Gestión automatizada de la documentación
Índice
Elementos de un sistema de información automatizado
Planificación y control del proyecto de automatización
Modalidades de desarrollo de centros de documentación automatizados
Adquisición de un paquete de software
Análisis comparativo y evaluación de sistemas informáticos
Implantación y puesta en funcionamiento del sistema
El incremento desmesurado de la producción intelectual y el aumento de la demanda de información en los paises desarrollados ha obligado a la búsqueda de nuevos sistemas que permitan el control y puesta al día de la masa documental y la elaboración de instrumentos bibliográficos auxiliares. La respuesta a estas necesidades ha venido de la mano de la automatización de los servicios documentales, lo cual permite la reducción de las tareas monótonas, el aumento de las posibilidades de almacenamiento, el trabajo a altas velocidades, la elección de múltiples alternativas, la combinación simultánea de diversos factores y la recepción y transmisión de datos a largas distancias en un tiempo mínimo. Gracias a ello es posible el tratamiento de la documentación actual y la ampliación y perfeccionamiento de los servicios.
Elementos de un sistema de información automatizado.
Todo sistema de información automatizado está formado por los siguientes elementos:
A) Objetivos del sistema. Los objetivos generales del sistema son los de seleccionar, analizar y difundir la información producida dentro de su campo de especialización. Objetivos específicos son los servicios que puede alcanzar a prestar el sistema: confección de perfiles de búsqueda, difusión selectiva de la información, difusión de informes, etc.
B) Entrada de información. Consiste en la selección y adquisición de la información que tendrá que procesar para producir resultados o salidas. La información puede ser:
Textual o iconográfica: contenida en libros, revistas, etc.
Bibliográfica: describe los documentos y permite su catalogación, clasificación y almacenamiento.
Transacciones: contenida en fichas de préstamo, suscripciones, formularios de petición de búsqueda, etc.
Administrativa: planes, proyectos, informes, estadísticas, etc.
C) Operaciones de procesamiento. Se ejecutan sobre la información que entra en el servicio y su finalidad es elaborar una serie de productos que permitan explotar y racionalizar la información primaria. Comprenden las siguientes etapas:
Entrada de datos: grabación de la información por medios manuales o automatizados.
Verificación: comprobación de la información cargada.
Indización: asignación a cada documento de los descriptores que describen su contenido.
Clasificación: ordenamiento secuencial de la información de acuerdo a criterios establecidos.
Cálculos: tratamiento aritmético de la información para la elaboración de estadísticas, órdenes de compra, etc.
Almacenamiento de la información en soportes masivos.
Recuperación: búsqueda y extracción de informaciones concretas.
Resumen: reducción y condensación de una masa de información.
Reproducción: duplicación de la información transfiriéndola a un medio u otro.
Diseminación: comunicación, transferencia de la información de una localización a otra.
Además, también son necesarias ciertas operaciones físicas para manipular o procesar determinados tipos de soportes, aunque el interés se centra en su contenido. Cada tarea u operación física de procesamiento ha de ser ejecutada dentro de una secuencia ordenada denominada flujo de trabajo.
D) Salida de información. Todo servicio de información automatizada produce, como resultado final de las operaciones de procesamiento de la información introducida, una salida de información elaborada que puede adoptar diversas formas: boletines, perfiles de búsqueda, repertorios, etc.
E) Entorno de funcionamiento. La mayor parte de los sistemas informáticos deben ser instalados y operados en locales especialmente acondicionados, con niveles adecuados de humedad, iluminación, temperatura, etc.
F) Equipo informático. Proporciona la capacidad de proceso y puede estar instalado en el mismo servicio o en centros de proceso de datos, o conectado a una red local o remota. Es un dispositivo electrónico que acepta y ejecuta automáticamente secuencias de operaciones de procesamiento preestablecidas. Su estructura consta de las siguientes unidades:
Unidad central de proceso (CPU): es el núcleo del ordenador y donde se transforman los impulsos electrónicos en señales reconocibles.
Bases de datos: circuitos para la transferencia y el control de datos entre la CPU y otros elementos del sistema.
Memorias auxiliares externas: proporcionan un medio para el almacenamiento masivo de la información (discos y cintas magnéticas).
Periféricos de entrada: permiten introducir la información en el ordenador (teclado, scanner, tarjetas perforadas, etc.)
Periféricos de salida: informan acerca de los resultados de las operaciones de procesamiento: pantallas, impresoras, etc.
G) Software. Es el conjunto de instrucciones necesarias para hacer funcionar al ordenador. Es de dos clases:
Software de aplicación: conjunto de instrucciones para aplicaciones específicas; puede comprarse como un paquete de software o diseñarse para una aplicación determinada.
Software de sistema: normalmente suministrado por el hardware, es necesario para mantener y hacer operar un sistema, y para la puesta en marcha del software de aplicación.
H) Comunicaciones. Consiste en la transmisión de información y mensajes desde un punto a otro a través de canales o redes de comunicación. La utilización conjunta de la informática y la telecomunicación hacen posible la utilización remota en tiempo real de recursos de ordenador y el intercambio de información entre puntos distantes.
I) Recursos humanos. Son necesarios para dirigir, planificar, operar y mantener el sistema informático. Sus grados son muy variados: técnicos, grabadores, programadores, analistas, etc.
J) Recursos de información. Se encuentra almacenada en diversos soportes y requiere formas de tratamiento específicas.
Planificación y control del proyecto de automatización.
La utilización de técnicas de planificación y control permite organizar, dirigir, programar y utilizar los recursos de forma óptima a fin de alcanzar los objetivos propuestos. Se deben tener en cuenta dos aspectos esenciales:
Estructura organizativa y recursos. El desarrollo satisfactorio de un sistema automatizado requiere la participación de profesionales y usuarios y puede lograrse mediante el establecimiento de grupos de trabajo coordinados por el director del proyecto. Los sectores de personal se establecen de la siguiente forma:
Director del proyecto: es el encargado de organizar, coordinar y dirigir el trabajo, contactar con las empresas y programadores, determinar los objetivos y necesidades, evaluar las diferentes ofertas, elaborar la documentación, formar al personal, coordinar la instalación y hacerse responsable de la información técnica.
Equipo de trabajo: colabora en la determinación de objetivos, tareas de selección, proceso técnico de la información, etc.
Consultores y asesores externos: su tarea se limita a los aspectos más específicos del sistema. Se les envía la información técnica para que elaboren sus ofertas, que luego serán analizadas y comparadas para su selección.
Etapas del plan de trabajo. Una vez definidos los objetivos que se deseen alcanzar con el proyecto de automatización, éste se dividirá en una serie de fases programadas que faciliten su realización, que a la vez estarán divididas en actividades y éstas en tareas. Suelen ser las siguientes:
Estudio inicial del proyecto: considera el proyecto en su totalidad, requerimientos globales, objetivos, costes, etc. Las conclusiones servirán para realizar un estudio de viabilidad.
Análisis de las necesidades: varía de acuerdo con la profundidad del plan, que se actualizará en función del análisis de nuevas necesidades.
Fase de diseño: adopción de un tipo de sistema y modalidades de desarrollo.
Fase de construcción: comienza con la puesta en marcha de las operaciones. La atención de todos los equipos debe estar centrada en el cumplimiento del programa y el presupuesto, verificando las variaciones. Con respecto al análisis y carga de información, puede realizarse simultáneamente, con el fin de que el programa arranque a pleno rendimiento, o hacerlo gradualmente con los recursos del nuevo sistema, de forma que durante algún tiempo ambos sistemas, antiguo y nuevo, coexistan.
Modalidades de desarrollo de centros de documentación automatizados.
Para automatizar un servicio de documentación es posible recurrir a uno de los cinco sistemas siguientes:
Sistema "llave en mano". Son sistemas diseñados, programados y probados por una empresa especializada, que lo vende o alquila preparado para que pueda instalarse y comenzar a funcionar de inmediato. Las ventajas son que requiere muy poco tiempo para su instalación, el diseño está elaborado de antemano, no es necesario acudir al asesoramiento de especialistas para su instalación e implantación y el personal del servicio de documentación no necesita poseer grandes conocimientos de informática para utilizarlo. Los inconvenientes son su elevado precio y su diseño, concebido para la media de los centros -lo cual puede obligar a su adaptación.
Sistemas compartidos. Se trata de sistemas creados por empresas especializadas de servicios para satisfacer las necesidades de proceso de aquellas organizaciones que no poseen recursos suficientes o no desean invertir en la adquisición de recursos informáticos propios. Cuando un servicio de documentación se conecta al sistema le es asignada una línea de comunicación directa, individual o compartida, al ordenador central o un canal de comunicación individual o compartido al nodo de una red de transmisión de datos que controla automáticamente las conexiones intermedias entre los terminales del usuario y el ordenador central compartido. Sus ventajas son que no se necesita poseer ordenador propio, la conexión requiere muy poco tiempo, supone un ahorro en tiempo y dinero, el personal del servicio no necesita grandes conocimientos de informática y si no resulta satisfactorio, se puede abandonar con pérdidas muy pequeñas.
Adquisición de un paquete de software. La oferta de este tipo de productos ha aumentado enormemente en los últimos diez años: además de los sistemas de gestión documental _MISTRAL, STAIRS, UNIDA, etc.-, elaborados y comercializados por los grandes fabricantes de informática para sus propias máquinas, es posible encontrar en el mercado paquetes de software documental creado por casas especializadas que se distinguen por su gran flexibilidad. La selección sólo requiere un buen conocimiento del mercado y una evaluación cuidadosa de las diferentes alternativas.
Modificación de un paquete de software. Se puede recurrir a especialistas para modificar un paquete de software desarrollado por otro servicio de documentación. La principal ventaja es el ahorro de costes y tiempo necesario para su diseño; la mayor desventaja estriba en la necesidad de recurrir a especialistas para su adaptación, lo cual puede resultar muy costoso.
Desarrollo local del sistema. El software de aplicación es diseñado, programado y probado localmente y soportado por un ordenador propio. Ofrece la ventaja de proporcionar una mayor satisfacción a las necesidades del centro, que será capaz de controlar todos los aspectos de su desarrollo, instalación y operación. Los inconvenientes son la necesidad de contar con el asesoramiento permanente de especialistas, la larga duración de su desarrollo y los altos costes que todo ello supone.
Análisis comparativo y evaluación de sistemas informáticos
Determinación de los requerimientos del nuevo sistema. Antes de proceder al análisis comparativo de las diferentes alternativas se debe elaborar una lista detallada de las necesidades y demandas que se desean cubrir: esta relación servirá para establecer requerimientos obligatorios y requerimientos deseables. Unos y otros deberán ser aprobados por los responsables del sistema, aunque son susceptibles de modificación posterior.
Requerimientos generales. Definen y establecen las características generales del nuevo sistema y se refieren a su flexibilidad -capacidad de adaptación-, compatibilidad -capacidad de conexión e intercambio con otros sistemas-, control -adecuación a reglas, disposiciones legales, etc.- y coste -límites presupuestarios.
Requerimientos funcionales. Establecimiento de las tareas que debe ejecutar.
Requerimiento de rendimientos. Cantidad de trabajo a realizar en u tiempo determinado.
Evaluación de las alternativas de automatización. Se establecerán siempre sobre la base de un conjunto de reglas de determinación, que proporcionarán un fundamento de evaluación. Para ello se tendrán en cuenta los capítulos de coste, rendimiento, prestaciones, etc., el estudio de las ofertas presentadas y la consulta tanto de expertos en automatización como de como de colegas que ya hayan experimentado alguna de ellas.
Análisis de los gastos de desarrollo. Son los necesarios para poner en marcha el sistema y sólo se realizan una vez. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Gastos de diseño: retribuciones de programadores, analistas, etc, etc. No se producirán en el caso de los sistemas llave en mano o compartidos.
Gastos en equipo: adquisición de la unidad central, terminales, etc. Si el sistema es alquilado se entenderá como gastos de mantenimiento.
Gastos en software de aplicación: retribuciones de analistas, etc. o precio de venta del paquete.
Gastos del software del sistema: precio del sistema operativo; a menudo están incluídos en la adquisición del hardware.
Gastos de acondicionamiento de locales: necesarios para instalar el ordenador con las condiciones adecuadas -humedad, tendido eléctrico, etc.
Gastos de conversión del fichero o carga de datos: salarios del personal, tiempo del ordenador, etc.
Gastos de formación del personal: algunos sistemas incluyen estos gastos en la adquisición del software, otros la cobran por separado.
Otros gastos: mobiliario, transporte, etc.
Análisis de los gastos de mantenimiento. Son repetitivos, necesarios para mantener el sistema en funcionamiento y se suelen calcular sobre una base anual. Incluyen salarios del personal, suministros informáticos, alquiler y/o mantenimiento del hardware y el software, cuotas por utilización del servicio y otros -energía, telecomunicaciones, etc.
Selección final. Una vez obtenida toda la información necesaria se procederá a su análisis y comparación, que dará como resultado la elaboración de de especificaciones de diseños, atendiendo a:
Especificaciones del hardware: esquema básico de configuración -tamaño de la CPU, capacidad de las unidades de disco, periféricos, número de terminales y dispositivos para telecomunicaciones-; memorias auxiliares -capacidad de almacenamiento de ficheros, datos, etc.-; comunicaciones -número de líneas, modalidades, etc.-; terminales -tipo de teclado, características de la pantalla, etc.
Especificaciones del software: características del software del sistema y del software de aplicación.
La decisión final también tendrá en cuenta la estabilidad y experiencia de las empresas ofertantes, el número de instalaciones similares realizadas, la calidad del mantenimiento y soporte, las garantías y la asistencia posventa.
Implantación y puesta en funcionamiento del sistema.
Es la culminación del proyecto de automatización y se compone de tres fases:
Implantación del sistema informático. El desarrollo y seguimiento riguroso de estas tareas sólo es necesario en el caso de equipos complejos y de gran tamaño. Se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
Acondicionamiento de locales: zona aislada, control de acceso, iluminación adecuada, espacio suficiente, sistemas de detección y control de incendios, etc.
Descripción y asignación de tareas: los perfiles de trabajo que servirán para destinar, formar y evaluar al personal deberán incluir el nombre del puesto, el departamento al que se le asigna, responsable del mismo, personal que deberá supervisar, descripción de funciones, tareas y deberes propios del puesto, cualificación y formación requerida y breve descripción de las condiciones de trabajo.
Adquisición de material y suministros informáticos: mobiliario, material fungible, etc.
Creación de ficheros: son las tareas más largas y costosas, y deben comenzarse por el diseño de la estructura de los registros del fichero, asociadas a las posibilidades del software que se esté utilizando. La carga de la información puede llevarse a cabo por dos sistemas: utilizando el propio ordenador -lo cual ofrece un menor coste y un mayor control de los datos registrados- o recurriendo a empresas especializadas -lo que evitará tener que dedicar recursos de personal y equipo a estas tareas.
Puesta en funcionamiento del sistema. El sistema podrá ser puesto en funcionamiento una vez que se haya instalado, se hayan creado los ficheros y cargado la información y el personal haya recibido la formación apropiada. Puede llevarse a cabo de varias formas: implantación total -todo el sistema antiguo es abandonado y comienza a utilizarse el nuevo-; piloto -se pone en funcionamiento un sector o dependencia que servirá de prueba-; por etapas -el sistema se divide en módulos que se implantarán gradualmente-; implantación en paralelo -el nuevo sistema va reemplazando al antiguo, pero durante algún tiempo coexisten ambos.
Formación del personal. La instalación de un servicio de documentación automatizado puede ser traumática para el personal si se sienten intimidados o desplazados. Por ello es absolutamente necesario su reciclaje, con vistas a una adecuada preparación técnica y a una posible redistribución de funciones. Para ello hay que determinar qué debe conocer cada miembro del personal sobre el nuevo sistema, en qué consistirá la formación y quién se encargará de llevarla a cabo.
Evaluación y marketing del sistema. El funcionamiento y rendimiento del sistema deben evaluarse periódicamente contrastándolo con una lista de criterios elaborados de antemano. Se deben tener en cuenta los resultados obtenidos y los márgenes de error, los objetivos alcanzados, la respuesta del personal y de los usuarios, la respuesta del hardware y del software y el tiempo de respuesta.
Los inconvenientes y problemas que puedan surgir de la conversión del sistema pueden minimizarse organizando una campaña de relaciones públicas y de promoción del sistema en los inicios de la implantación. Para ello se recurrirá a la colocación de carteles informativos, redacción y difusión de folletos informativos y, si es pertinente, envío de notas de prensa a revistas especializadas. estas acciones deberán repetirse tantas veces como sea preciso para mantener el interés de los usuarios.
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Libros, bibliotecas, bibliotecarios
Rosario López de Prado
Museo Arqueológico Nacional (BIBLIOTECA)
Última revisión: 6 de mayo de 2000