El centro de documentación.
Técnicas de organización. Funciones y características
.
El centro de documentación.
Técnicas de organización. Funciones y características
.
El centro de documentación nació como respuesta a la explosión documental de contenido científico-técnico. Se iniciaron como secciones de bibliotecas especializadas que comenzaron a cumplir funciones no cubiertas por aquellas, y más tarde se independizaron como organismos. El centro de documentación es una institución que actúa como mediadora entre el usuario (presente directa o indirectamente) y los conocimientos, gracias a sus servicios de selección, tratamiento, almacenamiento y difusión de la información.
Existen multitud de criterios a la hora de hacer una clasificación de los centros de documentación, según se atienda a unos u otros aspectos. En términos generales pueden clasificarse de la siguiente manera:
Nacionales: de ámbito nacional, suelen depender de organismos estatales y ser especialistas técnico-científicos. Recogen y coordinan la información generada en un país. En los paises en vías de desarrollo es relativamente frecuente encontrar centros de documentación instalados por organismos internacionales y administrados por el Estado, con vistas a facilitar el desarrollo técnico y económico de la nación, y a la vez proporcionar información a los organismos patrocinadores.
Internacionales. Son de ámbito internacional. Generalmente se trata de grandes centros documentales trabajando en campos definidos e intentan unificar la documentación que se genera universalmente en ese campo. Están automatizadas, ya que esa es la única posibilidad de desarrollar la ingente labor que supone procesar grandes cantidades de información y a menudo están financiadas por organismos internacionales. Proporcionan listas de referencias, pero no documentos originales y son más exhaustivos que pertinentes.
Especializados, trabajando a escala nacional, generalmente en campos muy concretos. Suelen proporcionar documentos muy pertinentes y servicios de calidad; sus usuarios son casi exclusivamente técnicos y científicos, trabajan en la difusión selectiva de la información y utilizan técnicas avanzadas. Sus productos suelen estar a la venta a precios si no siempre asequibles, sí rentables para investigadores y empresas.
Servicios de documentación. Son organismos sin existencia autónoma, que dependen de organismos públicos o privados, para los cuales trabajan, aunque frecuentemente también atienden a usuarios ajenos, interesados por el campo que ellos cubren. Poseen un excelente conocimiento de sus usuarios, así como de sus necesidades y posibilidades, por lo cual pueden prestar ayuda individualizada y trabajar sobre la base de perfiles de usuarios, proporcionar documentos originales, seleccionarlos y desarrollar funciones de formación documental.
Los centros de documentación están formados por las siguientes unidades:
Unidad de fondos documentales y publicaciones. En ellos se estudian los fondos existentes, se elaboran los catálogos y publicaciones propias.
Unidad de análisis documental. Es la unidad técnica: se encarga de las tareas de clasificación, catalogación, indización resúmenes, etc.
Unidad de tratamiento informático, encargada de introducir los datos en el ordenador de acuerdo con una determinada organización y con arreglo a un programa que permitirá su recuperación.
Unidad de recuperación y difusión de la información, a la que corresponde la búsqueda retrospectiva de la información y la difusión selectiva de la misma.
Unidades auxiliares: se ocupan de funciones tales como la reprografía, traducciones, administración, etc., y la unidad informática, encargada de mantener al día todo el funcionamiento automatizado del centro.
Organización y funcionamiento.
Operaciones previas. La organización de un centro de documentación implica conocer detalladamente a los usuarios y sus necesidades, así como conocer de antemano qué servicios se van a prestar y cuantos centros de documentación se ocupan de las mismas o similares tareas. Teniendo en cuenta estos aspectos, los responsables del centro deben elaborar un estudio preliminar que tenga en cuenta los siguientes puntos:
Justificación de la existencia del centro de documentación y objetivos que se persiguen.
Viabilidad en un medio concreto y funciones de otros servicios, con el fin de evitar duplicidad de trabajos.
Análisis cuantitativo y cualitativo de las necesidades de los usuarios.
Delimitación de las disciplinas de las que el centro deberá ocuparse, con el fin de evitar la dispersión de las funciones.
Establecimiento de las fuentes bibliográficas y documentales que se utilizarán y del lenguaje de indización.
Fondo documental. Un centro de documentación trabaja con todo tipo de documento, sea este primario -especialmente artículos de revistas y publicaciones científicas-, secundario o terciario.
Operaciones documentales: son el conjunto de operaciones necesarias para el funcionamiento correcto de todo centro de documentación, y tienen como finalidad proporcionarle al usuario la información requerida de acuerdo con sus necesidades. Estas operaciones, que se suceden escalonadamente en forma de cadena, forman las siguientes etapas:
1º: Selección documental. Consiste en escoger los documentos de interés de entre todos aquellos que se producen diariamente, ayudados por fuentes de información bibliográficas y documentales sean estas internas o externas al centro.
2º: Tratamiento documental: conjunto de operaciones llevadas a cabo por el documentalista con el fin de identificar un documento y su contenido y diferenciarlo de los otros documentos existentes. Se compone de dos partes, análisis y búsqueda.
Análisis: conjunto de operaciones que llevan a presentar el contenido de un documento de una forma distinta a la original para facilitar la localización y consulta posterior. Se compone de:
Descripción bibliográfica: identificación, ordenación y registro.
Catalogación: representación de datos propios del documento.
Indización: extracción de las ideas mediante palabras-clave.
Resumen: crítico, analítico, de autor...
Búsqueda. Una vez analizados los documentos se organizan en la memoria documental, a partir de la cual se llevarán a cabo los procesos de recuperación de la información, en la cual intervendrán:
La memoria documental, organizada por fichas/documentos o por fichas/ideas, más práctica en los centros con gran fondo documental.
Operaciones lógicas de búsqueda, realizadas sobre los datos almacenados en la memoria. Los procedimientos se basan en la lógica booleana y en la lógica simbólica.
Soportes y equipos documentales utilizados en la recuperación de la información. Pueden ser de varios tipos: manuales, semimecánicos, mecánicos o automatizados.
El documentalista, encargado de poner en marcha todo el sistema y de llevar a cabo los distintos procesos de forma adecuada para hacerlos operativos.
3º: Difusión documental. Es la última operación de la cadena documental la que responde directamente al interés del usuario. Se presenta bajo tres aspectos diferentes:
Difusión general: distribución global de la información a un grupo de personas interesadas. Son tratamientos sencillos, económicos y superficiales (circulación de revistas, confección de boletines de sumarios, préstamo, ficheros, listas bibliográficas, etc.).
Difusión bibliográfica: distribución de la información profundamente tratada y elaborada por el sistema documental: consiste en reunir documentos de naturaleza diversa y extraer y difundir sus referencias bibliográficas (boletines de resúmenes, boletines bibliográficos, boletines de índices y búsquedas bibliográficas retrospectivas).
Difusión selectiva de la información: distribución parcial de la información preparada para la necesidad de cada usuario o grupo muy definido de usuarios. Consiste en difundir periódicamente las referencias bibliográficas destinadas a los usuarios que previamente han definido su perfil o interés.
Volver a:
Libros, bibliotecas, bibliotecarios
Rosario López de Prado
Museo Arqueológico Nacional (BIBLIOTECA)