Servicios informatizados en la gestión de los centros documentales.
Índice
Características de los sistemas de apoyo técnico.
Control de adquisiciones y de publicaciones periódicas
Salidas de sistemas automatizados para centros de documentación y bibliotecas
Acceso a los sistemas externos de recuperación de la información
Los actuales sistemas informáticos ofrecen multitud de prestaciones y la elección de uno u otro dependerá de su adaptación a las características del centro documental: la mayoría de los servicios que ofrece son susceptibles de automatización.
Así pues, enfrentados al problema de la automatización de servicios, los responsables de la gestión de un centro se verán ante el dilema de elegir una opción o varias: automatización de un sector, de varios, de la totalidad; sistemas integrados o compartidos; paquetes a medida, llave en mano, adaptados; etc.
Las posibilidades básicas de los sistemas de automatización se dirigen en dos direcciones: funciones de apoyo técnico, es decir, los trabajos fundamentales a los que se les denomina actividades "domésticas" y el acceso a servicios externos, bien en línea o en diferido. En muchas ocasiones ambos aspectos no son independientes y se crean con la función de complementarse mutuamente.
Las funciones de apoyo técnico que más se automatizan en los centros documentales son la catalogación, circulación, adquisiciones y control de publicaciones periódicas. Se las puede tratar como entidades independientes, pero la demanda tiende cada vez más a utilizar sistemas integrados. La adquisición de uno de estos sistemas no excluye en modo alguno la participación en sistemas de catalogación compartida y algunos sistemas integrados pueden funcionar en un entorno compartido.
Sistemas de catalogación compartida. La catalogación compartida consiste en la creación y reutilización de registros bibliográficos cooperativamente. Se basan en el principio de reducción de catalogación original y eliminación de esfuerzos duplicados. Aunque ya desde hace tiempo podían adquirirse las fichas de los catálogos a las fuentes centrales, la idea de la catalogación compartida sólo prosperó con el desarrollo de la automatización.
Las cooperativas y los sistemas locales. La catalogación compartida generalmente se asocia con las cooperativas de catalogación o con las empresas de servicios bibliográficos. En UK, las principales cooperativas de bibliotecas se establecieron bajo los auspicios de la BL mediante subvenciones para la investigación, y se asentaron teniendo como base áreas geográficas, cada una de las cuales se concentró en tipos específicos de servicios. En USA, las cuatro principales empresas de servicios bibliográficos son la OCLC (Ohio College Library Center), RLIN (Research Libraries Information Network), WLN (Western Library Network) y UTLAS (University of Toronto Library Automated System), que se desarrolló en la Universidad de Toronto, aunque existen otras muchas.
Cada uno de los sistemas cooperativos posee su propia arquitectura de sistemas y una base de datos compartida. Existen dos tipos:
Sistemas compartidos en el que cada miembro tiene un gran archivo central al que se agrega o conecta la información de los fondos de todos los componentes del sistema. Con estos diseños no deben existir copias múltiples del mismo registro bibliográfico (OCLC).
Sistemas que almacenan copias de un registro para un mismo título en ficheros independientes para cada centro asociado, además de mantener una base de datos compartida: esta duplicidad permite que cada miembro recupere sus propios registros bibliográficos sin alterar el resto de los ficheros (UTLAS).
Los sistemas de catalogación compartida han tenido mucho éxito. A principio de la década de los 70, compartir un ordenador central y un software desarrollado cooperativamente era la única forma de que la mayor parte de las bibliotecas pudiesen hacer frente a los elevados costes de la automatización. Asociándose a los sistemas de catalogación compartida muchas bibliotecas han podido crear grandes archivos de registros legibles por ordenador en forma normalizada, que se pueden transferir satisfactoriamente a generaciones sucesivas de sistemas. La aparición a finales de la década de los 70 de los paquetes "llave en mano" inició una fase posterior en la evolución de la automatización de los servicios documentales. Actualmente se lleva a cabo una dura batalla entre casas comerciales y sistemas cooperativos en el campo de la comercialización de estos productos.
Sistemas integrados. El desarrollo de los sistemas de gestión automatizada de la información ponen de manifiesto que las tendencias en este campo se dirigen hacia el funcionamiento en línea y los sistemas integrados. Aunque los primeros softwares trataban las distintas actividades como procesos independientes sin relación entre sí, los diseñadores actuales de sistemas subrayan las ventajas de un planteamiento integrado para la automatización. Con los sistemas integrados una base de datos común se procesa mediante programas de aplicaciones que realizan diversas funciones de apoyo técnico. Ello ha sido posible gracias a la disponibilidad, en la década de los 80 de microordenadores con igual capacidad y velocidad de explotación que las de los ordenadores centrales de los años 60 y 70, pero a coste más reducido. El establecimiento de un sistema integrado en el que todas las funciones comparten una misma base de datos elimina o aminora la redundancia en la información y disminuye los costes.
El hecho de tener una sola base de datos, además de disminuir los costes de su creación y mantenimiento, favorece el desarrollo armónico del sistema y permite que el usuario pueda utilizar el catálogo de acceso en línea para conocer el estado actual de todos y cada uno de los documentos que integran el fondo. El principal inconveniente es que un fallo o avería puede inmovilizar el sistema completo.
Los productos ofrecidos en el mercado como sistemas integrados varían en diversos aspectos: unos han sido diseñados como tales, otros han evolucionado a partir de una única aplicación, algunos tienen estructura modular, otros constan de un núcleo de módulos integrados, etc. No existe ninguno que pueda ser considerado como el mejor: la elección del más adecuado la marcará el entorno del mismo y las características del centro que lo va a utilizar.
Características de los sistemas de apoyo técnico.
Los sistemas de apoyo técnico deben presentar una serie de características generales que vienen marcadas por los diferentes servicios que cubren. Pueden establecerse de la siguiente forma:
Catalogación/entrada de datos.- Un sistema de catalogación debe proporcionar los medios para seleccionar, crear y corregir los registros bibliográficos a nivel general y local para todo tipo de materiales bibliográficos y debe existir acceso en línea a toda la base de datos para los objetivos de introducción, búsqueda y corrección. El sistema debe proceder de tal forma que se pueda recuperar cualquier elemento de la información identificada en cualquier parte del registro y combinar con otros datos. Además, debe permitir la búsqueda dentro de un campo identificado por cualquier cadena de caracteres específica. Las claves fundamentales de búsqueda incluyen números de control autor y título. También es aconsejable que se pueda determinar tipo de material sobre el que se efectúa la búsqueda. Se requiere la búsqueda por palabras y frases clave en la totalidad o partes concretas de la base de datos, así como la posibilidad de utilizar operadores booleanos.
Otros requisitos básicos pueden ser:
Posibilidad de seleccionar registros bibliográficos procedentes de fuentes externas y transferirlos a los ficheros locales, con comprobación de duplicaciones, validez de etiquetas, etc.
Posibilidad de crear registros originales para el catálogo, con aviso para duplicación de registros, acceso completo a ficheros de autoridades, formatos de pantalla que faciliten la entrada de etiquetas a nivel local y general y validación de los números de control.
Posibilidad de corregir los registros, con adición de campos y subcampos, adición, rectificación y supresión de caracteres o cadena de caracteres y supresión de registros, campos y subcampos.
Mantenimiento de los ficheros de autoridades, que poseerán una estructura de referencia interrelacionada, supresión automática de referencias cuando desaparezca el último registro con el que estaban relacionadas, posibilidad de eludir opcionalmente el fichero para ciertos tipos de entrada y posibilidad de cambio total de las entradas.
Control de adquisiciones y de publicaciones periódicas. Un sistema de adquisiciones debe tener en cuenta todo tipo de materiales bibliográficos y todos los métodos de adquisición de los mismos. A veces, los sistemas de control de publicaciones periódicas son independientes de las demás adquisiciones, pero, de acuerdo con la teoría que mantiene que una monografía es igual que una publicación periódica sólo que se recibe una vez, ambos procesos son muy similares en la práctica. Los requisitos generales son la posibilidad de consultas sobre pedidos concretos, proveedores y solicitantes, así como información sobre estado de la contabilidad. Por tanto las claves de acceso deben incluir número de pedido y de control bibliográfico, autor, título, y nombres y códigos de proveedores y solicitantes. Otros requisitos específicos son:
Preparación del pedido, incluyendo recepción de solicitudes y verificación del estado de las mismas.
Creación y envío del pedido, que debe permitir la entrada de datos concretos del mismo, controlar el ajuste de fondos, su envío por métodos tradicionales o mediante conexiones con sistemas automatizados de los proveedores y permitir la reimpresión de pedidos ya realizados.
Gestión de pedidos y suscripciones, que ofrecerá la posibilidad de crear, revisar, renovar, rectificar o cancelar pedidos y suscripciones.
Recepción de los documentos o partes, que comprenderá la posibilidad de recibir documentos solicitados y no solicitados, capacidad de registrar la llegada de partes de una publicación o de números especiales, autorización para la remisión de fascículos de acuerdo con los listados de circulación, registro del suministro, verificación de documentos y posibilidad de devolución.
Reclamaciones, con atención a los pedidos incumplidos y documentos no recibidos y la posibilidad de examinar las reclamaciones de manera automática.
Correspondencia con el proveedor, con capacidad para comunicar con ellos y recibir sus comunicaciones, sea por métodos convencionales o mediante sistemas electrónicos.
Procesado de facturas, con capacidad para mantener al día estado real de facturas y pagos.
Mantenimiento de los ficheros de desideratas, que facilitarán los sistemas de donación y canje.
Encuadernación y microfilmación. El sistema debe atender a las monografías y publicaciones periódicas controlando la selección y preparación de los documentos que hay que encuadernar o filmar, además del proceso de envío y devolución. La selección de los documentos puede ser manual o automática según se precise; la preparación de los mismos debe tener en cuenta las entradas de los registros de los documentos, el mantenimiento de la encuadernación, las instrucciones para la microfilmación y el ajuste de los cálculos económicos; debe existir también la posibilidad de registrar los documentos devueltos y reclamar los que están pendientes de devolución.
Circulación. Un sistema de control automatizado de la circulación debe ofrecer una gama amplia de funciones para la gestión de las operaciones de préstamo de todo tipo de material bibliográfico. El control de los documentos y lectores puede ser automático o no -aunque conviene que lo sea-, pero además es necesario que el personal autorizado pueda anular el sistema. Las tramitaciones básicas se pueden realizar mediante la captura automática de datos, como en el caso de lápices lectores y códigos de barras. Otros requisitos específicos pueden incluir los siguientes aspectos:
Préstamo, con asignación de plazos, control de documentos y lectores y capacidad de préstamo de un documento antes de que su registro bibliográfico esté incluido en el sistema.
Cancelaciones, con control del documento y rango del lector y capacidad para calcular las sanciones.
Renovaciones, siguiendo procedimientos similares a los de los préstamos.
Gestión económica, facilitando la gestión de sanciones económicas mediante la inclusión de las facturas correspondientes a la reposición de ejemplares sustraidos o dañados.
Reserva de documentos para el préstamo, con capacidad para establecer reservas conforme a diversos criterios, cancelaciones y control de las fechas de vencimiento, mantenimiento del orden de petición y registro automático de registros de reserva y capacidad de avisos.
Consultas, con acceso en línea a los ficheros bibliográficos que informe sobre fondos, disponibilidad y demanda de los mismos. Las consultas sobre los lectores deben mostrar opcionalmente el registro del lector de forma total o parcial, detalles de la tramitación e información del rango del centro, y estarán protegidos contra su inspección o empleo no autorizado.
Actualización, que permita añadir, rectificar y suprimir el documento y los registros de los lectores mediante métodos en línea o diferidos.
Control fondos/préstamos, que controlen el intercambio y transferencia de los mismos.
Préstamo. Los sistemas de préstamo deben tener en cuenta los métodos tradicionales de comunicaciones tales como el correo y el télex y la transmisión directa de información solicitada a través de redes de telecomunicación compartidas. El acceso a los ficheros de préstamo debe permitir determinar el estado actual de un documento concreto en el ciclo del préstamo y las solicitudes y tramitaciones pendientes de un determinado usuario, ya sea este un particular o una biblioteca. Los tipos de actividad que debe controlar son las siguientes:
Proceso de entrada de solicitudes de los propios usuarios de la biblioteca. Debe proporcionar acceso completo a los datos ya creados por otras partes del sistema, diversas opciones para elegir el destino de la solicitud y los medios para imprimir el formulario de préstamo interno.
Proceso de entrada de solicitudes de bibliotecas externas. Proporcionará el acceso completo a los datos que existen en el sistema y creará registros para el préstamo que queden reflejados en otras partes del sistema.
Proceso de entrada de documentos para satisfacer una solicitud, que proporciona los medios para registrar todos los datos necesarios a fin de controlar las circulación del documento, incluyendo cualquier condición especial.
Proceso de documentos todavía en préstamo o que son devueltos de un préstamo por bibliotecas externas o usuarios internos, incluyendo cancelación de registros, renovación de préstamos y elaboración de avisos.
Gestión de solicitudes no satisfechas, que permiten la posibilidades de revisar y rastrear las solicitudes no satisfechas por fuentes externas en unos plazos determinados, utilizando opcionalmente medios electrónicos.
Control de presupuesto y de contabilidad. Los sistemas de control de presupuestos y de contabilidad deben proporcionar y mantener la información suficiente para permitir el control y examen del presupuesto total de una biblioteca, y exigen por tanto un elevado nivel de seguridad. No pueden sustituir a los controles independientes y más específicos que pueden estar disponibles en otros sistemas, como adquisiciones, pero pueden recurrir a la información seleccionada de tales áreas para utilizarla conjuntamente con otra. Además de proporcionar información para uso local, los datos para este sistema deberían contar con la posibilidad e manipular los formularios que se pueden requerir para presentar la información estadística.
Sus funciones y características específicas deben permitir el establecimiento de una descripción que refleje la estructura en capítulos del presupuesto, la introducción y corrección de los datos pertinentes para la transferencia desde otros sistemas y la elaboración, a intervalos establecidos, de resúmenes estadísticos.
Salidas de sistemas automatizados para centros de documentación y bibliotecas.
La gama más amplia de salidas de los distintos sistemas, además de la burocracia que se desprende de los módulos de adquisición y circulación, se produce normalmente en el sistema de catalogación. La salida más fundamental será el catálogo de acceso público en línea, aunque también se puede necesitar la salida por ordenador microfilmada (COM) y productos impresos.
El catálogo de acceso público en línea debe servir como punto de acceso para los usuarios del sistema, ya que permite las consultas bibliográficas de todo tipo de materiales incluidos en la base de datos. Las demandas de los usuarios en este área se vuelven cada vez más sofisticadas y los avances en este campo son rápidos, pero al menos se deben contar con las siguientes posibilidades:
Capacidad de acceder a funciones de ayuda.
Capacidad de consulta de la base de datos en general o de las partes que se seleccionen.
Capacidad para buscar por todos los términos del índice o sólo por los que se especifiquen.
Disponibilidad de informaciones procedentes de otros módulos cuando esta se considere apropiada.
Capacidad para salvar los resultados de búsqueda para posteriores tratamientos o para su impresión.
Posibilidad de que los lectores examinen sus propios registros y detalles de las tramitaciones y, opcionalmente, puedan hacer reservas directamente
En cuanto a las técnicas propias, debe tener capacidad para limitar las búsquedas de términos mediantes diversos factores calificativos, capacidad para truncar tales términos, para utilizar operadores booleanos y para leer de principio a fin los índices y los conjuntos de datos recuperados.
Acceso a los sistemas externos de recuperación de la información.
Los progresos en las telecomunicaciones y en las redes permiten, cada vez más, las conexiones entre los que convencionalmente se consideran sistemas de apoyo técnico y los sistemas externos de recuperación de la información. Lo ideal sería que la opción de utilizar cualquiera de estos medios se lograra a través de un sistema de selección común -visualización en pantalla de diversos menús. La selección de la opción de uso de un sistema externo debería dar, como resultado, en el sistema local, el acceso al sistema externo mediante las redes apropiadas, de forma que sea transparente para el usuario. Una vez que se ha anotado el servicio requerido, el operador debe poder cargar los registros seleccionados para almacenarlos localmente o para comparar las citas recuperadas con los catálogos que proporcionan los datos y las recuperación de los fondos.
Así como los procesos documentales convergen, también lo hacen los criterios para evaluar los sistemas. Muchas de las características que se desarrollan en los servicios de recuperación de la información se están utilizando en la actualidad en los sistemas de apoyo técnico y especialmente en los catálogos de acceso público en línea. Son comunes a ambos tipos de sistemas, posibilidades y técnicas tales como la capacidad de limitar la búsqueda de acuerdo con los parámetros especificados y de utilizar los operadores booleanos. También se deberían aplicar criterios similares para seleccionar las bases de datos en el caso de que se vayan a utilizar para la creación de un fichero o para la recuperación de la información, con la intención, por ejemplo, de juzgar la actualidad, cobertura de la materia, amplitud y nivel de detalle incluido en los registros, etc.
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Libros, bibliotecas, bibliotecarios
Rosario López de Prado
Museo Arqueológico Nacional (BIBLIOTECA)
Última revisión: 6 de mayo de 2000