Conversión de catálogos manuales
Operaciones auxiliares
REGISTROS PROCEDENTES DE LA GRABACIÓN DE LOS CATÁLOGOS MANUALES
Conversión de catálogos manuales
Operaciones auxiliares
REGISTROS PROCEDENTES DE LA GRABACIÓN DE LOS CATÁLOGOS MANUALES
Una vez haya terminado el proceso técnico del documento, es necesario prepararlo para su utilización por el público. Todas las operaciones que se llevan a cabo desde el momento en que termina el proceso técnico hasta que el documento queda disponible para su uso son operaciones auxiliares y se describen a continuación. El personal encargado de llevarlas a cabo es el personal auxiliar de Sala, según el reparto de tareas que disponga el Jefe de la Biblioteca.
1.1. Identificación.
Las monografías de nuevo ingreso son aquellas que se incorporan a los fondos de la Bibliotecas procedentes de Adquisiciones, sea cual sea su forma de adquisición (compra, intercambio, donación, etc.) y la fecha en que fueron dadas de alta en el Libro de Registro de fondos (Inventario). Todas las monografías de nuevo ingreso se caracterizan por que deben cumplir estas dos condiciones:
Los bibliotecarios encargados de realizar el proceso técnico de los documentos colocarán los libros ya terminados (es decir, catalogados, indizados y con registro de fondos asignado), en un lugar bajo llave decidido por el Jefe de la Biblioteca. La llave de este armario estará siempre en el despacho de Proceso Técnico y los libros guardados en él no pueden servirse a ningún tipo de usuarios, internos ni externos, hasta que no esté finalizado todo el proceso auxiliar. Es importante que los libros catalogados durante una semana permanezcan juntos, y bajo ningún concepto deben mezclarse libros catalogados en semanas diferentes.
Una vez a la semana, un bibliotecario, por turno rotatorio, se encargará de imprimir las etiquetas adhesivas de tejuelos y códigos de barras de los libros catalogados. Una vez los impresos estén listos, se les entregarán al personal auxiliar de sala, junto con los documentos correspondientes.
El personal auxiliar de Sala será el encargado de colocar los tejuelos a las monografías de nuevo ingreso procedentes del despacho de Proceso técnico. Los tejuelos se colocarán en el lomo del libro, en el lugar habitual destinado a ello. Si la colocación de algún tipo de tejuelo presentase cualquier dificultad, el personal de Sala deberá dirigirse a los bibliotecarios o al jefe de la biblioteca, pero no deberá tomar decisiones por su cuenta. Todas las unidades físicas tienen su propio tejuelo, incluso los documentos guardados en cajas. No obstante, cuando se trate de ejemplares delicados, sin cubiertas o con encuadernaciones ricas, raras o antiguas, antes de colocar el tejuelo se consultará con el Jefe de la Biblioteca.
El personal auxiliar de Sala colocará también las etiquetas con los códigos de barras correspondientes a cada ejemplar. Las etiquetas de códigos de barras deben colocarse en la tercera página de cubierta, es decir, en la parte posterior interna de la cubierta del documento. Todas las unidades físicas tienen su propio código de barras, incluso los documentos guardados en cajas. No obstante, cuando se trate de ejemplares delicados, sin cubiertas o con encuadernaciones ricas, raras o antiguas, antes de colocar la etiqueta de código de barras, se consultará con el Jefe de la Biblioteca.
El personal auxiliar de Sala colocará el testigo de seguridad en todas las unidades físicas de los documentos. Los testigos de seguridad deben colocarse en algún lugar poco visible, donde no resulte fácil desprenderlo ni dañarlo. Todas las unidades físicas tienen su propio testigo de seguridad, incluso los documentos guardados en cajas. No obstante, cuando se trate de ejemplares delicados, sin cubiertas, con encuadernaciones ricas, raras o antiguas, o con cualquier otro tipo de dificultad para la colocación del testigo de seguridad, se consultará con el Jefe de la Biblioteca.
Con la colocación del tejuelo, el código de barras y el testigo de seguridad, deben quedar finalizadas las operaciones de preparación del documento para su uso. Sin embargo, en la práctica pueden aparecer diversos problemas que aconsejen llevar a cabo algunas otras operaciones complementarias. Si esto fuese así, se deberá consultar cada caso con el Jefe de la Biblioteca.
Una vez finalizadas las operaciones anteriores, el documento estará listo para su colocación utilización. Siempre que el tipo de documento lo permita, se colocará en los expositores destinados a novedades, donde deben permanecer al menos una semana. Se desaconseja colocar en los expositores los libros antiguos, raros y valiosos, así como aquellos excesivamente voluminosos o pesados que se puedan dañar.
A medida que se vayan colocando nuevos ejemplares en los expositores de novedades, se irán retirando los que lleven más tiempo expuestos. Los documentos que se vayan retirando se irán colocando en los estantes correspondientes del depósito, de acuerdo con el lugar que indique la signatura topográfica de cada uno.
Los auxiliares de Sala también se ocuparán de las tareas de mantenimiento de los fondos y, por lo tanto, están obligados a avisar cuando encuentren ejemplares en mal estado, sin tejuelo, código de barras o testigo de seguridad o con cualquiera de estos elementos dañados o deteriorados. También está obligados a colocar en su lugar correspondiente aquellos ejemplares que encuentren mal situados.
REGISTROS PROCEDENTES DE LA GRABACIÓN DE LOS CATÁLOGOS MANUALES.
Los registros procedentes de la grabación de los catálogos manuales son aquellos que ya tenían una ficha catalográfica en soporte papel, y han sido grabados en la base de datos automatizada de la Biblioteca, es decir, proceden de la reconversión de los catálogos manuales a catálogos automatizados. Todas las monografías que cumplan esta condición, son documentos que ya estaban anteriormente en la Biblioteca y, por consiguiente, no pueden considerarse documentos de nuevo ingreso. Algunas etapas del proceso de su tratamiento ya están hechas (signatura, testigo de seguridad); otras no (códigos de barras); y otras cuantas necesitan ser modificadas (tejuelos, números de registro). Por este motivo, su tratamiento no es el mismo que el de las monografías de nuevo ingreso.
Cada vez que un catalogador termine de grabar un bloque de fichas de los catálogos manuales, y una vez haya puesto el punto verde que indica que la ficha ya está grabada, se lo entregará al personal auxiliar de Sala. El personal auxiliar se asegurará que las fichas están colocadas en correcto orden, tarea muy fácil de llevar a cabo por estar las fichas numeradas. Es necesario recordar que no todas las fichas tienen forzosamente que haber sido grabadas en la base de datos. Las fichas que corresponden a monografías propiedad del Centro de Estudios Históricos, las de vaciados de revistas, o las muy complejas o deficientes se habrán dejado sin grabar y, por tanto, no tendrán punto verde.
El personal bibliotecario entregará también al personal auxiliar de Sala las etiquetas autoadhesivas con los nuevos tejuelos y los códigos de barras correspondientes a los documentos cuyos registros acaban de ser grabados. Se anotará en una plantilla preparada para ello los número de las fichas que se entregan.
El número de registro de las monografías que se han grabado en la base de datos ha cambiado (se está actualizando el registro-inventario de la Biblioteca). El personal auxiliar está encargado de cambiar el número de registro de los documentos procedentes de grabación. Para ello seguirán los siguientes pasos:
Una vez corregido el número de registro, el personal auxiliar se Sala procederá a colocar el tejuelo en el documento, de acuerdo con las instrucciones del apartado 1.4.
El personal auxiliar de sala se ocupará de colocar las etiquetas con el código de barras, según las instrucciones del apartado 1.5.
Si el documento tiene ya colocado el testigo de seguridad, se dará por finalizada la operación, En caso contrario, se procederá a colocarlo, según las instrucciones del apartado 1.6.
Mientras no se disponga de pantalla de OPAC consultable por el público, una vez finalizadas todas las operaciones previas, se devolverán las fichas a sus ficheros, en el mismo orden en que estaban (mirar el número de la ficha). Antes de esta operación, se procederá a marcar con un punto rojo, todas las fichas que formen el juego completo de cada registro. Para ello se procederá de la siguiente manera:
-Tomar la ficha que se ha grabado como ficha principal (procedente del Catálogo topográfico)
- Señalar todos los encabezamientos secundarios
- Buscar en el fichero de autores y títulos anónimos todas las fichas que formen el juego de fichas
- Marcar las fichas del juego con un punto rojo.
Cuando se cuente con pantallas OPAC disponibles para uso del público, las fichas ya grabadas se retirarán de los ficheros manuales, según el siguiente procedimiento:
Las publicaciones periódicas tienen características diferentes a las de las monografías. El tratamiento que se dará a éstas se describe en las ESPECIFICACIONES de este Manual de Procedimiento.
Volver a:
Libros, bibliotecas, bibliotecarios
Rosario López de Prado
Museo Arqueológico Nacional (Biblioteca)
