Acceso al documento original.
Técnicas de reproducción del documento. Su aplicación en bibliotecas y centros de documentación.
Índice
La reprografía en bibliotecas y centros de documentación
Otros sistemas de acceso al documento
El acceso on-line al documento
Digitalización de documentos textuales e iconográficos
Reprografía y duplicación de otros materiales
Aplicación en las bibliotecas y centros de documentación
El acceso del usuario al documento como soporte de la información que contiene es el fin último y más importante de una unidad documental: a él van dirigidas todas las etapas del proceso documental que, sin él, carecerían de sentido.
De entrada, hay que distinguir entre "acceso al documento original" y "acceso real al documento".
El acceso al documento original supone la acción de acceder al documento en la forma inicial en que fue elaborado: impreso, manuscrito, grabado, disco, etc. El interés del usuario suele estar centrado en algún aspecto formal del documento: edición, técnicas de impresión, miniaturas, tintas, etc. Ante tal demanda pueden darse dos situaciones:
Que el documento se encuentre en el centro, o en préstamo temporal. Se accederá a él mediante consulta en sala o préstamo, siguiendo las normas establecidas en el centro, o mediante acceso on-line.
Que el documento no se encuentre en el centro. Su acceso se conseguirá, mediante localización del documento y el proceso correspondiente de adquisición -canje, compra, etc.- o préstamo interbibliotecario nacional o internacional, o mediante acceso on-line.
En el acceso real al documento, el usuario necesita total o parcialmente la obra, pero no es necesario que sea en su versión original. El acceso puede facilitarse mediante los procedimientos mencionados o mediante la reprografía, el telefacsímil o el acceso on-line.
Todas estas formas de acceso al documento presentan innumerables variantes y problemas, que van desde la determinación de documentos susceptibles de préstamo a los derechos de autor. El primero suele depender de los reglamentos que rigen en los centros documentales; los segundos de las legislaciones vigentes en los distintos paises. Todos los problemas de acceso al documento entran de lleno en el programa DUP de la IFLA y UNESCO.
Formas de acceso al documento.
El primer paso para acceder al documento es el acceso a la biblioteca. Cada biblioteca debe establecer los filtros adecuados con el fin de ofrecer los servicios para los que ha sido concebida y nada más que estos servicios: de lo contrario se corre el riesgo de caer en la inoperancia. En muchos casos, este filtro se limita a la tarjeta de lector, que varía en su forma y función para los distintos tipos de bibliotecas. Superado el establecimiento de este filtro, la biblioteca se encontrará con los problemas de la gratuidad y el horario, que presentan diferentes planteamientos según las circunstancias: en todo caso, se ha de tener presente que los intereses de la biblioteca son los de sus usuarios, pero siempre que el servicio general se imponga sobre las exigencias particulares, y que ni éstas ni aquel excedan la función real de la biblioteca. Una vez organizados estos primeros pasos, el acceso al documento se puede establecer por varios sistemas.
Conquista de nuestros días, y aún no generalizada, elimina los intermediarios entre documento y usuario. No es aplicable a todo tipo de bibliotecas, pero tiene indudables ventajas para hacer más accesible la colección al lector. La organización de una biblioteca o una sección de libre acceso -es imprescindible que la de referencia lo sea-, supone una determinada estructuración de equipos humanos y materiales de la biblioteca, y la organización adecuada de sus fondos: la actualidad de los documentos de libre acceso es imprescindible para que la biblioteca sea operativa.
Entendida como préstamo in situ, la lectura en sala en bibliotecas que no sean de libre acceso, necesita un intermediario entre lector y documento. Ya que no deja de ser un préstamo, necesita también un documento intermedio de control, la papeleta de pedido, pero debe procurarse que ésta no sea más que un testigo del préstamo y en ningún caso su complejidad entorpecerá la circulación de los fondos. Son muy útiles las papeletas autocopiables. El servicio de lectura en sala debe complementarse con los de reserva y petición anticipada.
Se entiende por préstamo el servicio que se ofrece cuando el libro sale físicamente de la biblioteca. Es un logro relativamente reciente en las bibliotecas españolas y requiere una organización meticulosa. Sin embargo, esta organización no puede ser objeto de una reglamentación general, ya que depende del tipo de biblioteca, de los fondos que alberga y de otras circunstancias: en todo caso, es necesario un fondo de préstamo, unas tarjetas de control y una serie de operaciones encaminadas a controlar el servicio en todos sus aspectos. Para la correcta gestión del préstamo, es necesario un doble fichero, de lectores (alfabético) y de libros (topográfico), que permitan conocer todos los aspectos relativos a cualquiera de ellos; es además aconsejable mantener un tercer archivo cronológico que complementa a los otros dos y es muy útil para establecer relaciones entre ambos y para obtener estadísticas de uso y rendimiento. En todo caso, deben contemplarse las posibilidades de reserva y prórroga. Los sistemas de préstamo son múltiples, y pueden ser manuales, mecánicos y automatizados.
Sistemas manuales. Se basan sobre la existencia de fichas o papeletas complementadas o no por la tarjeta de lector. Los más conocidos son el sistema Newark, basado en la toma de datos previa a la transacción y que se compone de dos fichas, la de préstamo al lector y la de préstamo del libro, donde se anotan los datos básicos para el control; el sistema Brown, afín al anterior, pero que consta de la ficha correspondiente al libro y varias fichas o bolsitas que se le entregan al lector -tantas como libros pueda sacar simultáneamente-, y que quedan en la biblioteca mientras el libro está fuera. Los demás sistemas suponen variaciones sobre estos y algunos otros han caído en el desuso, como los antiguos cuadernos de lector
Sistemas mecánicos. Utilizan un medio mecánico para recoger los datos y hacerlos confluir en el momento de la transacción, que normalmente forma parte de una secuencia numerada. Existen varios, entre ellos el adressograph, que permite un control estricto del uso del libro, el registro de viva voz, el fotográfico, etc. En realidad, todos estos sistemas han tenido una existencia efímera, ya que han sido rápidamente desplazados por los sistemas automatizados.
Sistemas automatizados. Permiten registrar una sola vez y en un fichero único los datos del libro, lector y transacción. La entrada de datos puede hacerse por teclado, scanner o sistemas de lectura óptica. Los sistemas automatizados ofrecen información sobre la situación de todos y cada uno de los fondos y de los usuarios, operaciones estadísticas y control de la circulación. Se pueden establecer sistemas de reserva y listas de espera y es seguro y preciso. En España se utiliza el sistema SPA (Sistema de Préstamo Automatizado) en las bibliotecas públicas.
En cualquier caso, los sistemas de préstamo se basan en el control del documento, del lector o de la transacción, salvo en los sistemas automatizados, que se basan en los tres aspectos. Por último debe considerarse como otra fase de acceso al documento el préstamo interbibliotecario, necesario cuando la biblioteca no cuenta con un documento solicitado, pero sí con la posibilidad de solicitarlo a otra biblioteca. (Ver 311)
La reprografía en bibliotecas y centros de documentación.
Reproducir es etimológicamente "producir de nuevo". La reproducción de documentos ocupa un importante lugar en los servicios o centros de documentación, que han de difundir entre numerosos usuarios la información recogida y almacenada. Los documentos a reproducir son tanto los elaborados por el centro -fichas, boletines, resúmenes, etc,- como los de procedencia externa recogidos y/o depositados en el centro. La reproducción de documentos comprende dos categorías distintas:
reprografía: parten de un documento ya existentes y su copia se realiza sin mediación de otro. Se suelen utilizar para copias poco numerosas. También puede utilizarse con el fin de elaborar clichés para la duplicación.
duplicación: utilizan un soporte intermedio llamado cliché. Se utilizan para copias más numerosas y suelen ser más rápidos y económicos que los primeros, aunque generalmente de menor calidad.
Procedimientos de reprografía.
Los elementos de reprografía examinados a continuación tienen como característica común utilizar las características físicas o químicas de la radiación. Por razones de coste se suelen utilizar sólo para copias poco numerosas.
Electrocopia. Es, con mucho , el procedimiento de reprografía más utilizado en la actualidad. Utiliza ciertas propiedades de superficies sometidas a la luz, que pueden retener o no un polvo negro que constituirá el trazado o escritura sobre la copia. Tiene dos variantes:
sobre papel tratado con óxido de zinc: el original se proyecta, a través de un espejo sobre una hoja de papel impregnada de óxido de zinc. Al exponerse a la luz, el óxido de zinc se activa como conductor y las partes oscuras del original quedan cargadas positivamente en el papel de copia, mientras que una carga de resinas oscuras cargadas negativamente se adhieren a las zonas de carga positiva y queda una imagen en positivo.
sobre papel ordinario, llamada también xerografía. Las máquinas para realizarlo constan de una placa con material conductor, recubierta de material fotoconductor y selenio: en presencia de la luz el material se activa como conductor. El original se coloca ante un foco de luz y las zonas negras de la imagen quedan en la placa de material conductor como zonas de carga eléctrica positiva. Se coloca el papel de copia ante la placa y se hace pasar una mezcla de resinas y ácido tartárico que carga negativamente la resina por fricción. Esta es atraída por las cargas negativas de la placa y se fija en el papel por medio de presión en caliente. Hoy día es un proceso automatizado y extremadamente veloz. La imagen puede copiarse en papel, tela, películas y hasta clichés para offset.
Diazocopia. Es un procedimiento muy antiguo utilizado sobre todo para dibujos técnicos y relativamente poco empleado en los organismos de documentación, aunque pueden ser usados en determinados centro de documentación de empresas. Utiliza las propiedades de ciertas sales que se destruyen al contacto con los rayos ultravioletas. Se debe partir siempre de originales escritos por una sola cara y sobre soporte traslúcido. Tiene muchas ventajas para los grandes formatos.
Grabado electrónico. Sólo se utiliza para la elaboración de clichés stencils que reproducen documentos ya escritos. Se coloca el original en un tambor de la máquina y el cliché virgen en otro; la superficie del original es recorrido por una cabeza lectora que identifica los blancos y negros que ha de reproducir, mientras que una cabeza grabadora recorre la superficie del cliché. Cada vez que la cabeza lectora pasa sobre una superficie negra, la cabeza reproductora perfora el cliché, hasta reproducir la imagen completa del original.
Termocopia. Utiliza la propiedad de la conductividad térmica del calor, absorbido por las partes escritas de un documento, mientras que las zonas en blanco permanece inalterables.
Microcopia. Permite obtener copias reducidas del original, que no podrán ser leídas más que con la ayuda de aparatos ampliadores. Se realizan sobre películas transparentes análogas al soporte de películas cinematográficas y fotografías. Tienen la ventaja de ocupar muy poco espacio, fáciles de reproducir y enviar por correo y son baratas. En cambio necesitan un aparato lector para ser consultadas. Ciertos lectores llevan incorporado un sistema de reproducción en papel y en tamaño normal. Se presentan bajo las siguientes formas:
Microfilm: bandas estrechas enrolladas sobre bobinas.
Microficha: pequeñas hojas en material transparente u opaco.
Las microformas son muy utilizadas en documentación para almacenar información y para almacenarla y recuperarla a la vez. El sistema más moderno de reproducción de microformas es el sistema COM, que permite la reproducción en microformas de documentos elaborados por ordenador.
Procedimientos de duplicación.
Permite la creación más económica de numerosas copias, partiendo de un documento intermedio llamado cliché, creado especialmente para ello. Puede obtenerse de dos formas:
escribiendo o dibujando directamente sobre un cliché virgen.
reproduciendo el documento original sobre un cliché por reprografía.
La copia en la duplicación se obtiene siempre sobre un papel no tratado, aunque de una calidad adecuada al procedimiento seguido y con la solidez y el aspecto deseado.
Stencil. Utiliza un procedimiento de grabado (stencil), o picado. El cliché se compone de una hoja fibrosa recubierta uniformemente de una materia cérea impermeable a la tinta. Cuando se escribe en el cliché la cera salta y la hoja se horada: la tinta podrá pasar así a través de las fibras reproduciendo lo escrito sobre el cliché. Cuando el cliché está preparado se introduce en la máquina sobre un rodillo en cuyo interior se coloca la tinta: al girar, la tinta sale del rodillo a través de su superficie esponjosa, atraviesa las perforaciones y reproduce la escritura. Las máquinas de stencil pueden ser manuales o eléctricas. El cliché a su vez puede obtenerse manualmente o mediante termocopia o reproductor eléctrico. Estos últimos son más fieles, pero más costosos y lentos.
Offset. Utiliza la propiedad del agua y los cuerpos grasos de repelerse sin mezclarse. El cliché offset tiene una superficie plana, sin relieve, y es capaz de retener bien el agua, bien la tinta grasa. La escritura se reproduce en el cliché mediante diversos procedimientos: la tinta se fija en el lugar de las letras, mientras que en la superficie restante lo hace el agua. Para sacar las copias, un rodillo humedece las partes donde no hay escritura, y luego un rodillo entintador llena de tinta los trazos. Finalmente, un rodillo de caucho recoge el trazo entintado y lo lleva a la hoja de copia. El rodillo intermedio es una característica del offset: la imagen sobre el cliché es directa, sobre el rodillo invertida y sobre el papel de copia de nuevo directa. Permite tirar un elevado número de copias, en función de la solidez de su soporte.
Hectografía. Es un procedimiento antiguo que utiliza cliché calco. Se coloca detrás de un cliché virgen un carbón hectográfico con la cara entintada hacia el verso del cliché: gracias al carbón, la escritura se reproduce invertida en el cliché. Posteriormente se aplica el cliché sobre hojas humedecidas con una solución alcohólica: una parte de la tinta del cliché se transfiere sobre la copia y reproduce lo escrito en positivo. Dado que el cliché se gasta un poco en cada tirada sólo se pueden producir una tirada limitada de copias, entre 50 y 100.
Otros sistemas de acceso al documento.
Conviene citar aquí los sistemas más actuales de acceso al documento, ya que van ganando terreno día a día hasta el punto de que deben ser considerados, no los sistemas de acceso del futuro, sino los del presente. Estos son:
Telecopia o telefacsímil. Conectado al teléfono, transmite a distancia cualquier tipo de documento sobre soporte papel. Requiere la exploración óptica del documento para convertir la imagen de una página en un formulario digital. Esto se consigue dividiendo la página en zonas muy pequeñas, blancas o negras. La imagen así obtenida se envía por cable (teléfono) o cualquier otro sistema a un receptor adecuado que las descodificará e imprimirá la imagen de acuerdo con las instrucciones que reciba.
Teletexto. Siguiendo un procedimiento similar al anteriormente descrito, la información se transmite por radio, codificado en clave en páginas discretas, pudiendo recuperarse y leerse a continuación empleando un receptor que puede ser el televisor doméstico modificado. La información se emite en secuencias.
Videotexto. Similar al anterior, se transmite por teléfono, por lo cual el receptor ha de marcar anteriormente el número del sistema. El número de páginas es en principio ilimitado.Se recupera mediante páginas indizadas y es interactivo.
El videodisco. Es una memoria óptica que soporta las imágenes vídeo y los sonidos codificados bajo forma analógica o digital y respondiendo a un standard de televisión. Existen dos tipos de videodisco:
Videodisco gran público: almacena la información de forma analógica, y es de larga duración. Puede visualizarse en el televisor doméstico. Se usa sobre todo para imágenes animadas.
Videodisco interactivo: almacena la información en forma digital y se visualiza mediante videoterminales. Se pueden conectar a un ordenador y son de aplicación profesional, útiles sobre todo en el sector documental.
Disco óptico. Es un disco recubierto de una lámina sensible a los rayos de luz de un haz finamente dirigido en dominios muy pequeños. El láser provoca pequeñas erosiones en la superficie del disco que alteran su capacidad de reflexión de la luz. Estas erosiones responden a la grabación de unos y ceros -sistema digital-, que posteriormente será leído, por otro haz de rayos utilizando el procedimiento inverso. Tiene una enorme capacidad de almacenamiento y es sumamente fiel en la reproducción.
Compact-Disc. Ha heredado del videodisco laservisión lo esencial de sus características mecánicas y ópticas y su desarrollo ha permitido la aparición de derivados que forman la familia de los Compact-Disc: Compact-Disc Audio (CD-A), Compact-Disc Read Only Memory (CD-ROM), Compact-Disc Interactivo (CD-I), Compact-Disc Vídeo (CD-V), etc.
Impresora electrónica. Responde a los impulsos electrónicos que recibe transformándolos en caracteres legibles. Reproduce documentos previamente introducidos en el ordenador mediante distintos sistemas -teclado, scanner, diskette, etc.. Las impresoras electrónicas funcionan por diversos procedimientos: matrices, agujas, burbuja, chorro de tinta, láser, etc.
Diskettes o discos informáticos. Son planchas circulares cubiertas en sus dos caras por material magnetizable y capaces de recibir y almacenar información legible por ordenador.
El acceso on-line al documento.
Por su importancia y la extensión de uso, así como por las posibilidades que ofrece a la documentación, no podemos terminar sin citar el último de los procedimientos de acceso al documento: el acceso on-line. Se puede acceder al documento original o su reproducción por dos caminos diferentes:
On-line. El acceso a las bases y bancos de datos se realiza mediante un ordenador conectado a la red telefónica y un modem (codificador-descodificador) que traduzca las señales analógicas en digitales y viceversa. De esta forma se accede a los registro almacenados en las bases de datos, sean estas bibliográficas o textuales, que permitirán el acceso respectivo a documentos secundarios o primarios. El procedimiento varía de unas a otras, pero el acceso se suele hacer mediante suscripción a la base de datos o por números clave que permiten una comunicación temporal. Algunas bases de datos ofrecen la posibilidad de enviar por terminal, una vez realizada la instrucción que así lo indique, los textos completos cuyas referencias ha seleccionado el usuario, que se imprimen en la impresora local o en microforma.
Offline. Es el más utilizado. Una vez realizada la consulta y solicitados los documentos, éstos se envían generalmente por correo aéreo y en forma de microficha o fotocopia. No debe confundirse con el acceso a las referencias mediante comunicación diferida.
Digitalización de documentos textuales e iconográficos
Ver Proyecto DIDO en: www.mcu.es/arqueobib
Reprografía y duplicación de otros materiales.
Además de los procedimientos mencionados, existen medios exclusivos para la reproducción de materiales audiovisuales. Prácticamente, todos los documentos son susceptibles de ser reproducidos por un sistema u otro. Los procedimientos varían en su fidelidad, rapidez y capacidad de copias, y van desde los más elementales sistemas de reproducción doméstica -cintas magnetofónica y de vídeo-, a los métodos más sofisticados empleados por las casa comerciales. Muchos de estos sistemas se emplean también en documentación, aunque las amplias aplicaciones de los CD y los Videodiscos los están haciendo ganar terreno especialmente en la reproducción de material audiovisual.
Aplicación en las bibliotecas y centros de documentación.
Las aplicaciones de la reprografía en las bibliotecas y centros de documentación son innumerables, aunque, como se dijo anteriormente, su empleo no está exento de problemas. Las aplicaciones más usuales son:
Almacenamiento de información.
Difusión de la información.
Preservación del material delicado, frágil o valioso.
Intercambio documental.
Elaboración de boletines, sumarios, etc.
Duplicación de fichas catalográficas y bibliográficas.
Duplicación de seguridad de documentos administrativos o bibliográficos únicos -Libro de Registro, ejemplares antiguos de documentos, etc.
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Rosario López de Prado
Museo Arqueológico Nacional (BIBLIOTECA)
Última revisión: 6 de mayo de 2000