Recepción y verificación

 Registro

 Sellado

 Encuadernación

 Catalogación

 Clasificación

 Signatura topográfica

 Equipamiento para el préstamo

 Colocación de los fondos

 Reparación y restauración de las obras dañadas

 Expurgo

 Recuento e inventario

 Conservación y protección de los fondos

1) Recepción y verificación. Una vez recibido el pedido de los fondos se procede a comprobar su integridad colectiva e individual, así como el estado de los mismos. Una vez realizado estos se conforman las facturas y en caso de que el examen de estas o de alguno de los documentos no resulte satisfactorio se debe proceder a la reclamación inmediata, antes de pasar al siguiente nivel del proceso.

2) Registro. Es la inscripción de cada uno de los documentos en el Registro General de Entradas, que es el inventario de los fondos de la biblioteca. Debe registrarse todo el material indicando el número de registro -correlativo-, título de la obra, autor, fecha de alta, clase de material y todos aquellos datos que se estimen necesarios. Las obras colectivas llevarán un sólo número de registro para toda la obra, mientras que los ejemplares múltiples llevarán un número de registro para cada uno de ellos. Existen además registros complementarios, que son:

3) Sellado. Es la identificación de los fondos como propiedad de la biblioteca. Se hace con un sello de caucho para los textos y de cobre para los grabados. El lugar del sello no está determinado, pero suele colocarse en la portada, cantoneras, última página o colofón y algunas páginas intermedias. Ciertas bibliotecas recurren a sellar siempre las mismas páginas como clave de la pertenencia de un libro a la misma. En todo caso, el sello debe ir en lugares donde resulte imposible arrancarlo sin mutilar seriamente el documento, pero que no impida su lectura. Para grabados y obras de especial importancia suelen usarse sellos de pequeño tamaño. En otros materiales, el sellado depende de su forma física -solapas, caja, etc.

4) Encuadernación. No siempre es necesaria. La encuadernación asegura la mayor duración del documento y es diferente según el tipo de material. En ciertos casos en que la encuadernación no es necesaria, pero sí una especial protección del documento, puede recurrirse a la plastificación.

5) Catalogación. Es la operación que permite identificar los fondos, representarlos y dotarlos de puntos de acceso. La catalogación comienza con la descripción de cada documento y termina con la elaboración del catálogo, verdadera memoria de la biblioteca. Consta de las siguientes operaciones:

En la descripción del documento se deben incluir el título, autor, edición, fecha, lugar y casa de edición, características físicas, ISBN y todos aquellos datos que se estimen necesarios para la correcta identificación del documento. Los catálogos resultantes de la ordenación de las fichas catalográficas atenderán a entradas por autores y títulos anónimos, títulos, materias y diccionarios.

6) Clasificación. Ordenamiento de los libros según su contenido científico, es decir, por el asunto de que tratan. La clasificación se hará siempre de acuerdo con un sistema establecido de antemano y permite adjudicar al libro unas claves que lo identificarán por su pertenencia a una materia o grupo de materias. Existen muchas sistemas de clasificación y la elección de uno u otro depende no sólo del tipo de biblioteca, sino incluso del país donde esta se halle ubicada (C.D.U. para Europa, L.C.C. para U.S.A., Dewey para U.K. y países anglófonos, etc.)

7) Signatura topográfica. La signatura topográfica indica el lugar que ocupa un documento en la biblioteca. Puede ser el número de registro o número currens cuando la colocación de los documentos se hace por orden de llegada de los mismos o coincidir con el número de la clasificación cuando la colocación es sistemática. No hay más normas para la adjudicación de la signatura topográfica que la propia conveniencia de la biblioteca. La signatura se debe indicar en el lomo del libro mediante una etiqueta llamada tejuelo, y dentro del mismo siempre a lápiz, ya que puede cambiar si se transforma la disposición interna de la biblioteca o en caso de traslado.

8) Equipamiento para el préstamo. Depende del sistema de préstamo de la biblioteca, pero básicamente se compone de un bolsillo interior y una ficha de préstamo. Con los nuevos sistemas automatizados, este equipamiento desaparece, ya que el libro va dotado de una etiqueta magnética legible por ordenador con lo cual quedan registrados todos los datos del libro en el fichero de forma automática.

9) Colocación de los fondos en los estantes, siguiendo el proceso que más convenga a la biblioteca. En grandes depósitos la ordenación se suele hacer por tamaños o por número currens, mientras que en las zonas de libre acceso es preferible hacerlo de forma sistemática, es decir, siguiendo los criterios de un sistema de clasificación.

10) Reparación y restauración de las obras dañadas. Este procedimiento depende del tipo de documento y del uso del mismo. En principio no se restaurarán más que las obras de gran valor o irreemplazables. Las grandes bibliotecas cuentan con su propio servicio de encuadernación, mientras que las unidades más pequeñas deberán encargar este servicio a empresas especializadas. En el caso de la restauración, pocas veces se hace dentro de la biblioteca, ya que precisa unas instalaciones y un personal altamente cualificado. En todo caso se debe huir de restauraciones caseras que en muchas ocasiones no hacen sino deteriorar el libro de forma irreversible.

Subir

12) Expurgo. Consiste en la retirada de las obras obsoletas o inutilizadas y supone una actualización constante de los fondos. La tendencia conservadora de muchas bibliotecas puede convertir a la colección en una pesada carga de peso muerto, por lo que no se debe dudar en expurgar todo aquello que no sea útil, excepto aquellos documentos de valor histórico, raros o preciosos. Los libros expurgados irán a una biblioteca de depósito, serán utilizados para el canje o simplemente se procederá a su eliminación física.

11) Recuento e inventario. Es una operación periódica que permitirá conocer el estado real de los fondos bibliográficos. Es obligatoria para todas las bibliotecas y para todos los fondos y debe hacerse con una periodicidad anual o en casos excepcionales cuando ha habido robos, incendios o desastres naturales que han alterado el orden de la biblioteca.

13) Conservación y protección de los fondos. Consiste en una serie de operaciones destinadas a proteger a los documentos de aquellos factores que los deterioren o alteren y que van desde el robo a la acidificación, pasando por la degradación ambiental o el fuego. Los sistemas de protección deben establecerse de acuerdo con las condiciones de la biblioteca y se adaptan a cada tipo de necesidades.