Gestión y administración de Bibliotecas
Programación, recursos financieros y humanos; control y evaluación de los servicios.
Gestión y administración de Bibliotecas
Programación, recursos financieros y humanos; control y evaluación de los servicios.
Gestionar una biblioteca consiste en definir los objetivos a alcanzar, trazar los medios para lograrlo y escoger los instrumentos que se utilizarán para ello. Supone, pues, tener una política de gestión, es decir, unos criterios definidos para escoger una orientación determinada dentro de las opciones posibles. Las tareas directivas con relación a lo que llamamos planificación, organización y funcionamiento, constituyen la gestión.
El desempeño de la gestión va íntimamente ligado al concepto mismo de bibliotecas. Durante mucho tiempo, la función de la biblioteca fue conservadora y la gestión de la misma, generalmente confiada a eruditos: gestionar la biblioteca se limitaba a preservar a los libros de su deterioro físico. A este concepto bibliotecario le siguió, con la democratización de la enseñanza, la concepción pedagógica que contemplaba la biblioteca como un centro de aprendizaje, y en consecuencia su gestión estaba encaminada a proporcionar al usuario una serie de conocimientos, generalmente con carga moralizante. La biblioteca del siglo XX es una biblioteca orientada hacia la difusión de la información y su gestión se dirige a procurar mantener informado al usuario de cuanto sea de su interés. Pero las últimas tendencias en la gestión se inclinan a concebir la biblioteca como una empresa, con bienes, producción, personal y tareas orientados hacia la consecución de unos determinados beneficios, bien que éstos no sean materiales y, en algunos casos, ni siquiera mensurables cuantitativamente. Las bibliotecas así concebidas deben responder a un cuidadoso sistema de gestión, que comienza en la planificación de la misma y tienen el último eslabón en la evaluación continua de los servicios prestados, siempre en relación con los objetivos propuestos.
La gestión es siempre una tarea compleja en la cual intervienen varios aspectos que se relacionan entre sí determinando su desarrollo mutuo y condicionando los resultados obtenidos. Estos aspectos, a su vez, determinan la gestión de la biblioteca, que seguirá unas orientaciones u otras en función de ellos. Los distintos condicionantes a tener en cuenta son los siguientes:
A) Situación administrativa. La gestión de una biblioteca depende en primer lugar de su situación administrativa. Tanto las Guidelines de la IFLA como el Manifiesto de la UNESCO insisten en que la biblioteca pública es un servicio social que debe estar asegurado por ley: la naturaleza de esta ley dependerá de la naturaleza del Estado que la promulgue. Así, las bibliotecas públicas pueden provenir de la iniciativa privada o ser competencia exclusiva de la Administración; en este caso a su vez, pueden depender de la Administración central, autonómica o local. Una organización excesivamente centralizada tiende a burocratizar las bibliotecas, mientras que una excesivamente descentralizada tiende a la dispersión y dificulta la cooperación. Las bibliotecas especializadas tienen muy distintos estatutos jurídicos; las de centros docentes siguen el destino de estos; las bibliotecas nacionales son perfectamente únicas. En cualquier caso, el bibliotecario debe tener acceso al órgano administrativo responsable, la posibilidad de adaptar los objetivos comunes a su propia situación y la admitir colaboración privada.
B) Análisis de sistemas. La organización de una biblioteca implica un verdadero análisis de sistemas, para determinar los objetivos, fijar el orden y la fluencia de las operaciones y para su evaluación y corrección en curso (feedback). Se trata de acompasar las necesidades, los objetivos y los recursos, reduciéndolos a estimaciones cuantitativas en todos los casos en que sea posible, pero estimando que los aspectos cualitativos tienen mucha importancia en el desarrollo de los servicios bibliotecarios. La organización es tanto más compleja cuanto más amplios sean los objetivos y más grandes los recursos. La organización consiste en identificar los trabajos, fijar su curso u orden, determinar los niveles de especialización que necesiten y asignar el personal encargado de su realización. Organizar cuantitativamente los trabajos no es tarea fácil, porque resulta difícil encontrar la medida de las tareas bibliotecarias. La verdadera ciencia de gestión consiste en disponer el flujo de los trabajos de forma que el control se convierta en autocontrol y desaparezcan las acumulaciones de trabajos en aquellos sectores cuya realización resulte especialmente penosa.
C) Presupuesto. Una buena parte de la gestión descansa en la adecuada ordenación de los medios y ello depende de la ordenación económica denominada presupuesto. Existen tres tipos de presupuestos:
Línea a línea. Se basa en el presupuesto inmediatamente anterior, no se refiere directamente al servicio ni es progresista; por lo general se limita a actualizar lo ya existente.
Por programas o de resultados. Se apoya en los servicios que van a prestarse y se asienta sobre medidas o unidades de trabajo y costos unitarios.
De base cero. Fija el gasto en función del desarrollo que se espera obtener y justifica toda solicitud de fondos, es decir, toda actividad.
El bibliotecario español no suele tener que responder de la confección de un verdadero presupuesto para su biblioteca, sino más bien de una indicación de necesidades, que viene a ser una especie de proyecto de presupuesto: ello tiene como consecuencia que a menudo la planificación oficial se encuentre alejada de las verdaderas necesidades. La obligación de establecer un presupuesto anual implica el conocimiento de los costos, el estudio de las necesidades y la previsión de servicios y es el primer elemento de control de la gestión realizada.
El presupuesto ordinario se suele desglosar en gastos corrientes, de personal y de equipo. Los gastos de personal alcanzan normalmente más del 50% del total presupuestado, aunque en las bibliotecas españolas no acostumbra a ser responsabilidad del bibliotecario, ya que el personal tiene, en la mayoría de los casos, el estatus de funcionario. Los gastos corrientes afectan a todos aquellos elementos que se renuevan en cada ejercicio -adquisiciones, funcionamiento, comunicaciones, material fungible, etc. Los gastos justificados por la compra de elementos permanentes, que suelen variar en cada ejercicio son los llamados gastos de equipo.
D) Evaluación de resultados. Si el presupuesto mira hacia el futuro, la evaluación de resultados mira hacia el pasado, aunque con vistas al futuro y al mejoramiento de la tarea bibliotecaria. Trata de sopesar los resultados y los avances, de darlos a conocer y de sacar las conclusiones oportunas. Para ello se cuenta con tres instrumentos fundamentales: las estadísticas, los informes y las memorias anuales.
La biblioteca supone un costo económico cada vez más alto para quien la sostiene: por ello está obligada a justificarse , bien con la demostración del aprovechamiento y el rendimiento de los medios empleados, bien con el reconocimiento de la necesidad de rectificar la organización. Entre los resultados de una biblioteca hay muchos susceptibles de medida cuantitativa y otros de carácter cualitativos que pueden ser analizados. Las tablas estadísticas permiten la medida de los resultados: su interpretación lleva al análisis de los mismos.
Estadísticas. La recogida de datos estadísticos es función de las bibliotecas, pero su elaboración, interpretación y representación gráfica es obra de especialistas, que deben trabajar en los órganos centrales. Los datos recogidos pueden referirse a la colección, los usuarios, los costos, el personal, los trabajos y otros muchos aspectos. Pero los datos sólo tienen valor si, analizados debidamente, desembocan en decisiones. La valoración de los mismos se obtiene, en primer lugar de su comparación con los objetivos de la biblioteca, reflejados en su organización y presupuesto; pero también admiten una valoración relativa, mediante la comparación de los diferentes bloques de datos: relación colección/uso, o gasto/ usuario, etc. Finalmente, pueden recibir una valoración más absoluta en función de normas cuantitativas aceptadas internacionalmente.
Informes. Las estadísticas no son suficientes para la medida del rendimiento de la biblioteca, en parte por su relativa limitación a la hora de profundizar en los datos. Esto, unido a la necesidad de hacer una recolección de datos con fines determinados, aconsejan que las bibliotecas utilicen también los informes y las encuestas, que pueden ser realizados por personal o empresas especializadas.
Memorias. La memoria sólo puede ser redactada por quien domine el panorama total de la biblioteca, porque se trata de hacer en ella la descripción completa de la misma, con su situación, su crónica, y sus intenciones y proyectos. El conjunto de memorias constituye la base para la historia de la biblioteca.
Para Van Slype, en su obra Conception et gestion des systémes documentaires, las bibliotecas y centros de documentación deben entenderse como empresas desde el punto de vista de su gestión. Esta queda establecida por dos funciones básicas que determinan el proceso a seguir: definir la política bibliotecaria y hacerla aplicar y escoger los instrumentos que la harán posible.
A) Política bibliotecaria. La política bibliotecaria es el conjunto de fines y objetivos que determinan la planificación y desarrollo del sistema. Se orienta en tres direcciones, mercado, producción y personal.
Mercado. Atiende a la oferta y la demanda de los servicios, que a su vez, quedan determinados por varios factores: clientes-usuarios (tipo de usuarios reales y potenciales, necesidades expresas de los mismos, motivaciones, etc.); productos (selección de los servicios, calidad de los mismos, disponibilidad y coste); distribución (acceso de los usuarios a los servicios y ampliación del campo de ambos); tarifas (problemática diversa de acuerdo con la situación administrativa de la biblioteca).
Producción. Se orienta a la elección de los productores de los servicios que se van a prestar (autoproducción, especialización, etc,), su tratamiento (manual, mecánica, automatizada) y el equipamiento necesario para ello (elección, adquisición y distribución).
Personal. Son los encargados de poner en marcha todo el proceso. Es preciso atender a su contratación (contratos temporales o definitivos, arrendamiento de servicios, consultores, etc), a su formación a corto y medio plazo (incluyendo actualización profesional), a la motivación (incentivos, calidad de prestaciones, promoción, distribución de tareas, etc.) y a la política de carrera y estatus profesional.
B) Instrumentos de gestión. Los instrumentos de gestión son las herramientas que permiten hacer funcionar el sistema de acuerdo con los objetivos trazados de antemano, así como su evaluación y corrección. Son de dos tipos: medios de producción y medios de control.
Medios de producción. Son los medios encaminados a asegurar la elaboración de los productos ofrecidos, en este caso los servicios bibliotecarios que se proponen. Son de tres tipos:
1) Medios humanos: es tarea del gestor definir las funciones mediante enumeración y análisis de las mismas; evaluar el trabajo realizado; determinar el nivel de conocimientos reales y el nivel exigible sobre las materias tratadas; estimar el nivel de competencia individual y por equipos: y repartir las diversas tareas. La relación entre el gasto y los medios humanos a su disposición puede seguir un esquema vertical u horizontal. Ambos tiene sus ventajas e inconvenientes y cada uno es adecuado según el sistema: la elección de uno u otro responde más al tipo de tarea que al tipo de biblioteca. Actualmente se tiende cada vez más a establecer un tipo de relación mixta, que, permitiendo una estructura en cierto modo piramidal en el establecimiento de responsabilidades, admita a la vez una comunicación horizontal que favorezca los intercambios y permita el reparto de compromisos.
2) Medios de equipo: son los instrumentos materiales con los que se elaborarán los productos o servicios: máquinas de escribir, de tratamiento, material de oficina e informático,etc. Entendiéndolos bajo esta acepción, los bienes de equipo más importantes de una biblioteca son sus fondos (libros, revistas, audiovisuales, etc) y los elementos que nos permiten su acceso a ellos (catálogos, ficheros, thesaurus, etc,).
3) Locales: tipo de edificio, condiciones del mismo, tamaño, posibilidades de ampliación, construcción, mantenimiento, etc.
Medios de control. Los medios de control permiten la comprobación del grado de satisfacción que ofrecen los servicios prestados así como la correspondencia entre objetivos propuestos y objetivos alcanzados. Son de tres tipos:
1) Control del medio: conocimiento de los usuarios y sus necesidades, conocimiento y utilización de las fuentes de información y uso de técnicas adecuadas.
2) Control del sistema: estudio de los costes y presupuestos ajuste de ambos (coste de adquisiciones, tratamiento, difusión etc.); estimación de los retrasos detectados (globales y analíticos) y diagnosis de sus causas; comprobación del grado de saturación de los medios.
3) Control de la interacción de los medios y el sistema: comprenden las acciones encaminadas a evaluar la calidad de los servicios, la elaboración de estadísticas de funcionamiento, control del presupuesto mediante la planificación y la contabilidad y la simulación de la gestión (práctica consistente en el análisis de las prestaciones potenciales de un sistema y previsión de la evolución del mismo).
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