Técnicas informatizadas para el tratamiento y gestión documental.
El documento primario y secundario.
Etapas de la informatización documental
Funciones susceptibles de automatización
Ventajas del tratamiento informatizado de la documentación
El caso de la literatura de referencia
La sociedad posindustrial es una gigantesca productora y consumidora de información, hasta el punto de ser este el sector al que se dedica, de forma directa o indirecta, una mayor proporción de la población laboral en los paises más desarrollados. El problema al que se enfrenta actualmente el usuario no es el de la falta de información, sino a su exceso: el proceso destinado a proporcionar información se ocupa básicamente de seleccionar de entre la enorme masa de información existente, aquella que interesa. El mundo actual responde a esta demanda con la oferta de tecnologías avanzadas, entre las cuales, la más útil a la documentación, y también la más empleada es la informática. La informática ofrece nuevas posibilidades en la selección, tratamiento y difusión de la información, sobre la base, fundamentalmente, de dos aspectos: la rapidez de las operaciones y la capacidad de almacenamiento. En realidad, la informática no ofrece ninguna actividad absolutamente original: todas sus actividades pueden realizarse por medios mecánicos o manuales. Pero de hecho, las características antes citadas permiten el manejo de tales masas de documentos en tan poco tiempo y de una forma tan precisa, que su realización por otros medios hubiera resultado imposible.
Etapas de la informatización documental.
El tratamiento informatizado de la documentación, no solo es conveniente, sino necesario. En la actualidad, los centros de documentación se crean ya sobre la base de la automatización: sin embargo, aún existe una gran cantidad de documentación que no ha sido tratada por este sistema. En cualquier caso, los pasos a dar para proceder a informatizar una unidad de documentación son los siguientes:
1) Estudio de la viabilidad: análisis del sistema existente, ventajas e inconvenientes del nuevo sistema, plazos y costos estimados para su realización, formación del personal, etc.
2) Elección de un sistema. Dependerá del tipo de unidad que se quiera informatizar, del grado de informatización de la misma (total o parcial) y de los medios -humanos, económicos, etc.- disponibles. Los sistemas existentes son múltiples: participación en una red cooperativa, utilización del sistema de un proveedor, compra de un sistema prefabricado, creación de un programa propio, etc.
3) Análisis y diseño del sistema. Es el verdadero proyecto y supone una profundización en el estudio de viabilidad. El análisis y diseño del sistema se basa en tres aspectos: punto de partida, metas a conseguir y medios para lograrlo. Es un trabajo que debe realizarse por un equipo formado por documentalistas y técnicos.
4) Realización o ejecución del sistema. Presenta dos aspectos básicos e interrelacionados entre sí: la implantación del sistema y la formación del personal. Ambas actividades pueden responder a distintos tipos de estrategias, pero nunca deben alejarse una de la otra porque daría lugar a la inoperancia del sistema que se quiere aplicar.
El equipo necesario para la puesta en funcionamiento de un sistema informático consta, no sólo de una o varias máquinas, sino de las órdenes necesarias para hacerlas trabajar, de los datos registrados y de sus aplicaciones.
A) Equipo mecánico u ordenador (hardware). Consta de tres grupos de unidades básicas que se ocupan de la entrada, el procesado y la salida de datos y de memorias secundarias.
Unidades de entrada: leen los datos reduciéndolos a impulsos electrónicos. Son de dos clases: el teclado y los aparatos lectores (de caracteres magnéticos, digitales y ópticos), tales como el lápiz lector, el scanner, etc.
Unidades de proceso. Es la unidad principal, a la que sirven y de la que se sirven las demás unidades llamadas periféricas. Consiste en un depósito que guarda las informaciones codificadas y los códigos de las acciones que hay que realizar. La capacidad de este depósito los clasifica en macro, mini y micro ordenadores, aunque su diferenciación no siempre es fácil por no ser claros los límites que las separan.
Unidades de salida. Permiten la presentación de los datos ya elaborados: pantallas, impresoras, aparatos productores de COM, etc.
Memorias secundarias: constituidas por los grandes soportes de información electrónica (cintas, cassettes, discos ópticos, discos magnéticos, etc.). Aumentan las posibilidades de memoria de los ordenadores hasta extremos prácticamente ilimitados.
B) Datos: son distintas unidades de información. Un conjunto organizado de datos constituye un archivo o fichero. Estos se estructuran en unidades informativas llamadas registros -frases con pleno sentido informático-, los cuales son a la vez el resultado de una suma de campos, cuyo contenido lo forman los caracteres o bytes, unidad informática que sirve para expresar la capacidad de memoria de un ordenador y consiste en el número de bits necesarios para representar un carácter de los utilizados en los códigos habituales. Un bit es cada uno de los dígitos binarios (0 y 1) que representan los dos únicos estados posibles de los impulsos electrónicos (+ y -). El byte más utilizado es el octeto o conjunto de ocho bits, resultantes de la combinación de los dos distintos que hay (00, 01, 10,11).
Los datos pueden ser numéricos, alfabéticos, alfanuméricos, listas y tablas y de otros signos e imágenes. Si un conjunto de campos forma un registro y el conjunto homogéneo de estos forma un fichero, varios ficheros forman un banco de datos. Una base de datos (según la terminología más extendida) es un banco de datos preparados para su difusión y se apoya en dos conceptos: la integración de los ficheros y la independencia de los datos en relación con los programas. La integración de los ficheros -uno principal y otros inversos- establece las relaciones necesarias para su explotación. Los ficheros son creados, actualizados, leídos secuencial o selectivamente, etc. Cuando estas operaciones se organizan coordinadamente para proporcionar distintas clases de servicios, cada uno de los cuales es parte del ejercicio de una función total, surgen los sistemas integrados; cuando participan de alguno de los servicios del sistema, utilizando una base común de datos, distintos centros o sistemas con su propia función cada uno, estamos ante el establecimiento de una red.
C) Los programas informáticos (software): son instrucciones u órdenes que llevan a la máquina a realizar determinadas operaciones. Son fundamentalmente de tres tipos: programas básicos, de traducción y de servicios. Los dos primeros están destinados a que las órdenes, convenientemente codificadas se conviertan en impulsos eléctricos -legibles por la máquina; los terceros son los programas propiamente dichos.
D) La explotación de las bases de datos puede tomar formas muy variadas y depende tanto de su organización como de razones económicas. Puede hacerse por lotes o en diferido (batch), en tiempo real (on line), o en combinación de ambos -acceso en línea a los resultados de una elaboración de datos en batch. Puede accederse de forma directa o interactiva. La multiprogramación permite trabajar al mismo tiempo con varios programas, la memoria virtual permite utilizar más programas de los que admite de una sola vez la capacidad de memoria del ordenador, las telecomunicaciones permiten la conexión a distancia y la microinformática permite tanto el tratamiento único y homogéneo como el tratamiento particular y ajustado a las propias necesidades.
Funciones susceptibles de automatización.
De una u otra forma, todas las funciones documentales son susceptibles de informatización, siempre y cuando se tengan en cuenta sus características propias y el grado deseable de automatización. Básicamente. las aplicaciones del ordenador en documentación pueden enumerarse de la siguiente manera:
1) Ingresos y adquisiciones: ficheros de proveedores, pedidos, obras en curso, etc.
2) Catalogación, catálogos y recuperación de la información. Permite catalogar de una sola vez y de la misma manera (principios de unicidad y unidad), la inclusión en catálogo de todos los recursos informativos del centro, el acceso directo al documento por múltiples puntos desde un solo registro, etc.
3) Control de la circulación. Informa automáticamente, no sólo de la situación del documento, sino también de su utilización y demanda.
4) Control de publicaciones seriadas: adquisiciones, ingresos e información bibliográfica sobre ellas. La complejidad de este tipo de publicaciones presentan una larga serie de problemas, agravados por el hecho de su importancia en el campo científico y su desmesurado crecimiento. Es decir, son inestables, numerosas, de estructura compleja y tienen normas especiales para su control bibliográfico. La posibilidad de combinación de datos y programas que ofrecen los procedimientos electrónicos, hacen de estos documentos uno de los sectores más afectados por la informatización y a la vez uno de los que tienen un mayor campo de acción. La caducidad de los artículos científicos hace, además, imprescindible la rapidez en su recuperación.
5) La recuperación de la información. Puede hacerse siguiendo dos tendencias que no se excluyen entre sí:
Acceso directo de los usuarios a la información, tanto a la almacenada en el mismo centro como a la de aquellos bancos y bases de datos a los que se encuentre conectado. Para ello, el usuario dispondría de los diferentes tipos de índices producidos por ordenador y la posibilidad de consulta en línea.
Búsquedas retrospectivas y difusión selectiva de la información. Estrategias de búsquedas elaboradas por el documentalista sobre la base de las necesidades concretas de unos usuarios conocidos.
Ventajas del tratamiento informatizado de la documentación.
Las ventajas que ofrece el tratamiento informatizado de la documentación son múltiples. Pueden clasificarse de la siguiente forma:
Técnicas: posibilidad de consulta de muchos puntos de acceso, conocer la situación y estado de un documento, elaboración de estadísticas, conexión con bases de datos externas, actualización de ficheros, catalogación original en línea, acceso múltiple a registros, catalogación compartida, reservas de documentos, control de salida y retorno, etc.
Administrativas: simplificación y exactitud en las tareas contables, eliminación de aspectos burocráticos repetitivos, control de personal, elaboración y actualización de inventarios, etc.
Económicas. Las ventajas económicas derivan de la rapidez y exactitud con que se realizan las funciones automatizadas. Ello permite un considerable ahorro de tiempo y personal que revierte en una mejor distribución de los recursos disponibles.
El documento primario y secundario.- Documento es cualquier soporte del tipo que sea conteniendo información susceptible de ser transmitida. La clasificación de los documentos puede hacerse basándose en el tipo de información contenida, en el soporte que lo contiene, en su difusión, su función o en otras muchos puntos de vista. La clasificación más usual es la que se establece teniendo en cuenta el nivel de contenido o de información o el grado de originalidad de la misma. Sin embargo, esta clasificación no está exenta de polémica y no todos los autores se ponen de acuerdo para establecer la tipología del documento. Siguiendo el criterio señalado por UNISIST II, elaborado por la UNESCO, los documentos se clasifican en:
A) Documentos primarios: dan información por sí mismos, contienen información de primera mano. Son documentos originales completos y reflejan los resultados directos de la investigación. Se presentan bajo formas muy variadas;
Libros: publicación literaria no periódica de más de 48 páginas.
Publicaciones periódicas: publicación que aparece por entregas sucesivas según orden cronológico y sin límite de tiempo prefijado.
Informes: relaciones oficiales o formales del resultado de una investigación, acción, etc.
Actas de congresos: relación de las actividades y ponencias de una reunión.
Tesis y otros escritos académicos: trabajos presentados a una institución de enseñanza con la intención de obtener un título, grado o diploma.
Norma: especificación técnica, redactada con el concurso de los representantes de los intereses involucrados, que determina un modo de actuación.
Patentes: publicación de las oficinas legales reconociendo la propiedad intelectual sobre una creación.
Traducciones: documentos cuyo contenido se halla traducido de una lengua otra.
B) Documentos secundarios: son los que resultan del procesamiento lógico y analítico-sintético de los documentos primarios, sobre los cuales informan. Suelen presentarse a modo de inventarios o resúmenes de los documentos primarios.
Boletines de resúmenes: publicaciones periódicas constituidas por una serie de títulos acompañados del resumen de su contenido. Suelen referirse a artículos de revista y estar ordenados por materias. Pueden ser indicativos, críticos y analíticos.
Boletines de sumarios: publicaciones periódicas conteniendo los sumarios de revistas.
Bibliografías: listas de referencias de publicaciones primarias establecidas según un orden y un fin determinado
Boletines de índices: casi siempre auxiliares de los boletines bibliográficos o de resúmenes, remiten a las referencias de los documentos propiamente dichos. También llamados índices permutados, existen varios tipos; KWIC y KWIT, KWOC, cruzados o Dual Dictionnaires, de citas, etc.
Catálogos de bibliotecas: recopilan la lista de obras y publicaciones conservadas en una biblioteca.
Catálogos colectivos: listas de documentos conservados en las bibliotecas de una red.
C) Documentos terciarios: considerados sólo por algunos autores, serían aquellos que dan información sobre el resultado del análisis de los documentos primarios. Se agrupan dentro de este apartado las estadísticas, balances de contabilidad, gráficos, etc. Los productores serían los centros de análisis de la información.
El caso de la literatura de referencia.
La literatura de referencia realiza una función de asistencia personal y directa a los usuarios que buscan una información determinada y no unos documentos concretos. Pueden considerarse documentos primarios porque el material original del autor o el compilador se publica completo y es fruto directo de la investigación, pero también actúan como documentos secundarios al proporcionar información sobre literatura primaria. Pueden clasificarse de la siguiente forma:
Obras de conjunto: diccionarios, glosarios, léxicos, terminologías, vocabularios y enciclopedias.
Obras particulares: monografías, estudios, ensayos, manuales y actas.
Obras de carácter periódico: almanaques, anuarios, directorios, guías.
Documentos gráficos: atlas, mapas, planos, gráficos, dibujos, catálogos comerciales, tablas de cifras y estadísticas.
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Libros, bibliotecas, bibliotecarios
Rosario López de Prado
Museo Arqueológico Nacional (BIBLIOTECA)