Los catálogos
Incidencias de las nuevas tecnologías en su elaboración y mantenimiento. Normalización.
Proceso de formación de un catálogo
Incidencia de las nuevas tecnologías en la elaboración y mantenimiento de los catálogos
Catálogo viene del griego katalegos (ordenar, organizar). Es un índice que proporciona al usuario una información lo más completa posible sobre los fondos de una biblioteca: la reunión ordenada de todas las fichas de los documentos de un fondo. Estas fichas son los asientos catalográficos de los documentos, diferentes de los asientos bibliográficos porque no sólo incluyen la descripción del documento, sino su localización, lo cual se consigue a través de los puntos de acceso y de la signatura topográfica. Las funciones de un catálogo son informar sobre los fondos existentes en la biblioteca y poner al usuario en contacto con el documento deseado.
Proceso de formación de un catálogo.
Las operaciones para formar y mantener un catálogo actualizado permiten que el el catálogo exista y sea eficaz. Estas operaciones son:
a) Descripción formal de un documento. Debe hacerse de acuerdo a normas que incluyen la forma de separación entre áreas y los diferentes campos del área, abreviaturas, etc.y presenta las siguientes zonas:
Area de título y mención de responsabilidad.
Area de edición.
Area de designación específica de la clase de documento.
Area de publicación y/o distribución.
Area de descripción física.
Area de serie.
Area de notas.
Area de número normalizado.
b) Redacción de los puntos de acceso.
c) Reproducción de los asientos.
d) Ordenación de los asientos.
e) Mantenimiento del catálogo.
f) Revisión del catálogo.
Las reglas de catalogación se aplican a unidades bibliográficas, esto es, documentos susceptibles de recibir una descripción bibliográfica propia, independientemente de sus unidades físicas: en caso de constar de más de una unidad física, la descripción puede hacerse en un nivel o en más de uno; por el contrario, también se puede proceder a la catalogación analítica, descripción de una unidad bibliográfica que forma parte de otra unidad bibliográfica más amplia, también descrita en el mismo o en otro asiento. Aunque la descripción bibliográfica es básicamente igual para cualquier tipo de documento, las características intrínsecas o extrínsecas de algunos de ellos hacen necesario tener en cuenta sus peculiaridades a la hora de catalogarlos, casos contemplados también por las reglas de catalogación.
Las variedades de los catálogos son prácticamente infinitas, como lo son los puntos de vista desde los que puede estimarse un documento. Con todo, las divisiones más usuales son;
a) Por su extensión:
Colectivos: contienen los asientos de varias bibliotecas.
Generales:
Integrados: contienen todos los materiales de una biblioteca.
Universales: contienen todos los fondos impresos de la misma.
Especiales: contienen asientos de un solo tipo de documento.
b) Por su uso:
Externos: utilizados por usuarios y profesionales.
Internos: para uso exclusivo del personal bibliotecario.
c) Por su sistema de ordenación:
Alfabéticos: autores, materias, etc.
Numéricos: por ISBN, etc.
Sistemáticos: siguen una clasificación por materias.
Mixtos: combinan más de un sistema.
Topográficos: según la localización del documento (externos).
d) Por su forma:
En fichas. Fácilmente actualizable, poco transportable.
Impreso. Presentado en forma de libro.
Microfilmado: realizado en soporte microfotográfico.
On line o catálogo informatizado.
En CD-ROM.
e) Por su función: responden a las cuestiones sobre qué obras hay en la biblioteca, que obras hay de un autor determinado, qué ediciones existen de la obra, que obras hay de una materia y de un tema o asunto.
Catálogo de autores y obras anónimas.
Catálogo de títulos.
Catálogo de materias.
Catálogo diccionario, fusión generalmente alfabética de los anteriores
f) Otros. Atendiendo a otros criterios podemos encontrarnos con catálogos organizados en razón de la época (cronológicos), del país (geográfico), del idioma, etc., aunque son raros y responden sólo a casos de necesidades muy concretas de una biblioteca.
Incidencia de las nuevas tecnologías en la elaboración y mantenimiento de los catálogos.
Las nuevas tecnologías aplicadas a la documentación no sólo han afectado a la concepción y mantenimiento de los catálogos de bibliotecas, sino que puede asegurarse que este ha sido uno de los sectores más afectados por ellas. Los principales cambios sufridos afectan a los siguientes aspectos:
a) Soportes. Tradicionalmente realizados en fichas de cartulina de 125x75 mm -aunque anteriormente existieron otros tipos de soportes-, las nuevas tecnologías amenazan con dejar este tipo de catálogos reducidos a meras reliquias del pasado. Los nuevos soportes son:
Microformas. Soporte fotosensible sobre el que se reproducen los asientos catalográficos. Es muy útil por el poco espacio que ocupa pero necesita de elementos auxiliares para su lectura. Responde al tipo de catálogo en lista, por lo cual presenta sus ventajas e inconvenientes: fácil maniobrabilidad y posibilidad de transporte, pero lento, difícil y costoso de actualizar. Los ficheros sobre microforma pueden ser productos tanto de la simple reducción fotográfica de catálogos convencionales como de datos elaborados electrónicamente (COM: Computer Out on Microfilm).
Catalogación on-line o catálogo informatizado, no es en sí mismo tal catálogo, sino una serie de datos y órdenes que se actualizan y combinan según las necesidades del momento. El catálogo on-line permite la actualización inmediata de los ficheros, su acceso es fácil y su transporte también. Pero sobre todo facilita enormemente dos aspectos de la catalogación, que son
Catálogo en CD-ROM. Aún poco desarrollado, el catálogo en CD-ROM presenta grandes ventajas derivadas de su enorme capacidad de almacenamiento y fácil lectura. Sin embargo, al no ser un soporte interactivo, quedará reservado para los catálogos en lista de las grandes bibliotecas: ello facilitará los intercambios, selección, elaboración de bibliografías, etc. Los continuos avances en las tecnologías láser y óptica hacen esperar inmediatas novedades en este campo: de hecho, el disco óptico interactivo ya es una novedad y, aunque por el momento sólo sea una novedad de vanguardia, su bajo coste y maniobrabilidad hacen de él un valioso instrumento de trabajo en el futuro próximo.
b) Utilización. Las nuevas tecnologías han abierto además campos nuevos en el uso de los catálogos y sobre todo han facilitado enormemente su utilización. No todas las nuevas tecnologías presentan las mismas características, que pueden enumerarse de la siguiente forma:
Flexibilidad. Escasa para las microformas y el CD-ROM es total para el catálogo on-line.
Facilidad de consulta y uso. Aunque la facilidad de consulta y uso es mayor con las nuevas tecnologías que con los catálogos tradicionales -microfilmados para los catálogos en listas y on-line para todo tipo de catálogos-, la práctica enseña que es necesario un determinado espacio de tiempo, no sólo para poder mecanizar y automatizar los ficheros existentes, sino para llegar a familiarizar al usuario con las nuevas tecnologías.
Facilidad para obtener múltiples copias. Ventaja grande de los catálogos en microforma, en los catálogos on-line depende del número de terminales.
Volumen: a pesar de que en este aspecto hay que contar con el volumen de los aparatos que hagan legible el catálogo, aquellos en soporte microfotográfico o informático no presentan problema de espacio, que llega a ser un serio problema en ciertas bibliotecas.
Otras características: posibilidad de consulta por varios usuarios -catálogos on-line-, menor gasto de tiempo con el consiguiente ahorro de personal y económico, más posibilidades de uso en la información, mejor adaptación a la cooperación bibliotecaria.
Desde el momento en que los fondos de una biblioteca superan el posibilidad de control de los mismos, se hace necesario llevar a cabo una representación de todos los documentos que resuman su memoria Aunque esto ha sido así desde tiempos remotos -ya existieron listas de documentos entre las tablillas encontradas en Sumer-, la verdad es que la catalogación sistemática normalizada es un proceso muy reciente. Su antecedente directo cabe buscarlo en un viejo sueño bibliotecario y en su posterior fracaso: la constitución de una bibliotheca mundi que recogiese la información bibliográfica de todos los documentos del mundo. Esta idea, que echó a andar con Otlet y Lafontaine, no pudo continuarse, entre otras cosas, por la inexistencia de unos criterios unificadores que hicieran posible la comunicación internacional. El camino para lograr estos objetivos fue la aceptación primero de unos "principios orientadores" y el establecimiento más tarde de "normas internacionales". Los primeros nacieron de las reuniones de París (1961) y Copenhague (1969), y se plasmarían con el nacimiento de una serie de normas de catalogación de alcance internacional, de las cuales las Anglo-American Cataloging Rules fue la más influyente. La reunión de París se ocupó de crear unas normas generales de catalogación, mientras que la de Copenhague se ocupó de crear las bases para una descripción biblográfica normalizada internacionalmente.
En cuanto a las normas internacionales, fue la IFLA quien se encargo de lograr este objetivo mediante la adopción, en 1973 del programa CBU. La CBU nace en la Conferencia de la IFLA en Grenoble, en 1973 y se robustece con la creación de una Oficina Internacional en Londres. Apoyada por la UNESCO en su reunión sobre el NATIS París, 1977), se traduce en dos vías de acción: crear agencias bibliográficas nacionales y hacer que sus productos sean comunicables por medio de la adopción de normas aceptadas internacionalmente. Estos principios estaban de acuerdo no sólo con los planes de la IFLA sino con los programas NATIS y PGI de la UNESCO y los propósitos de la ISO.
El primer instrumento creado con vistas a conseguir la normalización fue el ISBD. Por haber nacido para resolver los problemas de las bibliotecas el primero estuvo dedicado a monografías ISBD(M), y sirvió como campo de experimentación. Posteriormente se elaboraron las ISBD(S) para publicaciones seriadas, ISBD(CM) para materiales cartográficos, ISBD(NBM) para material no librario, ISBD(PM) para música impresa, ISBD(A) para publicaciones monográficas antiguas, etc. En España están recogidas en las Reglas de Catalogación I y II, publicadas por la Dirección General del Libro y Bibliotecas.
La normalización tiene como fin la consecución de las siguientes metas:
Posibilitar los intercambios internacionales de información.
Superar las barreras lingüísticas.
Favorecer la informatización.
Facilitar la disponibilidad universal de las publicaciones (DUP).
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