la línea a seguir.
Los principios a tener en cuenta a la hora de proceder a la selección y adquisición de fondos son los siguientes:
Cuantitativos: Precisa la cantidad de fondos que se necesitan. Este criterio tiene dos vertientes: la relación documentos/usuario, que es diferente según el tipo de biblioteca -universitaria, pública, especializada, etc- y según el tipo de documento -monografías, publicaciones periódicas, material no librario, etc.- y el número de ejemplares de cada obra. Para ello debe tenerse en cuenta el número de pedidos de cada documento: en muchos casos será suficiente con un solo ejemplar, mientras que en otros los ejemplares deben ser múltiples.
Cualitativos: Se refieren al tipo de fondos y abarcan dos aspectos, el contenido, que estará siempre acorde con las funciones y tipo de bibliotecas y la forma del documento, es decir, el tipo de soporte del mismo -audiovisual, impreso, microfilmado, etc.
Demanda: Necesidades expresadas o no por los usuarios, tanto reales como potenciales. Para estimar las demandas de los usuarios reales se puede recurrir a las desideratas de los mismos, pero en ningún caso pueden considerarse estas como suficientes, sino que deberán completarse con otro tipo de consultas a profesionales, especialistas y fuentes de información diversas. Las demandas de los usuarios potenciales entran de lleno en el campo de la promoción de la lectura y de proyección de la biblioteca al exterior y su establecimiento es mucho más complejo: requiere un profundo conocimiento de la realidad sociocultural donde la biblioteca se encuentra inserta. Su dificultad no siempre es la misma en todo tipo de bibliotecas: así, las universitarias y especializadas tienen muchas más facilidades para establecer los fondos que deben adquirirse para potenciales usuarios que las públicas, donde, en principio, cualquier persona es un usuario potencial.
Selección negativa: Consiste en la eliminación de los fondos que no son necesarios por su nula utilización, o de aquellos cuyo grado de deterioro impida su uso. La selección negativa lleva detrás una serie de operaciones a realizar según aconsejen las circunstancias: eliminación física, envío a una biblioteca de depósito, canje, etc.
Neutralidad. La selección y adquisición de fondos será realizada por el personal bibliotecario, pero en ningún momento deben intervenir en ello otros criterios diferentes de los puramente profesionales. La neutralidad no siempre es fácil y ha provocado numerosas controversias en el plano deontológico, ya que puede entrar en conflicto con criterios personales fuertemente arraigados.
Ajustar los principios enunciados a la realidad y necesidades de la biblioteca es tarea que debe realizar el bibliotecario solo o con el apoyo de técnicos, ya que no resulta fácil que un único profesional reúna todos los conocimientos necesarios para proceder a una selección perfecta. La situación varía mucho de unas bibliotecas a otras: la biblioteca especializada puede contar con un profundo conocedor de la materia, pero en la pública el bibliotecario deberá poseer un buen conocimiento de su profesión y amplios conocimientos generales de todos los temas. En cualquier caso, los criterios que deben seguirse en el proceso de selección de los fondos son los siguientes:
a) Autoridad del autor e imparcialidad.
b) Pertinencia del tema tratado en el documento.
c) Rigor científico y exactitud de la información.
d) Nivel científico adecuado al tipo de biblioteca y actualidad.
e) Adaptación al usuario real o potencial.
f) Belleza y calidad de estilo.
g) Calidad técnica del documento.
h) Presencia o ausencia de aspectos complementarios: índices, notas, etc.
i) Necesidades reales de la biblioteca.
j) Presupuesto con el que se cuenta.
Todo ello se debe además multiplicar por cada uno de los diferentes medios que pueden encontrase en una biblioteca, ya que no es lo mismo seleccionar una revista científica que un vídeo cassette. La responsabilidad de esta tarea exige del profesional un caudal de conocimientos considerable o la posibilidad de contar con las ayudas necesarias.
La selección de fondos para la biblioteca puede tener como finalidad construir la colección inicial o incrementarla y mantenerla actualizada. No es frecuente el primer caso, salvo en la creación de nuevas bibliotecas públicas, generalmente municipales. En este caso conviene consultar obras bibliográficas como A world bibliography of bibliographies, de Bestermann, Guide to reference material, de Waldford, Manual de fuentes de información de Josefa Sabor, Manuel de Bibliographie de Malclès y otros.
Para incrementar y mantener actualizada la información, el bibliotecario debe recurrir, bien al examen directo de las obras o las fuentes bibliográficas. La enorme cantidad de publicaciones hace prácticamente imposible que el bibliotecario pueda llegar a examinarlas todas, por lo cual, normalmente, la selección se hace a partir de las fuentes de información, que son las siguientes:
a) Fuentes bibliográficas. Según la finalidad que persigan, serán:
Comerciales. Tienen como fin la comercialización del documento.
Catálogos de libreros y distribuidores.
Catálogos de editores.
Libros en venta (ISBN).
No comerciales. Se clasifican según criterios de elaboración en
Bibliografías nacionales
Bibliografías generales
Bibliografías especializadas
Bibliografías de publicaciones periódicas
Bibliografías críticas y selectivas
Bibliografías de materiales especiales
Bibliografías retrospectivas
Bibliografías de bibliografías.
b) Fuentes no bibliográficas. Son múltiples y diversas. Van desde los comentarios aparecidos en revistas especializadas hasta el criterio de especialistas, pasando por las citas, las lecturas personales, etc. Para la literatura científica es imprescindible conocer los boletines de sumarios, de resúmenes, etc., aunque este aspecto, debido a la enorme cantidad de publicaciones periódicas de carácter científico desborda las posibilidades de las bibliotecas y es tarea que suele estar realizada por los centros de documentación.
Las bibliografías son el sistema más preciso y exacto de información, aunque tienen el inconveniente de su lentitud de elaboración, que a veces puede ser un grave problema, dado que en determinados casos el documento debe anticiparse a su petición por parte del usuario. La literatura gris no permite prácticamente otro medio de selección que el contacto directo con los creadores, sean estos personas físicas o instituciones, mientras que el material audiovisual está bastante mejor recogido en los catálogos comerciales que en cualquier otro tipo documentación. En muchos países existen boletines de pre-prints, que permiten conocer los proyectos de publicación de las editoriales.
Técnicas de selección y adquisición.
El bibliotecario es quien debe proceder a la selección por ser quien mejor conoce a los usuarios, a la biblioteca y los procedimientos a seguir, así como por su función de administrador de la biblioteca. Este deberá contar con el apoyo de órganos informativos superiores y con la existencia de una biblioteca central, lo cual supone la existencia de redes y sistemas bibliotecarios. La biblioteca central permite que el mismo equipo de selección pueda servir para la misma central y para las sucursales, ya que estas nunca superan a la central en adquisiciones. La biblioteca central debe contar con un equipo de bibliotecario "lectores" que emitan periódicamente un boletín de novedades, con los datos suficientes para que el bibliotecario de la sucursal pueda escoger con confianza plena. Un sistema bien estructurado debe contar con un equipo de profesionales especializados en los diferentes temas. La clave del éxito está en la rapidez de la información.
La selección de los fondos no lleva necesariamente a su adquisición, por lo que lo seleccionado debe siempre ser más que lo adquirido. La adquisición viene dada por la política seguida por la biblioteca que a su vez queda determinada por los recursos económicos con los que cuenta y con el tipo de biblioteca de la que se trata, ya que ello impone una determinada forma de adquisición. Los sistemas de adquisición son los siguientes:
a) Gratuitos.
Depósito legal. Obligación de entregar un número de ejemplares de cada publicación. Regulado por disposiciones legales, diferentes en cada país. se lleva a cabo por la biblioteca cabecera de sistema. A partir de él se elaboran las bibliografías nacionales en curso y se crea la biblioteca de depósito. Asegura la conservación de la memoria escrita de un país, constituye un depósito de consulta y establece un laboratorio bibliográfico.
Donación y legado. Aunque no existe diferencia entre estos dos conceptos, parece entenderse que el primero es una cesión de los fondos de una persona física en vida de esta, mientras que el legado se hace en claúsula testamentaria. Tanto uno como otro tienen las mismas ventajas e inconvenientes. Con frecuencia una donación proporciona a la biblioteca la oportunidad de hacerse con colecciones homogéneas o fondos de difícil adquisición, pero es también posible que la donación suponga una pesada carga, ya que suelen ir acompañadas de condiciones no siempre aceptables, entre las que suelen encontrarse el compromiso a mantener la colección intacta y unida, o el dedicarles salas especiales en exclusivas. Por todo ello, antes de aceptar un legado o donación es conveniente comprobar los términos de mismo.
Depósito. Consiste en la concesión temporal a una biblioteca de los fondos de una persona física o institución. A veces el depósito se convierte en definitivo, mientras que otras se mantiene en la biblioteca el tiempo justo para su tratamiento y organización. Presenta los mismos inconvenientes y ventajas que la donación, con el problema añadido de crear a veces un trabajo adicional cuyos frutos se verán fuera de la biblioteca. No debe confundirse con el préstamo interbibliotecario.
b) Semigratuitos.
Son los sistemas de canje e intercambio. Se realizan entre bibliotecas y están regulados por los sistemas nacionales e internacionales y las disposiciones sobre ello que han publicado la IFLA y la UNESCO. Los canjes e intercambios son frecuentemente la única posibilidad de acceder a determinados documentos, especialmente entre bibliotecas especializadas, y las publicaciones de la Administración, aunque sólo tenga interés para los fondos locales o históricos en las bibliotecas públicas. El canje afecta a los fondos duplicados o múltiples y las publicaciones realizadas por la institución. El Centro de Canje Internacional de Publicaciones se integra por el decreto 565/85 en la Biblioteca Nacional de Préstamo.
c) Onerosos.
Son los que desarrollan la adquisición de fondos mediante compra. Se puede hacer directamente al editor o al librero y cada una de ellas presenta sus ventajas e inconvenientes.
Procedimiento de las adquisiciones.
a) Operaciones previas: comprobar si el documento está ya en la biblioteca o ha sido pedido.
b) Ficha de pedido. Cumplimentar una ficha en la que se indiquen todas las características del libro y el número de ejemplares que se desean, así como la forma de pedido. De este documento se harán varias copias.
c) Fichero de pedidos. Con una de las copias de la ficha de pedidos se elabora este fichero, de carácter provisional y que servirá para seguir el proceso de la adquisición.
d) Fichero de proveedores. Otra copia de la ficha de pedido se debe incluir en el fichero de proveedores, con lo cual puede establecerse el grado de fiabilidad de cada uno de ellos y llevar control de las respuestas recibidas.
e) Envío de los pedidos: supone la elección de proveedores, mencionada con anterioridad.
f) Entrega y recepción de los libros. Examen de la integridad individual y colectiva del pedido y elaboración de las posibles reclamaciones.
g) Facturación. Debe realizarse por duplicado, para que quede constancia en el servicio de adquisiciones y en el de contabilidad.
h) Registro y sellado de los fondos recibidos. El registro supone la inclusión en los fondos de la biblioteca -es un inventario- y debe contener todos los datos bibliográficos del libro, mientras que el sello es el reconocimiento de pertenencia a la misma.
i) Hoja de proceso, que se utilizará para la evaluación de resultados y la elaboración de estadísticas.
j) Catálogo provisional, necesario en las bibliotecas donde el libro debe ponerse inmediatamente a disposición del público y su ingreso y catalogación definitiva está separada por un considerable lapso de tiempo.
Además, existen formas especiales de selección, adquisición e incorporación a los fondos para las publicaciones en serie y periódicas, publicaciones oficiales, microformas, mapas, música impresa, estampas, literatura gris, materiales audiovisuales y materiales únicos o raros.
Planes cooperativos y centralizados.
La gran masa documental existente y la creciente demanda de información hacen imposible que una sola biblioteca pueda satisfacer las necesidades de los usuarios, o que pueda, por sí sola, acceder a la selección precisa y sistemática de todos los documentos existentes en su campo. Para alcanzar los objetivos mencionados se han establecido los sistemas conjuntos de selección y adquisición de fondos, que pueden ser cooperativos o centralizados.
Planes cooperativos. Varias bibliotecas cabeceras de sistemas se reparten el proceso de selección y adquisición por especialidades. Estas especialidades pueden basarse en el tipo de soporte, las materias, etc. Cada una de ellas se encarga de todo el tratamiento técnico de los fondos adquiridos. Es el caso de las bibliotecas alemanas.
Planes centralizados. Consiste en el establecimiento de una red formadas por varias bibliotecas, una de las cuales, cabecera de sistema se encarga de la selección -una vez oídas y estimadas las peticiones de las bibliotecas sucursales. Hecha la selección previa, se envía a las demás bibliotecas, que proceden a la selección definitiva. La biblioteca cabecera procede a la adquisición de fondos y posterior tratamiento de los documentos una sola vez. Es el caso de las bibliotecas francesas.
En cualquiera de los dos casos, para que su funcionamiento sea posible se han de tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) Coordinación interbibliotecaria que permita la comunicación entre los distintos centros y la división de funcionas.
b) Existencia de catálogos colectivos actualizados, gracias a los cuales se pueda conocer el estado de los fondos de todas y cada una de las bibliotecas.
c) Buen funcionamiento de los canales de información interbibliotecaria.
d) Existencia de préstamo interbibliotecario que limite las adquisiciones y haga posible la colaboración.
En cualquiera de los casos, la automatización es un elemento valiosísimo ya que permite la simplificación de funciones y el conocimiento inmediato de cualquier aspecto de interés: catálogos, proceso de adquisición, selección previa, etc..
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